(一)城市概況

2002年1月1日由蒙特利爾島28個城市合并而成的蒙特利爾市位于加拿大東南部圣勞倫斯河下游。城市繞山而起，面積494平方公里，人口180萬。全市人口中75％信奉天主教。蒙市氣候寒冷(半年以上是冬季)，因而在冬季許多活動都轉入地下。

蒙特利爾是加拿大最大城市之一，全國最大的海運、內河航運港口和鐵路、公路、航空樞紐，也是加拿大工商業、金融業和文化體育中心。

蒙特利爾島早期為印第安人居民點。1535年，法國國王弗朗西斯一世派航海家雅克·卡蒂埃( Jacques CARTIER )率遠征隊到蒙特利爾，將該島中部海拔255米的山稱為“皇家山”，蒙特利爾由此得名。1642年，法國居民開始定居。1760年歸屬英國。19世紀前曾一度為英屬加拿大政府所在地。

蒙特利爾港創建于1830年，是世界最大的內陸港，全年吞吐量占全國吞吐量的四分之一。蒙特利爾也是加拿大重要的工業中心，主要有電子工業、造船、航空、石油加工、機械、紡織、生物工程、制鞋及食品工業。工廠生產一般都由電腦控制。

蒙市的地下商業城很發達，全長35公里，面積360萬平方米，是世界上最著名的地下城。市中心所有重要商業點，幾乎都由地下商業街、地鐵或鐵路連接。

蒙特利爾還集中了加拿大主要的商業銀行和保險公司。它的商業繁榮、銷售網密布，除大規模的高檔商店和龐大的超級市場外，還有眾多零售商店。規模盛大的1967年《人與世界》國際博覽會會址目前每年夏、秋季都有規模較大的展覽會，其中中國館占地約700平方米。別具一格的第21屆奧運會會址平時除舉行重要體育比賽外，有時也作展覽用。

蒙特利爾是加拿大文化教育中心。共有4所大學，市內有眾多的博物館、圖書館、公園和其他文化設施，如國際會議大廈，藝術中心，都是規模宏大，多種功能的文化設施。最普及的體育項目是曲棍球。

蒙市有電臺20家(其中法語11家)；電視臺16家(其中法語8家)。報紙有法語、英語兩種。由于歷史原因，英語曾長期作為蒙特利爾的官方語言，1974年加拿大通過的《官方語言法》將法語定為蒙特利爾所在的魁北克省的官方語言，但英語在商業用語中仍有重要地位。

新合并而成的蒙特利爾市下設27個區，通過各區普選產生的市長（任期四年）和通過各區代表普選產生的73名市政委員(即市議員)共同治理蒙特利爾市。由市長在57名市政委員中指定的11人組成的執行委員會主持日常工作。

(二)與上海結好經過

1983年11月，應中國人民外交學會邀請來訪的加拿大拉瓦爾大學教授保羅·潘肖向中國外交學會表示愿意促成蒙特利爾與上海結為友好城市，并與中國人民對外友好協會有關負責人商談了此事。

1984年2月28日，魁北克省外事部長助理班蒂專程訪滬，就蒙特利爾與上海結為友好城市問題與上海市人民政府外事辦公室磋商。

1984年10月，魁北克省總理勒維克訪問上海，在與汪道涵市長會晤中，面交了蒙特利爾市市長讓·德拉波給汪道涵市長的信。信中說：蒙特利爾市是魁北克省的最大城市，同上海一樣，也是面向太平洋的門戶。門戶對門戶，兩市應該建立密切的聯系。他并代表蒙市全體市民邀請汪道涵市長在方便的時候訪問蒙特利爾。汪道涵市長復函德拉波，表示積極響應他的設想，并邀請他訪問上海。

1985年5月12日-15日，蒙市市長德拉波一行9人訪問上海，5月14日德拉波市長與汪道涵市長共同簽署兩市發展友好關系總協議書、兩市合作協議書和兩市《1985－1986年友好交流項目備忘錄》。在慶賀兩市結好時，德拉波再次表示，兩市將以實際行動發展友好和互補合作關系，雙方可在經濟、城市管理、新聞文化、植物園藝等各個領域開展實質性內容的交流和合作。兩市市長在上海植物園一起種了一棵從蒙特利爾市植物園運來的友誼樹----楓樹。德拉波說，他一生僅種過兩棵樹，第一棵是1962年種在巴黎，第二棵是這次種在上海，它將是蒙特利爾市在上海的“大使”。

