第一條  為了做好我市數(shù)字照片的收集、歸檔與管理工作,按照《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細(xì)則》第十二條第(二)款關(guān)于“其他屬性電子檔案檔號(hào)以此類(lèi)推，具體方式另行規(guī)定”的要求，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T 18894—2002）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB／T 11821—2002）、《檔案著錄規(guī)定》（DA／T 18—1999）等標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本規(guī)定，作為《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細(xì)則》的補(bǔ)充。

第二條  本規(guī)定規(guī)定了數(shù)字照片（含數(shù)碼照片和紙質(zhì)照片、膠卷的掃描件）歸檔、整理、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用和銷(xiāo)毀的基本要求。

第三條  本規(guī)定適用于本市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體，國(guó)有企事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。

第四條  下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本規(guī)定。

數(shù)字照片：用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以及以?huà)呙杓堎|(zhì)照片及其膠片方式獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

數(shù)字照片檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值且歸檔后的數(shù)字照片。數(shù)字照片檔案由數(shù)字照片、EXIF信息和文字說(shuō)明組成。

EXIF信息：數(shù)碼成像設(shè)備在拍攝過(guò)程中采集的并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。EXIF（可交換圖像文件）是一個(gè)關(guān)于存儲(chǔ)和交換數(shù)碼相機(jī)圖像文件信息的標(biāo)準(zhǔn)，可以記錄數(shù)碼照片的屬性信息和拍攝信息，也就是EXIF信息，主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號(hào)、拍攝日期和時(shí)間、分辨率、光圈、快門(mén)、感光度等信息。

亮度：畫(huà)面的明亮程度。

對(duì)比度：對(duì)某一設(shè)備或環(huán)境而言的最亮的白色和最暗的黑色之間的光強(qiáng)度的比例。

飽和度：色彩的純度。

分辨率：?jiǎn)挝婚L(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。

圖像壓縮：消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過(guò)程，其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。

JPEG：由ISO/IEC聯(lián)合圖像專(zhuān)家組制定的適用于連續(xù)色調(diào)（包括灰度和彩色）靜止圖像壓縮算法的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。JPEG格式是目前所有通用格式中壓縮率最高的格式，圖像質(zhì)量多數(shù)情況下均可接受，并且使用范圍最廣，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要的計(jì)算機(jī)平臺(tái)和Web瀏覽器。從存儲(chǔ)空間及傳輸效率考慮，適合于色彩復(fù)雜圖像的壓縮存儲(chǔ)。

TIFF：一種基于標(biāo)記的不丟失信息的無(wú)損壓縮格式。TIFF是一種靈活的位圖圖像格式，存儲(chǔ)的圖像細(xì)微層次的信息較多，圖像質(zhì)量較高，適合于色彩單一圖像的壓縮存儲(chǔ)，并適用于在應(yīng)用程序之間和計(jì)算機(jī)平臺(tái)之間交換文件。

照片組：有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合，如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問(wèn)題或事由的若干張數(shù)字照片為一個(gè)照片組。

第五條  數(shù)字照片分辨率應(yīng)符合下列要求

（一） 采用數(shù)碼相機(jī)拍攝方式，應(yīng)不小于1000萬(wàn)像素。

（二） 采用照片掃描方式，當(dāng)照片小于或等于10英寸時(shí)，分辨率應(yīng)不小于600dpi;當(dāng)照片大于10英寸時(shí)，分辨率應(yīng)不小于300dpi.

（三）采用底片掃描方式，當(dāng)?shù)灼∮诨虻扔?20毫米時(shí)，分辨率應(yīng)不小于2400dpi;當(dāng)?shù)灼笥?20毫米時(shí)，分辨率應(yīng)不小于1200dpi。

掃描后的圖像文件應(yīng)存為T(mén)IFF格式或JPEG格式（壓縮率為100%）。

第六條  數(shù)字照片的歸檔范圍

（一） 記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)字照片。

1、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù)字照片。

2、本單位組織或參加的重要活動(dòng)的數(shù)字照片。

3、反映本單位重點(diǎn)工程項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)字照片。

4、本單位本系統(tǒng)勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的數(shù)字照片。

5、本單位榮獲的榮譽(yù)性獎(jiǎng)狀、證書(shū)、錦旗的數(shù)字照片。

6、本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)字照片。

（二）記錄本單位本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)字照片。

（三）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)字照片。

（四）其它具有保存價(jià)值的數(shù)字照片。

第七條  數(shù)字照片檔案的保管期限

數(shù)字照片檔案的保管期限按照數(shù)字照片的價(jià)值劃定為永久或定期，其中定期一般為30年或10年。

第八條  數(shù)字照片的歸檔時(shí)間

數(shù)碼照片在拍攝完成后，紙質(zhì)照片在掃描成數(shù)字圖像后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

第九條  數(shù)字照片的歸檔要求

（一）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，除調(diào)整亮度、對(duì)比度、飽和度等為提高畫(huà)面質(zhì)量、增強(qiáng)畫(huà)面效果的處理外，一般不能進(jìn)行修改。經(jīng)過(guò)添加、合成、挖補(bǔ)等修改內(nèi)容的處理過(guò)的數(shù)碼照片不能歸檔。

應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片的屬性信息（元數(shù)據(jù)）應(yīng)齊全，特別是“標(biāo)題”、“主題”、“標(biāo)記”、“備注”內(nèi)容及拍照者信息要齊全。拍照者不能在屬性信息框中輸入前述信息的，要在照片下方對(duì)話(huà)框中輸入有關(guān)內(nèi)容信息。

（二）對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，并且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。

（三）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF格式。其它格式的數(shù)碼照片應(yīng)在保證分辨率不變和EXIF信息不丟失的前提下，將其轉(zhuǎn)換成JPEG或TIFF格式進(jìn)行歸檔。

