《辦法》的主要內容和基本特點

        《辦法》共24條，從堅持檔案管理原則、落實檔案管理職能、完善檔案管理制度、推進檔案信息化建設、促進檔案信息資源共享、加大監督管理力度等方面，對城市社區檔案工作進行了規范。主要包括以下三部分內容：

        （一）總括性規定，包括第一條至第八條，規定了制定《辦法》的目的和依據、城市社區檔案的定義、管理體制、組織領導保障、經費保障、機構和人員設立、工作職責、檔案管理原則等問題，從而使城市社區檔案工作建立在依法、規范的基礎上。

        （二）具體操作性規定，包括第九條至第二十條，規定了城市社區檔案的歸檔范圍、歸檔要求、整理原則、保管保護、統計利用、檔案鑒定、檔案完整性要求、檔案開發編研、檔案信息化、檔案保密等方面的要求，從而使《辦法》更具有可操作性，方便基層執行。

        （三）其他規定，包括第二十條至二十四條，規定了法律責任、制定細則、解釋權和施行日期等要求，從而設定了在執行《辦法》過程中遇到問題的處理途徑。

        《辦法》著眼于理順社區檔案工作和社區建設之間的關系，通過規范社區檔案管理，解決在社區檔案工作中出現的實際問題，扎實推進社區檔案工作和社區建設。《辦法》主要體現出以下基本特點：

        （一）綜合性。社區工作涉及面廣、極為復雜，社區檔案管理是一項綜合性的工作。《辦法》根據實際情況，按照內容、形式的不同，明確將社區工作中形成的文件材料分為文書類、科技類、會計類等三個大類。《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》作為《辦法》的附件，是《辦法》的重要組成部分。社區工作中形成的相關文件材料，構成了社區檔案。為保管好這些社區工作文件材料，需要按照社區工作規律進行歸檔，并根據社區工作文件材料的不同作用確定不同的保管期限。根據當前社區工作的分類、流程和重要程度，《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》對每個類別都列出了納入歸檔范圍的社區工作文件材料。根據社區工作實際和保存價值的不同，《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》對每個類別的保管期限進行了劃分。

        （二）針對性。不少社區存在組織不健全、工作關系不順、工作人員素質不齊、服務設施薄弱、工作經費難以落實等問題。為保證切實解決社區檔案工作中遇到的實際問題，《辦法》作出了針對社區實際的一些明確規定。如實踐中，很多社區提出經費來源問題。為建立社區檔案工作投入機制，《辦法》明確要求從社區的辦公經費中列支社區檔案工作經費，以滿足社區檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、開發編研和信息化等工作的實際需要。《辦法》強調，社區檔案的排列順序一經確定，不得隨意拆散和重新組合。這是因為在日常工作中，社區經常面臨各種檢查，如衛生、人口、計劃生育等。他們通常會拆散相應案卷接受檢查。所以要求在社區檔案利用時，特別要注意保持社區檔案實體的排列順序，避免發生錯亂現象，確保社區檔案的完整和安全。

        （三）實用性。作為我國城市社區檔案管理的第一項國家規范性文件，《辦法》在制定過程中既體現了對城市社區檔案管理工作流程、操作規范等方面的共性要求，又充分考慮了不同地區城市社區檔案管理工作在內容、形式、條件等方面的差別，給各地按照本地區實際執行留出了充足的空間，因此具有廣泛的實用性和可操作性。

        （本文轉載自《中國檔案》雜志2016年第2期，有改動。作者：于青  單位：國家檔案局）