(三)與上海市檔案館交往大事記

1997年9月上海市檔案館館長張乾率團赴蒙特利爾與蒙市檔案館簽署合作交流協議。

1998年5月上海市檔案館副館長史梅定率團赴蒙特利爾舉辦圖片展。

檔案工作已列入上海市和加拿大蒙特利爾市友好交流項目備忘錄。根據兩市友好交流備忘錄，上海和蒙特利爾市將繼續就檔案保護技術、檔案現代化管理和檔案人員培訓進行交流；上海市檔案館擬派2名檔案專業人員赴蒙特利爾進修；上海市檔案館1998年6月4日至8月28日，在蒙特利爾市舉辦《上海發展在我心中》檔案圖片展。

1998年6月4日《上海發展在我心中》檔案圖片展在加拿大蒙特利爾市的市政大廳開幕。200多幅照片，展現了上海開埠150年以來，特別是改革開放20年來巨大而深刻的變化。在籌備過程中得到了蒙特利爾市政府、市檔案館、當地華僑和各界人士的大力支持。蒙特利爾市市長皮埃爾·布克先生、以上海市檔案館副館長史梅定為團長的上海市檔案代表團一行4人出席了開幕式。開幕式后300多名蒙特利爾市各界人士興致勃勃地觀看了展覽。

1998年8月 作為上海與蒙特利爾兩個友好城市文化交流合作項目之一，由上海市檔案局館選派兩人前往蒙特利爾市檔案館進行為期三個月的進修。此進修是上海市檔案館與蒙特利爾市檔案館于1997年9月在蒙特利爾簽訂的友好合作交流協議的一部分。

1999年11月蒙特利爾市檔案館代表團來滬考察展覽場地；為了辦好2000年在上海的展覽，蒙特利爾市檔案館夏朗館長專程來滬考察展覽場地，協商有關舉辦展覽的具體事宜。

2000年7月14日 由加拿大蒙特利爾市檔案館主辦、上海市檔案局館協辦的蒙特利爾市“都市成長的腳印”檔案圖片展，在上海隆重揭幕。上海市副市長周慕堯、蒙特利爾市市長皮埃爾·布克先生出席開幕式并剪彩。出席開幕式的加拿大貴賓還有:蒙特利爾市市長特別顧問齊文、蒙特利爾市國際關系局局長羅伯特·史密斯、蒙特利爾市檔案館館長迪安娜·夏朗等；上海方面出席的有:市政府外事辦公室副主任吳金蘭、新聞辦公室副主任焦揚、市檔案局局長張乾、上海圖書館副館長繆其浩等。

“都市成長的腳印”回顧和展示了北美著名大都市蒙特利爾，從1833年至2000年，由一個名不見經傳的小村莊，發展到擁有100萬市區人口的歷史進程。正如布克市長在開幕式致詞中所言，它就像一本家庭相冊，向上海人民展示了蒙特利爾的成長和成功，也展現了那里的人們所經歷的艱難曲折；它代表了蒙特利爾對姐妹城市上海的友誼。

這次檔案圖片展覽，是張乾館長1997年赴蒙特利爾與蒙特利爾市政府秘書長雷翁·拉貝日先生共同簽署的兩個檔案館之間的交流合作項目，也是上海與蒙特利爾兩個友好城市的合作和交流項目之一。

2003年10月27日，加拿大蒙特利爾市政府國際事務顧問雅克·貝斯奈爾先生在上海市外辦友城處吳興寶副處長的陪同下，前來市檔案館商談落實上海市與加拿大蒙特利爾市2003-2005年度友好交流備忘錄中兩市檔案館的有關合作交流項目，市檔案局館倉大放副局館長及辦公室有關人員參加了會談。雙方初步定于2004年至2005年間在兩市互辦關于電子文件方面的研討會和兩城市比較展。上海市檔案館將于2004年適當時候組團前往蒙市就有關合作項目進行商定。會談后，雅克·貝斯奈爾先生還參觀了市檔案館庫房、閱覽室和信息技術部。

