辛崇賢 張建平 景振華
內(nèi)容摘要：本文對我國和國外專業(yè)檔案館發(fā)展情況做了總結(jié)、分析和比較。其中對目前我國專業(yè)檔案館工作情況總結(jié)了4項突出特點，對國外8種類型的專業(yè)檔案館進行了情況簡介，對中外專業(yè)檔案館進行了比較，指出了4個相同點和3個不同點。
如何加強對各級專業(yè)檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)是國家檔案行政管理部門需要面對的嶄新課題。因此我們有必要將我國專業(yè)檔案館和國外專業(yè)檔案館的發(fā)展狀況進行研究和對比，以期找出規(guī)律，并最終應(yīng)用于我國專業(yè)檔案館業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)之中。
一、我國專業(yè)檔案館工作概況
新中國成立后，黨和政府十分重視檔案館事業(yè)的建設(shè)。經(jīng)過多年努力，我國檔案館事業(yè)迅速發(fā)展，并初具規(guī)模。1992年國家檔案局經(jīng)國務(wù)院批準印發(fā)的《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》(以下簡稱《布局方案》)對全國各級各類檔案館作了比較明確的劃分。專業(yè)檔案館是“管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館”，是國家或地方為了某一行業(yè)檔案的集中管理和利用需求而設(shè)立的。《布局方案》中，專門檔案館、永久性部門檔案館和過渡性部門檔案館均屬于專業(yè)檔案館范疇，是全國檔案館事業(yè)的重要組成部分。隨著社會主義市場經(jīng)濟的確立，改革開放和經(jīng)濟建設(shè)的深入發(fā)展，專業(yè)檔案館的種類和數(shù)量逐漸增加。截止2002年，全國專業(yè)檔案館共有401個。其中：中央級9個，包括中國照片檔案館、外交部檔案館、公安部檔案館和中國氣象局檔案館等。省級專業(yè)檔案館有130個，地級262個。省級專業(yè)檔案館的種類有29種，涉及城市建設(shè)、文學(xué)藝術(shù)、地名等方面。地級專業(yè)檔案館則以城市建設(shè)為主。
近年來，各級檔案行政管理部門和有關(guān)專業(yè)主管部門為搞好專業(yè)檔案館工作做了不懈的努力，專業(yè)檔案館的發(fā)展呈現(xiàn)出良好態(tài)勢。
1、全國專業(yè)檔案館館藏具有鮮明的專業(yè)性
全國各級檔案行政管理部門根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和《布局方案》，使那些確有必要建立國家專業(yè)檔案館的專業(yè)系統(tǒng)不失時機地建立起專業(yè)檔案館，解決了因?qū)I(yè)檔案數(shù)量激增，社會利用頻繁而綜合檔案館又不勝容納的矛盾。專業(yè)檔案館正逐步成為國家某一專門行業(yè)的檔案管理和檔案信息控制中心，實現(xiàn)對國家專業(yè)檔案的有效控制，解決了具有永久保存價值的專業(yè)檔案的歸屬和流向問題。目前建立的地質(zhì)礦產(chǎn)檔案館、房地產(chǎn)檔案館、工商檔案館等，都能夠反映本行業(yè)系統(tǒng)的專業(yè)特點。例如中國電影資料館是于1958年成立的，收集、整理、保管全國各個時期的中外影片24558部，影片素材15692部；收藏、管理著大量珍貴的電影文圖、錄像資料。又如外交部檔案館， 目前館藏檔案29萬卷(件)，排列長度1500米，收集各種資料將近25萬冊。這些檔案資料充分反映了我國建國以來外交工作的真實面貌和發(fā)展過程。
2、全國專業(yè)檔案館提供的服務(wù)具有一定的廣泛性
