答:一般情況下,通過歸檔(移交)時對電子文件(電子檔案)進行全面、細致的檢查,檔案館(室)保存的電子檔案與相應的紙質檔案內容應該說是一致的。如果出現不一致的情況,人們會懷疑電子檔案的原始性、真實性。其主要原因是紙質文件一旦形成,原件中所包含的內容和形式特征就不會再發生變化,人們可從這些信息上確認文件的原始性;而電子文件本身存在著技術手段難以克服的缺陷,電子文件由于沒有固定的載體,并且尚未找到杜絕被偽造、刪改和抵御病毒侵襲的最終解決方案,人們對其原始性、真實性認定的難度較大。因此,一些檔案館(室)根據紙質檔案的內容來認定電子檔案的真實性,是有一定道理的。但這種認定電子文件內容真實性的方法還不全面。
目前,國內外對電子文件內容真實性認定的方法大體有三種:一是系統自動鑒別法,它是根據電子文件保存系統內置的判斷電子文件真實程度的基準和具體標準體系,自動采集并分析支持真實性判斷的證據,對電子文件進行評估。二是人工檢查法,它主要通過驗證證明電子文件真實性的要素,檢查各要素是否齊全;或者通過比較電子文件的不同版本、比較收發文件的登記入口,具體分析文件的內容,檢查系統的審計痕跡;或者對與文件形成、保管與利用的有關人員進行調查等方法,來判斷電子文件的真實性。三是人機結合鑒別法,它就是綜合系統自動鑒別和人工檢查的結果,進行全面分析,認定電子文件的真實性。筆者認為人機結合鑒別法比較科學,因為單純的系統自動鑒別可能較難發現內容上差異,而僅有人工檢查又可能出現較大的誤差。因此建議檔案館(室)在電子文件管理中,一要嚴格挑選系統軟件,二要建立健全各項管理制度,為電子文件真實性的認定提供支持。
目前,國內外對電子文件內容真實性認定的方法大體有三種:一是系統自動鑒別法,它是根據電子文件保存系統內置的判斷電子文件真實程度的基準和具體標準體系,自動采集并分析支持真實性判斷的證據,對電子文件進行評估。二是人工檢查法,它主要通過驗證證明電子文件真實性的要素,檢查各要素是否齊全;或者通過比較電子文件的不同版本、比較收發文件的登記入口,具體分析文件的內容,檢查系統的審計痕跡;或者對與文件形成、保管與利用的有關人員進行調查等方法,來判斷電子文件的真實性。三是人機結合鑒別法,它就是綜合系統自動鑒別和人工檢查的結果,進行全面分析,認定電子文件的真實性。筆者認為人機結合鑒別法比較科學,因為單純的系統自動鑒別可能較難發現內容上差異,而僅有人工檢查又可能出現較大的誤差。因此建議檔案館(室)在電子文件管理中,一要嚴格挑選系統軟件,二要建立健全各項管理制度,為電子文件真實性的認定提供支持。