案卷是檔案的典型微觀存在形態
――以件代卷論點淺析
南開大學商學院 伍振華 郭鵬 關小川
[摘要] 以件代卷的種種典型論據，以具體案卷理論中少數欠妥的論述和組卷實踐中非主流的不恰當的立卷方式為基礎，夸大以件為整理單元的優點，顯然是難以成立的。
[關鍵詞] 以件代卷 立卷改革
隨著《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2000，本文簡稱：《規則》)的頒布實施，以件代替案卷作為紙質文書檔案整理單元（以下簡稱：以件代卷），在我國文書檔案領域已經成為一種主流的認識和普遍實踐。
然而，大量中英文文獻查閱顯示：在紙質文書檔案乃至整個檔案范疇，在全世界范圍內，總體而言，以案卷為基礎的檔案整理是一種經久不衰的普遍實踐――對長久保存的檔案（如公共檔案館保存的檔案），情況尤其如此。換言之，“案卷是檔案的典型微觀存在形態”反映了一種更廣泛存在的事實。
為了在本文上篇的探討基礎上，進一步闡明這一事實繼續存在的合理性，有必要對以件代卷的種種典型論據作些簡要分析。
論據1：立卷過于繁瑣和復雜，工作量大，效率低?！罢{查顯示，有的地方在100多個市直機關中，能基本按要求完成立卷工作的單位只有四五家”，而以件代卷簡單易行，可緩解機關檔案工作壓力。
以件代卷，在整理方面確實有比立卷更為簡單之處，可以減少某些工作量（如編寫案卷號）；可是，通常需要以在檔案管理和利用的其他方面投入更大的工作量，甚至造成難以克服的困難為代價。與一組具有有機聯系的零散的件相比，將它們組成案卷，在鑒定、存取、保管、清點和利用等諸多方面，至少在總體上更為簡便和高效。以紙質學籍卡整理為例，要滿足有效地識別、維護、管理和利用同一個班的學籍卡等經常性的需要，都離不開分班立卷；否則，將難以或不能實現這類需求。簡言之，編寫案卷號等工作，在整體上是能夠帶來極其顯著的效用、效率和效益的。
整理原則的表述是簡短的，而具體實現的途徑和方式卻是多樣的，難以窮盡的。立卷理論的復雜性，源于由檔案整理對象、整理要求和立檔單位實際情況的復雜性。正是這種復雜性，才使得檔案整理工作成其為一項重要的專業技術工作，才使得檔案整理理論充實嚴謹，自成體系，富有生命力，成為檔案學理論中不可或缺的組成部分。另一方面，對于一個具體的立檔單位，特別是一個具體立卷人員而言，立卷方法的復雜程度一般都不會成其為問題。
誠然，我國立卷方法的具體理論形態，存在著這樣或那樣的缺陷(如：以案卷作為唯一整理方式、案卷與保管單元兩個概念混用、片面強調形式統一或其他某一方面而相對忽視整理效率和效益、理論闡釋不夠協調一致和欠簡潔明了，等等)，在一定程度上妨礙了正確理解和有效運用。但是，這些問題可以不斷得以解決，整個立卷理論事實上也在逐漸完善；不應當將立卷實踐中存在的實際問題（如缺少必要的人員、專業知識或其他必備條件）簡單地歸咎于立卷理論，全盤否定案卷的存在價值。
實際上，以件代卷不僅存在著不方便、甚至不能滿足案卷層次的利用問題，而且根據《規則》規定，也面臨著如何組建組合件和怎樣“在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列”的問題――即使在整理方面，以件代卷的復雜程度（以及節省程度）未必比立卷更低。例如，一些以件代卷的主張者將“隨時辦理完畢隨時歸檔”視其為優勢之一（參見：論據7的分析），可是，由此卻會造成漏歸機率大幅度上升，要建立補充歸檔文件與原歸檔文件之間的事由關聯，與補卷（或插卷）相比，不僅其費時更多和效果更差，而且程序也更復雜。又如：以件代卷，一般必須“裝盒”和編“盒號”；而立卷往往可以省去這一環節。
論據2：卷皮占用儲存空間，裁邊、打孔等操作，直接破壞了檔案原貌；而以件代卷可節省機關的財力物力。
是否整理為案卷、如何整理和整理成什么樣的案卷――檔案整理的任何選擇，都理應以確實必要和可行為前提。抽象地講某種選擇更節省，毫無實際意義。
論據3：案卷增加了檢索層次，影響檢索效率；案卷題名擬寫隨意性強，建立在其上的檢索途徑可靠性差。
