【摘 要】項目檔案信息資源的共享有利于項目資料的綜合利用。現階段，項目檔案信息資源的共享和高效利用已經成為相關行政主管部門和科研機構關注的重點。本文分析了項目檔案信息資源共享理論、意義、支撐體系，并提出了項目檔案信息資源共享措施及建議。

　　【關鍵詞】項目檔案；信息資源；共享

　　隨著現代辦公的網絡化、信息化、數據化特征不斷凸顯，加強檔案信息資源共享在項目管理工作的應用，已經成為提高工作效率，順應時代發展趨勢的重中之重。現階段，我國項目檔案信息資源的構建還主要依靠各級項目主管部門進行獨立管理，項目檔案信息資源之間缺乏統一性和共享性，使得項目檔案信息資源處于一種孤島的狀態，很難最大化的發揮這些信息的價值，難以滿足當代項目管理工作的要求，無法有效地服務于新時期的項目建設事業發展。

　　1 項目檔案信息資源概述

　　項目檔案信息是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。

　　項目檔案信息資源的作用主要體現在三個方面。第一、決策支持。項目檔案信息資源是項目管理者決策的重要依據，項目管理者通過收集、分析、總結這些反應客觀事實的信息能夠為決策提供可靠的保障。第二，參考作用。項目檔案信息是工程項目建設全過程的真實記錄，它承載了前人積累的豐富知識和經驗教訓，依此為參考能夠收獲比其他資料更可靠的效果。在工程項目建設中，項目檔案信息不僅對項目建設、運行、維護、改擴建等具有考察、憑證作用，還可以為政府審批部門及審計、稽查單位對項目的監管、事故調查和社會監督提供參考依據和有力支撐。第三，重要組成部分。隨著社會發展，國家對基礎設施的投入不斷加大，對工程項目的安全、質量、進度、投資、廉潔五大控制的要求也更加嚴格、規范。項目檔案信息是建設施工中的一項重要組成部分，是工程項目建設及驗收的必備條件，對項目竣工驗收具有否決權。

　　2 項目檔案信息資源共享的意義

　　（1）項目檔案信息資源共享是一種新型的檔案管理模式，是工程管理、專業技術、檔案管理工作有機融合的產物，是順應信息化發展趨勢的必然選擇。

　　（2）項目檔案信息中擁有豐富的檔案資源、服務設施和專業人才信息，通過信息資源共享，可將這些潛在的共享價值轉化為公共服務優勢，在各領域的項目建設中發揮重要作用。提高項目檔案信息資源的社會共享水平，關系到國家運用項目檔案"鑒往知未，推陳出新”建設的發揮程度，有助于提升我國經濟社會發展的軟實力。

　　（3）項目檔案信息資源的共享在國家軍事物資儲備、調撥及國內、國際救災、援助等方面具有極大潛能，具有一定的戰略意義。

　　3 項目檔案信息資源共享的支撐體系

　　項目檔案信息資源共享是一項工程量十分浩大，內部關系較為復雜的系統，其中還涉及到人們意識形態的不同和行業部門的利益沖突，僅僅依靠先進的信息處理及共享技術是無法完全解決的。在項目檔案信息資源共享構建的過程中，需要認真處理好五個方面的關系，才有可能最大限度的進行項目案信息資源的共享。這五個方面分別為用戶需求、組織管理、共享規則與標準、檔案驅動及共享技術。用戶的需求是前提，了解用戶的需求才能以此為驅動，從而制定檔案信息資源共享的框架，明晰信息資源整合的方向，從而更加具有針對性的設計共享平臺的功能模塊。模塊建立后就需要確定用什么樣的規則和標準約束共享活動，又以什么樣的技術才能支撐共享的實現。這五個方面是相互促進、相互影響的，它們共同構成了項目檔案信息資源共享的支撐體系。

　　4 項目檔案信息資源共享措施及建議

　　（1）在共享范圍內組件統管全局的領導機構　

　　項目檔案信息資源共享應立足于全局性的統籌規劃之下。項目檔案信息資源共享波及范圍可能會很廣，從資源整合到門戶網站的建設繼而到資源共享，都需要全局性的統籌規劃。必須在整個過程中建立一個統管全局的中心，組建具有國家權威性的領導機構以扭轉目前項目檔案管理上整體性差、條塊分割的局面，將負有共同使命的各類型檔案館在新的層次上加以綜合和整體化，把各級各類檔案館視為相互連接的節點，集中在統一的領導機構下進行管理。

　　建議該領導機構的形式分為橫向型和縱向型兩種，其中，橫向型是以地域來劃分，按照不同省市，在各自地域范圍內，由地方政府部門作為領導機構，統一組織與協調本地域內項目檔案信息資源共享工作，比如民生、市政建設等民用項目；縱向型是以行業來劃分，在不同行業中以各自頂層主管部門作為領導機構，統一組織與協調本行業中項目檔案信息資源共享工作，比如軍工、國防等行業的涉密項目。

　　（2）采用分布式的共享模式

　　在全局性的統籌規劃指導下，項目檔案信息資源共享建設的各組織成員將以何種方式進行合作共建從而達到共享，這就涉及到共享模式問題。項目檔案信息資源的用戶包括：項目部門單位內部的員工，項目系統上下級單位、同級兄弟單位用戶、其他部委相關單位用戶以及社會公眾等。這些用戶可以進一步歸為三大類：本單位用戶、項目系統內其它單位用戶和項目系統外用戶。因此，項目檔案信息資源共享的總體模式采用分布式的共享模式，即通過物理上分布、邏輯上統一的各級項目檔案管理系統，實現各級項目檔案信息資源的自治管理、安全交換和分級共享。各級項目檔案管理部門通過本部門項目檔案共享系統的自治實現面向內部人員的資源共享。為了確保上級對下級檔案信息資源的監督指導，下級單位需通過互操作技術實時或定時的向上級進行項目檔案信息資源元數據的交換，同級部門為了實現環境應急，也可進行數據交換，社會公眾等外部用戶只能通過項目檔案信息共享系統進行項目檔案的查閱。

　　（3）建立項目檔案信息資源共享標準規范體系

　　項目檔案信息資源共享標準及規范體系是保障信息交換、共享、用戶權限使用等活動的核心。標準和規范約束著項目檔案信息資源共享全過程中的各種行為，確保檔案信息資源能夠有效、有序、安全、優質的被充分共享利用。項目檔案信息資源共享標準體系架構主要由三個部分組成，這三個部分分別是指導性標準，通用性標準和專用性標準。指導性標準旨在為共享提供指導性或者參考性的依據，比如項目管理辦法和分類體系等。通用性標準是指信息共享過程中具有廣泛適用性的條款。專用性標準主要是針對某一專業應用，具有專用性條款的標準。從檔案信息資源管理的過程來看，這些標準又可以被進一步的歸納為：檔案信息資源采集或者管理標準、交換標準、共享標準和其他基礎性標準等。

　　（4）處理好共享與保密的關系

　　由于檔案通常形成于本單位的工作活動中，是本單位活動中的創造成果，因此一些材料在一定時間內僅限于規定的控制范圍內使用。尤其是部分項目檔案信息涉及國家的政治、軍事、經濟和技術秘密，一旦泄露，會對國家和社會的安全和利益造成難以預測的損失和危害，在閱讀、使用時必須進行限制。因此在項目檔案信息資源的開發利用過程中必須考慮項目檔案的內向性、機密性，維護國家和社會的安全和利益，保護檔案形成者自身的合法權益。

　　參考文獻：

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