加強檔案資源建設的目的，是為檔案館保存有門類齊全、數量充足、質量優化的館藏檔案，最大限度地滿足社會各界的需要。隨著人們對檔案需求量的日益增加，檔案館為滿足人們的需求，加大檔案接收和征集力度，從門類和數量都有了快速增長，尤其在數量增加上更為突出。但在數量猛增的同時，我們觀察到一個令人擔憂的現象：許多檔案館過于看重檔案數量增加而忽視了檔案質量，在加強檔案資源建設中忽略了檔案鑒定工作，使館藏檔案高數量低質量，直接影響了檔案資源建設的健康發展。
檔案鑒定工作起著優化館藏的重要作用，是檔案部門不可缺少的重要工作。近幾年我們通過檔案鑒定工作實踐和了解許多檔案館館藏現狀，深深體會到，檔案鑒定工作做的好，對檔案資源建有很大的促進作用，反之，會給檔案資源建設帶來極大的負面影響，我們從以下幾方面進行總結分析并提出消除負面影響的幾點建議。
一 、檔案鑒定工作滯后對檔案資源建設的負面影響
1.對檔案進館工作的負面影響。
檔案進館的標準是："保證全宗的完整，反映本機關主要職能活動，具有科學歷史研究價值，經過鑒定的具有永久保存的檔案”。檔案館在接收進館檔案時，首先要檢查驗收，看移交檔案是否符合進館標準，嚴禁不達標準的檔案進館。這就要求各單位在立卷工作中必須做好最關鍵的一環，檔案的價值鑒定工作，在立卷時力求準確判斷檔案的存留價值和正確劃分保管期限，將需長遠保存的檔案移交給檔案館。
各立檔單位鑒定檔案的態度對檔案能否順利移交起著至關重要的作用，如果不重視檔案鑒定工作，給檔案館移交的檔案不能全面系統地反映本單位主要職能活動，就會大大減弱進館檔案的社會利用價值，質量不達標的檔案也無法順利通過驗收，因此對檔案移交進館產生很大的負面影響。
2.對優化館藏的負面影響。
館藏檔案質量高低是衡量檔案館工作好壞的一個重要標準，而決定檔案質量好壞的關鍵一環是檔案的鑒定工作，能否使館藏檔案真實地記錄歷史，將歷史發展的精華留給子孫后代，取決于檔案館是否保存有高質量的檔案資料。
檔案館如果忽視檔案鑒定工作，對館藏檔案不及時鑒定銷毀，日積月累，許多過期檔案和無保存價值的檔案充斥館內，使館藏檔案龐大雜亂，對優化館藏產生很大的負面影響。
3.對檔案安全保護的負面影響。
檔案保護的中心任務是維護檔案的安全和完整。在浩如煙海的檔案資料中對需要永久保存的檔案安全保存并延長其壽命，并不是一件容易的事情，妥善保管檔案不僅要有好的管理人才，還必須具備一定的物質基礎。我們國家目前還不能給所有檔案館提供最好的保管條件，國家每年給檔案部門撥付的檔案搶救費也是有限的，這就需要我們在有限的空間里盡可能多地保存有價值的檔案資料。
對館藏檔案不及時鑒定，有價值和無價值的檔案混雜一起，不利于分級管理，檔案丟失和損壞不能及時發現，對珍貴檔案的安全保管極為不利。大量無保存價值的檔案充斥館內，使有限的館庫空間過早地被占用，保管條件得不到改善，給檔案的安全保護帶來很大的壓力，一旦發生天災人禍，來不及搶救重點檔案，對檔案的安全保護有很大負面影響。
4.對檔案提供利用的負面影響。
社會利用的需要，是決定檔案價值的主要標準，全部檔案工作最終目的都表現在提供檔案信息為社會服務這個集中點上。檔案能否創造社會效益和經濟效益，就要看我們保存的檔案是否有價值，因此，檔案利用工作必須使保存檔案從質和量上與社會需要吻合，從時間上與社會需要同步。各級各類檔案館根據本館的性質、特點和利用者的需要，將經過嚴格挑選，具有長遠保存價值的檔案為利用者提供，真正使館藏檔案為社會服務，否則滿足社會需要也就無從談起。
不重視檔案鑒定工作，龐大雜亂的館藏檔案不利于編制精確的檢索工具，不利于多快好省地錄入電子文件，不利于利用者迅速查找所需文件資料，影響利用者的檢索速度，增加工作人員的調卷負擔，給檔案的有效利用帶來極大的不便，對檔案提供利于有很大的負面影響。
5.對檔案館鑒定工作的負面影響。