在正常情況下，案卷和案卷題名，在滿足檢索者進行成套文件檢索、靈活調整檢索策略、提高查準率和查全率、方便和快速檢索等方面，都具有以件代卷不具有的優勢。例如：《規則》規定，幾份文件作為一件時（如來文與復文），只對排列最前的文件（如復文）進行編目，這樣，未編目的文件（如來文）便很可能難以甚至不能查找。
論據4：不同密級文件組合在一起，利用與保密要求之間的矛盾尖銳；館藏檔案提供利用時以卷為單位進行，利用者就可能接觸到不在其利用范圍內的其他檔案內容；文件裝訂成卷，不利于復印、縮微、掃描等工作；而以件代卷不存在拆卷問題。
“組合在一起”不等于裝訂在一起；而“裝訂”不等于難以拆分。何況，案卷概念中沒有“必須要將不同密級的文件組合在一起”、“必須裝訂”或“以卷為單位提供利用”之類的內涵。的確，案卷可能存在拆卷等上述問題，但以件代卷也可能存在拆組合件等類似的問題。
其實，如果整體上確有必要，或當弊小于利，案卷裝訂也是一種無可非議的選擇。例如，有時，裝訂的案卷中“不在其利用范圍內的其他檔案”對利用者影響可能微不足道。不僅如此，由于案卷是最小的檔案有機體，往往會出現這樣的情形：原本意在調閱案卷中某一文件，卻意外發現了其他有用甚至更有用的文件；單件號、案卷號、檔案分類號的上下位有機關聯的特點，還為有意識地以檢索案卷中某一件為線索查閱最終所需的對象乃至全面開展族性檢索提供了必要的條件。
論據5：在電子文件整理方法方面，立卷顯然已失去了借鑒意義。計算機強大的文件級檢索功能以及其他現代信息技術給檔案查詢、利用帶來的種種便利，使立卷不再必要。
在現代信息技術，可以使案卷的在整個檔案管理和利用中的優勢更加顯著，而不應當成為取代案卷的技術手段。
眾所周知，在現代信息技術背景下，傳統的來源原則的適用性曾再次受到質疑甚至否定，但迄今為止，其內核不但未被否定，而且它在整個檔案理論和實踐中不可替代的價值被“重新發現”，其理論日臻完善。全世界檔案界早已“形成一種共識――欲應付電子時代賦予檔案工作的諸多挑戰，只有更加依賴于來源原則”。而這種共識的突出表現之一是“背景信息”作為文件（包括電子文件、數字檔案）必不可少的組成部分，早已由國際檔案理事會電子文件委員會寫入文件定義，為越來越多專家學者普遍認同。
案卷（包括數字案卷，下同）包含著富有檔案特色的重要“背景信息”（如，微觀層面的來源背景信息和有機聯系信息），立卷正是體現和實施來源原則基本的有效方式之一。在一些著名的檔案領域電子文件管理項目中，都可見到組卷的實踐，如：澳大利亞“維多利亞電子文件戰略”項目（VERS）和保證電子系統中文件的永久真實性國際研究項目(InterPARES）。
從術語使用角度來看，“案卷”意義上的英文file一詞，在大量專業文獻中廣泛使用。例如：國際檔案理事會的《電子文件管理指南》（1997）、《檔案著錄國際通用標準》（第二版，2000）和《電子文件：檔案工作者手冊》（2005）；國際標準化組織的《信息與文獻―文件管理》(ISO15489：2001)和《信息與文獻―文件管理流程―文件元數據―原則》（ISO 23081-1:2006）。另外，在電子文件整理的中文文獻中，也不乏關于電子文件案卷的論述，如：《政府電子文件管理》等。
僅就檔案檢索而言，無論是使用手工還是計算機檢索工具，以案卷為基礎的檢索都具有以件代卷檢索無法比擬的優勢。一個最淺顯的例子是，以件代卷因為沒有標識案卷內主體構件之間的有機聯系，自然也就不可能實現基于這種聯系的檢索，而案卷級檢索恰恰是在檔案管理和利用中最具特色和優勢的常用檢索方式。
論據7：在實行計算機輔助管理的條件下，以件代卷可以輕松地實現改變原有的每年集中整理歸檔的習慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環節，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成一項日常工作。
