1、行使分管檔案工作的職責，把檔案工作納入部門工作計劃、管理制度和管理人員職責范圍，在布置、檢查、總結、驗收各項工作時同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

2、加強與學校檔案部門的聯系,共同做好業務監督、指導、檢查工作，保證歸檔檔案的質量。

3、配備政治、業務素質較好的檔案員，并保持相對穩定。

4、組織本單位人員學習檔案法規,執行學校檔案工作規章制度,積極配合本單位檔案員的歸檔工作，幫助他們解決工作中的實際困難。

5、檢查本單位檔案員履行職責的情況，督促本單位工作人員注重文件材料的形成積累。

6、監督、檢查本單位文件材料的形成積累、整理組卷、歸檔移交的全過程。