上市公司會計檔案是上市公司在會計核算專業活動中形成的具有一定保存價值的會計文件。上市公司會計檔案管理具有一般企業會計檔案管理的共性，但是由于其特殊的身份，決定了它還存在自己的特性。從某種意義上講，上市公司的會計檔案管理狀況直接反映了上市公司的治理水平以及管理部門的監管水平。
一、 上市公司會計檔案的屬性和特征
會計檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識性、有機聯系性、憑證性、真實性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業性、時序性、平衡性、規范性、責任性、公開性等。其中，專業性主要源于會計專業活動，時序性主要源于會計檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會計檔案的相互符合，這三個屬性歸屬所有會計檔案，而規范性、責任性、公開性則為上市公司會計檔案的特征。
1. 規范性。對于我國上市公司，《證券法》、《會計法》、《審計法》、《公司法》、《會計檔案管理辦法》等相關法規已經對其會計檔案生成和管理的規范性作出了具體的規定。實行會計電算化以后，監管部門一般采用強化生成和修改權限、限定統一軟件或文件格式、指定權威發布媒體等方式來規范電算化會計檔案的管理。
2. 責任性。上市公司會計檔案無論在形成程序還是信息內容方面都必須嚴格符合相關法規和客觀事實，它直接關系到成千上萬投資機構和個人的利益，間接關系到證券市場的穩定乃至整個國家的經濟秩序。為此，各上市公司都從健全相關管理制度、明確目標責任、完善內控系統等方面強化會計檔案的管理責任。一般來說，財務部門對會計檔案內容的準確、完整承擔直接的責任，而檔案部門對會計檔案的安全保管、利用負責。在公司外部，國家往往通過嚴格的會計立法、審計立法、市場監管立法等建立和健全管理制度，任何個人和法人的相關違法行為均將受到嚴懲。
3. 公開性。普通公司的會計檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對公眾投資者負責，這也就決定了你必須放棄原來的私密性，轉而公開你的會計檔案，接受公眾（不論是否股東）的監督。一般來說，對于公眾應公開會計報表，而對于審計和監管部門則公開全部會計檔案。
二、 我國上市公司會計檔案管理的主要問題
自20世紀80年代后期，我國證券市場起步，上市公司就已存在會計檔案管理不善的問題。因為當時上市公司數量不多且證券市場管理極不規范，該類問題還未受到足夠的重視。隨著證券市場的發展，問題的嚴重性越來越凸現出來。近年來，我國上市公司中發生的與會計檔案有關的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發行欺詐案等，而且都是采用會計檔案造假的方式虛構利潤以騙取貸款、融資以及證券市場交易差價。下面我們就來分析一下我國上市公司會計檔案管理的主要問題。
1. 上市公司對會計檔案管理態度的二重性。一些上市公司以為，只要季報、半年報、年報等按時編制完成，會計檔案的作用就不大了，有的甚至無專門的檔案館（室）而由控股公司的檔案館（室）代管，會計檔案被看成是累贅。與這一現象形成鮮明對比的是，上市公司在財務造假或利潤操控時卻非常“重視”會計檔案。上市公司麥科特通過偽造出口設備融資租賃合同、材料和產品購銷合同、進出口發票和海關印章等手段，于1997年虛構利潤0.4億港元,1998年虛構利潤0.38億港元,1999年虛構利潤0.13億港元,2000年虛構利潤0.93億港元。麥科特如此“重視”會計檔案就是為了上市融資。
2. 會計檔案的保管期限不當。關于會計檔案保管期限的問題應該區別對待：有的上市公司存在無意或有意（掩蓋違法犯罪事實）提前銷毀或隱匿會計檔案的問題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會公告中稱，公司價值1.1億元的二號發電機組被公安機關確認為涉案贓物，而公司8年前用來收購發電機組的1.16億元配股募集資金去向不明。公司關于收購該發電機組的會計檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會計檔案的問題，給公司帶來不必要的負擔。需要特別強調的是，現有的會計檔案最低保管期限（會計憑證15年）小于《刑法》和《民法通則》的最長訴訟時效（20年），而過早地銷毀會導致相關司法取證的困難。