“隨辦隨歸”中的“辦”一般指“文書處理手續完畢”；而“歸”有兩種不同釋義：“整理后歸人檔案盒”和“歸檔”。前一種釋義與“平時歸卷”同義，顯然不能構成以件代卷的優勢和否定立卷的理由。而后一種釋義――即“隨辦隨歸檔”與“每年集中整理歸檔”，顯然各有其利弊。例如：“隨辦隨歸檔”在一定程度上分散了整理歸檔任務，并難以減少甚至會增加檔案人員對整理歸檔進行監督指導的難度。再如，由于檔案的價值不僅取決于被鑒定對象本身，經常還取于它所涉及的事由是否和怎樣承辦以及相關文件的情況。當一件事由尚未辦理完畢時就進行鑒定，往往因相關文件尚未形成而不能準確進行，歸檔質量也就難以保證；而對已分散歸檔的文件進行重新鑒定，勢必平添許多麻煩。我們應當走出“厚此薄彼”、“非此即彼”定勢思維誤區，從眾多歸檔方式中選擇一種或數種適用的方式。
論據8：在雙套制管理中，電子文件進行組卷后，對應的紙質歸檔文件就不必再進行實體立卷，可以按形成或收到的先后順序進行排列、裝盒和上架。
筆者認為，這種實踐在有些具體場合也許經濟實用的，但未必一定就是最合適的。在雙套制管理中，電子文件案卷與對應的紙質歸檔文件在檔號編制方面，采用有規律的易于直觀判斷兩者內在一一對應關系的檔號，通常是有必要的，也容易實現。既然如此，在一般情況下，完全可以用較小的、能夠普遍承受的代價（主要表現為少量必要的順序調整），實現紙質歸檔文件案卷集中排列，并保持（至少在整體上保持兩種案卷順序的完全一致），以獲得由兩種案卷排序協調一致帶來的一系列優點。
總而言之，上面種種論據以具體案卷理論中少數欠妥的論述和組卷實踐中非主流的不恰當的立卷方式為基礎，夸大以件為整理單元的優點，顯然不足以支撐以件代卷的主張。如果說以件代卷論者對“簡化整理，深化檢索”的追求是無可非議的，給出的論據也存在著一定的有益成份，那么，他們未能看到科學的案卷理論和合理的案卷實踐在實現這種追求的不可或缺性，則是令人遺憾的。
通過本文上下兩篇關于“案卷是檔案的典型微觀存在形態”的論證，可以初步得出如下結論：
在一般情況下，一個單元活動通常形成多個主體構件，將它們整合為一個檔案單元能更好地滿足檔案管理和利用需求。在此基礎上建立的案卷理論和實踐，與來源理論和實踐交融互動，是檔案學理論和檔案工作實踐的有機組成部分。
以件代卷絕對化的主張，在認識上背離了辯證法；以件代卷極端化的行為，在實踐上取消、割裂或模糊了主體構件微觀層面的有機聯系。取消檔案單元意義上的案卷，在很大程度上也就不適當地淡化了檔案與其他相關事物之間的界線，消解了檔案工作和檔案理論的特色；對于同一來源、需要在案卷層次意義上成套管理和利用的檔案，其不利影響尤其嚴重――通常是難以或無法彌補的。
以件代卷的挑戰正在轉化為促進案卷理論發展的一次難得的機遇。隨著案卷理論的完善，它在檔案學理論建設和檔案實踐指導方面不可替代的作用，必將越來越顯著地展現出來――在新的更高層次上獲得整個檔案界的一致認同指日可待。
【注釋】
1. 在相關中文文獻中，絕大多數的作者主張以件代卷。2005年12月14日毛福民在全國檔案局長館長會議上的報告中指出：《規則》“實施5年來，有近30個省、自治區、直轄市按照《規則》的精神，制定了本地區的《實施細則》，因地制宜地對轄區內立卷改革工作進行分類指導，其中江西省、天津市檔案局經地方質檢部門批準，還制定了相應的地方標準?！兑巹t》的推行，大大簡化了檔案整理工作，提高了檔案檢索效率，提升了機關檔案基礎業務建設水平。”另外，有些作者還提出，以件代卷對科技檔案、高校檔案等其他種類的檔案同樣普遍適用。
2. 例如：《現代檔案――原則與技術》（謝倫伯格，1956）和《中國檔案事業史》（周雪恒，1994）以及本文（包括上下兩篇）中提到的其他一些文獻。
3. “案卷”定義的文字表述雖然不盡相同，但是至少絕大多數定義都包含著與本文上篇所界定的“案卷”相同的內涵――由多件歸檔文件組成的有機體（與“以件代卷”中的“件”迥然不同）。
4. 伍振華等：案卷是檔案的典型微觀存在形態(上篇)――檔案整理理論框架重構初探，檔案學通訊，刊號待定。
5. 下面所列論據1-7均引自：《歸檔文件整理工作指南》（郭樹銀主編，中國大百科全書出版社，2001第14-22頁；以下簡稱《指南》）。
6. 在本文中，“立卷”一般專指以案卷作為檔案單元的檔案整理。
7. “具體的理論形態”與 “理論”不是完全等同的概念，前者指代的是理論的具體表現形式（如一本教材、一部專著或一篇論文的具體論述）；而后者是從整體上指代理論這類事物。