全國各級專業(yè)檔案館普遍建立始于80年代。近20年來，全國專業(yè)檔案館工作取得了很大成績。各級檔案行政管理部門與專業(yè)主管部門在經(jīng)濟與政治體制的變革中充分意識到，隨經(jīng)濟建設(shè)和專業(yè)技術(shù)活動的飛速發(fā)展，必將形成種類繁多、數(shù)量巨大的專業(yè)檔案。專業(yè)檔案貼近社會，貼近市場，貼近百姓生活，涉及社會發(fā)展的方方面面，如房地產(chǎn)檔案、工商檔案、氣象檔案等都與人民群眾的切身利益息息相關(guān)。例如：外交部檔案館密切配合外交部中心工作，充分發(fā)揮檔案館的職能特點和館藏優(yōu)勢，積極開發(fā)檔案信息資源，為部機關(guān)各項工作服務(wù)，為面向社會宣傳新中國外交成就服務(wù)。該館出版的《周恩來外交風(fēng)采》、《鄧小平外交風(fēng)采》、《新中國外交五十年》等大型出版物受到了從中央領(lǐng)導(dǎo)到社會各界的好評。福州市房地產(chǎn)檔案館館藏40萬卷檔案中，有產(chǎn)權(quán)檔案36萬卷，拆遷檔案2.4萬卷。近3年來，日均查檔l00余卷次。這些產(chǎn)權(quán)、拆遷檔案不僅關(guān)系到千家萬戶和各行各業(yè)的切身利益，也是政府行政和司法辦案的依據(jù)。
3、全國專業(yè)檔案館逐步實現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化
隨著社會主義市場經(jīng)濟的逐步確立，中央國家機關(guān)機構(gòu)改革不斷深入，政府職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，一些部門的管理體制已經(jīng)發(fā)生深刻變化。為適應(yīng)新形勢的要求，各專業(yè)主管機關(guān)非常重視本行業(yè)、本系統(tǒng)所產(chǎn)生專業(yè)檔案的管理。如中國氣象檔案館“八五”、“九五”期間接投入大量資金，建立了中國氣象局機關(guān)存貯局域網(wǎng)，聯(lián)結(jié)國家氣象中心、衛(wèi)星氣象中心、氣候中心等科研單位，實現(xiàn)國家級氣象資源整合，并將集中管理的巨大信息源提供服務(wù)于減災(zāi)防災(zāi)、科研情報、國防建設(shè)等領(lǐng)域。部分省的一些專業(yè)檔案館，如工商、房地產(chǎn)、測繪等，也開始了檔案信息資源的數(shù)字化加工、存貯、管理和傳輸。北京、上海、江蘇、四川等省市的公安檔案館已經(jīng)實現(xiàn)多門類檔案計算機管理，江蘇、安徽等省公安檔案館還建成了計算機信息局域網(wǎng)，實現(xiàn)了從省公安廳到派出所的多級檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。
4、全國專業(yè)檔案館各項管理工作逐步走向規(guī)范化
在《布局方案》原則的引導(dǎo)下，國家和地方各級檔案行政管理部門把專業(yè)檔案館工作的發(fā)展列入本地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，納入業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)范圍，引導(dǎo)各級專業(yè)檔案館的工作規(guī)范化發(fā)展。1994年至1995年，國家檔案局組織開展的中央國家機關(guān)檔案工作目標管理考評活動，中央級專業(yè)檔案館都積極參與。在各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下，在檔案人員的共同努力下，中央級專業(yè)檔案館的管理水平進一步實現(xiàn)規(guī)范化。在各地進行的檔案館目標管理達標升級活動，許多專業(yè)檔案館也取得了突出的成績。一些國家專業(yè)主管部門例如公安、檢察、稅務(wù)等還配合地方各級檔案行政管理部門，推動本系統(tǒng)各級檔案部門在各地檔案工作目標管理活動中提高工作水平。由此可見，全國各級檔案行政管理部門正推動專業(yè)檔案館工作不斷向前發(fā)展。
