學生資助是國家“關注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。自全國開展資助工作以來，通過各級政府和社會各界的資助、各學校的努力配合，學生因貧退學、輟學的情況已基本消失，以浙江省為例，從2007年秋季至2011年秋季，共有63萬人得到免學費資助，資金額達9億元；255萬人接受國家助學金，資金額達31億元。在開展學生資助管理工作的過程中，形成了大量檔案材料，這些材料是國家開展學生資助工作最直接的記錄與憑證，是國家改善民生、加強社會建設的有力見證，管好用好學生資助檔案，意義十分重大。

一、客觀分析學生資助檔案的特點

學生資助檔案是在學生資助工作中產生的，學生資助實踐活動的規律決定了學生資助檔案的特點，具體表現為：第一，學生資助檔案內部有機關聯性強。由于學生資助檔案涉及每個資助人的切身利益，關系到國家和社會出資人資助經費公平、公正的發放，所以，資助工作本身就有一整套嚴格的申請、審批和發放程序，形成的檔案環環相扣，關聯度非常強。第二，學生資助檔案來源廣泛，具有分散性強的特點。學生資助工作由各個大中小學來實施，而在每個學校，資助工作往往涉及辦公室、財務部門、學生管理部門、資助管理部門等多個部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國家教育部就投入了大量經費，建立了“全國學生資助管理中心網”、“全國中等職業學校學生信息管理系統”、“全國高校學生資助工作信息管理平臺”等多個信息管理系統，各省、市、縣也紛紛建立了網站，為學生資助工作的專業化、信息化鋪平了道路。信息系統的廣泛應用，產生了大量電子文件，這給學生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰。

二、科學把握學生資助檔案管理的關鍵

由于學生資助檔案具有關聯性強的特點，因此要特別強調集中統一管理，即在一個學校內，把其作為一類專門檔案，集中歸檔、統一管理。又因為學生資助檔案具有來源廣泛的特點，這給檔案集中統一管理帶來了困難。如何加強學生資助檔案管理可考慮以下幾個方面。

首先，加強制度建設。每個學校都要建立嚴格的學生資助檔案的集中統一管理制度，明確管理部門、歸檔時間、部門職責并落實到人，將學生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強監督。

其次，要落實法律責任。凡是漏簽的文件都要補簽。獎學金、助學金、貸管費、減免學費、補助等各類資助材料，必須有學校領導簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證價值。在資助過程中形成的電子文件材料，在目前相關法律尚不健全的情況下，仍然應當還原成紙質文件進行歸檔，并在歸檔時加蓋單位公章。

第三，要制訂歸檔范圍和要求。筆者認為，學生資助檔案的歸檔范圍包括行政管理、資助業務、會計檔案等三方面材料。其中，行政管理類的檔案材料具體包括 ：學校資助機構成立文件材料，本單位資助工作需要貫徹執行的上級機關文件材料，重要問題的請示、批復，獎學金評定制度，校內人民助學金管理制度，資助工作計劃、總結，資助考核自評表，資助卡簽訂協議等。資助業務類材料應包括 ：“教育資助券”、學生申請表、證明材料，國家助學金審批表、名冊，特殊專業減免學費審批表、名冊，國家獎學金名冊、國家勵志獎學金名冊，國家助學貸款審批表、貸款名單，中職獎學金審批表、名冊，校內人民助學金申請表、登記表及名冊，專項資金撥付文件，其他上報的信息材料等。會計檔案類應包括 ：資助專項資金經費票據和各類專項資金發放憑證等。