檔案數字化，是指利用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁盤、磁帶、光盤等數字載體上并能被計算機處理的圖像或文本的過程。其基本的原則是使檔案信息資源得到共享，并能準確、方便、快捷地提供利用，以滿足社會的需求。

　　一、 甘肅省數字化工作的現狀
　　甘肅省檔案局自1997年開始數字化試點工作以來，積極帶領全省檔案部門進行檔案數字化工作。截至2009年底，全省各國家級檔案館已錄入開放檔案案卷目錄153.62萬條，文件級目錄1545.37萬條，掃描檔案全文約990萬幅。現在目錄錄入工作基本在全省101個國家級檔案館（包括1個省級館、14個市州館及86個縣級館）全面展開，全文掃描工作也已在大多數有條件的綜合檔案館進行。

　　二、檔案數字化管理方式的誤區
　　對檔案的數字化工作，主要目的是為避免因頻繁使用所造成檔案原件的破損、字跡褪色等安全問題，同時以高速、便捷、現代的管理方式為檔案利用人提供服務。當前，社會大眾對檔案的利用要求，已由傳統的紙質利用向數字利用轉變，因此，如何滿足社會需求，如何提高檔案提供利用能力，已經成為檔案部門亟需解決的問題。
　　我們已采用了各種方法來加強檔案的數字化的管理和建設，其中包括采用先進的方案管理軟件、對實體檔案進行數字化加工等。這些舉措都能部分滿足現今檔案管理和利用的需要，不過大家都還處在摸著石頭過河的階段，或多或少存在誤區和不足。
　　誤區之一：預期過高與太過悲觀
　　一方面，檔案部門在上信息化項目之初，都會預期過高，認為買了一套系統就萬全了，以為"買了軟件，問題就都解決了” ，其實，這是一個很大的誤區。當然好的系統有助于提升管理的水平，有助于科學機制的運行，也有助于創新活動的開展。但無論再好的系統，都不可能替代檔案人的工作。指望檔案管理系統可以自動解決管理問題或自動提升管理水平，是不現實的，也是不合理的。
　　另一方面，與預期過高相對，"太過悲觀”，對檔案信息化建設所帶來的效用沒有充分認識，認為檔案軟件只是一種普通的工具，甚至認為"IT無用”，也是很大的誤區。之所以將這兩個誤區放在一起，是因為它們的實質是一樣的，都是對信息化的作用缺乏正確認識。
　　實際上，信息系統不是普通工具，絕不可以忽視它的作用。它是一種革命性的工具，正如蒸汽機這種工具一樣，它會給工作生活的各個方面都帶來革命性的變化。對于信息系統正確的觀點應該是：
　　（1）信息系統是一個工具。我們既不要夸大它，認為它是萬能的；也不要低估它，認為它只是一個普通的工具，甚至認為它是無用的。
　　（2）它是一種能帶來革命性變革的工具，它能帶來管理提升，但它本身并不等同于現代管理。
　　（3）管理者的工作不會因為它而消失，只會因為它而提升。
　　誤區之二：重完成指標量化，輕質量
　　近幾年，好多檔案部門都是由上而下地制定下達數字化任務，包括每年完成多少條目的錄入，多少全文的掃描。有條件的地方還給經濟困難的區縣配備了相應數字化的軟硬件，這確實有利于數字化的工作的推進。但是，有些區縣由于人員及經費等原因的限制，只是拼命地完成任務，對檔案目錄錄入的準確與否就根本沒有校對，對掃描的全文也沒有按照《紙質檔案數字化技術規范(中華人民共和國檔案行業標準 )》去修圖。很多的地方只是對全文進行了掃描而沒有和目錄形成掛接，所以就更談不上有效的查詢利用了。因此，加強數字化的質量才是數字化有利用價值的根本。
　　誤區之三：能實現全文檢索是最好的
　　在數字化加工完成以后最重要的就是利用了，現在有好多檔案部門及檔案軟件開發公司最看重的就是實現全文檢索了，這在有些題名和全文相差很大的文件（譬如人物任免）方面確實有非常好的檢索準確率，但是由于全文檢索需要對掃描的圖片進行識別后才能夠檢索，這就相應增加了系統負擔，導致檢索速度的變慢。所以本人認為一般情況下使用目錄檢索全文瀏覽的方式是比較合理的，而把人物任免及職稱等方面的文件單獨建立人物數據庫來檢索，這樣既能保證查全查準又能減少檢索時間。
　　誤區之四：全文掃描中只抓圖片的質量
　　在我們全文掃描過程中往往會遇到只關注掃描的質量及數字化有關的方面，而往往忽視了檔案原件的前處理過程及復原裝訂問題，這其實是一個最可怕的事情。如果我們的檔案原件因為數字化而導致裝訂錯亂或者丟失那就是得不償失的了。所以我們在全文掃描時首先應制定相應的掃描流程等方面的制度，這樣才能確保檔案原件的安全。