二、國外專業(yè)檔案館情況
根據(jù)有關(guān)資料和掌握的情況，國外絕大多數(shù)國家沒有布局和管理非常嚴密的專業(yè)檔案館網(wǎng)體系。這主要是因為社會制度與管理體制的不同所造成的。歐美資本主義國家實行資本主義所有制，即資產(chǎn)階級占有生產(chǎn)資料。在資本主義社會制度下，資本家的企業(yè)和其它私人機構(gòu)林立，形成了數(shù)量龐大的私人檔案。因而不可能產(chǎn)生類似我國這樣由國家和地方為了某一行業(yè)的檔案集中管理與利用需要而設(shè)立的、單獨于綜合性檔案館之外的專門集中管理某一方面專業(yè)檔案的、布局呈網(wǎng)絡(luò)化的專業(yè)檔案館。其專業(yè)檔案館數(shù)量大大少于綜合性檔案館。
從國家角度而言，前蘇聯(lián)是檔案事業(yè)最為發(fā)達的國家，也是專業(yè)檔案館數(shù)量最多的國家。在前蘇聯(lián)國家一級，按照檔案的歷史時期建立了11個平行的國家檔案館(不包括前蘇共中央檔案館)。除此之外，還分別“委托”前蘇聯(lián)外交部、前蘇聯(lián)科學(xué)院、文化部等中央專業(yè)主管機關(guān)建立了獨立的專業(yè)檔案館。
此外，意大利在國家一級除了設(shè)立國家錄音檔案館，還分別設(shè)立了參議院、眾議院、國防部、外交部檔案館。法國也設(shè)有外交部檔案館和國防部檔案館。前南斯拉夫設(shè)有南斯拉夫科學(xué)藝術(shù)檔案館、軍事歷史檔案館和南斯拉夫影片檔案館3個國家級的專業(yè)檔案館。
就筆者了解，國外專業(yè)檔案館主要有以下類型：
1、政黨
英國工黨檔案館1969年成立，于1990年遷至曼徹斯特的工黨歷史國家博物館。工黨在其早期就非常重視它的歷史記憶，工黨檔案中最久遠的內(nèi)容可以追溯到它的建黨初期，即1900－1906年代表委員會的會議記錄。工黨的檔案非常完整，具有連續(xù)性，大部分為工黨1900年以來產(chǎn)生的文件，館藏量為900英尺排架長度。其中的照片和海報等都交給了博物館，以便于這類資料的展出和復(fù)制。電影和磁帶檔案分別移交給了國家電影檔案館和國家聲像檔案館。工黨檔案館所接收的檔案在其產(chǎn)生后10年(最近改為15年)即對外開放。根據(jù)工黨與檔案館簽訂的協(xié)議，工黨雖擁有檔案的所有權(quán)，但檔案存放到檔案館后，有關(guān)檔案保管的日常工作由博物館負責(zé)。工黨檔案館全天開放，沒有對利用者的限制。相比于法國和意大利的政黨檔案館每天開放時間較短、檔案借閱數(shù)量有限制的做法，英國工黨檔案館的做法有獨到之處。
2、議會
歐洲國家議會下設(shè)的檔案館一般由文獻資料室、圖書資料室和歷史檔案室3部分組成。議會檔案館的歸檔范圍主要是：議會各內(nèi)設(shè)機構(gòu)的會議記錄，包括法律草案、辯論紀要和批準文本在內(nèi)的立法文件，議員的生平經(jīng)歷，議會各管理機構(gòu)的來往信件，出版物和聲像文件等。部分國家議會檔案館已經(jīng)具備了專業(yè)檔案館的性質(zhì)，因為其館藏中包含了珍貴的歷史檔案。例如法國議會檔案館擁有自1789年以來本議會的檔案。英國、挪威、意大利、芬蘭等國議會檔案館則分別保存有自1497年、1814年、1848年和1863年起始的歷史檔案。
3、工商