館藏檔案是一種持續積累、世代相傳的過程，鑒定工作要求我們，檔案鑒定不僅從文件轉化為檔案時就開始鑒定，還應該對已經進館的檔案定期鑒定，該留的留，不該留的剔除銷毀，做到有進有出。
對館藏檔案不定期進行鑒定，長期下去，進館檔案不停增加，館內未加鑒定的檔案大量堆積，日積月累，使檔案館鑒定工作任務越來越重，今后的檔案鑒定工作更加難以開展，給未來的檔案鑒定工作留下后患，對檔案鑒定工作有很大的負面影響。
二 、產生負面影響的原因分析
1.缺乏適合各單位具體操作的理論依據
國家檔案局制定的檔案保管期限表是指明檔案保管期限的一種指導性文件，是各機關檔案室和各級各類檔案館進行檔案保存價值鑒定和劃分保管期限的依據和標準，具有很強的通用性，只列舉了各類型機關和單位都可能遇到的共有的文件類型及其活動中形成文件材料。但具體到各行業、各系統、各機關單位，僅僅根據國家檔案局頒發的保管期限表是不夠的，必須由本系統、本機關根據自己單位的特性單獨制定，制定出具體可行、便于檔案員理解和操作的檔案保管期限表,檔案員應該以本系統、本機關制定的檔案保管期限表為依據，在檔案鑒定中統一思想認識和判定標準。
就我們所遇到的大多數情況是，有相當數量的單位，根本沒有自己制定的保管期限表，在鑒定檔案中沒有具體可操作的理論依據，無章可循，因此無法解決鑒定工作中遇到的各種難題。比如，期限表里的"重要問題形成的文件材料、重要的會議、重要的請示、報告、總結……”，"一般工作問題的文件材料、一般會議的主要文件材料……”等等，對"重要”和"一般”，不同的人就有不同的理解，由此而常常出現同一份文件由于認識水平不一，在不同的人手里判定的結果也不一樣，這對科學鑒定檔案的存留價值和準確劃分保管期限極為不利。其結果有可能使一些重要文件被判剔除或銷毀，造成不可挽回的損失；一些沒有永久保存價值的檔案被組進卷內流入館內，影響館藏檔案質量；還有相當一部分檔案員在組卷時盡可能多的存留文件，擴大存留范圍，給館藏檔案的鑒定留下后患，由于沒有鑒定依據，鑒定工作失誤的后果無人承擔，責任無法追究。
2.缺乏高水平高素質的檔案人才。
檔案價值鑒定是一項及其復雜而艱巨的工作，有很大的難度，鑒定工作中人的主觀因素起著十分重要的作用，從文件轉化為檔案，進館后按什么級別保存，最終對沒有保存價值的檔案鑒定銷毀，始終取決于檔案鑒定人員的主觀見解，檔案鑒定人員決定著檔案的生殺大權，鑒定人員專業水平和文化素質的高低，決定著能否對檔案價值作出科學、正確的評判，決定著檔案鑒定質量的高低。
有些系統，尤其許多機關檔案室，大多數檔案員工作不固定，有些單位一人兼多職，無暇顧及鉆研檔案業務；有些單位換人頻繁，檔案員來不及熟悉業務；更有甚者，有些單位領導把檔案工作看作是一項可有可無的工作，讓工作能力差，文化水平低的人管理檔案。等等現象使檔案員在認識水平上有很大的局限，對檔案理解程度有很大偏差而無法準確把握檔案鑒定工作的尺度，其結果是鑒定過的檔案質量差，無法給檔案館移交。在檔案館缺乏專門的檔案鑒定人才，每當開展檔案鑒定工作時，面對大量待鑒定的檔案束手無策、意見不一而無法判定，最終使鑒定工作不了了之。
3.重視數量，忽視質量。
談到檔案資源建設，先考慮到檔案數量的增加，大多數人有多多益善的思想。首先，為增加檔案數量饑不擇食、盲目進館，接收檔案不檢查案卷質量，使一些沒有保存價值甚至重復的檔案資料流進館內，有些檔案館甚至接收大量早已過保管期限的財會憑證進館充數；其次，征集工作過于隨便，算不上名人的人物大量充斥名人行列，定性不準確，征集的地方特色檔案沒有地方特色；還有，對館藏檔案不及時鑒定銷毀，怕減少館藏數量，使沒有保存價值的檔案仍然堆放館庫內充數，不敢輕易判銷，怕減少館藏數量。
以上種種現象的目的是為了增加館藏數量，證明館藏檔案的豐富，有成就感，以此來作為增加編制、申請經費、擴建館庫的理由。其結果是表面看數量增加了，成績上去了，但這種不負責任的做法，使館藏檔案數量不斷增長的同時質量在不斷下降，對檔案資源建設極為不利，而且后患無窮。