8. “最低一級”的表述欠妥，建議采用“最專指的”代替――因為，在有些分類體系（如：多層組織機構或職能分類體系）中，有些“歸檔文件”需要歸入“最低一級”以外的類目（如：上一級的組織機構或職能）。
9. 《指南》（第109-110頁）。
10. 晉平：“件中件”也應編目，中國檔案，2005（1）。
11. 黃霄羽：北美檔案界對來源原則的“重新發現”，檔案學通訊，2001（2）。
12. “背景信息”的內涵、外延和實踐意義，參見：《文件組成“三要素說”獻疑》檔案學通訊，2006（3）。
13. 在檔案領域，英文record(s)一般被譯為“文件”，但是，通常又可譯成“記錄”或“檔案”。
14. 國際檔案理事會電子文件委員會：《電子文件管理指南》，1997，http://www.ica.org/ biblio/cer/guide_eng.html（2007-08-19）。
15. http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/version2.htm（2007-08-19）。
16. http://www.interpares.org/background.htm（2007-08-19）。
17. 該規則將“適用于不同類型和載體檔案材料的著錄”分為：“全宗、系列、分系列、案卷和文件”等層次。
18. 這兩個標準中的“文件”都包括電子文件。
19. 馮惠玲主編：《政府電子文件管理》，中國人民大學出版社，2004。
20. 以件代卷論者，之所以認為建立在以件代卷基礎上的計算機檢索能夠取代案卷層次意義上的檢索，除了部分論者對計算機技術的盲崇之外，還有一些是由于他們的偏見而產生的一種認識的錯位――他們也意識到，案卷的形成是立卷者綜合考慮多種因素的結果，通常無法完全由計算機自動有效生成（將計算機難以實現輔助立卷作為以件代卷的重要理由之一）；另一方面，卻又誤以為在無案卷標識的情況下，計算機完全能夠有效識別出案卷（以此作為以件代卷的一個重要論據）。
21. 《指南》（第59、101、109頁）。
22. 例如，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號，2006）規定：對于本機關處理人民來信來訪的文件材料的保管期限，有領導重要批示和處理結果的，為永久；有其他有處理結果的，為30年。而對沒有處理結果的，則未提出明確的要求。
23. 在對微觀層面上具有有機聯系的檔案實體是否應集中排序的問題上，以件代卷論者有不同的認識，由此大體細分為兩類：多數主張應集中排序，而少數則認為在計算機技術支持下，不必集中排序。根據本文前面的分析可知，集中排序至少通常具有十分顯著的整體優勢。
24. 《指南》（第158-159頁）指出：“…將同一事由的文件順序固定后，可將同一事由的文件加上虛擬關聯標記；以保證利用者在檢索到所需檔案后，其他相關檔案能夠同時檢索到。推而廣之，虛擬關聯的建立可以跨越分類界限?！弊髡邲]有對“虛擬關聯標記”作進一步的解釋，僅就案卷層面的事由聯系而言，可以肯定它不是“案卷號”（因為作者主張取消案卷，絕不會用“案卷號”作“虛擬關聯標記”）；但是它又具有一定的與“案卷號”相似的功能。筆者認為：將“案卷號”作為“虛擬關聯標記”最為常用的和最為重要的形式之一，既是檔案管理和利用的一種切實需要，又合符邏輯且經濟實用――沒有理由非要將它排除在“虛擬關聯標記”的范圍之外。
25. “一致認同指日可待”的主要事實依據是：①前輩為我們留下大量值得繼承和發展的相關認識成果；②長期以來實現我國檔案整理理論和實踐進步的主導理念是 “立卷改革”而不是“立卷革命”；③即使在我國以件代卷盛行的環境下，仍有許多知名專家學者十分清楚地認識到案卷不可取代的重要價值，有許多立檔單位仍然堅持以案卷為基礎的檔案整理；④絕大多數使用“以件代卷”提法的同仁，實質上只是否定現有立卷理論和實踐中不合理的成分；⑤檔案整理的新實踐和“來源原則”的“重新發現”，正在使案卷理論和實踐在更高的層次上得到不斷充實和更新；⑥有些原以件代卷論者已經意識到并開始糾正以件代卷存在的問題，從“否定之否定”的輪回中實現了認識升華。