3. 會計檔案的相對獨立性難以保障。這包含會計檔案本身的相對獨立性以及會計檔案管理機構的相對獨立性兩部分。它們理應是超然于各種利益因素之外的。然而，當前上市公司普遍存在內部人及利益關聯者通過對會計檔案的干預和控制來牟取私利的現象。這種現象發生在會計檔案收集――保管――利用的各個環節上，甚至影響到上市公司的監事會、獨立董事以及公司外的審計機構和監管機構。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過虛構交易對象、偽造銷售合同及出口報關單、虛開增值稅發票、偽造免稅文件和金融票據等手段，虛構巨額利潤達7.45億元。深圳中天勤會計師事務所卻出具了無保留意見的審計報告，關聯利益機構肆意拉抬股價，整個事件完全是一場徹頭徹尾的騙局。
4. 會計檔案信息開發利用不足。美國檔案學者謝倫伯格系統地闡述了檔案的“雙重價值論”，認為檔案具有兩種不同的價值，一是對原形成機關的第一價值，具體體現為行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值；二是對其他機關和個人利用者的第二價值，具體包括證據價值和情報價值。從上市公司角度，充分開發利用會計檔案的第一價值可以更多更好地創造財富。而對于第二價值來說，證券法規禁止上市公司用來牟取私利，要求上市公司及時面向公眾發布會計檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現均不佳，主要原因既有管理素質的問題也有道德和法律責任的問題。
三、 完善上市公司會計檔案管理的措施和建議
1. 更新認識，推進制度建設。加強學習和調研，認識會計檔案對公司、公眾和監管部門的重要作用，嚴格按照法律法規的規定進行會計檔案整理和保管。在公司內部，應設立獨立的檔案管理部門，其負責人的任免也應報請檔案行政管理部門核準，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨立董事除了具有適當的法律和經濟資質外，還應具有適當的檔案監管素質，再強化監事會的監督職能，以此制衡財務和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長、總經理、董事會秘書也應納入會計檔案責任人的行列。
在公司外部，首先建議改由證監會或證交所委托會計師事務所對上市公司進行審計，從中挖掘信息、尋找問題。這樣可以打破會計師事務所和上市公司之間的畸形委托關系，保證會計師事務所地位的獨立性，便于其公正、客觀地開展工作，審計費用可由監管部門統收統支，也可由證交所各會員單位的會費或由投資者保護基金中支付。其次，還應適當增加證監會法律、財會和檔案專業人員數量，強化人員專業素質，并充分發揮各級財政部門和檔案行政部門的監督指導作用。最后，還應該強化對檔案管理人員法律責任的追究制度。上市公司會計檔案的完整性、安全性一旦出現問題，無論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應以立法形式嚴厲追究責任。
2. 保證會計檔案適當的保管期限。《會計檔案管理辦法》規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉外及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出，保管到事項完結時為止。單獨抽出的會計檔案，應當在銷毀清冊的備注欄內和保管清冊的相關欄內列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時效以及調查取證的延時，應將會計檔案的最低保管期限適當調整為22～25年，使之更好地為社會主義法制建設服務。
3. 加強會計檔案的信息資源開發利用。會計信息的潛在利用價值必須通過利用實踐來實現，除傳統的查閱、展覽、制發副本及證明、發布目錄信息、咨詢等服務方式以外，建議檔案人員積極主動地開展主題編研，采用靜態分析、趨勢分析和同業對比等財務分析技術，深入進行數據挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發現一些隱藏較深的問題。根據電子會計檔案逐漸普及以及信息時代的效率要求，各上市公司還應改革并加強會計檔案的編目、檢索等工作，推行實用、高效的會計檔案檢索、分析以及決策支持系統，不斷提高會計檔案利用的服務效率和質量，并強化相關網絡信息資源的開發利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監管。
參考文獻：
①符少華，淺析新時期的會計檔案管理，《湖北財稅》，2003.12
