1996年6月4日廣東省檔案局印發 粵檔〔1996〕16號
第一條 為了加強各級國家檔案館的業務建設,不斷提高科學管理水平,更好地為社會主義現代化建設服務,根據《中華人民共和國檔案法》和《檔案館工作通則》的有關規定,制定本細則。
第二條 本細則適用于我省縣以上各級國家檔案館(以下簡稱檔案館)的業務建設。
第三條 檔案館是集中管理檔案的文化事業機構,是永久保管各自分管范圍內檔案的基地和社會各方面利用檔案的中心。
第四條 檔案館的業務建設受同級和上級檔案局的監督指導。
第五條 檔案館的基本任務:
一、認真實施黨和國家關于檔案館工作的方針、政策、法規以及同級和上級檔案局制定的有關細則、辦法、規定等。
二、在統一領導、分級管理的原則下,根據本館的實際情況,制定并組織實施各項管理制度。
三、接收和征集本館分管范圍內的檔案、資料。
四、科學地管理檔案,維護檔案的完整與安全。
五、熟悉館藏內容,積極開發檔案信息資源,按照國家規定,切實做好檔案的開放和利用工作,提供咨詢服務。
六、按照國家規定,研究公布本館內屬于國家所有的檔案。
七、加強對檔案的研究整理,有計劃地組織編輯出版檔案史料,并積極參予編史修志的工作。
八、辦理當地黨政領導機關以及檔案局交辦的有關檔案業務工作。
第六條 檔案館應根據分級管理的原則,接收、征集本館分管范圍內的各種門類各種載體的檔案、資料,建立內容豐富、具有本地特色的檔案館藏,不斷改善館藏結構。
檔案館應根據國家檔案局一九八六年頒發的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》和其他有關規定,結合本地的實際情況,制定實施細則,明確本館收集檔案的范圍、期限、手續和要求等,經當地人民政府批準執行。
第七條 檔案館的檔案必須按全宗進行分類、排列、編檔號,并為每個全宗分別編寫全宗介紹,反映立檔單位和全宗的情況。
一、全宗設立
民國時間的檔案和革命歷史檔案,根據現有檔案的情況分別設一個或數個全宗。
中華人民共和國時期的檔案,凡形成檔案的機關、團體、企業、事業單位、鄉鎮(公社)、街道等,符合立檔單位條件的,應分別設立全宗。同一立檔單位的文書檔案、科技檔案、專門檔案及聲像檔案等,屬同一全宗。
二、全宗內檔案的分類
同一全宗的不同門類的檔案,應分別排列,分開存放。其中:文書檔案按年度–組織機構(或問題)分類、排列;科技檔案、專門檔案和聲像檔案按各自有關規定分類、排列。
三、檔號編排
全宗號,是檔案館指定給立檔單位的代碼。歷史檔案全宗與中華人民共和國時期的檔案全宗,按流水號依次編排。檔案館應根據立檔單位的情況,事先或按進館先后編制全宗順序表。同一個館內全宗號不得重復。
目錄號,是全宗內卷所屬目錄的代碼。以全宗為單位編流水號,有幾本目錄,就編幾個目錄號。同一個全宗內目錄號不得重復。
案卷號,是案卷目錄每一案卷的順序號。同一本目錄中案卷號不得重復。
頁(張)號,是案卷內文件每頁(張)的順序號。有文字、圖表、印章等標記的每個頁面均應編頁號;背面無任何標記的不編頁(張)號。同一個卷內文件的頁(張)號不得重復。
四、全宗介紹的內容
包括全宗名稱,立檔單位成立的時間(如屬撤銷單位,應注明撤銷時間和原因),立檔單位的性質、任務、職權范圍、隸屬關系、內部機構和直屬機構的設置及變化,歷任機關負責人姓名,檔案的數量、完整程度、分類原則以及整理鑒定情況等。
第八條 檔案館應貫徹“以防為主,防治結合”的原則,采取庫房建筑、使用設備和技術管理三結合的辦法,有效地做好檔案保管工作,最大限度地延長檔案的保存時間。
檔案館應切實搞好庫房內溫濕度控制,防治有害生物,防火、防水、防塵、防人為破壞,使庫房達到溫濕度適宜,清潔衛生,無蟲霉滋生,符合安全保管檔案的要求。
檔案館應研究和改進檔案保護技術。對已經破損或字跡褪色的檔案,要按輕重緩急,及時修復和復制。
檔案館對檔案和資料的保管情況,每年要進行一次全面檢查;遇有特殊情況,要隨時檢查。檢查應有記錄,發現問題,及時研究,并采取有效措施予以處理。
第九條 檔案館對已超過保管限期的檔案、資料,應組織鑒定小組進行鑒定。對確無繼續保存價值的,可征求有關部門意見,報請主管領導機關批準銷毀,并要有兩人以上負責監銷。
第十條 檔案館應對檔案的收進和移出,全宗數和案卷數,利用檔案以及設備情況等,及時準確地進行登記,建立統計臺帳,并按規定向同級和上一級檔案局報送本館基本情況統計表(軟件及手工表)。
第十一條 檔案館應積極宣傳檔案和檔案工作的作用,努力創造條件,有效地為當地黨政領導機關,為社會主義現代化建設各項事業服務。
檔案館應不斷改善閱覽條件,配備復印設備,建立利用登記、統計工作,經常收集、分析檔案利用效果的情況,探索檔案利用工作的規律進一步提高服務水平。
檔案館應按照《檔案法》和國家的有關規定,結合實際情況,制定本館開放檔案實施細則,明確規定檔案開放期限、范圍和開放利用手續等。
檔案館應認真做好開放前的準備工作,凡屬開放的檔案,應有開放目錄或卡片供利用者檢索。同時,對重要的使用頻繁的檔案,應逐步做到以復制件提供利用。