4.重視接收和征集，忽視挖掘館藏資源。
沒有把接收征集檔案和挖掘館藏檔案資源有機地結合起來，眼光一致向外，大量接收、廣泛征集，想盡一切辦法接收和征集更多的檔案資料進館，無暇顧及館藏檔案的清理鑒定，對館藏檔案心中無數。
主要表現在，不清楚本館的特點和性質，不了解家底，缺什么和需要什么，一味接收征集，對館內已有的檔案資料卻沒有很好地整理編目、開展編研、提供利用，使許多珍貴檔案資料變成死資料，長期淹沒在館內無人知道，工作沒有目的性，其結果是接收、征集與提供利用脫節，存的目的沒有很好地發揮出來。
5.重視積累，忽視鑒定銷毀。
檔案資料隨著歷史的發展源源不斷地不停積累，整個社會的文件也有產生和消亡的過程，不可能全收全留，最終留給后代的應該是真實反映歷史的精華。檔案鑒定銷毀是為了去其糟粕，存其精華，充分利用館藏空間和設備的有效辦法，可以騰出更多的人力和財力，更多的空間，更好地保存有價值的珍貴檔案。
大多數檔案館不能正確看待檔案鑒定和銷毀問題，具體表現為：第一、一旦進館的檔案就認為是永久的，凡是永久檔案就永久不變。第二、檔案不同于圖書資料，沒有重復、不可再生，一旦銷毀就不可挽回。第三、盲目認為鑒定是為了銷毀，導致檔案數量減少，寧可將已經反復鑒定判銷的檔案打入冷宮，變成"永久待銷卷”，長期占用空間也不輕易銷毀。第四、鑒定銷毀檔案既要花費很大的人力和時間，又要承擔很大責任，吃力不討好，所以不輕易開展檔案鑒定工作。以上種種對檔案鑒定工作的錯誤認識，使檔案部門從上到下對檔案鑒定銷毀持不同意見，尤其對鑒定后的銷毀工作有一種懼怕心態，領導怕擔責任，判銷大筆一揮，以后一旦有責任就說不清，所以不愿在銷毀報告上簽字，長期下去，前人做的事后人不愿意動，新官不理舊事，對檔案鑒定銷毀工作持等和看的態度，使大多數檔案館的鑒定銷毀工作基本陷入停頓狀態。
6.重視檔案硬件設施，忽視案卷質量。
許多檔案館指導檢查下屬檔案部門走馬觀花、注重外表，主要看硬件設施，看庫房建設、看設備、看裝具、看卷皮、看數量，甚至看接待水平，就是不仔細檢查檔案質量。為此，許多檔案部門就會忽視檔案鑒定工作，抓表面工作不抓館藏檔案質量。其結果是，漂亮的新館、適度的溫控、堅固的密集架里，排列著外表看似整齊但內容雜亂、質量不高的檔案，根本不利于優化館藏。
三、消除鑒定工作滯后的對策
檔案鑒定工作滯后嚴重影響著檔案資源建設的健康發展，鑒定工作的好壞決定著國家檔案財富能否更好地積累和保存，從目前狀況看，檔案鑒定是一項很緊迫的工作，必須引起檔案界的高度重視，采取各種措施開展這項工作，我們不妨從以下幾方面抓起。
1. 從源頭抓起，把好檔案質量關。
檔案鑒定工作在不同的階段有不同的鑒定方法，最重要的是從根源上解決好檔案質量問題，想方設法把影響檔案質量的問題解決在萌芽狀態。
第一、重視檔案鑒定工作，檔案考核驗收和上等升級工作中增加鑒定工作的分值，以此引起各級檔案部門的重視，把鑒定工作作為一項必須要抓，而且常抓不懈的硬任務。
第二，鑒定工作好壞完全取決于人的主觀判斷，一定要重視檔案部門人才的引進和檔案員的培養，在鑒定工作中安排專業和文化素質高、知識面廣的人參加鑒定，并請專業豐富的專業人才和歷史學家當顧問，指導鑒定工作。
第三，深入了解各系統各單位的工作性質、特點和行文規則，科學地研究制定具體的可操作性的檔案保管期限表，期限表要盡可能地精確，盡量避免模棱兩可，使檔案員在檔案鑒定工作中有據可循，不要發生大的偏差。
第四，檔案進館前先到單位調查進館檔案的狀況，在驗收進館檔案時要做到心中有數，清楚檔案的整理質量，完整程度，確保檔案的完整性和期限劃分的準確性，在檔案進館時精挑細選嚴格把關，將有保存價值，需長遠保存的檔案移交進館，把不符合進館標準的檔案杜絕在館外。
2. 有計劃地開展館藏檔案鑒定工作。