德國北萊茵州工商檔案館是科隆市工商會及其企業(yè)會員于1906年發(fā)起籌建的。該館在法律上是一個協(xié)會組織，其主要經(jīng)費來源于科隆工商會的支持，主要負責(zé)該市工商會在受理和處理企業(yè)的各種事務(wù)時形成的大量檔案和當(dāng)?shù)夭糠执笮推髽I(yè)寄存的檔案。當(dāng)?shù)睾芏嗥髽I(yè)建不起檔案館，可以把檔案寄存在工商檔案館。企業(yè)寄存檔案要與檔案館簽訂協(xié)議，明確檔案的所有權(quán)。企業(yè)可以保留檔案所有權(quán)，也可以向檔案館轉(zhuǎn)讓。企業(yè)決定其形成檔案的存留取舍。目前，該檔案館現(xiàn)存檔案的排架長度為9000米。其中最早的檔案形成了1690年，成為研究北萊茵州工商業(yè)發(fā)展的珍貴資料。因法律規(guī)定工商會是具有公共性質(zhì)的法人機構(gòu)，工商檔案館必須妥善保管其形成檔案并向公眾提供利用。所以該館以工商會和有關(guān)企業(yè)為服務(wù)重點，一般公眾也可以前去利用檔案。
4、軍事
法國國防部檔案館位于國防部所在地巴黎溫森城堡內(nèi)，由3個彼此獨立的部構(gòu)成：陸軍檔案部、海軍檔案部和空軍檔案部，分別由陸、海、空三軍的3位將級軍官擔(dān)任主任。國防部檔案館直屬于國防部，業(yè)務(wù)上接受國家檔案總局的監(jiān)督指導(dǎo)。空軍檔案部的口述史處形成的口述檔案非常有特色。成立于70年代的口述史處，邀參加過第一、二次世界大戰(zhàn)或者印支戰(zhàn)爭的空軍飛行員講述各次戰(zhàn)爭的真實歷史，以及他們在戰(zhàn)爭期間的戰(zhàn)斗與生活片斷。
俄羅斯國家海軍檔案館的前身是原蘇聯(lián)中央國家海軍檔案館。該館共保存檔案120萬卷，主要是1917年十月革命以前的海軍檔案和1941年以后海軍各管理機構(gòu)、部門、機關(guān)和海軍艦隊學(xué)校形成的完整規(guī)范的檔案。此外還兼管一部分沙俄議會的檔案。許多珍貴的檔案收藏其中，例如海軍各式艦艇和武器設(shè)計圖紙、航海圖、海港圖等。
5、文化藝術(shù)
座落在美國首都華盛頓市中心的美國文學(xué)藝術(shù)檔案館隸屬于史密森尼學(xué)會。該學(xué)會是一龐大的博物館系統(tǒng)和教育、文化、科學(xué)研究機構(gòu)，是全美最大的文化藝術(shù)群體。該學(xué)會在全美擁有16個博物館和30多個歷史、藝術(shù)和自然科學(xué)的研究單位，其中美國文學(xué)藝術(shù)檔案館是專門收藏、保存、研究和向社會提供各類文學(xué)藝術(shù)檔案資料的機構(gòu)。該館藏有18世紀至今的檔案資料1000余萬件，是世界上館藏最豐富的文學(xué)藝術(shù)檔案館。其中有50萬張照片，25000件紙質(zhì)藝術(shù)品的原件和5000件記載該館舉辦的展覽和一些接待重要來訪等活動的資料。
6音像
美國紐約貝特曼檔案館和新聞?wù)掌Y料館共收藏了1600萬張照片，而且還通過設(shè)在倫敦和東京的代理機構(gòu)至少收集了900萬張照片，成為世界上最大的、經(jīng)營性照片檔案館。該館還充當(dāng)了合眾國際社和路透社這兩家國際知名新聞通訊社的照片資料館，每天向這些新聞機構(gòu)以及它們的附屬單位及該館新老主題出借照片。該館研究部是全部業(yè)務(wù)的核心，有研究人員16人。該館提供每天24小時、全年365天的服務(wù)，甚至可以每天的任何時間都保證至少有1人隨時提供服務(wù)。
澳大利亞電影與聲像檔案設(shè)在堪培拉。該館保存了1896年以來的商業(yè)影片(新聞影片和官方電視臺、電臺的聲像資料歸澳大利亞檔案館保存)、招貼畫、唱片、照片、錄音錄像資料等。該館有先進的計算機除噪系統(tǒng)，可以把已經(jīng)開裂的老唱片、鋼絲錄音帶上的音樂復(fù)制為較為滿意的新版本。該館還辦有一個展覽，展出愛迪生發(fā)明留聲機以來100多年間人們使用過的各代錄音設(shè)備，對參觀者特別是青少年進行科普教育。