――以件代卷論點淺析
南開大學商學院 伍振華 郭鵬 關小川
[摘要] 以件代卷的種種典型論據，以具體案卷理論中少數欠妥的論述和組卷實踐中非主流的不恰當的立卷方式為基礎，夸大以件為整理單元的優點，顯然是難以成立的。
[關鍵詞] 以件代卷 立卷改革
隨著《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2000，本文簡稱：《規則》)的頒布實施，以件代替案卷作為紙質文書檔案整理單元（以下簡稱：以件代卷），在我國文書檔案領域已經成為一種主流的認識和普遍實踐。
然而，大量中英文文獻查閱顯示：在紙質文書檔案乃至整個檔案范疇，在全世界范圍內，總體而言，以案卷為基礎的檔案整理是一種經久不衰的普遍實踐――對長久保存的檔案（如公共檔案館保存的檔案），情況尤其如此。換言之，“案卷是檔案的典型微觀存在形態”反映了一種更廣泛存在的事實。
為了在本文上篇的探討基礎上，進一步闡明這一事實繼續存在的合理性，有必要對以件代卷的種種典型論據作些簡要分析。
論據1：立卷過于繁瑣和復雜，工作量大，效率低?！罢{查顯示，有的地方在100多個市直機關中，能基本按要求完成立卷工作的單位只有四五家”，而以件代卷簡單易行，可緩解機關檔案工作壓力。
以件代卷，在整理方面確實有比立卷更為簡單之處，可以減少某些工作量（如編寫案卷號）；可是，通常需要以在檔案管理和利用的其他方面投入更大的工作量，甚至造成難以克服的困難為代價。與一組具有有機聯系的零散的件相比，將它們組成案卷，在鑒定、存取、保管、清點和利用等諸多方面，至少在總體上更為簡便和高效。以紙質學籍卡整理為例，要滿足有效地識別、維護、管理和利用同一個班的學籍卡等經常性的需要，都離不開分班立卷；否則，將難以或不能實現這類需求。簡言之，編寫案卷號等工作，在整體上是能夠帶來極其顯著的效用、效率和效益的。
整理原則的表述是簡短的，而具體實現的途徑和方式卻是多樣的，難以窮盡的。立卷理論的復雜性，源于由檔案整理對象、整理要求和立檔單位實際情況的復雜性。正是這種復雜性，才使得檔案整理工作成其為一項重要的專業技術工作，才使得檔案整理理論充實嚴謹，自成體系，富有生命力，成為檔案學理論中不可或缺的組成部分。另一方面，對于一個具體的立檔單位，特別是一個具體立卷人員而言，立卷方法的復雜程度一般都不會成其為問題。
誠然，我國立卷方法的具體理論形態，存在著這樣或那樣的缺陷(如：以案卷作為唯一整理方式、案卷與保管單元兩個概念混用、片面強調形式統一或其他某一方面而相對忽視整理效率和效益、理論闡釋不夠協調一致和欠簡潔明了，等等)，在一定程度上妨礙了正確理解和有效運用。但是，這些問題可以不斷得以解決，整個立卷理論事實上也在逐漸完善；不應當將立卷實踐中存在的實際問題（如缺少必要的人員、專業知識或其他必備條件）簡單地歸咎于立卷理論，全盤否定案卷的存在價值。
實際上，以件代卷不僅存在著不方便、甚至不能滿足案卷層次的利用問題，而且根據《規則》規定，也面臨著如何組建組合件和怎樣“在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列”的問題――即使在整理方面，以件代卷的復雜程度（以及節省程度）未必比立卷更低。例如，一些以件代卷的主張者將“隨時辦理完畢隨時歸檔”視其為優勢之一（參見：論據7的分析），可是，由此卻會造成漏歸機率大幅度上升，要建立補充歸檔文件與原歸檔文件之間的事由關聯，與補卷（或插卷）相比，不僅其費時更多和效果更差，而且程序也更復雜。又如：以件代卷，一般必須“裝盒”和編“盒號”；而立卷往往可以省去這一環節。
論據2：卷皮占用儲存空間，裁邊、打孔等操作，直接破壞了檔案原貌；而以件代卷可節省機關的財力物力。
是否整理為案卷、如何整理和整理成什么樣的案卷――檔案整理的任何選擇，都理應以確實必要和可行為前提。抽象地講某種選擇更節省，毫無實際意義。
論據3：案卷增加了檢索層次，影響檢索效率；案卷題名擬寫隨意性強，建立在其上的檢索途徑可靠性差。
