電子政務環境下檔案工作發展策略

1 檔案部門需要解決的問題

隨著電子政務的建設與實施，國家行政機關的改革重組和業務工作流程的變化也是大勢所趨，同時也將產生大量的電子文件。目前我們的檔案工作定位能否適應電子政務的新形式，能否有效地履行保存國家記憶的職責？應該說，還有許多問題需要研究解決。

1.部門職能的變革

我們知道，計算機軟硬件的發展速度及更新換代很快，電子文件又不可能脫離這個環境而獨立生存。因此，如果按照原定的檔案接收時間規定和原來的接收方法，電子文件在幾年后有可能很難接收，況且隨著時代和人員觀念的更新變化，人員流動頻率加大，有些信息、數據在原工作人員離開之后，就有可能無法有效掌握。檔案部門能否在文件生成時就能進行干預，為電子文件歸檔做好前期工作，這需要以法律、法規、標準、規范和相關規定、辦法，來嚴格要求電子文件生成者遵照執行，做好前期工作，使電子文件能夠長期保管，并且能夠有效利用。但是，這一切可能都需要變革機構職能，例如，類似于美國國家檔案文件署的職能，即將文件管理職能納入工作范疇。

2.內部機構調整

有效地管理電子文件，不但需要對外管理職能的變革，同樣需要目前檔案館內部組織機構的適應調整。能否有效、及時地接收大量的電子文件，需要檔案館有專門機構負責電子文件的接收、整理、保管和提供利用。這個專門機構需要有復合型的技術人才及相應的技術平臺。

3.檔案工作者的知識結構

有效管理電子文件的基礎是檔案工作者知識結構以及隨工作變化和新技術應用的適應能力。如同國家政務部門工作人員需要技術培訓一樣，檔案館工作人員的知識結構目前可能還不能完全適應電子政務環境下的檔案管理工作。另外，我們檔案館的現實情況可能也不允許保有相當數量的 IT技術人員，依托社會技術支持目前也不合國情，但有一個小機構專門跟蹤電子政務IT 技術發展也許是非常必要的。電子文件的管理需要跨學科的復合性人才，不但需要檔案管理學的知識，而且需要掌握IT技術的應用技能。目前，無論是院校教育還是在職培養，都很難說已經做好了準備。

4.物質基礎條件

保管電子文件需要相應的物質基礎，這主要是計算機軟硬件環境和與之配套的基礎設施，而這些設備在不斷更新淘汰，因此必須有穩定的經費支持。目前，除經濟發達地區外，與政府行政機關相比，檔案館相對缺乏履行職責的基礎條件與經費，包括場地、設備、運行經費等等。

5.工作定位需要明確

如果認為電子文件若干年后歸檔不能成立，而需要適時歸檔，那么，檔案館（室）在電子政務網絡系統中的位置需要在系統設計時就要充分考慮。另外，數字檔案館作為電子政務的重要信息資源，也必須考慮檔案館局域網嵌入電子政務網絡的方式。對此，必須提前規劃，統一設計，統一投入，統一建設。檔案館局的工作職責，也有待于向文件管理延伸。

6.數字檔案館建設

隨著數字圖書館的建設，數字檔案館也已經提出，并開始試點。但是，數字檔案館決不是簡單地將原有紙質檔案數字化，更重要的是明確數字檔案館如何與國家各級黨委、政府的各個部門銜接，這個銜接包括接受檔案信息和提供檔案信息的利用，同時還要明確數字檔案館如何獲取民眾的檔案信息和如何提供信息服務，例如和民營企業的關系。總之，如果數字檔案館能夠像數字圖書館一樣，成為社會各界所需要的社會組成部分，就必須解決好與社會各個成員的信息交互關系，否則，即使所有檔案數字化完成，也沒有生命力。

7.相關法律、法規、標準問題

紙質文件的管理已經有比較完善的理論與方法，而電子文件管理雖然有一些標準和管理辦法（如CAD電子文件歸檔與管理國家標準等）但還遠不完善，更重要的是相關法律、法規問題。同時，缺乏完整的標準體系和標準，如果不能及時制定一套比較完整的管理標準，將會非常被動，因為電子文件增長速度非常快。另外，要制定標準必須首先明確它的標準體系，否則將是混亂的，不完整的。

8.支持電子文件管理科研工作

電子政務和電子文件管理作為一個新的事物，沒有現成的經驗可以借鑒，因此，科學研究必不可少。需要組織檔案館局有關部門與大專院校、科研所，聯合進行項目攻關研究，且刻不容緩。必須進行的科學技術研究課題可能包括：電子文件管理標準化體系和相關標準（收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用）；電子文件相關技術問題（生成、傳輸、接收、存儲、轉換、遷移等）；電子文件相關法律問題（憑證作用、隱私權等等）；電子政務、電子黨務網絡中，檔案館（室）的位置；檔案館局應對電子政務、電子黨務的戰略等等。

2 電子政務環境下檔案工作思路

電子政務建設雖然不是一個全新的事物，但畢竟沒有一套完整的經驗可以借鑒，隨著電子政務建設和電子文件大量產生，檔案館可能有必要在立足本職工作的基礎上，盡一切可能開創檔案工作新領域、新局面。