2005年6月由上海市檔案局綜合規劃處處長鄒偉農率領的上海市代表團一行四人，與蒙特利爾市議會秘書長兼檔案館館長雅克琳娜·勒迪克女士領導下的蒙特利爾市檔案工作者，在蒙特利爾就研究與評估2003年簽署的上海—蒙特利爾備忘錄中有關合作項目舉行會談。雙方就舉辦研討會，組織傳統及數字檔案展覽合作項目達成共識。

2006年4月10日至12日 蒙特利爾市檔案代表團來滬參加《面向用戶的檔案數字化》專題研討會；上海----蒙特利爾“面向用戶的檔案數字化”研討會在市檔案館外灘新館開幕。上海市檔案館館長吳辰和蒙特利爾市檔案館館長雅克琳娜·勒杜克以及中加有關專家40余人出席此次研討會。

加拿大蒙特利爾市是上海的友好城市，也是最早同上海交流檔案工作的國外城市之一。中加兩國檔案、信息技術方面的專家以“頭腦風暴”的形式，研討交流以人為本、方便用戶的檔案數字化及檔案信息化建設的最新研究成果，這對上海檔案開發更好地融入數字上海建設之中起到積極的推動作用。“十一五”期間，上海檔案事業發展將以信息化建設為突破口，實施“城市記憶開發工程”，通過不斷借鑒吸收“外腦”智慧，著力進行自主創新，搶救性征集和發掘有關上海城市發展的歷史文獻、圖片、聲像資料等各種形式的檔案信息資源，并采用數字化手段進行完整記錄和開發，依托上海檔案信息網等平臺，面向社會推出各類檔案數字化文化產品和服務項目，重點展示上海百年名企、名校、名人檔案，為本市“四個中心”的建設和成功舉辦中國2010年上海世博會提供服務。

2006年10月上海市檔案代表團赴蒙特利爾參加《數字信息的永久保存》研討會。

(四)城市檔案工作簡介

蒙特利爾市檔案館現設于市政府大廈內，分為文件與檔案管理兩個部門，其主要職能為指導監督該市各行政機構文件工作及對全市范圍內檔案實施管理。

1913年，蒙特利爾市政府設立檔案處。1918年，檔案處并入市政府秘書處，成立自成體系的檔案管理部門。1919年，開始動工興建Gosford檔案庫房，用于檔案的排架和保管。1947年著手進行檔案縮微。1952年，動工興建第二個檔案庫房Vauquelin。1989年，蒙特利爾市檔案館分設文件和檔案管理兩個部門。1992年，該館成功舉辦《蒙特利爾的民主進程----1830～1992》展覽。1994年，蒙特利爾市檔案館開始利用計算機系統進行檔案管理。1998年，該館位于蒙特利爾市政大廳底層的新閱覽室開始提供利用。

1、蒙特利爾檔案館基本概況（源自2001年年報）

2001年對于蒙特利爾而言是一個非常特殊的年份。魁北克政府頒布170號法令，宣布蒙特利爾市政府重組。新組建的蒙特利爾市分為27個行政區，蒙特利爾檔案工作由此進入了一個新階段。

蒙特利爾檔案館的職能是確保市政機構創建的行政管理信息得以保存，開發利用蒙特利爾市的檔案資源。

（1）文件管理處職能

為市政機構行政管理信息的創建以及制訂文件保管期限表提供信息咨詢。進行文件縮微，確保文件入庫，文件中心為形成單位提供文件調閱服務。

（2）檔案管理處職能

蒙特利爾檔案館館藏機構和私人文件的鑒定、整理、保管和利用。

（3）人力資源

共20人。包括1名館長，2名處長，1名行政秘書，4名文件和檔案管理分析員，2名文件和檔案管理技術員，4名辦公室工作人員，2名縮微拍攝人員，2名縮微機器操作員，1名市政公報分發員，1名辦事員。

（4）辦公場所

蒙特利爾檔案館坐落于蒙特利爾市政廳，東圣母院路（rue Notre-Dame Est）275號。文件中心位于拉薩爾城（Ville de LaSalle），韋昂第大街（boulevard de la Verendrye）8585號。第二文件存放點位于皇家山（mont Royal）的山區木屋。