在正常情況下，案卷和案卷題名，在滿足檢索者進行成套文件檢索、靈活調整檢索策略、提高查準率和查全率、方便和快速檢索等方面，都具有以件代卷不具有的優勢。例如：《規則》規定，幾份文件作為一件時（如來文與復文），只對排列最前的文件（如復文）進行編目，這樣，未編目的文件（如來文）便很可能難以甚至不能查找。
論據4：不同密級文件組合在一起，利用與保密要求之間的矛盾尖銳；館藏檔案提供利用時以卷為單位進行，利用者就可能接觸到不在其利用范圍內的其他檔案內容；文件裝訂成卷，不利于復印、縮微、掃描等工作；而以件代卷不存在拆卷問題。
“組合在一起”不等于裝訂在一起；而“裝訂”不等于難以拆分。何況，案卷概念中沒有“必須要將不同密級的文件組合在一起”、“必須裝訂”或“以卷為單位提供利用”之類的內涵。的確，案卷可能存在拆卷等上述問題，但以件代卷也可能存在拆組合件等類似的問題。
其實，如果整體上確有必要，或當弊小于利，案卷裝訂也是一種無可非議的選擇。例如，有時，裝訂的案卷中“不在其利用范圍內的其他檔案”對利用者影響可能微不足道。不僅如此，由于案卷是最小的檔案有機體，往往會出現這樣的情形：原本意在調閱案卷中某一文件，卻意外發現了其他有用甚至更有用的文件；單件號、案卷號、檔案分類號的上下位有機關聯的特點，還為有意識地以檢索案卷中某一件為線索查閱最終所需的對象乃至全面開展族性檢索提供了必要的條件。
論據5：在電子文件整理方法方面，立卷顯然已失去了借鑒意義。計算機強大的文件級檢索功能以及其他現代信息技術給檔案查詢、利用帶來的種種便利，使立卷不再必要。
在現代信息技術，可以使案卷的在整個檔案管理和利用中的優勢更加顯著，而不應當成為取代案卷的技術手段。
眾所周知，在現代信息技術背景下，傳統的來源原則的適用性曾再次受到質疑甚至否定，但迄今為止，其內核不但未被否定，而且它在整個檔案理論和實踐中不可替代的價值被“重新發現”，其理論日臻完善。全世界檔案界早已“形成一種共識――欲應付電子時代賦予檔案工作的諸多挑戰，只有更加依賴于來源原則”。而這種共識的突出表現之一是“背景信息”作為文件（包括電子文件、數字檔案）必不可少的組成部分，早已由國際檔案理事會電子文件委員會寫入文件定義，為越來越多專家學者普遍認同。
案卷（包括數字案卷，下同）包含著富有檔案特色的重要“背景信息”（如，微觀層面的來源背景信息和有機聯系信息），立卷正是體現和實施來源原則基本的有效方式之一。在一些著名的檔案領域電子文件管理項目中，都可見到組卷的實踐，如：澳大利亞“維多利亞電子文件戰略”項目（VERS）和保證電子系統中文件的永久真實性國際研究項目(InterPARES）。
從術語使用角度來看，“案卷”意義上的英文file一詞，在大量專業文獻中廣泛使用。例如：國際檔案理事會的《電子文件管理指南》（1997）、《檔案著錄國際通用標準》（第二版，2000）和《電子文件：檔案工作者手冊》（2005）；國際標準化組織的《信息與文獻―文件管理》(ISO15489：2001)和《信息與文獻―文件管理流程―文件元數據―原則》（ISO 23081-1:2006）。另外，在電子文件整理的中文文獻中，也不乏關于電子文件案卷的論述，如：《政府電子文件管理》等。
僅就檔案檢索而言，無論是使用手工還是計算機檢索工具，以案卷為基礎的檢索都具有以件代卷檢索無法比擬的優勢。一個最淺顯的例子是，以件代卷因為沒有標識案卷內主體構件之間的有機聯系，自然也就不可能實現基于這種聯系的檢索，而案卷級檢索恰恰是在檔案管理和利用中最具特色和優勢的常用檢索方式。
論據7：在實行計算機輔助管理的條件下，以件代卷可以輕松地實現改變原有的每年集中整理歸檔的習慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環節，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成一項日常工作。