第十二條 檔案館必須建立各項管理制度,不斷提高工作效率和質量。
一、收集制度,包括接收、征集檔案、資料的范圍、方式、時間、要求和手續等。
二、保管制度,包括檔案、資料的安全保護和庫房、設備管理措施等。
三、保密制度,包括檔案、資料的保密措施和對檔案人員的保密要求等。
四、利用制度,包括檔案、資料利用范圍、方式、審批手續等。
五、崗位責任制,包括每個檔案人員的職責、權限、任務以及對其考核的要求等。
第十三條 檔案館工作人員應忠于職守,遵紀守法,具備專業知識,勝任工作,并保持相對穩定。
檔案館要加強對本館工作人員的思想政治教育和職業道德教育。對不具備檔案專業知識的人員,必須經由省檔案局組織的檔案專業培訓班進行系統培訓,學習《檔案法》和專業課程,并考試合格,取得結業證書。
凡對本館的檔案接收、征集、整理、保護和提供利用,以及在檔案學理論研究,檔案科技工作和檔案史料編研等方面取得顯著成績的,由本館或同級、上級人民政府給予獎勵。
第十四條 檔案館業務建設總的要求是:行政管理制度化、基礎業務規范化、庫房設施逐步現代化、開發利用效果好。為了實現目標管理,必須在全省范圍內認真開展檔案館工作達標升級活動。
檔案館工作達標升級,分為省二級、省一級和省特級檔案館工作達標單位三個等級。
一、省二級的基本要求
(一)行政管理
1、檔案館有基本適應工作需要的專門事業經費。
2、檔案館人員已按規定定編,并配有館長。
3、全館專業人員必須具備相應的文化水平和專業知識,實行了專業職務評聘工作。
4、建立健全了館內各項管理制度。
(二)基礎業務
1、按國家規定,基本完成檔案、資料的接收工作,并對社會上散存的反映本地歷史面貌的檔案、資料進行了征集。
檔案館的檔案館藏量計算公式:館藏量=每年進館案卷基數×(解放后本行政區域的設置年數-按規定檔案館接收檔案的期限)+歷史檔案卷數。館藏檔案的排架長度=館藏卷數×0.01M。
檔案館每年進館案卷基數,省館不少于2500卷,計劃單列市館不少于2000卷,其他市級館不少于1000卷,縣級館不少于600卷。
2、館藏檔案進行了整理,劃分了全宗,進行了分類,理順了檔號。館藏資料也進行了系統整理。
3、采取多種措施,搞好庫房管理,保障檔案安全,并開始對破損褪色的重要檔案進行裱糊或復制。
4、建立了手工檢索體系,有檔案目錄、全宗名冊、檔案資料存放示意圖(表)、重點全宗介紹以及兩種以上專題目錄或索引。
5、能及時準確地完成上級規定的統計任務。
6、能開展正常的鑒定工作。
(三)館庫設施
1、檔案館庫房基本符合要求,適應安全保管檔案的需要。
2、配備打字機、復印機、去濕機、溫濕度計以及人工消防設備等。
3、有符合要求的檔案裝具。
(四)開發利用
1、設有接待閱覽室。
2、接待人員熱情主動,熟悉館藏、調卷迅速準確。
3、堅持做好利用效果登記和分析工作。
4、匯編了檔案史料并提供利用;編寫有小型的參考資料。
5、按國家規定,陸續對外開放檔案。
6、參與地方史志編修工作。
二、省一級的基本要求
在實現省二級管理的基礎上,還要做到:
(一)檔案館有較為適應需要的事業經費;配備了適應開展工作需要的人員,專業人員大專以上文化水平的達到30%以上;聘任有中級以上專業人員。
(二)按國家規定,完成了檔案、資料的接收和征集工作任務,建立了比較合理的館藏結構,并有一定的地方特色;完成了破損、褪色的珍貴檔案的修復,有人分工負責檔案的保護技術工作;編寫了全宗介紹或《檔案館指南》。
(三)檔案館庫建筑基本符合《檔案館建筑設計規范》,基本適應業務的開展和檔案保管的需要;檔案保管條件有了明顯的改善,重點庫房的溫度控制在14℃-24℃,相對濕度控制在45%-60%。
(四)設有陳列室,介紹本館本地基本情況,根據需要不定期展出本館的有關專題史料;按規定應開放的檔案已全部開放;編寫有中型的綜合或專題參考資料,匯編了較大型的檔案史料。對檔案史料的研究取得了初步成效,每年有人在省以上檔案專業刊物上發表專題文章,市級館不少于3篇,縣級館至少2篇。加強檔案宣傳工作,及時報導檔案工作動態。
三、省特級的基本要求
在實現省一級管理的基礎上,還要做到:
(一)檔案館工作人員知識結構與專業人才層次結構較為合理,能適應檔案現代化管理的需要。省、市級館聘有高級專業職務人員。
(二)對需要搶救的破損、褪色檔案全部進行了修復。建立了完整的手工和電子計算機檢索體系。
(三)庫房溫濕度記錄、檢測、控制、安全報警自動化;開放利用的重要或珍貴檔案、資料進行了縮微復制。
(四)具備了良好利用條件,設有開放閱覽場地等;已開放的檔案、資料,設有供利用者自行檢索的目錄或卡片。
(五)匯編和編寫了大型的檔案史料和參考資料;對檔案史料的研究取得了一定的成果,發表了較高水平的學術文章。
第十五條 有關檔案館工作達標升級辦法和考核標準,由省檔案局另行制訂。
第十六條 專門檔案館、部門檔案館的業務建設可參照本細則執行。
第十七條 本細則自一九九六年七月一日起施行。