21世紀企業檔案工作論略
國華徐州發電有限公司總經理工作部綜合檔案室 王巍
[內容摘要]本文闡述了企業檔案工作發展的依據、現代企業檔案工作發展趨勢，認為我們應正確認識企業檔案工作走勢，調整企業檔案行為，鞏固和發展現代企業檔案工作成果，以適應21世紀企業檔案生存和發展的需要。
[關鍵詞] 21世紀 企業 檔案工作
當今世界，科學技術日新月異，知識經濟的浪潮正在悄然興起；在21世紀，知識驅動、結構改革、管理創新將成為企業發展的主旋律。作為中國經濟的脊梁――企業，正處于經濟轉型的關鍵階段。企業轉型期的檔案工作及其適應市場經濟需求等，成了檔案界的熱門話題，因此，正確認識企業檔案工作走勢，調整企業檔案行為，對于鞏固和發展現代企業檔案工作成果，使企業檔案工作以嶄新的姿態在21世紀闊步前進，具有十分重要的意義。
一、企業檔案工作發展的依據
1.現代企業更加依賴檔案信息資源。所謂現代企業制度，是特指以產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學為特征，以法人治理結構為核心，形成出資者與經營者之間相互制衡關系的現代公司制度。由于公司制具有特別適合市場經濟發展的運行機制，已經成為現代企業的典型形式。這些機制是在法律允許的范圍內，為追求利潤最大化進行自我改造、自我發展的動力機制；按市場需求進行生產經營決策與資源配置的競爭機制；自主地作出實現自身利益的各種決定，自主經營的決策機制；來自出資者、生產經營者雙方的利益約束機制和財產約束機制。所有這些機制的形成及其作用的實現，離開企業檔案資源是難以奏效的。企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業的發展過程，對維護企業經濟利益和歷史面貌、為企業發展服務等方面發揮著重要作用。企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。例如企業檔案可以為企業經營管理決策提供必要的參考；在實施技術改造時，科技檔案作為一種技術資源，它的開發利用，可以節省人力物力財力，給企業帶來巨大的經濟效益；在處理產權糾紛時，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時，它維護企業的經濟效益和合法權益；在進行企業資產評估時，它是必不可少的重要依據。企業檔案是企業的信息資源和知識寶庫，是企業的寶貴財富。不因外部條件的影響而變化，這就為我們開發檔案這一重要信息資源提供了客觀依據。
2.現代企業檔案工作的發展需要新的生長點。我國的企業檔案工作經過50多年的發展，已經形成可觀的資源規模和適合企業信息需求的檔案工作秩序。改革開放以來，國家檔案行政管理部門對企業檔案工作的宏觀監督、指導，進一步促進了企業檔案工作的規范化與現代化，為企業檔案工作充分滿足企業各種信息需要奠定了比較堅實的基礎。由于傳統企業的檔案信息需求一直疲軟，企業檔案工作雖然具備了深入開發檔案資源的條件，但只能處于被動、“蟄伏”狀態，難以有較大的發展。現代企業信息需求的硬化，為企業檔案工作開辟了新領域、增加了新職能，為企業檔案工作的發展注入了生機和活力，科學管理和深入開發檔案信息資源將成為企業檔案工作新的生長點。
3.知識經濟使現代企業更加依賴檔案資源。如果說，傳統企業檔案管理實現價值的手段主要來源于企業資本和勞動力的投入，那么未來企業檔案管理存在價值則主要來源于知識，這是由新技術革命、企業未來走勢和檔案管理自身發展需求所決定的。高科技、引發檔案新技術革命，決定了21世紀企業檔案管理必然是知識型的。一方面，高科技手段的運用，必將產生大量的高科技文件，使得檔案載體多元性、內容創新性和管理手段高層次性的特征更為明顯，傳統的紙質檔案管理必將受到電子檔案或更高層次檔案管理的沖擊。另一方面，高科技企業管理行為需要企業檔案高效、優質的服務，它必將要引發企業檔案管理的新技術革命，電子檔案管理、網絡化管理必將在大部分企業成為現實，而這一切只有建立在擁有知識、運用知識的基礎之上才能實現。