第一、抱著對歷史負責的態度開展鑒定工作。對鑒定工作顧慮重重、不敢鑒定而持等、看、拖的態度是一種對歷史不負責任的態度，真正為檔案事業的百年大計考慮，應該敢于開展鑒定工作，敢于負責。各級各類檔案館應該把檔案鑒定工作列入每年檔案工作計劃中，使檔案鑒定工作能夠穩定、持續、長久地開展，不因種種原因而隨時中斷。鑒定工作可以和檔案開放審查、文件錄入、文件掃描同步進行，這樣可以在錄入和掃描前將沒有價值的檔案剔除，既鑒定了檔案又節約了錄入掃描階段所耗費的人力和財力。
第二、要科學細致地鑒定館藏檔案。檔案鑒定銷毀是一項有風險的工作，鑒定中要膽大心細，切忌簡單粗糙，為了降低鑒定工作的差錯率，讓政策水平高、業務能力強、知識面廣、熟悉館藏檔案的人員參加鑒定，鑒定后為防止有些檔案還可能利用和有參考價值，可以設置低標準的輔助庫房，將判銷的檔案緩刑幾年，在時間中更進一步地檢驗，讓時間來判定，但時間不可太久，否則就失去了鑒定銷毀的意義。
第三、在鑒定工作中要正確處理"存”與"毀”的問題。鑒定檔案的最終目的是更好地保存有價值的檔案，在鑒定工作中切忌只考慮如何"毀”，"毀”是為了更好的"存”，為了更好的"存”，就要適當的"毀”，要全面、正確、合理認識并處理好檔案"存”與"毀”之間的辯證關系，最終使館藏檔案處于較佳的管理狀態。
第四、在鑒定工作中正確處理好"質”與"量”的關系。
鑒定檔案在館藏數量上肯定會有減少，這是許多檔案館不愿意鑒定檔案的主要原因，我們在鑒定工作中要正確處理好數量和質量，龐雜與精煉的辯證關系，在量中求質，質中有量，數量不足的同時，激勵檔案館更加努力地去接收和征集高質量的檔案來補充館藏。
甘肅省檔案館近幾年對館藏雜亂無章和以前整理不規范的檔案進行清理鑒定和重新整理，從中發現許多現在看來非常珍貴的檔案，里面有民國時期土地和房屋買賣契約、老地圖、各種證件、證書、家信、老照片等有歷史參考價值的檔案資料346件,清理出民國時期20多個全宗的檔案800多卷，這些檔案從長遠看都有歷史參考價值，既消除了館藏檔案的死角，還補充了民國時期檔案偏少的問題，不但沒有由于鑒定檔案減少數量，反而增加了門類和數量。
第五、通過鑒定摸清館藏。檔案鑒定的過程可以說是調查館藏檔案狀況的過程，是摸清家底的一種好方式，通過鑒定知道館藏門類缺什么，應該補充什么。甘肅省檔案館在清理鑒定工作中發現館藏照片檔案整理不規范，目錄不清楚，于是對館藏照片檔案進行重新整理，對每一張照片都進行編目，共整理出照片14895張，底片945張，全部編目，錄入數據庫，更換統一裝具，使照片檔案既能安全保管又美觀整齊，而且從中發現許多從前不為人所知的珍貴照片資料，為檔案的編研利用打下基礎。通過鑒定發現有些館藏珍貴檔案破損嚴重，及時進行修復搶救，修復了朱德題詞、西路軍標語、清朝家譜圖等珍貴檔案16件，這些檔案在沒有清理鑒定時更本不知道其狀況，清理鑒定后對該留存整理的進行了整理，該搶救修復的進行了搶救。通過清理鑒定工作還總結出許多寶貴的經驗，讓今后的館藏檔案更加精煉，然后數量知不足而努力，門類知不足而補缺，質量知不足而改善，使館藏結構更趨完善合理。
4.該銷毀的果斷銷毀。
鑒定檔案的最終目的是銷毀，如果對沒有任何價值的檔案仍然不敢銷毀、沒有自信、優柔寡斷的結果是投入大量人力物力，最終還是不解決問題，鑒定工作就成為一紙空文，也失去了檔案鑒定的意義。鑒定工作到了最后的銷毀階段，領導要敢于在決定檔案命運的工作中膽大心細地認真負責，組織專家仔細審查銷毀清冊，在審查中該留的一定要留，不該留的堅決不留。最終寫出鑒定報告，提出處理意見，按照程序送主管部門審查批準，手續齊備后按規定的銷毀方式予以銷毀，工作結束后要寫鑒定銷毀工作總結，并保存好銷毀清冊、鑒定報告、銷毀意見等有關資料，最終使鑒定工作完滿結束。