1.明確職責，主動服務

已經實施電子政務的地方，檔案館有責任為當地電子政務服務，有責任完整地收集電子文件，即使是在沒有一套完整的管理方法和技術條件保證的情況下，也要以暫行辦法收集電子文件。國家檔案局已經以文件形式發布了電子文件管理的暫行辦法，國家檔案局職能部門也制訂了CAD電子文件光盤歸檔及檔案管理辦法國家標準，電子文件歸檔與管理規范國家標準，電子文件著錄規則也已經完成了起草工作，另外，國家檔案局也正在積極參與有關保管真實性電子文件國際研究項目。

2.統一規劃，分步實施

按照中共中央辦公廳關于加強黨委辦公廳系統信息化建設文件精神，各地檔案部門應盡可能將檔案館（室）納入當地電子政務建設總體規劃。檔案館納入電子政務系統總體規劃方案，有利于和黨委、政府機關文件生成、保管部門和檔案館平滑連接，使電子文件順利歸檔，形成電子檔案，也有利于安全地提供信息服務。

3.協調工作，理順關系

積極協調黨委、政府檔案工作部門與檔案館的工作關系。積極主動地與黨委、政府機關協調工作關系，共同研究解決電子文件在生成、流轉階段，如何保證電子文件方便、真實、完整歸檔，并且有利于長期保管，有效地提供利用問題。如果能夠由此明確檔案館在電子政府中的工作職責與工作位置，將可以為檔案館創造一個全新的工作局面，也可以為數字檔案館建設提供一個堅實的基礎。

4.更新觀念，改革發展

與電子政務建設同步進行改革，為社會公眾服務。電子政務建設不僅是政務的電子化，重要的還有促使政府職能的轉革，其中重要的一點是為社會公眾服務，檔案館同樣也要隨同政務改革進行職能改革。改革首先是觀念的更新，改變先前的工作觀念和思想觀念，改變檔案館在社會公眾心目中的形象。研究檔案館如何為社會公眾服務，是目前檔案館的一項重要工作，例如，如何為民營企業提供檔案管理服務，如何為社會公眾服務并保障公民的隱私權。廣泛地為社會服務，不僅是檔案館社會形象的變化，也可能是社會地位的變化，而社會的需求是一個事業或事物生存、發展最重要的因素，政務、黨務工作進行改革，檔案館的工作也必然會隨之改革，只有被動與主動的差別。

5.腳踏實地，夯實基礎

為政務工作和社會公眾服務是一項艱巨的工作，廣泛收集社會檔案信息，本身就十分繁重、繁瑣（例如，加拿大國家檔案館每日收集廣播電視等社會信息）。同時，一個優質的服務還需要對收集的檔案信息進行加工處理，如同石油只能作為一種能源資源，而有效的利用則需要進一步的加工一樣，信息資源的深加工是有效利用的先決條件，而不是由用戶簡單地通過分類和關鍵詞檢索利用，即便如此分類、著錄已經是非常繁重的工作。另外，檔案與圖書資料在提供利用方面，一個本質上或原則上的差別是分密級提供利用，由此而來則需要對檔案信息進行開放與保密的有效控制，特別是在通過電子技術提供利用時，更為嚴重和重要。如此種種，都需要一個繁重、繁瑣、細致、規范、長期的基礎工作支持，例如，電子信息密級與提供利用程序的劃分與控制等等。

6.技術更新，改善基礎條件

參加并服務于電子政務需要一定的前期工作和物質環境，因而有必要加緊進行信息系統建設和數字化檔案館建設。信息系統建設包括計算機網絡系統建設和紙質檔案的數字化工作，中央檔案館正在進行紙質檔案數字化的標準化、規范化的研究、試點工作。數字檔案館建設則更為復雜，可能包括工作模式、流程、標準、規范，甚至包括責、權、運行機制和經費等問題。服務方式、方法、技術手段和技術設備的應用、研究與實踐也是一項重要的基礎工作，有效的服務工作可以引起社會的關注與支持。

7.繼續教育，加快人才培養

電子政務工作的實施，需要大量的復合型技術人才，任何廣義的系統中人才總是第一要素，檔案館有必要盡快引進或培養所需要的技術人員。鑒于全球性的分配制度問題，檔案館保有大量IT技術人員不太現實，況且純 IT技術人員并不能完全勝任檔案工作，因此，通過繼續教育培養人才，可能是切實可行的方法。引進并保有少量IT技術人才，跟蹤IT技術發展，以便在新技術產生后不斷地引入檔案工作領域。

8.機構調整和經費支持

隨著電子政務體系建設的發展，檔案館有可能需要調整內部組織機構，以對應黨委、政府有關部門的工作，也可能需要根據檔案館工作內容的重新整合，調整內部組織機構。同時，由于電子檔案管理需要電子系統環境支持，而且隨著科學技術發展而不斷更新，電子政務系統往往會追求新技術的應用，這有可能逼迫檔案館更新設備，理清渠道，取得穩定的經費支持。

9.科研工作為檔案館工作服務

由于電子政務工作是新事物，沒有經驗可循。因此，有必要依托大專院校、科研單位和檔案館，有計劃、分步驟、系統地開展研究工作。特別是針對電子政務工作引發的一系列改革和變化，研究電子文件的完整、真實的收集、整理，研究長期或永久性地保管電子文件，研究安全、有效地提供利用服務等等。總之，進行較為廣泛的科學技術研究工作，將有助于科學決策，正確應對電子政務所遇到的具體工作問題，拿出科學合理、切實可行的辦法。