知識經濟的發展將企業的信息的利用能力提升為決定其生死存亡、成敗興衰的關鍵因素。在國內外競爭的巨大壓力下，企業越來越重視對現有信息資源的收集和利用，進而大大提高現代企業的信息利用能力。知識經濟的增長方式使現代企業重新認識了檔案信息資源，對企業檔案工作的信息處理能力提出更高的要求，為現代檔案工作的發展提供了客觀依據。
二、現代企業檔案工作發展趨勢
現代企業制度的實質是“產權明晰、權責分明、政企分開、管理科學”，它要求現代企業檔案工作在所有權、管理效能等方面進行變革。企業所有權與法人財產權、經營權的分離，一方面使企業檔案所有權呈多元化趨勢，在國有企業，檔案屬于國家所有，而在私營企業、個體企業，檔案則為私有財產，并受到國家法律保護。另一方面，由于企業自主化和經營行為的市場化，又要求企業檔案工作面向財產所有者、企業經營者和市場客體實行全方位服務，要求企業檔案部門逐步成為精干高效的運行實體，在檔案服務中提高工作效能。
1.職能延伸。現代企業檔案工作的職能或任務，是由現代企業的經營管理目的決定的。為了最大限度地獲取利潤，現代企業要調動一切因素，充分發揮各部門的創新能力，特別是信息利用的能力。檔案資源是企業各職能部門創新的依據，企業檔案工作在這方面的責任是顯而易見的，要使企業檔案信息資源最大限度地為企業創利，檔案部門單純“提供檔案”由利用者來實現檔案的價值，已經不能適應現代企業的要求。必須強化信息開發職能，使現代企業檔案部門為企業贏利作出直接貢獻。檔案資源開發能力取決于檔案的質量和數量，其前提是檔案的收集和管理。（1）為了保證檔案資源開發的基礎，將更加自覺地控制企業文件的形成與積累，向科技或文件管理延伸；（2）將檔案信息傳播、檔案信息咨詢、檔案信息編研、檔案定題服務作為利用工作的“重點”，向檔案信息的智能控制延伸。
2.檔案信息網絡化。受網絡信息技術的影響，企業利用檔案信息的要求提高，企業渴求快捷有效利用檔案信息資源與傳統檔案服務受時空、地域和服務方式等因素制約的矛盾突出起來，企業檔案信息服務受傳統檔案服務框架的束縛，影響了用戶利用檔案信息的主動性與積極性，用戶與檔案部門以及用戶與檔案信息之間的距離拉大。一個檔案室只作為閱讀和儲存檔案的場所、維持開展傳統檔案服務一成不變，則不利于企業在最大范圍內發揮檔案信息資源利用的社會效益和經濟效益，不利于實現企業檔案信息資源的共享。
無論企業采用哪種檔案管理組織運行方式，其發展趨勢只有一個，即信息傳遞網絡化，它將以館(室)藏檔案作為基本信息源，呈放射狀，實現企業內外信息互流，互流方式主要有三種：一是建立多層次檔案信息網絡，企業外部實行縱橫信息分流，向上與企業主管部門互通檔案信息，隨時溝通企業檔案工作動態；橫向與兄弟企業保持聯系，互通有無。二是建立微機網絡。這是檔案管理的高級形式，可分三個步驟實現，首先是單機存貯檔案信息，有條件實現小范圍聯網；其次是多媒體、光盤與網絡相結合，建立企業檔案信息綜合網絡，實現企業內部微機聯網，信息互流；再次是實現電子檔案管理，步入信息高速公路，實現行業系統乃至全國企業檔案聯網。
3.實施知識管理。任何工作過程，都包含兩種知識，即顯性知識和隱性知識，顯性知識易于整理和存貯，而隱性知識則集中存貯在人的腦海里，是人取得經驗的體現。只有當兩種知識達到最佳結合時，才能促進事業健康有效地發展。在企業檔案管理體系中，實施知識管理，實際上就是通過實施人才、管理、信息戰略，來促進這兩種知識在企業檔案管理中的最佳結合，從而達到發展企業檔案事業的目的。筆者認為企業檔案事業實施知識管理最佳戰略主要有：
(1)知識型人才戰略。知識經濟是一種創新的經濟，它的發展取決于對智力資源的占有，檔案工作也是如此。而智力資源的載體是人才，因此，實施知識型人才戰略是實現企業檔案管理創新體系的核心。一方面，新型的企業檔案管理要求檔案人員必須是知識型高素質人才，而不是簡單的手工勞動者。另一方面又要求企業管理者能以新的方式、新的觀念全方位發掘、培養、選拔檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷嘗試采用新的模式高效率地使用和激勵檔案人才，充分發揮其聰明才智，為企業檔案事業發展提供智力支持。
