學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一，是學校實行部門立卷制度的一個重要環節。規范學校檔案預立卷工作，對學校立卷部門做好平時歸卷工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用。為了規范學校各部門的預立卷工作，特制訂以下制度：

一、總則

學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一，是學校實行部門立卷制度的一個重要環節。規范學校檔案預立卷工作，對學校立卷部門做好平時歸卷工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用。

二、歸檔文件材料的平時收集

1.工作人員當文件處理完畢后，應及時向本部門兼職檔案人員移交。

2.各部門兼職檔案人員應根據本部門歸檔類目條款名稱，為每一條款準備一個卷夾。將接受的文件歸入有關卷夾內分類保管，并登記在文件登記簿上，以備查找。

三、歸檔文件的質量要求

1. 接收歸檔的文件必須是原件，簽發稿手續要完備，落款及日期無遺漏，并蓋有公章，發文號不能重復。

2. 文件的起草、修改、核稿、簽發，批示等都應使用藍黑墨水或墨汁書寫，不能采用鉛筆或圓珠筆。文件的擬稿和繕印一律用A4紙。

3. 傳真件要進行復印，領導簽發內容須簽發在復印件上。

4.文件材料的完整性（即成套性，如：由請示必須有批復等）和準確性。

5. 文件用紙應統一規格，字跡要端正。

四、對歸檔文件材料的整理和預立卷的程序

在每年年度，各部門兼職檔案員應對本部門年度歸檔的文件材料進行分類、整理、預立卷。

 1. 區分文件的保管期限。

不同保管期限的歸檔文件應分開立卷。按檔案利用的大小分為永久、長期和短期三種。

2. 對絕密、機密、秘密不同密級的歸檔文件，應分開獨立組卷。

3. 歸檔文件的分類組卷方法。

歸檔的案卷是一組密切、有機聯系的文件組合。一般以問題為主，參照文件的作者、名稱、時間、收發文機關及地區特征，把同一問題的文件組成一卷，即“一事一卷”。

4.卷內文件的排列。

應按照文件的重要程序排列，結論性文件在前，過程文件在后；批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。此外，卷內文件還應按照文件時間的順序排列。

5.對寫成年度及針對內容年度不一致的歸檔文件立卷時間的處理原則。

（1）當年度寫成的文件，此年年初批準或發布的，放在批準、通過的年度立卷。

（2）年度計劃、總結、報表、預算等放在針對年度；跨年度或多年度的放在最后的年度立卷。

（3）計劃與總結寫在一起的文件，應按文件內容的主次和中心來確定。

（4）跨年度處理完畢的文件，可放在辦理結束或結案的一年立卷。

（5）跨年度的請示與批復，來文與復文，一般按本部門的發文時間立卷。

（6）批準或轉發文件，應按批準、轉發時間立卷。被批轉的文件原件在擬稿人單位的，仍按原來文件的寫成年度立卷。

（7）紀念性和回顧性文件，放在寫成年度立卷。

6. 預立卷類目的修改與調整

事先編制的立卷類目難免會與實際形成的文件有出入，這是很自然的。兼職檔案員可以在平時歸卷過程中，根據文件的實際情況，隨時修改或增補有關條款。增補的條款可以放在每類之后，按順序使用空號，也可以酌情插補在有關條款的后面，作為該條款的一個分號。每年年終或次年年初，應總結經驗并結合下一個年度的工作計劃，對類目進行一次全面的調整與修改，以備下一年度使用。

7.預立卷經檔案部門專職人員復核后，在文件材料上編頁號，填寫卷內文件目錄。

8.由各部門兼職檔案員填寫檔案預立卷移交目錄。