檔案現代化1
對推進國有企業檔案管理現代化的思考
攀鋼集團礦業有限公司 譚伯紅
【內容摘要】推進企業檔案現代化建設，必須從思想觀念的現代化、組織管理的現代化、人員隊伍建設的現代化入手，從加強檔案硬件設施、信息系統建設入手，實現向標準化、文檔一體化和數字化轉變，達到在網絡上編制檔案檢索工具、主動開展編研和主動開展檔案服務，才能提高國有企業檔案管理現代化建設水平，為企業發展提供良好的檔案信息服務。
關鍵詞：檔案管理 信息化 數字化 網絡化 現代化
當前，科學技術特別現代信息技術的迅猛發展和不同領域日益廣泛應用，大大加速了世界經濟的現代化進程。檔案管理作為社會行業的一個分支，檔案管理現代化是社會現代化的重要組成部分。企業檔案實行現代化管理，是社會發展和企業檔案發展的必然要求。因此，推進企業檔案現代化管理，實現檔案管理觀念、信息技術、裝備水平等方面的現代化已經成為檔案工作最重要、最為緊迫的任務。
一、依靠“三到位”，推進檔案基礎建設
推進檔案管理現代化，領導重視和支持是關鍵。企業領導始終如一的高度重視檔案管理現代化工作，其前提做到思想認識到位、組織到位和人員配置“三個到位”，才能促進國有企業檔案管理現代化工作做在前。
（一）做到認識到位。檔案管理現代化意識的超前化，是推進檔案工作建設的前提。作為國有企業領導人員必須要始終堅持檔案工作是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”，要把推進檔案管理現代化建設提高到前所未有的高度，列入重要議事日程，作為企業一項重要的基礎管理工作擺在突出位置，納入企業的目標管理、企業整體發展規劃，制定檔案管理現代化發展規劃和年度計劃，做到檔案管理現代化工作與公司其它工作一起安排、一起布置、一起落實、一起檢查、一起考核。同時，建立嚴格的目標工作責任制。企業要把電子檔案的收集、整理、保管、利用納入檔案管理程序和崗位職責，負責對電子文件的形成、歸檔工作提出要求并進行監督和指導，實行目標管理、并落實到人。企業的領導人員要非常關心和支持檔案工作，每年要定期研究檔案信息化工作的重大事項、重要問題，并定期聽取檔案部門的工作匯報，經常過問檔案管理現代化工作推進情況，支持檔案部門依法開展工作，想方設法創造條件，幫助解決檔案工作中在人、財、物方面的困難和問題，促進檔案現代化管理工作的深入開展。
（二）做到組織到位。檔案現代化建設，不只是檔案一個部門的工作，還需要很多部門和很多相關人員的齊抓共管，配合做大量工作，才能抓出成效。企業要根據檔案管理建設的要求，及時成立企業檔案現代化建設領導小組，加強企業檔案現代化工作的領導、規劃和組織協調，以確保企業檔案現代化建設有計劃、有步驟的順利實施。還必須從制度進行保障上，要制定《企業檔案現代化建設管理辦法》，對檔案現代化建設進行明確分工，進一步明確企業部門和單位的職責，信息化建設的內容、時間等，把檔案現代化建設作為企業的一項重要內容，納入企業經濟責任制，加大檔案現代化建設工作安排、檢查與考核的力度，從而確保企業檔案現代化建設的順利推進。
（三）做到人員到位。企業要開展檔案現代化建設，就必須有一流的檔案人才來保證，就必須有一支在思想上、業務上過硬的檔案管理隊伍。為此，必須在檔案管理人員的配置上嚴格把關，把素質好、文化程度高、責任心強、熟練掌握計算機操作技術、能勝任檔案管理的人員選配到檔案工作崗位上，并保持相對穩定。同時加強對檔案人員的信息業務技能培訓，全面加強檔案信息化業務培訓，將電子文件歸檔、檔案管理系統應用、檔案數字化加工等技術納入培訓內容。對企業專（兼）職檔案人員都必須經過檔案信息化專業知識的培訓，按照檔案信息化建設的要求不斷更新觀念，學習新知識，掌握新技能。
二、依靠“三個投入”，推進檔案信息化建設
檔案信息化建設是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。推進企業的檔案信息化建設，是一項系統工程，涉及到企業的整個信息化建設。要實現檔案信息設施的現代化，必須要有完備的硬件設備和軟件系統作支撐，必須通過加大對硬件設施、網絡平臺和應用軟件“三個投入”，才能促進檔案信息化建設。
（一）加大硬件設施建設投入。檔案信息化建設是一項大投入、長積累基礎性工作。企業要強化檔案信息化基礎設施建設，一方面要配備、創設具備電子文件存儲、檢測、遷移、備份等設施和保管條件，投入一定資金配備適應檔案信息化建設的要求的高性能計算機及復印、掃錨、錄音、數碼照相機等設備，為實現檔案現代化管理創造了良好條件。另一方面加大檔案庫室建設投入。要按照檔案庫房“八防”要求，做到檔案庫房寬敞明亮、通風，根據不同條件，配備除濕機、空調等設施，在檔案庫室建設、溫濕度控制、防火防盜報警、檔案裝具等方面力求達到國家標準。