檔案鑒定工作是加強檔案資源建設的必要前提和基礎，既關系到國家的當前利益，也關系到國家的長遠利益，可以克服和避免良莠不分而形成的對國家檔案保管資源的浪費，取得最佳的成本收益，為了使檔案資源建設更加健康穩定的發展，我們呼吁檔案部門引起對檔案鑒定工作的重視，以此推動檔案資源建設的健康發展。
參考書目：《現代檔案工作實務》（中國檔案出版社）
檔案鑒定工作起著優化館藏的重要作用，是檔案部門不可缺少的重要工作。近幾年我們通過檔案鑒定工作實踐和了解許多檔案館館藏現狀，深深體會到，檔案鑒定工作做的好，對檔案資源建有很大的促進作用，反之，會給檔案資源建設帶來極大的負面影響，我們從以下幾方面進行總結分析并提出消除負面影響的幾點建議。
一 、檔案鑒定工作滯后對檔案資源建設的負面影響
1.對檔案進館工作的負面影響。
檔案進館的標準是："保證全宗的完整，反映本機關主要職能活動，具有科學歷史研究價值，經過鑒定的具有永久保存的檔案”。檔案館在接收進館檔案時，首先要檢查驗收，看移交檔案是否符合進館標準，嚴禁不達標準的檔案進館。這就要求各單位在立卷工作中必須做好最關鍵的一環，檔案的價值鑒定工作，在立卷時力求準確判斷檔案的存留價值和正確劃分保管期限，將需長遠保存的檔案移交給檔案館。
各立檔單位鑒定檔案的態度對檔案能否順利移交起著至關重要的作用，如果不重視檔案鑒定工作，給檔案館移交的檔案不能全面系統地反映本單位主要職能活動，就會大大減弱進館檔案的社會利用價值，質量不達標的檔案也無法順利通過驗收，因此對檔案移交進館產生很大的負面影響。
2.對優化館藏的負面影響。
館藏檔案質量高低是衡量檔案館工作好壞的一個重要標準，而決定檔案質量好壞的關鍵一環是檔案的鑒定工作，能否使館藏檔案真實地記錄歷史，將歷史發展的精華留給子孫后代，取決于檔案館是否保存有高質量的檔案資料。
檔案館如果忽視檔案鑒定工作，對館藏檔案不及時鑒定銷毀，日積月累，許多過期檔案和無保存價值的檔案充斥館內，使館藏檔案龐大雜亂，對優化館藏產生很大的負面影響。
3.對檔案安全保護的負面影響。
檔案保護的中心任務是維護檔案的安全和完整。在浩如煙海的檔案資料中對需要永久保存的檔案安全保存并延長其壽命，并不是一件容易的事情，妥善保管檔案不僅要有好的管理人才，還必須具備一定的物質基礎。我們國家目前還不能給所有檔案館提供最好的保管條件，國家每年給檔案部門撥付的檔案搶救費也是有限的，這就需要我們在有限的空間里盡可能多地保存有價值的檔案資料。
對館藏檔案不及時鑒定，有價值和無價值的檔案混雜一起，不利于分級管理，檔案丟失和損壞不能及時發現，對珍貴檔案的安全保管極為不利。大量無保存價值的檔案充斥館內，使有限的館庫空間過早地被占用，保管條件得不到改善，給檔案的安全保護帶來很大的壓力，一旦發生天災人禍，來不及搶救重點檔案，對檔案的安全保護有很大負面影響。
4.對檔案提供利用的負面影響。
社會利用的需要，是決定檔案價值的主要標準，全部檔案工作最終目的都表現在提供檔案信息為社會服務這個集中點上。檔案能否創造社會效益和經濟效益，就要看我們保存的檔案是否有價值，因此，檔案利用工作必須使保存檔案從質和量上與社會需要吻合，從時間上與社會需要同步。各級各類檔案館根據本館的性質、特點和利用者的需要，將經過嚴格挑選，具有長遠保存價值的檔案為利用者提供，真正使館藏檔案為社會服務，否則滿足社會需要也就無從談起。
不重視檔案鑒定工作，龐大雜亂的館藏檔案不利于編制精確的檢索工具，不利于多快好省地錄入電子文件，不利于利用者迅速查找所需文件資料，影響利用者的檢索速度，增加工作人員的調卷負擔，給檔案的有效利用帶來極大的不便，對檔案提供利于有很大的負面影響。
5.對檔案館鑒定工作的負面影響。
館藏檔案是一種持續積累、世代相傳的過程，鑒定工作要求我們，檔案鑒定不僅從文件轉化為檔案時就開始鑒定，還應該對已經進館的檔案定期鑒定，該留的留，不該留的剔除銷毀，做到有進有出。