(2)知識型管理戰略。傳統型的企業檔案管理強調的是本本、經驗和默默無聞的辛勤耕耘精神。而隨著高科技在企業中的不斷推陳出新，靠原有的工作方式已難以適應新的需求，必然要通過知識型管理戰略，即運用高科技本領、不斷創新的技術知識，貫穿企業檔案管理全過程，才能發揮最佳效能。
4.管理行為科學化。主要表現在以下幾個方面：
(1)組織形式多樣化。這是由市場經濟體制中多種經濟成分并存所決定的，概括起來大致有三種形式；第一種，檔案信息中心，基本形態是檔案、圖書、情報、信息一體化。這是建構現代企業制度后，大中型企業檔案管理模式的發展趨勢。第二種，綜合檔案館(室)，這是企業檔案管理最為普遍的組織形式。第三種，文書與檔案一體化，這是企業檔案管理發展的新構想，隨著辦公自動化在企業中的廣泛運用，使得文件現行周期縮短，為實現文書與檔案一體化提供了可能性。以上三種組織形式必將在新世紀企業檔案工作中各展風采，各盡其能。
(2)管理方法法制化。市場經濟是法制經濟，企業的各項行為也必將通過法規來約束和調整，因此，依法治檔將成為企業檔案工作的主旋律。宏觀上，國家將按照檔案法規來檢查、督促企業檔案行為，立足方向性，實行宏觀的間接指導；微觀上，就企業內部而言，主要是依據健全的檔案標準化體系，注重檔案管理的可操作性。
(3)手段現代化。先進的信息技術，如多媒體、網絡技術、光盤技術將會廣泛運用于企業檔案管理，隨著高科技在企業管理工作中廣泛采用，“無紙”檔案及其管理將成為企業檔案工作發展的新趨勢。
總之，企業檔案部門在新世紀之初，應著力從戰略的高度，分析研究企業未來發展趨勢，調適企業檔案管理行為，逐步建立起與知識經濟發展相適應的企業檔案管理創新體系，為實現企業可持續發展戰略保駕護航。
參考文獻：
黃項飛：《轉型期國企檔案工作的發展趨勢》，《中國檔案》2000年第8期。
國華徐州發電有限公司總經理工作部綜合檔案室 王巍
[內容摘要]本文闡述了企業檔案工作發展的依據、現代企業檔案工作發展趨勢，認為我們應正確認識企業檔案工作走勢，調整企業檔案行為，鞏固和發展現代企業檔案工作成果，以適應21世紀企業檔案生存和發展的需要。
[關鍵詞] 21世紀 企業 檔案工作
當今世界，科學技術日新月異，知識經濟的浪潮正在悄然興起；在21世紀，知識驅動、結構改革、管理創新將成為企業發展的主旋律。作為中國經濟的脊梁――企業，正處于經濟轉型的關鍵階段。企業轉型期的檔案工作及其適應市場經濟需求等，成了檔案界的熱門話題，因此，正確認識企業檔案工作走勢，調整企業檔案行為，對于鞏固和發展現代企業檔案工作成果，使企業檔案工作以嶄新的姿態在21世紀闊步前進，具有十分重要的意義。
一、企業檔案工作發展的依據
1.現代企業更加依賴檔案信息資源。所謂現代企業制度，是特指以產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學為特征，以法人治理結構為核心，形成出資者與經營者之間相互制衡關系的現代公司制度。由于公司制具有特別適合市場經濟發展的運行機制，已經成為現代企業的典型形式。這些機制是在法律允許的范圍內，為追求利潤最大化進行自我改造、自我發展的動力機制；按市場需求進行生產經營決策與資源配置的競爭機制；自主地作出實現自身利益的各種決定，自主經營的決策機制；來自出資者、生產經營者雙方的利益約束機制和財產約束機制。所有這些機制的形成及其作用的實現，離開企業檔案資源是難以奏效的。企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業的發展過程，對維護企業經濟利益和歷史面貌、為企業發展服務等方面發揮著重要作用。企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。例如企業檔案可以為企業經營管理決策提供必要的參考；在實施技術改造時，科技檔案作為一種技術資源，它的開發利用，可以節省人力物力財力，給企業帶來巨大的經濟效益；在處理產權糾紛時，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時，它維護企業的經濟效益和合法權益；在進行企業資產評估時，它是必不可少的重要依據。企業檔案是企業的信息資源和知識寶庫，是企業的寶貴財富。不因外部條件的影響而變化，這就為我們開發檔案這一重要信息資源提供了客觀依據。