辦公和休息場所

R.113（包括檔案整理室）     224m2

R.110                       110m2

S.1.06                       58m2

實驗室及東南縮微室          159m2

東北縮微室                  122m2

休息區                       45m2

查閱場所

Conrad-Archambault閱檔室：R.108  133m2

市政章程柜臺：R.106               31m2

（檔案）存放場所

Des Baillets存放點               801m2

皇家山山區木屋                   498m2

Vauquelin庫房                    375m2

Gosford庫房                      414m2

縮微庫房                          45m2

（5）近期新進展

文件管理處與蒙特利爾體育、娛樂和社會發展等行政部門合作為新蒙特利爾市27個行政區和250家體育、娛樂和社會發展領域的合作團體制作包括專業用語、技術和行政文件的光盤。這項工作無疑對所有這些活動的參與者共享信息作出了貢獻，同時也使文件管理處在為新的行政需求提供新的解決方法等方面有了新進展。

蒙特利爾市因加拿大檔案理事會（魁北克檔案信息網）的檔案保護項目獲得一筆經費，用于檔案縮微保護和Maisonneuve城檔案資源的傳播。

（6）各類文件的處理

司法文件：檢察官辦公室對一些文件的保管期限進行了修改，以便保存在文件中心的這些文件可以移至文件存放點保存。

經濟和城市發展文件：正著手將大部分已縮微的執照和檢查文件公諸于眾。1829盒文件中，86%已清洗過，留下的文件中82%已完成縮微。2001年夏職業介紹項目安排4名學生對1864份文件進行處理，制成5741幅縮微膠片。已著手將1326幅縮微膠片的內容公諸于眾。

（法院）書記室文件：于2001年修改了檔案保管期限表，修改的目的是為了簡化文件公諸于眾的程序，縮短文件面世時間，便于蒙特利爾新建制背景下的檔案利用。

正是從這一年開始，對各種類型的文件作了數字化試驗。最后，確定實施剪報數字化項目。該項目主要對1989至2000年間的剪報進行數字化處理。1989年前的剪報已縮微，而2000年之后，剪報產生的同時即進行數字化。

在總監察員要求下，一名分析員修訂了重組后蒙特利爾范圍內電子文件交換保存的有關指導方針，便利不同機構采用統一的電子文件信息保存規定。

文件管理處已經征集和開始采用新的軟件系統對存放在文件中心的文件以及縮微和光盤備份實施管理。

2、蒙特利爾市檔案館工作特色

（1）編制檢索工具，滿足社會需要

Conrad-Archambault閱覽室為市民及希望查閱蒙特利爾有關歷史文件的研究人員提供服務。為此，檔案館編制了大量通用及專用檢索工具，以最大限度地滿足公眾及研究者利用檔案資源的需要。

通用檢索工具包括《蒙特利爾市檔案館檔案指南》和《蒙特利爾市檔案館館藏資料內容摘要》兩種。其中，《蒙特利爾市檔案館檔案指南》是最基本的檢索工具，涵蓋了所有館藏市政機構檔案和私人檔案，簡短的介紹使利用者對檔案館豐富的館藏有了基本的了解。而《蒙特利爾市檔案館館藏資料內容摘要》是將有關剪報、市政主題的資料及個人傳記按照不同的專題做成摘要卡片，并放置于不同的抽屜柜中。這些卡片為利用者查檔利用提供了極大便利。

專用檢索工具包括市政委員會及市政執行委員會有關決議的索引、法令及合同索引、照片索引，以及地圖目錄、數字化全宗目錄和文件中心的文件目錄等。

蒙特利爾市檔案館保存著1796年至今所有市政當局的決議，對此所做的索引自1796-1983年全部以縮微膠片提供利用，1983年以后的索引須向閱檔室有關人員咨詢。法令及合同索引所涉年代自1831-1979年，這一檢索工具全部以縮微膠片提供利用。照片索引起迄年代為20世紀30年代至1990年，利用者可依據不同專題通過縮微閱讀設備或其他特殊裝置查閱這些照片。蒙特利爾市檔案館館藏地圖自最早的1913年始，均已按年代制成紙質目錄。

