電子政務——檔案信息網絡化建設的契機

如果說檔案信息網絡化建設是對我國檔案工作的一個挑戰，那么電子政務就是檔案信息網絡化建設過程中迎接挑戰、更新觀念、整合技術、爭得支持、獲得發展的一個契機。

電子政務是利用網絡技術進行政府行政管理模式的變革。它是指政府機構運用以網絡技術為核心的現代信息技術，將其承擔在政治、經濟、社會、生活等諸多領域中的公共管理和服務職能轉移到網絡上完成并實現政府組織結構和工作流程的重組優化，超越時間、空間和部門分隔的制約，向社會提供高效優質、規范透明和全方位的管理與服務，建成一個精簡、高效、廉潔、公開、公平的政府運作模式。電子政務模型可以簡單地概括為兩個方面：政府部門內部利用先進的網絡信息技術實現辦公自動化、管理信息化、決策科學化；政府部門與社會各界利用網絡信息平臺充分進行信息共享與服務、加強群眾監督、提高辦事效率及促進政務公開等等。從世界范圍來看，電子政務被許多國家作為政府透明化的重要標志，推進政府部門辦公自動化、管理與服務網絡化和全面信息共享已是大勢所趨。1999年我國開展了“政府上網工程”，各級政府開始在因特網上建立網站。2001年底，在重新組建的國家信息化領導小組召開的第一次會議上，確定把電子政務建設作為2002年信息化建設的重點。此后，該小組發布了《國家信息化領導小組關于我國電子政務建設指導意見》，召開了關于電子政務建設的全國信息化工作電視電話會議，通過各項措施促進了我國電子政務建設的快速發展。截止到2002年底，各級政府網站總數已達6000個以上，80%以上的省部級政府和70%以上的地市級政府已上網。電子政務的實行有利于提高辦事效率，有利于提高政府工作的透明度，有利于改善為民服務，有利于改善政府工作形象。尤為重要的是，電子政務可以改變長期以來我國信息化建設過程中在硬件與軟件上投資比例嚴重失調的狀況，極大地豐富網絡上的中文信息，從而營造有利于我國信息業發展的“生態環境”。電子政務的實施也成為檔案信息網絡化建設的契機，這體現在以下四個方面：

（一）社會政治因素對檔案事業有重要的、甚至是決定性的影響

有史以來，檔案工作以為統治階級服務為中心，貼近政府管理活動實際，帶有較強的行政色彩。在我國檔案事業發展史上，檔案工作發生變革及檔案學研究高潮的出現往往是伴隨著政府管理的變革。比如被視為中國近代檔案學發端的“行政效率運動”，正是與政府機關的改革密切相關。而今檔案信息網絡化的建設也是如此。

我國的檔案事業管理體制，決定了檔案事業管理機關是“在各級人民政府領導下，統一地、分級和分專業地掌管全國、本地區、本系統的檔案事務”。政府行動了，在各級人民政府領導下的檔案機構必然要有所行動。隨著電子政務的逐步實施，各級政府及其部門的政務信息網陸續開通，檔案信息網絡化建設就被提到檔案機構的議事日程上來。伴隨著政府上網，各級各類檔案機構在因特網或內部網上建立網站的越來越多，據不完全統計，我國檔案網站多數是伴隨電子政務的實施而建立的。國家檔案局還要求“到‘十五’末期，各省、自治區、直轄市檔案部門要努力建設并投入使用一批內部局域網，基本實現檔案管理現代化和辦公自動化；依托當地電子政務建設工程，建立為各級黨政機關服務的檔案目錄信息中心，為逐步構建中國檔案文獻數據庫創造條件；依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作信息網。” 居里夫人說： “弱者等待時機，強者制造時機。”電子政務的實施為檔案信息網絡化建設吹送來一股強勁的東風。各級政府在構建電子政務過程中，勢必要投入一定的人力、物力、財力，并享有一定的優惠措施。例如，在推進“政府上網工程”過程中，中國電信系統為各政府機關的網站建設提供了種種優惠舉措。檔案部門必須發揮主觀能動性，自覺地將自身定位為國家信息產業結構的一部分，加強與政府各部門的合作，抓住機遇，憑借電子政務這股東風，積極主動地制定出檔案信息網絡化建設具體可行的實施方案，爭取政府部門在資金、政策、人才、技術上的支持，從而獲得有利的發展條件，求得最佳的發展空間。