2.現代企業檔案工作的發展需要新的生長點。我國的企業檔案工作經過50多年的發展，已經形成可觀的資源規模和適合企業信息需求的檔案工作秩序。改革開放以來，國家檔案行政管理部門對企業檔案工作的宏觀監督、指導，進一步促進了企業檔案工作的規范化與現代化，為企業檔案工作充分滿足企業各種信息需要奠定了比較堅實的基礎。由于傳統企業的檔案信息需求一直疲軟，企業檔案工作雖然具備了深入開發檔案資源的條件，但只能處于被動、“蟄伏”狀態，難以有較大的發展。現代企業信息需求的硬化，為企業檔案工作開辟了新領域、增加了新職能，為企業檔案工作的發展注入了生機和活力，科學管理和深入開發檔案信息資源將成為企業檔案工作新的生長點。
3.知識經濟使現代企業更加依賴檔案資源。如果說，傳統企業檔案管理實現價值的手段主要來源于企業資本和勞動力的投入，那么未來企業檔案管理存在價值則主要來源于知識，這是由新技術革命、企業未來走勢和檔案管理自身發展需求所決定的。高科技、引發檔案新技術革命，決定了21世紀企業檔案管理必然是知識型的。一方面，高科技手段的運用，必將產生大量的高科技文件，使得檔案載體多元性、內容創新性和管理手段高層次性的特征更為明顯，傳統的紙質檔案管理必將受到電子檔案或更高層次檔案管理的沖擊。另一方面，高科技企業管理行為需要企業檔案高效、優質的服務，它必將要引發企業檔案管理的新技術革命，電子檔案管理、網絡化管理必將在大部分企業成為現實，而這一切只有建立在擁有知識、運用知識的基礎之上才能實現。
知識經濟的發展將企業的信息的利用能力提升為決定其生死存亡、成敗興衰的關鍵因素。在國內外競爭的巨大壓力下，企業越來越重視對現有信息資源的收集和利用，進而大大提高現代企業的信息利用能力。知識經濟的增長方式使現代企業重新認識了檔案信息資源，對企業檔案工作的信息處理能力提出更高的要求，為現代檔案工作的發展提供了客觀依據。
二、現代企業檔案工作發展趨勢
現代企業制度的實質是“產權明晰、權責分明、政企分開、管理科學”，它要求現代企業檔案工作在所有權、管理效能等方面進行變革。企業所有權與法人財產權、經營權的分離，一方面使企業檔案所有權呈多元化趨勢，在國有企業，檔案屬于國家所有，而在私營企業、個體企業，檔案則為私有財產，并受到國家法律保護。另一方面，由于企業自主化和經營行為的市場化，又要求企業檔案工作面向財產所有者、企業經營者和市場客體實行全方位服務，要求企業檔案部門逐步成為精干高效的運行實體，在檔案服務中提高工作效能。
1.職能延伸。現代企業檔案工作的職能或任務，是由現代企業的經營管理目的決定的。為了最大限度地獲取利潤，現代企業要調動一切因素，充分發揮各部門的創新能力，特別是信息利用的能力。檔案資源是企業各職能部門創新的依據，企業檔案工作在這方面的責任是顯而易見的，要使企業檔案信息資源最大限度地為企業創利，檔案部門單純“提供檔案”由利用者來實現檔案的價值，已經不能適應現代企業的要求。必須強化信息開發職能，使現代企業檔案部門為企業贏利作出直接貢獻。檔案資源開發能力取決于檔案的質量和數量，其前提是檔案的收集和管理。（1）為了保證檔案資源開發的基礎，將更加自覺地控制企業文件的形成與積累，向科技或文件管理延伸；（2）將檔案信息傳播、檔案信息咨詢、檔案信息編研、檔案定題服務作為利用工作的“重點”，向檔案信息的智能控制延伸。