對館藏檔案不定期進行鑒定，長期下去，進館檔案不停增加，館內未加鑒定的檔案大量堆積，日積月累，使檔案館鑒定工作任務越來越重，今后的檔案鑒定工作更加難以開展，給未來的檔案鑒定工作留下后患，對檔案鑒定工作有很大的負面影響。
二 、產生負面影響的原因分析
1.缺乏適合各單位具體操作的理論依據
國家檔案局制定的檔案保管期限表是指明檔案保管期限的一種指導性文件，是各機關檔案室和各級各類檔案館進行檔案保存價值鑒定和劃分保管期限的依據和標準，具有很強的通用性，只列舉了各類型機關和單位都可能遇到的共有的文件類型及其活動中形成文件材料。但具體到各行業、各系統、各機關單位，僅僅根據國家檔案局頒發的保管期限表是不夠的，必須由本系統、本機關根據自己單位的特性單獨制定，制定出具體可行、便于檔案員理解和操作的檔案保管期限表,檔案員應該以本系統、本機關制定的檔案保管期限表為依據，在檔案鑒定中統一思想認識和判定標準。
就我們所遇到的大多數情況是，有相當數量的單位，根本沒有自己制定的保管期限表，在鑒定檔案中沒有具體可操作的理論依據，無章可循，因此無法解決鑒定工作中遇到的各種難題。比如，期限表里的"重要問題形成的文件材料、重要的會議、重要的請示、報告、總結……”，"一般工作問題的文件材料、一般會議的主要文件材料……”等等，對"重要”和"一般”，不同的人就有不同的理解，由此而常常出現同一份文件由于認識水平不一，在不同的人手里判定的結果也不一樣，這對科學鑒定檔案的存留價值和準確劃分保管期限極為不利。其結果有可能使一些重要文件被判剔除或銷毀，造成不可挽回的損失；一些沒有永久保存價值的檔案被組進卷內流入館內，影響館藏檔案質量；還有相當一部分檔案員在組卷時盡可能多的存留文件，擴大存留范圍，給館藏檔案的鑒定留下后患，由于沒有鑒定依據，鑒定工作失誤的后果無人承擔，責任無法追究。
2.缺乏高水平高素質的檔案人才。
檔案價值鑒定是一項及其復雜而艱巨的工作，有很大的難度，鑒定工作中人的主觀因素起著十分重要的作用，從文件轉化為檔案，進館后按什么級別保存，最終對沒有保存價值的檔案鑒定銷毀，始終取決于檔案鑒定人員的主觀見解，檔案鑒定人員決定著檔案的生殺大權，鑒定人員專業水平和文化素質的高低，決定著能否對檔案價值作出科學、正確的評判，決定著檔案鑒定質量的高低。
有些系統，尤其許多機關檔案室，大多數檔案員工作不固定，有些單位一人兼多職，無暇顧及鉆研檔案業務；有些單位換人頻繁，檔案員來不及熟悉業務；更有甚者，有些單位領導把檔案工作看作是一項可有可無的工作，讓工作能力差，文化水平低的人管理檔案。等等現象使檔案員在認識水平上有很大的局限，對檔案理解程度有很大偏差而無法準確把握檔案鑒定工作的尺度，其結果是鑒定過的檔案質量差，無法給檔案館移交。在檔案館缺乏專門的檔案鑒定人才，每當開展檔案鑒定工作時，面對大量待鑒定的檔案束手無策、意見不一而無法判定，最終使鑒定工作不了了之。
3.重視數量，忽視質量。
談到檔案資源建設，先考慮到檔案數量的增加，大多數人有多多益善的思想。首先，為增加檔案數量饑不擇食、盲目進館，接收檔案不檢查案卷質量，使一些沒有保存價值甚至重復的檔案資料流進館內，有些檔案館甚至接收大量早已過保管期限的財會憑證進館充數；其次，征集工作過于隨便，算不上名人的人物大量充斥名人行列，定性不準確，征集的地方特色檔案沒有地方特色；還有，對館藏檔案不及時鑒定銷毀，怕減少館藏數量，使沒有保存價值的檔案仍然堆放館庫內充數，不敢輕易判銷，怕減少館藏數量。
以上種種現象的目的是為了增加館藏數量，證明館藏檔案的豐富，有成就感，以此來作為增加編制、申請經費、擴建館庫的理由。其結果是表面看數量增加了，成績上去了，但這種不負責任的做法，使館藏檔案數量不斷增長的同時質量在不斷下降，對檔案資源建設極為不利，而且后患無窮。
4.重視接收和征集，忽視挖掘館藏資源。
沒有把接收征集檔案和挖掘館藏檔案資源有機地結合起來，眼光一致向外，大量接收、廣泛征集，想盡一切辦法接收和征集更多的檔案資料進館，無暇顧及館藏檔案的清理鑒定，對館藏檔案心中無數。