②王英瑋，《專門檔案管理》，北京，中國人民大學出版社，2004
作者 趙 清 周生玉 西北大學公共管理學院圖書館學與檔案學系
一、 上市公司會計檔案的屬性和特征
會計檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識性、有機聯系性、憑證性、真實性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業性、時序性、平衡性、規范性、責任性、公開性等。其中，專業性主要源于會計專業活動，時序性主要源于會計檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會計檔案的相互符合，這三個屬性歸屬所有會計檔案，而規范性、責任性、公開性則為上市公司會計檔案的特征。
1. 規范性。對于我國上市公司，《證券法》、《會計法》、《審計法》、《公司法》、《會計檔案管理辦法》等相關法規已經對其會計檔案生成和管理的規范性作出了具體的規定。實行會計電算化以后，監管部門一般采用強化生成和修改權限、限定統一軟件或文件格式、指定權威發布媒體等方式來規范電算化會計檔案的管理。
2. 責任性。上市公司會計檔案無論在形成程序還是信息內容方面都必須嚴格符合相關法規和客觀事實，它直接關系到成千上萬投資機構和個人的利益，間接關系到證券市場的穩定乃至整個國家的經濟秩序。為此，各上市公司都從健全相關管理制度、明確目標責任、完善內控系統等方面強化會計檔案的管理責任。一般來說，財務部門對會計檔案內容的準確、完整承擔直接的責任，而檔案部門對會計檔案的安全保管、利用負責。在公司外部，國家往往通過嚴格的會計立法、審計立法、市場監管立法等建立和健全管理制度，任何個人和法人的相關違法行為均將受到嚴懲。
3. 公開性。普通公司的會計檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對公眾投資者負責，這也就決定了你必須放棄原來的私密性，轉而公開你的會計檔案，接受公眾（不論是否股東）的監督。一般來說，對于公眾應公開會計報表，而對于審計和監管部門則公開全部會計檔案。
二、 我國上市公司會計檔案管理的主要問題
自20世紀80年代后期，我國證券市場起步，上市公司就已存在會計檔案管理不善的問題。因為當時上市公司數量不多且證券市場管理極不規范，該類問題還未受到足夠的重視。隨著證券市場的發展，問題的嚴重性越來越凸現出來。近年來，我國上市公司中發生的與會計檔案有關的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發行欺詐案等，而且都是采用會計檔案造假的方式虛構利潤以騙取貸款、融資以及證券市場交易差價。下面我們就來分析一下我國上市公司會計檔案管理的主要問題。
1. 上市公司對會計檔案管理態度的二重性。一些上市公司以為，只要季報、半年報、年報等按時編制完成，會計檔案的作用就不大了，有的甚至無專門的檔案館（室）而由控股公司的檔案館（室）代管，會計檔案被看成是累贅。與這一現象形成鮮明對比的是，上市公司在財務造假或利潤操控時卻非常“重視”會計檔案。上市公司麥科特通過偽造出口設備融資租賃合同、材料和產品購銷合同、進出口發票和海關印章等手段，于1997年虛構利潤0.4億港元,1998年虛構利潤0.38億港元,1999年虛構利潤0.13億港元,2000年虛構利潤0.93億港元。麥科特如此“重視”會計檔案就是為了上市融資。
2. 會計檔案的保管期限不當。關于會計檔案保管期限的問題應該區別對待：有的上市公司存在無意或有意（掩蓋違法犯罪事實）提前銷毀或隱匿會計檔案的問題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會公告中稱，公司價值1.1億元的二號發電機組被公安機關確認為涉案贓物，而公司8年前用來收購發電機組的1.16億元配股募集資金去向不明。公司關于收購該發電機組的會計檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會計檔案的問題，給公司帶來不必要的負擔。需要特別強調的是，現有的會計檔案最低保管期限（會計憑證15年）小于《刑法》和《民法通則》的最長訴訟時效（20年），而過早地銷毀會導致相關司法取證的困難。