蒙特利爾市市政附屬機構的檔案已經過數字化處理，且已制成紙質目錄。有關文件中心及蒙特利爾市政府現行文件的利用，須向閱檔室有關人員進行咨詢。

（2）完善制度、規范利用

蒙特利爾市檔案館專門配備了兩位工作人員從事利用者的接待服務工作，另有兩位專家可為利用者進一步提供有關館藏檔案資源的咨詢服務。

檔案利用除親自前往查檔外，亦可通過電話、傳真或信函等方式。

利用者查檔必須在閱檔室進行，且須接受工作人員的管理。大衣、包裹、公事包等個人物品須寄放于專用寄存處。閱檔室禁止攜帶任何食品入內，并須保持安靜、輕聲細語。蒙特利爾市檔案館的全部檔案，除部分不宜對公眾開放的以外，查檔者都可利用。任何檔案不得外借或擅自帶離閱檔室。蒙特利爾市檔案館優先以縮微膠片形式提供利用，若確有需要，查檔者也可要求檔案館提供檔案原件。只有檔案館的工作人員才能進入檔案庫房。

文件的調閱須加倍小心，工作人員須戴上棉紗手套進行操作。該館要求工作人員一手拿文件夾，一手拿文件。文件須置放于小紙袋或用以保護文件的信封內。文件夾須按順序排好。若案卷或文件順序被打亂，應及時告知有關人員。

禁止涂改或仿制文件。不準揉皺、折疊、剪壞、弄臟或損毀檔案，上述任何破壞檔案的行為都應告知有關人員。做記錄時應使用細鉛筆。閱檔室提供專用紙質書簽以方便須復制有關檔案的查檔者。

文件的復印或縮微、照片的翻拍須告知閱檔室有關人員，辦理有關手續，并支付相關費用。

(五)附錄

附錄A：蒙特利爾檔案館檔案安全政策和程序

安全政策

1．宗旨

蒙特利爾檔案館采用的安全政策和程序力求為工作人員和文件創建一個安全的環境。

2．指導方針

蒙特利爾檔案館根據其職能和保護策略，采取一切必要措施為工作人員和保存在該處的文件提供永久保護。

任何情況下，首先應確保工作人員的安全。

3．設施保護

市政廳大樓安全處負責確保辦公場所和蒙特利爾檔案館庫房的永久安全。

庫房安裝的屏蔽門須用安全鎖鎖閉。

所有通向工作間和閱檔室的門均須鎖閉。

大樓接待處安裝監控攝像頭或配備安全警衛。參觀者根據顏色標記可找到相應的樓層（每種顏色對應一個樓層）。

劃定進入的區域范圍。對公眾開放的區域是閱檔室。僅限工作人員進入的區域是檔案整理間、辦公室和庫房。庫房的進入嚴格限定在工作人員及由檔案館批準可以進入的人員。

工作間、閱檔室和庫房間建立一套快速高效的通訊聯絡系統（電話、對講機）。

4．特別安全措施

蒙特利爾檔案館對新進工作人員、合同雇員和實習生都要進行安全調查，核實他們的身份和個人履歷。對其提供的個人信息仔細核查，防止錄用那些可能犯有偷竊等輕罪不法行為的人員。