（四）歸檔的數(shù)碼照片和照片組應(yīng)附加文字說(shuō)明。文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片或照片組所反映的主要內(nèi)容。

（五）數(shù)碼照片可通過(guò)存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線(xiàn)歸檔，也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線(xiàn)歸檔。在線(xiàn)歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)進(jìn)行離線(xiàn)歸檔。

（六）歸檔時(shí)，應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用、安全方面的鑒定和檢測(cè)。

（七）具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，應(yīng)轉(zhuǎn)換出一套紙質(zhì)照片同時(shí)歸檔。

（八）掃描型照片歸檔參照前六款要求。

第十條  數(shù)字照片檔案的整理和著錄

（一）分類(lèi)和排列

1、在同一全宗內(nèi)，數(shù)字照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類(lèi)。

2、同一照片組內(nèi)的數(shù)字照片檔案按形成時(shí)間或重要程度排列。

（二）命名

數(shù)字照片檔案的存儲(chǔ)文件名采用“保管期限-年度-照片組號(hào)-照片號(hào) .文件格式”命名。

保管期限：分別用“Y”、“C”、“D”代表永久、30年（長(zhǎng)期）、10年（短期）。

年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

照片組號(hào)：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開(kāi)始順序編號(hào)。

照片張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)字照片從“0001”開(kāi)始順序編號(hào)。

例如：2012年某單位（全宗號(hào)為15）拍攝的一組某工作會(huì)議的數(shù)碼照片為2012年第一組照片，保管期限為“永久”，存儲(chǔ)格式為JPEG。則該組第一張照片檔案的存儲(chǔ)文件名為：ZP-J015-Y-2012-0001-0001.jpg。

（三）著錄

數(shù)字照片檔案的基本著錄要求可參照《照片檔案管理規(guī)范》GB/T 11821-2002中5.5.1的規(guī)定。其中，數(shù)字照片檔案的著錄項(xiàng)目見(jiàn)附件1（用EXCEL表格形式著錄成機(jī)讀目錄），建立數(shù)字照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)可參見(jiàn)附件2。

第十一條  數(shù)字照片檔案的存儲(chǔ)和保管

（一） 數(shù)字照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全、穩(wěn)定、可靠且兼容性好的文件系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理系統(tǒng)，以及符合要求的脫機(jī)存儲(chǔ)載體中。

（二） 數(shù)字照片檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)

數(shù)字照片檔案可采用建立層級(jí)文件夾的形式進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。一般應(yīng)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)建立“數(shù)字照片檔案”總文件夾；在總文件夾內(nèi)按不同保管期限和不同年度建立層級(jí)文件夾，并以保管期限和年度命名層級(jí)文件夾；在年度文件夾內(nèi)再按不同組分別建立組文件夾，并以該組組號(hào)加組名（即數(shù)字照片主要內(nèi)容或者事由）命名組文件夾，組號(hào)與組名之間加“-”。

例如：某單位的數(shù)字照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計(jì)算機(jī)硬盤(pán)的非系統(tǒng)分區(qū)D盤(pán)根目錄下，2012年該單位拍攝的一組某工作會(huì)議的數(shù)字照片為2012年第一組照片，保管期限為“永久”，則該組數(shù)字照片應(yīng)存放在以下路徑下：

D：數(shù)字照片檔案永久20120001-某工作會(huì)議

（三）文字說(shuō)明的存儲(chǔ)

文字說(shuō)明可采用TXT文件形式或數(shù)據(jù)庫(kù)的形式保存。若采用TXT文件形式，單張照片說(shuō)明應(yīng)保存在該張照片所屬照片組的組文件夾下，該組文件夾內(nèi)所有照片的文字說(shuō)明應(yīng)保存在一個(gè)TXT文件中；組說(shuō)明應(yīng)保存在該組照片形成年度的年度文件夾下，該年度文件夾內(nèi)所有照片組的組說(shuō)明應(yīng)保存在一個(gè)TXT文件中。

（四） 脫機(jī)存儲(chǔ)載體

1、數(shù)字照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)可復(fù)制第三套用于異地保存。

2、存儲(chǔ)載體按優(yōu)先順序依次為：一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。推薦使用檔案級(jí)可記錄光盤(pán)（DVD-R）。不能用軟磁盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)作為數(shù)字照片檔案長(zhǎng)期保存的載體。

3、存儲(chǔ)數(shù)字照片檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等。

4、光盤(pán)等物理載體數(shù)據(jù)組織方法及光盤(pán)等物理載體標(biāo)注的方法見(jiàn)《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細(xì)則》第十四條之規(guī)定。其中，物理載體中“電子檔案”文件夾下的檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)為：保管期限年度照片組-組名照片。

以光盤(pán)等物理載體為單位，填寫(xiě)《電子檔案登記表》，并打印成紙質(zhì)后同該物理載體一同保存。

（五）保管方法

數(shù)字照片檔案的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的保管要求外，還應(yīng)符合以下條件：

1、 存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫(xiě)處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

2、 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，并且避免擠壓。

3、 存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

4、 環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35％～45％。

（六） 定期檢驗(yàn)

對(duì)磁性載體每滿(mǎn)2年、光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

第十二條  數(shù)字照片檔案的利用和銷(xiāo)毀按照《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細(xì)則》第三十二條、第三十三條之規(guī)定執(zhí)行。

第十三條  本規(guī)定由西安市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第十四條  本規(guī)定自2012年9月1日起執(zhí)行。

附件：1、數(shù)字照片檔案機(jī)讀目錄項(xiàng)目及說(shuō)明

     2、數(shù)字照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)及字段表