主要表現在，不清楚本館的特點和性質，不了解家底，缺什么和需要什么，一味接收征集，對館內已有的檔案資料卻沒有很好地整理編目、開展編研、提供利用，使許多珍貴檔案資料變成死資料，長期淹沒在館內無人知道，工作沒有目的性，其結果是接收、征集與提供利用脫節，存的目的沒有很好地發揮出來。
5.重視積累，忽視鑒定銷毀。
檔案資料隨著歷史的發展源源不斷地不停積累，整個社會的文件也有產生和消亡的過程，不可能全收全留，最終留給后代的應該是真實反映歷史的精華。檔案鑒定銷毀是為了去其糟粕，存其精華，充分利用館藏空間和設備的有效辦法，可以騰出更多的人力和財力，更多的空間，更好地保存有價值的珍貴檔案。
大多數檔案館不能正確看待檔案鑒定和銷毀問題，具體表現為：第一、一旦進館的檔案就認為是永久的，凡是永久檔案就永久不變。第二、檔案不同于圖書資料，沒有重復、不可再生，一旦銷毀就不可挽回。第三、盲目認為鑒定是為了銷毀，導致檔案數量減少，寧可將已經反復鑒定判銷的檔案打入冷宮，變成"永久待銷卷”，長期占用空間也不輕易銷毀。第四、鑒定銷毀檔案既要花費很大的人力和時間，又要承擔很大責任，吃力不討好，所以不輕易開展檔案鑒定工作。以上種種對檔案鑒定工作的錯誤認識，使檔案部門從上到下對檔案鑒定銷毀持不同意見，尤其對鑒定后的銷毀工作有一種懼怕心態，領導怕擔責任，判銷大筆一揮，以后一旦有責任就說不清，所以不愿在銷毀報告上簽字，長期下去，前人做的事后人不愿意動，新官不理舊事，對檔案鑒定銷毀工作持等和看的態度，使大多數檔案館的鑒定銷毀工作基本陷入停頓狀態。
6.重視檔案硬件設施，忽視案卷質量。
許多檔案館指導檢查下屬檔案部門走馬觀花、注重外表，主要看硬件設施，看庫房建設、看設備、看裝具、看卷皮、看數量，甚至看接待水平，就是不仔細檢查檔案質量。為此，許多檔案部門就會忽視檔案鑒定工作，抓表面工作不抓館藏檔案質量。其結果是，漂亮的新館、適度的溫控、堅固的密集架里，排列著外表看似整齊但內容雜亂、質量不高的檔案，根本不利于優化館藏。
三、消除鑒定工作滯后的對策
檔案鑒定工作滯后嚴重影響著檔案資源建設的健康發展，鑒定工作的好壞決定著國家檔案財富能否更好地積累和保存，從目前狀況看，檔案鑒定是一項很緊迫的工作，必須引起檔案界的高度重視，采取各種措施開展這項工作，我們不妨從以下幾方面抓起。
1. 從源頭抓起，把好檔案質量關。
檔案鑒定工作在不同的階段有不同的鑒定方法，最重要的是從根源上解決好檔案質量問題，想方設法把影響檔案質量的問題解決在萌芽狀態。
第一、重視檔案鑒定工作，檔案考核驗收和上等升級工作中增加鑒定工作的分值，以此引起各級檔案部門的重視，把鑒定工作作為一項必須要抓，而且常抓不懈的硬任務。
第二，鑒定工作好壞完全取決于人的主觀判斷，一定要重視檔案部門人才的引進和檔案員的培養，在鑒定工作中安排專業和文化素質高、知識面廣的人參加鑒定，并請專業豐富的專業人才和歷史學家當顧問，指導鑒定工作。
第三，深入了解各系統各單位的工作性質、特點和行文規則，科學地研究制定具體的可操作性的檔案保管期限表，期限表要盡可能地精確，盡量避免模棱兩可，使檔案員在檔案鑒定工作中有據可循，不要發生大的偏差。
第四，檔案進館前先到單位調查進館檔案的狀況，在驗收進館檔案時要做到心中有數，清楚檔案的整理質量，完整程度，確保檔案的完整性和期限劃分的準確性，在檔案進館時精挑細選嚴格把關，將有保存價值，需長遠保存的檔案移交進館，把不符合進館標準的檔案杜絕在館外。
2. 有計劃地開展館藏檔案鑒定工作。
第一、抱著對歷史負責的態度開展鑒定工作。對鑒定工作顧慮重重、不敢鑒定而持等、看、拖的態度是一種對歷史不負責任的態度，真正為檔案事業的百年大計考慮，應該敢于開展鑒定工作，敢于負責。各級各類檔案館應該把檔案鑒定工作列入每年檔案工作計劃中，使檔案鑒定工作能夠穩定、持續、長久地開展，不因種種原因而隨時中斷。鑒定工作可以和檔案開放審查、文件錄入、文件掃描同步進行，這樣可以在錄入和掃描前將沒有價值的檔案剔除，既鑒定了檔案又節約了錄入掃描階段所耗費的人力和財力。