蒙特利爾檔案館開列了一份獲準自由進入檔案整理間的工作人員名單。用鑰匙和密碼磁卡進入的人員僅限于檔案館正式工作人員。

閱檔室布置的方式必須有利于監控和降低風險。設置安全鏡，閱檔桌須在工作人員視野范圍內。

檔案館館長對檔案館內人員和文件的安全負全責。

5．人員保護

為確保工作人員的永久安全，閱檔室工作人員可以摁動按鈕直接向大樓安全管理處報警。

每個工作崗位都有一份緊急情況下通知有關人員的電話號碼清單。

6．文件保護

為了確保對文件的保護，蒙特利爾檔案館制訂了一份針對查檔者的規章。這份規章強調保護的重要性，并對查檔者取用文件和使用設備的責任作了詳盡規定。

規章張貼在閱檔室醒目處。需要時，可向新利用者分發復印件。

安全程序

1．設備檢查

設備須定期檢查。需要時，可就人員和文件安全預防提出有關設備維修或添置專門材料的建議。

辦公場所家具和閱讀機安放有序，保養得當。

2．進入庫房

只有獲準（進入）的人員才能進入庫房。所有其他人員必須有一名準入人員陪同。

工人、維修人員或其他未獲準人員，未經批準、無監督條件下不能單獨在檔案整理間通行。

查檔者及參觀人員禁止進入庫房或其他僅限檔案館工作人員使用的區域。

確保鑰匙和密碼的使用處于可控狀態。草擬一份擁有備用鑰匙人員的名單，標明用于通行的鑰匙數。

3．關門時刻

蒙特利爾檔案館專門指定一名工作人員負責每天按以下程序關閉檔案館：

關閉電腦、閱讀機和縮微復制機；

最后巡視一遍工作間和閱檔室，確保檔案整理間不留一人；

關掉所有燈；

關上并鎖閉所有門；

將任何有關人員或文件安全不合規定或反常的情況告知大樓安全處。

4．安全預防措施

定期更換電腦口令和密碼。

銷毀或撕碎所有整理或確定保管期限時用到而無須保存的文件。

有關檔案征集、轉讓或繳款的操作應在工作時間內進行，并須得到有關權威機構和人員的幫助。

建立一份珍稀物品和文獻清單。標出其確切保存地點。核實并標出最近一次核實的時間。若有遺失應及時告知負責人。

保持對偷竊等不法行為的必要敏感，發覺此類行為時及時通知有關人員。

5．閱檔室

注意將包袋、手提箱、大衣和雨傘置入衣物寄存處。

不能使查檔者處于無人監視的狀態。

請求查檔者在填寫登記表時提供身份證件。交給查檔者一份總規章復印件。執行規章不允許有任何例外。

檢查核實查閱過和歸還的文件。核實檔案袋或檔案盒內文件的情況。閱檔者一次只允許調閱相當于一檔案盒的文件或檔案袋。

特別留意那些具有重要史料價值和可觀經濟價值的文件。需要時，監督文件查閱過程，確保其操作符合規范。

6．偷竊或破壞文物行為發生時

保持鎮靜；

迫于環境絕不單獨行動；

通過對講機或電話立即通知該區域負責人；

必要時使用應急按鈕；

對犯罪情況和規模迅速作出評估；

商定應采取的干預（行動）；

將風險減至最小；移開所有檔案文件；

小心行動，保持警惕，不要危及任何人的安全。

遭遇嚴重犯罪行為時，首先應確保人員安全。一有可能即向大樓安全管理處報警。

在對某地、某人有所懷疑時，可向檔案館負責安全事務的人員征詢建議。

7．慣犯或可疑情況

慣犯或閱檔者有擾亂秩序行為時，應將其帶至檔案館負責人處。

附錄B：蒙特利爾檔案館文件操作政策和程序

文件操作政策

1．宗旨

蒙特利爾檔案館文件操作政策和程序為工作人員及檔案用戶小心謹慎地查閱、運輸和整理各種不同類型的文件提供指導，以推動檔案保護工作。

2．指導方針

為與永久保存市政檔案遺產的職能相協調，蒙特利爾檔案館以尊重檔案保護原則為指導，對其所保管文件的操作和進庫務必小心謹慎。

3．操作

全體工作人員及檔案用戶都應小心謹慎地取用檔案文件。

所有工作人員、合同雇員和實習生都應掌握操作程序，尊重使用規章。

所有棘手的操作應交專家或檔案保護負責人處理。

文件操作程序

1．操作指導

所有文件的操作均應小心謹慎。

戴上干凈、不起絨毛的棉質手套。