　　三、數字化建設工作中的有關問題探討

　　（一）加工各個工作環節的資料存留問題
　　對一批檔案數字化加工完成后，我們應將前處理過程中登記的所有報表及時整理存放，然后編寫這批檔案的數字化加工說明、包括全宗號、目錄號、年代、案卷總數、件數、總頁數、加工環境、電子數據容量、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等形式一套完整、規范的資料，保存起來，以備未來之需。首先，它是紙數字化檔案數據有章可循的依據，如果數字化后的數據在驗收時或使用時發現問題，它們是會查問題解決問題的最重要的依據，其次這也是留給活人的文字記錄，是保證檔案數字化工作前后一致和銜接不同時期、不同全宗檔案數字化工作的有效手段。當然做這些工作要付出額外增加工作量的代價，一般單位或數字化公司都是不愿意這么做的。
　　（二）掃描件和非掃描件的界定
　　根據DA / T 31 一2005 紙質檔案數字化技術規范5.3 區分掃描件和非掃描件"無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿”的要求，我們大部分檔案確實只需掃描正式件即可，但是在遇到比較特殊的檔案時還需特殊對待。比如《憲法》，如果利用者只想利用《憲法》內容本身，查找第幾款第幾條，只看正本就夠了，再有《憲法》都有公開發行本，直接查找發行本就行了，根本不用到檔案館來查，所以掃描只掃描正本，就能滿足這部分利用者的利用目的了。但是如果想看《憲法》的形成過程、起草過程、修改過程等，僅看正本是遠遠不夠的，還要看歷史的修改搞及形成《憲法》的有關檔案。這就要求正本、定稿、草稿必須同時所掃描，不應該割裂檔案的前后形成關系，造成檔案數據的不完整。
　　（三）刻錄檔案數據光盤的選擇及存放
　　紙質檔案數字化完成后,為保證數據的安全,光盤大多做為脫機備份的載體之一被使用起來。首先，光盤質量的好壞直接影響到檔案數據能否長期保存和使用。筆者認為最合理最現實的辦法是檔案的科研部門設立一個機構,設立一個專門檢測光盤質量的機構,對市場上的各種光盤進行檢測,有針對性地定期發布一個擁有各種檢測數據的質量檢測報告。其次，光盤的選用以前是VCD的，現在大多又用DVD的，這樣過若干年以后在讀取上有沒有問題很讓人擔心。第三，光盤的存放也是五花八門，有的插冊存放，有的裝在硬塑盒里，有放在光盤柜的，有存放在光盤庫的，所以筆者認為很有必要探討一種既經濟又實惠的方式推廣使用。
　　（四）數據格式及系統接口的統一問題
　　由于數字化管理軟件的不統一導致數據格式的不同，加之后臺數據庫也沒有統一這必然導致數據在接收時需要接口軟件，如果在檔案管理軟件行業內部沒有一個統一的接口標準，那么大量移交進館的數據就不能接收進數據庫。
　　
　　數字化工作是一項長期而艱巨的工作，檔案數字化管理方式需要在實踐中及時總結以便把數字化的工作做的更好，同時把在數字化建設中遇到的各方面問題提出來也是給數字化建設的一個非常好的借鑒。