科學化、系統化、規范化、現代化的教學檔案是維系高校教學秩序健康運行的基礎，也能從一個側面反映出一所高校的教學質量乃至管理水平的高低。然而，從當前我國高校教學檔案管理工作的現狀來看，存在的問題頗多，這在一定程度上制約了高校大眾化教育水平的進一步提升。因此，針對存在的問題提出改進措施和可行性方案，已經勢在必行。

1高校教學檔案管理工作中存在的問題

1.1相關人員對檔案管理工作的重要性認識不足，教學檔案管理意識普遍比較淡薄

究其原因，主要有三：第一，高校決策層對檔案管理工作不夠重視，其工作重心大都放在教學和科研上，對于教學檔案的價值缺乏正確和全面的認識。第二，一線檔案管理人員對教學檔案的選擇性忽略，并未意識到檔案應及時整理、上交，反而認為存檔類文件不常用，不必費心整理。實際上，檔案管理并不只是簡單的文件整理，需要專業的管理人員做系統性的歸納、分類、登記造冊等工作。第三，學校缺乏足夠專業的檔案管理人員，而現有的檔案管理人員因不受重視，工作態度往往消極被動。

1.2教學檔案管理制度的建立健全與執行未能落到實處，實際操作中效果大打折扣

首先，沒有切實可行的規章制度，缺乏可操作性。據調查得知，相當一部分高校沒有根據國家有關檔案管理的法規制定相應的管理規章制度和具體的實施細則，在實際工作中，檔案管理工作無法有據有序開展。其次，已制定的規章制度未能得到切實有效的執行。例如，在教學運轉過程中，學生頂崗實習的崗位、實習手冊的撰寫、校內校外指導教師等方面，雖然制訂了相關的規章制度，仍然存在實習崗位不對口、實習手冊撰寫不規范、指導老師的指導次數不達標等現象。這些問題的出現，集中反映了高校對教學檔案管理執行細則的監管不到位。

1.3教學檔案管理工作復雜，相關部門權責不明

高校教學檔案涉及人員和部門較多，這使得檔案的收集、管理和使用等工作變得復雜，而且工作量較大，材料收集煩瑣。在此情況下，如不能清晰地劃分各部門職責和組織領導關系，容易造成學校和各系部的溝通不暢，出現各自為政或互相推諉的問題。因此，教學材料的收集就顯得比較被動，這給教學檔案管理帶來了較大隱患，不利于其規范有序、職責明晰、高效穩定局面的形成。

1.4教學檔案管理手段和管理理念落后，降低了管理效率，制約了檔案作用的充分發揮

其一，管理手段落后，教學檔案的數字化、信息化程度不高。當前，用紙質介質存儲仍是大部分高校教學檔案的主要保存方式，數字化應用進程速度較慢。值得一提的是，現今我國高校大多處于內涵建設階段，落后的管理手段已難以滿足新時期高校教科研對教學檔案服務的需要。其二，管理理念跟不上時代的步伐。一方面，重紙質文件而輕電子文件。實際上，教學檔案中聲音、圖片、視頻等載體的比重呈逐年遞增的趨勢，上述觀念的存在不利于檔案管理的完善和發展；另一方面，重歸檔和收藏，輕服務和開發。傳統的教學檔案管理方式往往停留在收集整理和建檔入庫，注重保藏而忽視其應用價值，開放性不足，缺少對其開發和利用，從而影響了教學檔案服務職能的充分發揮。［2］

1.5教學檔案管理隊伍的人員結構不合理，專業素質急需提高

當前，很多高校因種種原因未能為二級院系配置專職的教學檔案管理工作人員，教學檔案管理主要通過系部的教學管理人員兼職，且人員流動性較大。他們身兼數職，無法全身心投入檔案管理工作，自然很難做到及時地歸檔立卷，這給后續教學檔案的開發利用帶來了諸多不便。并且，大部分兼職人員并非科班出身，缺乏專業的檔案管理知識，整體素質有待提升。

2改進措施和方案

2.1加大宣傳力度，強化高校相關人員對教學檔案重要性的認識

首先，應從思想上引起高度重視。要加強《檔案法》等相關法律法規的宣傳和學習，增強全體師生的檔案管理知識和意識。其次，加大對高校檔案管理重要性的宣傳，促使高校管理人員充分認識到檔案管理在教科研和人才培養中所起的信息作用；拓展師生對檔案的全面認識，積極引導師生配合教學檔案的收集。

2.2建立健全本校教學檔案管理的規章制度，并強化督查，明確責任，提升制度的執行力

首先，結合本校實際建立切實可行的規章制度和實施細則，尤其對教學檔案資料的收集程序、責任劃分和保管期限等作出詳細規定。其次，建立和完善對高校教學檔案管理人員的考核、考評制度，并將考核結果作為職稱評審、評優評先的重要依據。另外，建立崗位責任制，明確檔案管理人員的職責，確保材料的收集整理和立卷歸檔責任到人。

2.3提升教學檔案管理理念，加快教學檔案管理的數字化、信息化和網絡化建設步伐

在當今教育技術飛速發展的背景下，紙質類的教學檔案管理模式已經明顯落后，限制了檔案管理的進一步發展。高校應結合自身實際，利用現代化技術手段，建立高校電子教學檔案數據庫，通過將傳統的紙制檔案轉化為電子信息，完成固化檔案資料到活化信息資料的轉變。［3］同時，構建高校教學檔案網絡平臺，運用教學檔案管理系統，實現教學檔案的網絡歸檔、網絡傳遞、網絡檢索和網絡借閱，提高教學檔案管理的信息化程度，［4］為廣大師生及時查詢檔案信息提供便利。

2.4優化教學檔案管理隊伍結構，提升檔案管理人員的業務素質

一方面，針對兼職人員素質不高的現狀，高校應加強對其系統培訓和專業教育的力度，定期進行繼續教育，利用開辦專家講座，提供交流學習等機會，促使其認識到自身的不足，以取長補短。另一方面，優化人才梯隊建設，引進圖書館學、圖書情報學、計算機信息技術等專業科班出身的檔案管理人才。人才隊伍的培養可以直接提升高校的檔案管理層次。時代的快速發展對教學檔案管理不斷提出新的要求，其價值和意義將逐步凸顯，建設科學、系統、規范、現代化的高校教學檔案體系已迫在眉睫。通過理念更新、制度建設和人才培養，并利用現代化信息技術，高校教學檔案管理工作將得到更為廣闊的發展空間。

參考文獻：

［1］…林紀華.高等學校教學檔案管理工作思考［J］.內蒙古民族大學學報，2011（1）：155.

［2］…韓凌.高校教學檔案工作的問題研究［J］.辦公室業務，2014（9）：229.

［3］…朱煥芝，朱秀春，陸尚偉.高校教學檔案管理策略［J］.合作經濟與科技，2013（3）：121.

［4］…王琪.高校教學檔案分層管理措施的研究［J］.蘭臺世界，2013（7）：74.

作者：凡春輝 單位：南京工業職業技術學院