“隨辦隨歸”中的“辦”一般指“文書處理手續完畢”；而“歸”有兩種不同釋義：“整理后歸人檔案盒”和“歸檔”。前一種釋義與“平時歸卷”同義，顯然不能構成以件代卷的優勢和否定立卷的理由。而后一種釋義――即“隨辦隨歸檔”與“每年集中整理歸檔”，顯然各有其利弊。例如：“隨辦隨歸檔”在一定程度上分散了整理歸檔任務，并難以減少甚至會增加檔案人員對整理歸檔進行監督指導的難度。再如，由于檔案的價值不僅取決于被鑒定對象本身，經常還取于它所涉及的事由是否和怎樣承辦以及相關文件的情況。當一件事由尚未辦理完畢時就進行鑒定，往往因相關文件尚未形成而不能準確進行，歸檔質量也就難以保證；而對已分散歸檔的文件進行重新鑒定，勢必平添許多麻煩。我們應當走出“厚此薄彼”、“非此即彼”定勢思維誤區，從眾多歸檔方式中選擇一種或數種適用的方式。
論據8：在雙套制管理中，電子文件進行組卷后，對應的紙質歸檔文件就不必再進行實體立卷，可以按形成或收到的先后順序進行排列、裝盒和上架。
筆者認為，這種實踐在有些具體場合也許經濟實用的，但未必一定就是最合適的。在雙套制管理中，電子文件案卷與對應的紙質歸檔文件在檔號編制方面，采用有規律的易于直觀判斷兩者內在一一對應關系的檔號，通常是有必要的，也容易實現。既然如此，在一般情況下，完全可以用較小的、能夠普遍承受的代價（主要表現為少量必要的順序調整），實現紙質歸檔文件案卷集中排列，并保持（至少在整體上保持兩種案卷順序的完全一致），以獲得由兩種案卷排序協調一致帶來的一系列優點。
總而言之，上面種種論據以具體案卷理論中少數欠妥的論述和組卷實踐中非主流的不恰當的立卷方式為基礎，夸大以件為整理單元的優點，顯然不足以支撐以件代卷的主張。如果說以件代卷論者對“簡化整理，深化檢索”的追求是無可非議的，給出的論據也存在著一定的有益成份，那么，他們未能看到科學的案卷理論和合理的案卷實踐在實現這種追求的不可或缺性，則是令人遺憾的。
通過本文上下兩篇關于“案卷是檔案的典型微觀存在形態”的論證，可以初步得出如下結論：
在一般情況下，一個單元活動通常形成多個主體構件，將它們整合為一個檔案單元能更好地滿足檔案管理和利用需求。在此基礎上建立的案卷理論和實踐，與來源理論和實踐交融互動，是檔案學理論和檔案工作實踐的有機組成部分。
以件代卷絕對化的主張，在認識上背離了辯證法；以件代卷極端化的行為，在實踐上取消、割裂或模糊了主體構件微觀層面的有機聯系。取消檔案單元意義上的案卷，在很大程度上也就不適當地淡化了檔案與其他相關事物之間的界線，消解了檔案工作和檔案理論的特色；對于同一來源、需要在案卷層次意義上成套管理和利用的檔案，其不利影響尤其嚴重――通常是難以或無法彌補的。
以件代卷的挑戰正在轉化為促進案卷理論發展的一次難得的機遇。隨著案卷理論的完善，它在檔案學理論建設和檔案實踐指導方面不可替代的作用，必將越來越顯著地展現出來――在新的更高層次上獲得整個檔案界的一致認同指日可待。
【注釋】
1. 在相關中文文獻中，絕大多數的作者主張以件代卷。2005年12月14日毛福民在全國檔案局長館長會議上的報告中指出：《規則》“實施5年來，有近30個省、自治區、直轄市按照《規則》的精神，制定了本地區的《實施細則》，因地制宜地對轄區內立卷改革工作進行分類指導，其中江西省、天津市檔案局經地方質檢部門批準，還制定了相應的地方標準?！兑巹t》的推行，大大簡化了檔案整理工作，提高了檔案檢索效率，提升了機關檔案基礎業務建設水平。”另外，有些作者還提出，以件代卷對科技檔案、高校檔案等其他種類的檔案同樣普遍適用。
2. 例如：《現代檔案――原則與技術》（謝倫伯格，1956）和《中國檔案事業史》（周雪恒，1994）以及本文（包括上下兩篇）中提到的其他一些文獻。
3. “案卷”定義的文字表述雖然不盡相同，但是至少絕大多數定義都包含著與本文上篇所界定的“案卷”相同的內涵――由多件歸檔文件組成的有機體（與“以件代卷”中的“件”迥然不同）。
4. 伍振華等：案卷是檔案的典型微觀存在形態(上篇)――檔案整理理論框架重構初探，檔案學通訊，刊號待定。
5. 下面所列論據1-7均引自：《歸檔文件整理工作指南》（郭樹銀主編，中國大百科全書出版社，2001第14-22頁；以下簡稱《指南》）。
6. 在本文中，“立卷”一般專指以案卷作為檔案單元的檔案整理。
7. “具體的理論形態”與 “理論”不是完全等同的概念，前者指代的是理論的具體表現形式（如一本教材、一部專著或一篇論文的具體論述）；而后者是從整體上指代理論這類事物。