2.檔案信息網絡化。受網絡信息技術的影響，企業利用檔案信息的要求提高，企業渴求快捷有效利用檔案信息資源與傳統檔案服務受時空、地域和服務方式等因素制約的矛盾突出起來，企業檔案信息服務受傳統檔案服務框架的束縛，影響了用戶利用檔案信息的主動性與積極性，用戶與檔案部門以及用戶與檔案信息之間的距離拉大。一個檔案室只作為閱讀和儲存檔案的場所、維持開展傳統檔案服務一成不變，則不利于企業在最大范圍內發揮檔案信息資源利用的社會效益和經濟效益，不利于實現企業檔案信息資源的共享。
無論企業采用哪種檔案管理組織運行方式，其發展趨勢只有一個，即信息傳遞網絡化，它將以館(室)藏檔案作為基本信息源，呈放射狀，實現企業內外信息互流，互流方式主要有三種：一是建立多層次檔案信息網絡，企業外部實行縱橫信息分流，向上與企業主管部門互通檔案信息，隨時溝通企業檔案工作動態；橫向與兄弟企業保持聯系，互通有無。二是建立微機網絡。這是檔案管理的高級形式，可分三個步驟實現，首先是單機存貯檔案信息，有條件實現小范圍聯網；其次是多媒體、光盤與網絡相結合，建立企業檔案信息綜合網絡，實現企業內部微機聯網，信息互流；再次是實現電子檔案管理，步入信息高速公路，實現行業系統乃至全國企業檔案聯網。
3.實施知識管理。任何工作過程，都包含兩種知識，即顯性知識和隱性知識，顯性知識易于整理和存貯，而隱性知識則集中存貯在人的腦海里，是人取得經驗的體現。只有當兩種知識達到最佳結合時，才能促進事業健康有效地發展。在企業檔案管理體系中，實施知識管理，實際上就是通過實施人才、管理、信息戰略，來促進這兩種知識在企業檔案管理中的最佳結合，從而達到發展企業檔案事業的目的。筆者認為企業檔案事業實施知識管理最佳戰略主要有：
(1)知識型人才戰略。知識經濟是一種創新的經濟，它的發展取決于對智力資源的占有，檔案工作也是如此。而智力資源的載體是人才，因此，實施知識型人才戰略是實現企業檔案管理創新體系的核心。一方面，新型的企業檔案管理要求檔案人員必須是知識型高素質人才，而不是簡單的手工勞動者。另一方面又要求企業管理者能以新的方式、新的觀念全方位發掘、培養、選拔檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷嘗試采用新的模式高效率地使用和激勵檔案人才，充分發揮其聰明才智，為企業檔案事業發展提供智力支持。
(2)知識型管理戰略。傳統型的企業檔案管理強調的是本本、經驗和默默無聞的辛勤耕耘精神。而隨著高科技在企業中的不斷推陳出新，靠原有的工作方式已難以適應新的需求，必然要通過知識型管理戰略，即運用高科技本領、不斷創新的技術知識，貫穿企業檔案管理全過程，才能發揮最佳效能。
4.管理行為科學化。主要表現在以下幾個方面：
(1)組織形式多樣化。這是由市場經濟體制中多種經濟成分并存所決定的，概括起來大致有三種形式；第一種，檔案信息中心，基本形態是檔案、圖書、情報、信息一體化。這是建構現代企業制度后，大中型企業檔案管理模式的發展趨勢。第二種，綜合檔案館(室)，這是企業檔案管理最為普遍的組織形式。第三種，文書與檔案一體化，這是企業檔案管理發展的新構想，隨著辦公自動化在企業中的廣泛運用，使得文件現行周期縮短，為實現文書與檔案一體化提供了可能性。以上三種組織形式必將在新世紀企業檔案工作中各展風采，各盡其能。
(2)管理方法法制化。市場經濟是法制經濟，企業的各項行為也必將通過法規來約束和調整，因此，依法治檔將成為企業檔案工作的主旋律。宏觀上，國家將按照檔案法規來檢查、督促企業檔案行為，立足方向性，實行宏觀的間接指導；微觀上，就企業內部而言，主要是依據健全的檔案標準化體系，注重檔案管理的可操作性。
(3)手段現代化。先進的信息技術，如多媒體、網絡技術、光盤技術將會廣泛運用于企業檔案管理，隨著高科技在企業管理工作中廣泛采用，“無紙”檔案及其管理將成為企業檔案工作發展的新趨勢。
總之，企業檔案部門在新世紀之初，應著力從戰略的高度，分析研究企業未來發展趨勢，調適企業檔案管理行為，逐步建立起與知識經濟發展相適應的企業檔案管理創新體系，為實現企業可持續發展戰略保駕護航。
參考文獻：
黃項飛：《轉型期國企檔案工作的發展趨勢》，《中國檔案》2000年第8期。