取用檔案多用檔案盒等裝具而非直接接觸文件。

查閱文件之前先使用檢索工具。

避免使文件徒勞無益地暴露在光線之下。將文件整理好盡早放入封套，并歸入相應的檔案整理間。

用雙手或不易變形的臨時支撐物取用或運送文件（用支撐物裝文件而非相反）。

操作、整理或運送易碎、較重、大尺寸、折迭或卷起來的文件時可請求幫助。

用鉛筆做筆記。銳器、粘性物應遠離文件。

決不改變文件最初的分類。將其放回原來的位置，調閱的文件不可延期歸還。

用手將封套里的文件排列整齊（避免放在桌上拍打）。

文件放平在桌上閱覽。

不要在文件上放置任何東西。

不要觸碰文件首頁的原文。

不要靠在文件上，也不要把文件當作支撐物。

不得在文件上做記號或去除任何內容。

不得揉皺、折迭、彎曲或弄臟文件。

不得在檔案原件上使用粘膠帶或自動貼。

不得擅自將文件攤開、展開或放平。將此項工作交專家處理。

操作過程中若有疑問，征詢負責人的意見。

2．整理和運送指導

不得同時堆放或運送兩只以上的檔案盒。使用四輪運貨車搬動數份文件或檔案。

長距離運送份量較重或體積較大的文件時使用四輪運貨車。

四輪運貨車不得運載太多文件，運行路線須預先設計。

操作人員務必小心緩慢地駕駛四輪運貨車。

檔案盒內文件的排放務必留有充分的空間，避免塞得過滿，工作人員取用文件時應不費力。

未裝滿文件檔案盒的富余空間須用無酸紙板填滿，以免文件下陷或變形。

小心仔細地把文件放入封套和檔案盒內。確保檔案盒內文件的排放有序，可翻折的部分翻合自如，不得壓壞文件或封套。

每天工作結束所有檔案文件務必排放有序，保護得當。注意所有抽屜都須關上。

安排足夠的空間用于文件的查閱、處理和整理。檔案文件決不能放在地上，即便有裝具也不可以。

操作或整理文件時使用搬運（裝卸）工具。

3．操作特別指導—閱檔室

（1）工作人員操作指導

核實查檔者閱畢歸還的文件。

文件復制時避免將文件緊緊壓在復印機的玻璃板上。

盡可能為查檔者提供復制件而非檔案原件。

查檔者不得獨自操作易碎或大尺寸的文件。留意為其提供足夠空間，需要時為其操作此類文件。

確保監控措施實施到位，不得讓查檔者獨自留下。

上述規章制度的執行不得有任何例外。

（2）查檔者操作指導

檔案文件不得外借。

不得以任何借口將檔案文件帶出閱檔室。

每次只能抽出一個封套，查閱一份文件。

其他未查閱的文件留在檔案盒內。

不要直接從檔案盒中取出文件。先將封套取出，再從封套中取出文件。

把文件留在小紙袋或保護信封內。

不得在文件上做任何記錄或擦去任何記錄。做筆記時用鉛筆。

不得（用透明紙）描文件。

用無酸紙質書簽夾在需要復印或記錄的地方或頁次。

不得壓壞、折迭、剪下、弄臟或損壞檔案文件。任何損壞文件的行為均須報告有關人員。

尊重封套（原有）排列順序。案卷或文件雜亂無章須報告有關人員。不得擅自對散頁文件重新分類。

4．按文件類型操作

（1）文本文件

將文件放入法定尺寸的無酸封套內。封套排列整齊后放入相應大小的檔案裝具或無酸檔案盒內。

展開、放平卷放的文件。若文件無法自如展開，把文件繞在一根惰性塑料管或無酸紙板上，然后放在高處、不常用和安全的地方。

（2）照片文件和大尺寸文件

大尺寸文件的操作只在其能被完全支撐時方可進行。

利用足夠大的空間放置文件。避免一個或數個角在桌子邊掛下來。

打開一份大尺寸文件時，務必動作輕柔緩慢，不得壓平皺褶。避免折迭和展開折疊著的文件。文件折疊處有裂縫時，通知有關負責人。

將尺寸相仿的文件放在同一個封套或文件夾里。

搬動一份大尺寸的文件之前，規劃好通行路線，請求一名或數名工作人員的幫助，清理通道，打開大門，清除路障，安排一個足夠大的空間放置文件。

將地圖文件和大尺寸文件平放入合適尺寸（即輕便而更大）的保護封套或無酸文件夾內，然后放入專用地圖柜或可平放大尺寸文件的柜子。

（3）精裝本文件