（二）加大檔案信息資源建設投入。數字化的檔案信息是檔案信息化建設的前提和關鍵，而其最終的落腳點在于各級各類檔案數據庫建設。一是建設目錄數據庫，建立企業檔案目錄搜索引擎。加快檔案目錄數據庫建設，錄入室藏檔案案卷級目錄，規范檔案移交程序，實現快捷、高效、網絡化的查詢，提高檔案檢索利用效率和服務質量。二是積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。通過掃描、翻拍等手段，從館藏珍貴檔案入手，有計劃、有步驟地對館藏的檔案資料進行數字化技術處理，加強電子文件歸檔管理，實現檔案全文信息的機檢，實現網絡全文查閱、下載、檔案信息資源共享等功能，不斷提高服務效率和質量。
（三）加大檔案管理系統建設投入。檔案管理系統是檔案信息化建設不可或缺的工具和平臺，隨著數字企業進程的不斷推進，檔案管理系統的主要功能必須向檔案自動化管理和數據庫建設平臺應用系統拓展，擔負起接收、整合和提供利用其它系統形成的信息資源的功能。一是進一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術和應用水平。要根據企業實際建立起檔案管理系統，使其由當初檔案部門內部使用發展為覆蓋企業的供各個用戶節點共同使用的網絡系統，覆蓋檔案管理的全過程。二是加強檔案管理系統與企業各類系統的對接，構建數字企業統一的后臺應用系統。企業在加強數字企業建設的過程中，應將檔案管理系統納入數字企業總體格局中，通過對現有檔案管理系統不斷更新升級，通過檔案系統與數字企業中各類系統的接口建設，而方便地實現與企業綜合辦公自動化系統乃至各類應用系統的無縫連接，成為企業檔案部門采集數字信息的平臺和企業各類應用系統信息的匯總點和終點站。
三、依靠“三個轉變”，推進檔案數字化建設
建設完備充實的數字檔案館室，是企業檔案現代化建設的核心。要將檔案工作的重心轉移到對檔案信息的深化以及數字化的加工處理和轉化上，逐步向檔案管理標準化、文檔一體化、數字化“三個轉變”，才能推進檔案管理現代化建設。
（一）向標準化轉變。按照檔案管理標準化、規范化的要求，制訂了《企業檔案分類編號細則》，完善了文書、科技、會計、科技等各種檔案的收集、分類編號、整編、保管、借閱的標準。通過全面普查案卷、規范著錄、統一分類編號等，對部分重要室藏檔案進行了全面整理和整改，基本上做到檔案分類科學、排列合理、編目規范、保管期限劃分準確、歸檔質量符合標準，實現各門類載體檔案的集中統一管理。初步建立起一個門類齊全、內容豐富、結構合理、載體多樣的檔案資源體系。
（二）向文檔一體化轉變。改變文書和檔案管理脫節與傳統文書立卷費時、費力、標準化及規范化差的現狀，按照“文檔一體化”的要求，通過內部局域網和計算機檔案管理系統，要求文書處理人員對收、發文賦予立卷標識，并將收、發文的著錄項目錄入計算機，在計算機內自動生成文件著錄數據庫，依靠預先編制的方法和程序，計算機對已入數據庫的文件著錄條目自動進行組卷、卷內文件排列和案卷排列，然后輸出打印卷內目錄，檔案人員據此將文件裝訂成冊并排列上架，達到了文書立卷快捷、省時的要求。
（三）向數字化轉變。要充分發揮檔案信息管理系統作用，將檔案的收、存、用全部納入信息化管理，基本實現網上申報、受理等電子信息化，提高了檔案科學化、精細化管理水平。企業要逐步建立各種門類檔案的文件級目錄數據庫，并對各類檔案和一些重要檔案進行全文數字化，做到文書檔案及時歸檔，歸檔后即可查閱利用；產品、地質、工程竣工檔案、科研等科技檔案，會計檔案、榮譽檔案等輸入部分內容，供網上查閱。
四、依靠“三個主動”，推進檔案服務網絡化建設
檔案工作的生命力在于服務。企業要始終堅持檔案工作以“服務于企業生產經營和改革發展穩定工作”為宗旨，主動依靠網絡編制檔案檢索工具、編研檔案信息和開展檔案服務，促進了檔案服務網絡化，更方便、快捷地為企業生產經營和改革發展穩定大局服好務。
（一）主動在網絡上編制檔案檢索工具。要充分利用檔案信息系統，根據企業生產經營和改革發展穩定工作的需要，積極在內部局域網絡上編制了檔案“案卷目錄 ”、“全引目錄 ”、“分類目錄”、“文號卡片”等檢索工具，能從檔號、題名、責任者、文件字號、日期、主題詞等檢索標識，迅速準確地查找出滿足利用者要求的檔案信息，進一步提高檢索、查找檔案信息的效率。改變原來查閱一份文件的時間需要幾個小時，甚至好幾天，現在只需要二、三分鐘，檔案的查全率、查準率大大提高。
（二）主動在網絡上編研檔案信息。要緊緊圍繞企業生產經營中的難點和重點工作，以企業局域網為依托，通過網絡平臺及時編研有用檔案信息，不斷加強檔案網站中檔案業務指導和檔案信息發布、服務等欄目的建設，及時上載已數字化的檔案目錄信息、全文信息和服務指南，開放檔案信息查詢服務，提供館藏檔案信息檢索和利用，促進檔案信息資源共享，及時為企業和職工群眾提供檔案服務。
（三）主動在網上開展檔案服務。積極探索利用檔案信息系統開展網上檔案服務的方式，始終堅持貼近工作實際、貼近職工群眾的原則，不斷創新檔案服務的形式，積極開展網上檔案信息查詢服務，采取靈活多樣的形式為利用者提供服務，可通過 “數字檔案館”獲得“一站式”的已公開的現行文件和開放檔案的查詢、利用服務，滿足了用戶需求，創造良好的經濟效益和社會效益。
因此，企業檔案管理現代化建設只有從思想觀念加以重視，進一步加強檔案的組織領導，加大檔案硬件設施建設和信息化、數字化建設，才能真正實現企業檔案管理的現代化。