（二）檔案信息的網絡發布是電子政務建設內容之一

目前電子政務建設的內容主要有五個方面：一是政府職能上網。就是把政府及其各部門的職能、職責、組織機構、辦事程序、規章制度等在網上發布；二是信息上網。就是在網上發布政府各部門的文件、資料、檔案等；三是日常活動上網。就是在網上公開政府部門的各項活動，把網絡作為政務公開的一個渠道；四是網上辦公。即所謂的無紙辦公，把各種文檔資料數字化，以提高辦事效率；五是網上專業市場交易。這實質上是電子商務，是一種企業行為。由于我國還處于從計劃經濟向市場經濟轉軌的階段，它也列入電子政務的內容。從這五大建設內容中不難看出，檔案信息的網絡發布是電子政務的主要建設內容之一。檔案信息與國家的社會、政治、經濟、文化管理職能緊密相聯，在政府信息資源體系中占有極其重要的位置。在此前的檔案信息網絡化建設過程中，最大的顧忌是網絡檔案信息的安全問題。在檔案信息的網絡發布成為電子政務信息上網的一部分之后，安全問題必將進一步得到全社會的重視。將會有更多專業、更多行業參與其中，相應的技術與法律支撐系統也會實時地跟進，共同研究解決安全保障問題。

（三）電子政務促使檔案工作向網絡化方向發展

政府處理政務過程中，離不開文件、檔案與資料，文檔工作是政府工作的重要組成部分。政府部門掌握著大量有價值的信息，“據測算，中國的政府部門掌握著全社會信息資源的80%以上，而這些信息大部分蘊藏在文件、檔案、資料中。在電子政務的建設過程中，所有的文檔資料中只要是能向公眾公開的部分都將在網絡上提供給公眾訪問。文檔資料的網絡發布，是電子政務的主要內容。另外，正如以往政府工作中一定要產生大量紙質文件一樣，電子政務必將形成大量的電子文件。文檔資料與電子文件成為電子政務主要的內部管理對象之一，貫穿于電子政務運作的全過程。對其能否實現有序有效的管理并提供利用，成為電子政務成敗的主要因素。

承擔起電子政務的文檔管理工作，檔案部門責無旁貸。從1999年開始，伴隨著電子政務的實施，作為政府職能活動記錄的法定保管者的檔案部門也逐漸從后臺走向前臺。這個過程給傳統管理模式下的檔案部門帶來了深刻的震撼與變革。傳統檔案工作中，檔案管理只負責歸檔后的文件。但在電子政務工作環境中，文檔在網絡中存在與運動，大量電子文件在網絡中產生、流轉、存儲和應用。檔案工作要為電子政務服務，首先就要“觸網”，進行網絡化建設。另外，為了認證電子文件的原始性，必須能夠清晰地記錄和反映電子政務某一項政策、計劃、法案形成和處理的全部動態過程。必須經常對非直觀性的電子文件進行檢查驗證，以確定網絡中的電子文件是否丟失損毀、內容是否正確、文件能否正常打開。要實現這些目標，檔案工作必須向前端延伸，參與到文件管理工作中去。由事后管理變為適時管理，甚至是超前管理。記錄電子文件從“出生”到歸檔成為檔案的一切活動過程和處理情況，最大程度地保證電子文件的原始性、真實性、可靠性、完整性和準確性，這就是網絡環境下的文檔一體化。文檔一體化要求實現更深層次的檔案信息網絡化建設。所以，在電子政務的實行過程中，網絡化建設對檔案部門來說已勢無可避，必須直面面對。

（四）電子政務有助于檔案工作觀念的更新

電子政務更深遠的影響還在于有助于檔案工作思想觀念的更新。在我國，最初的時候檔案是與國家各種貴重物品放在一起，使用檔案是一種特權、一種社會地位的象征。檔案工作的內容只是對檔案嚴加看管，不允許一般人接觸。“丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”在漫長的封建社會中，檔案工作一直依附于國家機構，檔案工作者一度被稱為“卷閥”，工作中有一種衙門作風。因循守舊、封閉保守的觀念是檔案信息網絡化建設過程中最難以逾越的障礙。而電子政務的實施使得高聳的社會結構變得扁平化，網絡上的消息很快就能傳遍全國乃至全球，輿論監督將發揮最大作用，人與人之間的關系是平等的，官高于民的觀念再無藏身之地。電子政務的確切含義不是簡單的“計算機輔助政府辦公”，而是更深層次上的“政府網絡化社會服務體系”。政府機關由高高在上的神壇走到平民百姓當中。此時，檔案機構也無法再維持以往神秘、難以接近的面貌。檔案工作作為整個政府服務體系的有機組成部分，會隨電子政務走進社會的方方面面，發揮服務功能，展示平易近人的姿態。檔案信息網絡化建設，在檔案管理者和檔案利用者之間建立了一種新型的互動關系。以往的檔案利用變成了對檔案信息的訪問，以往神秘的權利變成了社會公眾普遍的權利，以往許多難以得到的檔案信息變成了在咫尺范圍之內唾手可得。這必將激發社會檔案意識，提高檔案的社會開放與利用程度，強化社會化服務功能，實現檔案的社會效益和經濟效益，實現檔案信息資源的社會共享。這些都是社會文明和進步的標志。筆者認為，在檔案信息網絡化建設過程中思想觀念的轉變尤其艱難，而其意義也將更為深遠。