第二、要科學細致地鑒定館藏檔案。檔案鑒定銷毀是一項有風險的工作，鑒定中要膽大心細，切忌簡單粗糙，為了降低鑒定工作的差錯率，讓政策水平高、業務能力強、知識面廣、熟悉館藏檔案的人員參加鑒定，鑒定后為防止有些檔案還可能利用和有參考價值，可以設置低標準的輔助庫房，將判銷的檔案緩刑幾年，在時間中更進一步地檢驗，讓時間來判定，但時間不可太久，否則就失去了鑒定銷毀的意義。
第三、在鑒定工作中要正確處理"存”與"毀”的問題。鑒定檔案的最終目的是更好地保存有價值的檔案，在鑒定工作中切忌只考慮如何"毀”，"毀”是為了更好的"存”，為了更好的"存”，就要適當的"毀”，要全面、正確、合理認識并處理好檔案"存”與"毀”之間的辯證關系，最終使館藏檔案處于較佳的管理狀態。
第四、在鑒定工作中正確處理好"質”與"量”的關系。
鑒定檔案在館藏數量上肯定會有減少，這是許多檔案館不愿意鑒定檔案的主要原因，我們在鑒定工作中要正確處理好數量和質量，龐雜與精煉的辯證關系，在量中求質，質中有量，數量不足的同時，激勵檔案館更加努力地去接收和征集高質量的檔案來補充館藏。
甘肅省檔案館近幾年對館藏雜亂無章和以前整理不規范的檔案進行清理鑒定和重新整理，從中發現許多現在看來非常珍貴的檔案，里面有民國時期土地和房屋買賣契約、老地圖、各種證件、證書、家信、老照片等有歷史參考價值的檔案資料346件,清理出民國時期20多個全宗的檔案800多卷，這些檔案從長遠看都有歷史參考價值，既消除了館藏檔案的死角，還補充了民國時期檔案偏少的問題，不但沒有由于鑒定檔案減少數量，反而增加了門類和數量。
第五、通過鑒定摸清館藏。檔案鑒定的過程可以說是調查館藏檔案狀況的過程，是摸清家底的一種好方式，通過鑒定知道館藏門類缺什么，應該補充什么。甘肅省檔案館在清理鑒定工作中發現館藏照片檔案整理不規范，目錄不清楚，于是對館藏照片檔案進行重新整理，對每一張照片都進行編目，共整理出照片14895張，底片945張，全部編目，錄入數據庫，更換統一裝具，使照片檔案既能安全保管又美觀整齊，而且從中發現許多從前不為人所知的珍貴照片資料，為檔案的編研利用打下基礎。通過鑒定發現有些館藏珍貴檔案破損嚴重，及時進行修復搶救，修復了朱德題詞、西路軍標語、清朝家譜圖等珍貴檔案16件，這些檔案在沒有清理鑒定時更本不知道其狀況，清理鑒定后對該留存整理的進行了整理，該搶救修復的進行了搶救。通過清理鑒定工作還總結出許多寶貴的經驗，讓今后的館藏檔案更加精煉，然后數量知不足而努力，門類知不足而補缺，質量知不足而改善，使館藏結構更趨完善合理。
4.該銷毀的果斷銷毀。
鑒定檔案的最終目的是銷毀，如果對沒有任何價值的檔案仍然不敢銷毀、沒有自信、優柔寡斷的結果是投入大量人力物力，最終還是不解決問題，鑒定工作就成為一紙空文，也失去了檔案鑒定的意義。鑒定工作到了最后的銷毀階段，領導要敢于在決定檔案命運的工作中膽大心細地認真負責，組織專家仔細審查銷毀清冊，在審查中該留的一定要留，不該留的堅決不留。最終寫出鑒定報告，提出處理意見，按照程序送主管部門審查批準，手續齊備后按規定的銷毀方式予以銷毀，工作結束后要寫鑒定銷毀工作總結，并保存好銷毀清冊、鑒定報告、銷毀意見等有關資料，最終使鑒定工作完滿結束。
檔案鑒定工作是加強檔案資源建設的必要前提和基礎，既關系到國家的當前利益，也關系到國家的長遠利益，可以克服和避免良莠不分而形成的對國家檔案保管資源的浪費，取得最佳的成本收益，為了使檔案資源建設更加健康穩定的發展，我們呼吁檔案部門引起對檔案鑒定工作的重視，以此推動檔案資源建設的健康發展。
參考書目：《現代檔案工作實務》（中國檔案出版社）
