加強全宗卷記錄工作是

促進檔案工作規范化管理向縱深發展的有力保障

西區檔案局 王茜

檔案工作的規范化建設是檔案基礎業務建設工作的重點，促進各立檔單位檔案工作規范化建設，保證各個實現檔案工作規范化建設的單位沿著檔案規范化的道路持續呈上升態勢前進是我們基礎業務建設工作的重點和難點。為實現檔案工作規范化管理單位檔案工作的持續前進和發展，經過日常業務指導工作開展和行政執法檢查工作的開展，筆者認為只有加強全宗卷的記錄工作才能有效促進檔案工作規范化的持續發展。

全宗卷作為各檔案室在檔案管理工作中的管理記錄，對加強檔案管理有著非常重要的作用，全宗卷中對檔案的收集、整理、利用、管理有著相對應的工作記錄，這些記錄是日常檔案工作中形成的，是各單位開展檔案工作的全面的真實記錄，通過全宗卷記錄可以反映單位和檔案員進行檔案日常管理工作的詳細情況，可以體現各立檔單位對檔案工作的態度和投入，也可以揭示檔案員的工作態度、業務熟練程度、工作數量、進度和質量。各立檔單位的全宗卷記錄可以為檔案工作研究提供準確的數據，可作為新檔案員學習業務的“工具書”和實際操作樣本，也是檔案工作考核的重要指標。檔案行政執法檢查往往能從全宗卷的記錄狀況了解到該全宗檔案的收集、整理、利用、管理等各方面的情況。因此，加強全宗卷記錄工作對促進檔案工作規范化管理有著重要意義。

檔案形成和收集是檔案工作基礎的基礎，沒有全面、充實、完整的檔案，勢必為檔案的利用工作開展帶來很大的難度，也很難體現出檔案工作的價值。加強全宗卷記錄，首先要通過加強全宗卷內對檔案交接手續、交接內容的要求，通過檔案管理制度詳細規定文件材料須交接的材料形式、類別、交接內容、交接時間、和交接手續，可以很好加強立檔單位各科室之間對檔案工作的配合度，使本單位領導明確了解到檔案工作開展期間可能影響到檔案收集工作的因素，便于領導督促，同時完善交接登記記錄，這樣，通過全宗卷的檔案（或文件材料）交接記錄，可以方便檔案員催收各部門應歸檔的文件材料還可以方便立檔單位領導和檔案行政管理部門及時了解、督促檔案收集工作的開展情況，是促進立檔單位檔案工作規范化管理的基礎。其次，在全宗卷的整理過程中留下完整、詳細的分類鑒定和整理記錄有利于檔案保管利用工作的開展，同時在遇到檔案工作人員更換的情況下有利于新接手的人員了解檔案的分類整理情況，為保證檔案分類鑒定的一致性，確保檔案整理質量起到一定的作用。

檔案利用，是我們管理檔案的最終目的。檔案工作的規范化建設最終也是為了實現檔案資源的豐富、有序，方便利用的目的。因此，在全宗卷記錄中，加強檔案的各項安全管理、統計、利用記錄，并及時進行利用分析，形成各種編研材料都是為了充分發揮檔案的利用價值，使檔案工作充分發揮出服務功能。全宗卷的各項安全管理、統計、利用記錄，不僅可以使各檔單位時刻檢查自己在檔案保管、利用工作上的不足，也方便檔案行政管理部門對各檔單位在檔案安全保管，安全利用，發掘檔案利用價值方面進行指導和監督。

綜上所述，我們可以看出，在促進各立檔單位檔案工作規范化管理不斷進步和發展過程中，全宗卷記錄發揮了重要的印證作用，同時也為各檔單位檢查自身在規范化管理過程中的不足加以完善改進，方便檔案行政管理部門監督促進各立檔單位檔案工作規范化管理提供了重要依據，完善和詳細的全宗卷記錄是促進檔案工作規范化管理向縱深發展的有力保證。