3. 會計檔案的相對獨立性難以保障。這包含會計檔案本身的相對獨立性以及會計檔案管理機構的相對獨立性兩部分。它們理應是超然于各種利益因素之外的。然而，當前上市公司普遍存在內部人及利益關聯者通過對會計檔案的干預和控制來牟取私利的現象。這種現象發生在會計檔案收集――保管――利用的各個環節上，甚至影響到上市公司的監事會、獨立董事以及公司外的審計機構和監管機構。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過虛構交易對象、偽造銷售合同及出口報關單、虛開增值稅發票、偽造免稅文件和金融票據等手段，虛構巨額利潤達7.45億元。深圳中天勤會計師事務所卻出具了無保留意見的審計報告，關聯利益機構肆意拉抬股價，整個事件完全是一場徹頭徹尾的騙局。
4. 會計檔案信息開發利用不足。美國檔案學者謝倫伯格系統地闡述了檔案的“雙重價值論”，認為檔案具有兩種不同的價值，一是對原形成機關的第一價值，具體體現為行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值；二是對其他機關和個人利用者的第二價值，具體包括證據價值和情報價值。從上市公司角度，充分開發利用會計檔案的第一價值可以更多更好地創造財富。而對于第二價值來說，證券法規禁止上市公司用來牟取私利，要求上市公司及時面向公眾發布會計檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現均不佳，主要原因既有管理素質的問題也有道德和法律責任的問題。
三、 完善上市公司會計檔案管理的措施和建議
1. 更新認識，推進制度建設。加強學習和調研，認識會計檔案對公司、公眾和監管部門的重要作用，嚴格按照法律法規的規定進行會計檔案整理和保管。在公司內部，應設立獨立的檔案管理部門，其負責人的任免也應報請檔案行政管理部門核準，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨立董事除了具有適當的法律和經濟資質外，還應具有適當的檔案監管素質，再強化監事會的監督職能，以此制衡財務和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長、總經理、董事會秘書也應納入會計檔案責任人的行列。
在公司外部，首先建議改由證監會或證交所委托會計師事務所對上市公司進行審計，從中挖掘信息、尋找問題。這樣可以打破會計師事務所和上市公司之間的畸形委托關系，保證會計師事務所地位的獨立性，便于其公正、客觀地開展工作，審計費用可由監管部門統收統支，也可由證交所各會員單位的會費或由投資者保護基金中支付。其次，還應適當增加證監會法律、財會和檔案專業人員數量，強化人員專業素質，并充分發揮各級財政部門和檔案行政部門的監督指導作用。最后，還應該強化對檔案管理人員法律責任的追究制度。上市公司會計檔案的完整性、安全性一旦出現問題，無論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應以立法形式嚴厲追究責任。
2. 保證會計檔案適當的保管期限。《會計檔案管理辦法》規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉外及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出，保管到事項完結時為止。單獨抽出的會計檔案，應當在銷毀清冊的備注欄內和保管清冊的相關欄內列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時效以及調查取證的延時，應將會計檔案的最低保管期限適當調整為22～25年，使之更好地為社會主義法制建設服務。
3. 加強會計檔案的信息資源開發利用。會計信息的潛在利用價值必須通過利用實踐來實現，除傳統的查閱、展覽、制發副本及證明、發布目錄信息、咨詢等服務方式以外，建議檔案人員積極主動地開展主題編研，采用靜態分析、趨勢分析和同業對比等財務分析技術，深入進行數據挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發現一些隱藏較深的問題。根據電子會計檔案逐漸普及以及信息時代的效率要求，各上市公司還應改革并加強會計檔案的編目、檢索等工作，推行實用、高效的會計檔案檢索、分析以及決策支持系統，不斷提高會計檔案利用的服務效率和質量，并強化相關網絡信息資源的開發利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監管。
參考文獻：
①符少華，淺析新時期的會計檔案管理，《湖北財稅》，2003.12
②王英瑋，《專門檔案管理》，北京，中國人民大學出版社，2004
作者 趙 清 周生玉 西北大學公共管理學院圖書館學與檔案學系