8. “最低一級”的表述欠妥，建議采用“最專指的”代替――因為，在有些分類體系（如：多層組織機構或職能分類體系）中，有些“歸檔文件”需要歸入“最低一級”以外的類目（如：上一級的組織機構或職能）。
9. 《指南》（第109-110頁）。
10. 晉平：“件中件”也應編目，中國檔案，2005（1）。
11. 黃霄羽：北美檔案界對來源原則的“重新發現”，檔案學通訊，2001（2）。
12. “背景信息”的內涵、外延和實踐意義，參見：《文件組成“三要素說”獻疑》檔案學通訊，2006（3）。
13. 在檔案領域，英文record(s)一般被譯為“文件”，但是，通常又可譯成“記錄”或“檔案”。
14. 國際檔案理事會電子文件委員會：《電子文件管理指南》，1997，http://www.ica.org/ biblio/cer/guide_eng.html（2007-08-19）。
15. http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/version2.htm（2007-08-19）。
16. http://www.interpares.org/background.htm（2007-08-19）。
17. 該規則將“適用于不同類型和載體檔案材料的著錄”分為：“全宗、系列、分系列、案卷和文件”等層次。
18. 這兩個標準中的“文件”都包括電子文件。
19. 馮惠玲主編：《政府電子文件管理》，中國人民大學出版社，2004。
20. 以件代卷論者，之所以認為建立在以件代卷基礎上的計算機檢索能夠取代案卷層次意義上的檢索，除了部分論者對計算機技術的盲崇之外，還有一些是由于他們的偏見而產生的一種認識的錯位――他們也意識到，案卷的形成是立卷者綜合考慮多種因素的結果，通常無法完全由計算機自動有效生成（將計算機難以實現輔助立卷作為以件代卷的重要理由之一）；另一方面，卻又誤以為在無案卷標識的情況下，計算機完全能夠有效識別出案卷（以此作為以件代卷的一個重要論據）。
21. 《指南》（第59、101、109頁）。
22. 例如，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號，2006）規定：對于本機關處理人民來信來訪的文件材料的保管期限，有領導重要批示和處理結果的，為永久；有其他有處理結果的，為30年。而對沒有處理結果的，則未提出明確的要求。
23. 在對微觀層面上具有有機聯系的檔案實體是否應集中排序的問題上，以件代卷論者有不同的認識，由此大體細分為兩類：多數主張應集中排序，而少數則認為在計算機技術支持下，不必集中排序。根據本文前面的分析可知，集中排序至少通常具有十分顯著的整體優勢。
24. 《指南》（第158-159頁）指出：“…將同一事由的文件順序固定后，可將同一事由的文件加上虛擬關聯標記；以保證利用者在檢索到所需檔案后，其他相關檔案能夠同時檢索到。推而廣之，虛擬關聯的建立可以跨越分類界限?！弊髡邲]有對“虛擬關聯標記”作進一步的解釋，僅就案卷層面的事由聯系而言，可以肯定它不是“案卷號”（因為作者主張取消案卷，絕不會用“案卷號”作“虛擬關聯標記”）；但是它又具有一定的與“案卷號”相似的功能。筆者認為：將“案卷號”作為“虛擬關聯標記”最為常用的和最為重要的形式之一，既是檔案管理和利用的一種切實需要，又合符邏輯且經濟實用――沒有理由非要將它排除在“虛擬關聯標記”的范圍之外。
25. “一致認同指日可待”的主要事實依據是：①前輩為我們留下大量值得繼承和發展的相關認識成果；②長期以來實現我國檔案整理理論和實踐進步的主導理念是 “立卷改革”而不是“立卷革命”；③即使在我國以件代卷盛行的環境下，仍有許多知名專家學者十分清楚地認識到案卷不可取代的重要價值，有許多立檔單位仍然堅持以案卷為基礎的檔案整理；④絕大多數使用“以件代卷”提法的同仁，實質上只是否定現有立卷理論和實踐中不合理的成分；⑤檔案整理的新實踐和“來源原則”的“重新發現”，正在使案卷理論和實踐在更高的層次上得到不斷充實和更新；⑥有些原以件代卷論者已經意識到并開始糾正以件代卷存在的問題，從“否定之否定”的輪回中實現了認識升華。
