隨著改革開放的不斷深化、透明政府政務(wù)公開的不斷打造、社會(huì)公眾信息知情權(quán)的日益體現(xiàn)，檔案信息作為國家信息資源的重要組成部分，各級(jí)檔案行政管理部門和各級(jí)檔案館，正在扮演著越來越重要的角色。具體地看，檔案信息化也可以理解為檔案信息實(shí)現(xiàn)“三化”；一是檔案信息的數(shù)字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；三是檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。近幾年，我們?nèi)屎蛥^(qū)檔案局在信息化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效。
一、充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性
1、檔案信息化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、檔案信息化，可用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策的及時(shí)正確、管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息化有著獨(dú)特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要的作用。
3、檔案信息化，可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性；可提供豐富的具有地方特色的知識(shí)，進(jìn)行愛國主義教育等等。
4、檔案信息化，可避免出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)的日趨普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。
二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和主要任務(wù)
我認(rèn)為檔案信息化建設(shè)至少應(yīng)該包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、材料規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。
1、基礎(chǔ)設(shè)施。主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連結(jié)的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)（也就是局域網(wǎng)和內(nèi)、外網(wǎng)）等三種類型。
2、檔案信息資源建設(shè)。主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案（包括文書檔案、聲像檔案等）的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。
3、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案文件格式、數(shù)據(jù)背景信息、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CGD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理規(guī)范》等國家標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)頒布或即將頒布，我們都要認(rèn)真貫徹實(shí)施。
4、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。我們要依靠上級(jí)檔案行政管理部門的有關(guān)科研院所的技術(shù)力量，運(yùn)用先進(jìn)、適用和可靠的檔案管理軟件。
5、人才隊(duì)伍建設(shè)。這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理的水平。
在加強(qiáng)檔案信息化規(guī)劃和建設(shè)的時(shí)候，要正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系。“路”，就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，“車”就是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件，“貨”就是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”就是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，“駕駛員”就是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨就沒有意義；路修得再好，車再先進(jìn)，沒有優(yōu)秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，必須把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心來抓。
三、檔案信息化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從2001年開始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2004年底，全區(qū)文件級(jí)目錄累計(jì)達(dá)58萬余條。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，不斷完善文件數(shù)據(jù)庫。
2、建立檔案館局域網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)文件級(jí)目錄機(jī)讀檢索和電子文件信息，在學(xué)中干，在干中學(xué)。檔案人員不僅要成為檔案信息的管理者，而且要成為檔案信息利用的咨詢者和檔案信息的傳播者。
3、建立檔案局（館）網(wǎng)站。在黨政網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱服務(wù)；舉辦網(wǎng)上展覽，展示我區(qū)近年來獲得的國家級(jí)（省級(jí)）榮譽(yù)；分專題反映仁和區(qū)的發(fā)展變化歷程；建立和完善網(wǎng)上現(xiàn)行文件服務(wù)中心，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于我區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境，為實(shí)現(xiàn)“富民強(qiáng)區(qū)”目標(biāo)服務(wù)。
4、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。目前，要求各單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙套制，將電子文件拷貝兩套，異地保存，將來隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。
5、加大檔案管理軟件推廣力度。截止2004年底，全區(qū)一級(jí)單位僅有一家未實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，今后，我們要加大檔案管理系統(tǒng)的推廣力度，二級(jí)單位、村（社區(qū)）也要逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案；要依托辦公自動(dòng)化，做到文檔一體化；要及時(shí)遷移電子文件，隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，應(yīng)及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的安全性和有效性。
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又艱巨的任務(wù)，不可能一步到位。我們要分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。