不得直接用書脊卷邊取用精裝本文件。此類文件的取用應先將同一格密集架上相鄰的文件推至擱板底部，然后抓住書背邊上的一面順勢將需要取用的精裝本文件取出。

查閱時用一張桌子。不得強行弄開精裝本封面。

用雙手輕輕地拿取精裝本文件，避免讓其重量落在僅有的一根鉸鏈上。需要時使用支撐材料（參閱第5款）。

將精裝本文件原封不動地放入保管條件良好、大小合適的密集架中。工作人員應站立著將其壘齊、排緊，使之取用自如。

厚重的、大尺寸的文件或者精裝本封面或鉸鏈易損的須平放著整理。避免把兩份以上的文件堆放在一起。

（4）照片文件

避免觸碰照相乳劑一邊的表面。

未經允許不得將照片從保護封套中取出。

查閱照片須保持坐姿，且每次只能操作一份（照片）文件。輕輕地用雙手或其他支撐物拿著照片。

將照片和底片各自放入封套或無酸小紙袋及分格封套。

把正片放入正片盒或活頁照相簿。

操作底片和正片時拿住其兩邊。

查閱照片時需要一張明亮的桌子上。絕不可將一張正片或一張底片從封套中取出看。

將膠片繞在質量較好的卷軸或滾筒上放入惰性塑料盒或干凈無氧化、沒有變形或凹凸不平的金屬裝具中。

不得粗暴地拉出及絞扭膠片。

（5）照相簿和文件匯編

用雙手拿照相簿。把照相簿放在一張干凈的桌子上或在查閱時使用一個支撐物。

照相簿查閱或合攏時不得壓壞或折疊。小心謹慎地合攏照相簿，注意使里面的照片排列有序。照相簿一旦合攏，不得有任何東西超出其邊緣。

質量較好的照相簿原封不動地垂直放入密集架。厚、重或大尺寸的照相簿平放在密集架上。

將易碎或受損的照相簿放入大小合適的裝具，平放在密集架上。

（6）磁性存儲體

注意不要擦壞、折疊、弄皺、絞扭或拉長磁帶。

將音像文件筆直地放入干凈的惰性塑料裝具，遠離磁場。

5．搬運材料

使用貨物升降機將重的文件或裝具從一層運送至另一層；使用堅固、標準和慣性四輪運貨車運送數只檔案盒、案卷或裝具；使用踏步梯或安全的活動扶梯調閱密集架高處的檔案；借助抄紙、淡黃紙、墊子、泡沫墊塊、（形如搖籃的）座架、陳列架或暫存書支撐精裝本，笨重、損壞或易碎的文件；使用小鏈條、鐘錘、細繩系住散頁；使用大桌子查閱大尺寸的文件；需要時用干凈、無酸的大紙板覆蓋工作臺。

附錄C：蒙特利爾市檔案文件著錄規則應用指南

1990年生效的《檔案文件著錄規則》（RDDA）使加拿大所有檔案機構擁有了檔案文件著錄的標準。該標準使檔案機構的著錄趨向一致，從而為數據庫建立奠定了基礎。

《檔案文件著錄規則》源于1980年加拿大檔案工作組報告的出爐。該報告認為：標準的缺乏已成為加拿大建立信息系統的一大障礙。1986年，檔案著錄標準工作組在其名為《檔案著錄標準》的報告中建議采用《英美編目規則》第二版的標準，該標準為北美和英國的圖書館所廣泛采用。

《檔案文件著錄規則》建立在以下基礎上：

--根據眾所周知的尊重全宗原則而著錄（保護產生或接收的自然人及行使其法定職能的法人的文件的完整性）；

--分類后再進行著錄；

--從一般到特殊進行著錄（全宗-系列-次系列-案卷-文件）；

--僅對獲得的文件進行著錄。

《檔案文件著錄規則》分為兩部分。第一部分是著錄，分為十章。第一章為著錄總規則，第二章是關于特殊載體檔案及特種文件的著錄。每一章分為九個著錄項，每個著錄項包含一至九個要素。最常使用的著作項為：

--著錄項1：標題及負責人批注

--著錄項4：產生日期

--著錄項5：授與權

--著錄項7：檔案文件著錄

--著錄項8：注釋

第二部分為立檔機構種類及人名的選擇。第21章的可選項包括出處、保管狀況、標題及其他（主題除外）。第22至24章是關于人名、地名及機構名的選擇，有的則是來源的選擇。第26章附注部分是對人名、地名及機構名的校閱。

如同魁北克及加拿大的其他檔案機構，蒙特利爾市亦采用《檔案文件著錄規則》著錄檔案文件。目前的方法適用于《檔案文件著錄規則》各著錄項及各元素的全宗級著錄。

（楊紅，曹勝梅）