7、家譜
美國猶他州基督教家譜協(xié)會成立于1893年，與世界145個國家和地區(qū)有交換家譜縮微品的聯(lián)系。除猶他州的圖書檔案館外，該協(xié)會在世界各地設(shè)有2000多個圖書館，收藏各國家譜和方志。縮微品集中在總部的洞庫內(nèi)保存，已存貯5億張縮微品，其中華人家譜有5－6萬張。設(shè)在猶他州的圖書檔案館的檔案庫是1961年－1965年建造的，面積65000平方英尺，當(dāng)時投資200萬美元。該圖書館大部分人員為志愿人員，日均接待利用者200人。其經(jīng)費來源于分布于世界各地的900萬教徒的捐獻和教會創(chuàng)辦的實業(yè)公司贊助。
8、名人
位于美國新澤西州的愛迪生歷史古跡是集檔案館、博物館、圖書館于一身的機構(gòu)，隸屬于美國聯(lián)邦政府國家公園管理局。愛迪生逝世后，他的家于1940年將其實驗室及設(shè)備儀器、書籍、實驗用圖紙及說明書、筆記本、信件、剪報、財務(wù)賬簿及住宅，全部交給聯(lián)邦政府派人管理。該館館藏檔案的排架長度為3500英尺，還收藏了6萬多張照片，1093件科學(xué)發(fā)明實驗筆記本。
以上只是世界各國專業(yè)性檔案館中的一小部分。可以看出，這些專業(yè)檔案館的館藏都具有鮮明特色，成為該國檔案事業(yè)的重要組成部分。
三、中外專業(yè)檔案館比較
從世界范圍來看，專業(yè)檔案館的設(shè)置、發(fā)展與各國的社會制度、檔案管理體制息息相關(guān)。不同的社會制度造成了專業(yè)檔案的不同起源和不同流向，從而影響專業(yè)檔案館的設(shè)置；同樣，不同的檔案管理體制，使專業(yè)檔案館的發(fā)展受到不同因素的制約。比較中外專業(yè)檔案館的發(fā)展情況，就會發(fā)現(xiàn)如下共同特點：
1、中外專業(yè)檔案館專業(yè)特征突出
專業(yè)特點突出是中外專業(yè)檔案館的第一個共同點。我國現(xiàn)有14個中央級專業(yè)檔案館涉及不同的專業(yè)行業(yè)，館藏性質(zhì)單一，與綜合性檔案館館藏結(jié)構(gòu)迥然不同。例如，中國現(xiàn)代文學(xué)館是目前世界上最大的國家級文學(xué)檔案館和文學(xué)博物館，集中展示了中國現(xiàn)代文學(xué)100年來的輝煌成就。其現(xiàn)有藏品40萬件，其中有超過17萬種的各種版本的文學(xué)作品，2l00余種雜志，142種報紙，10970部手稿，8282張照片。而外國專業(yè)檔案館也明顯區(qū)別于本國的公共檔案館。例如德國北萊茵州工商檔案館所藏檔案涉及工商會提供的商業(yè)、技術(shù)、法律、貿(mào)易咨詢業(yè)務(wù)各個方面，從受理師徒資格審查考核，到為企業(yè)推薦人才，從幫助企業(yè)在國內(nèi)外尋找經(jīng)貿(mào)合作對象，到受理消費者投訴以及監(jiān)督政府使用工商稅收的情況，等等。我國的上海市工商檔案館館藏21.6萬多卷檔案中，就包括有外貿(mào)企業(yè)、個體私營企業(yè)、聯(lián)營企業(yè)登記檔案，也有經(jīng)濟合同、商標、廣告、經(jīng)濟案件檔案。
2、中外專業(yè)檔案館的管理比較規(guī)范
中外專業(yè)檔案館都強調(diào)對館藏檔案的規(guī)范管理，從檔案的收集、保管、提供利用都予以重視。在我國，從1994年到1995年進行了中央國家檔案工作目標管理考評活動看，外交部、安全部、民政部等專業(yè)檔案館均獲得了優(yōu)秀稱號。部分省、地級專業(yè)檔案館，也達到了該地區(qū)檔案館先進等級。外國的專業(yè)檔案館也注重規(guī)范化管理。德國杜賽爾多夫州議會檔案館主要負責(zé)州議會檔案和圖書資料的一體化管理，同時還要負責(zé)議會形成法律文件、會議記錄等文件的印刷和分發(fā)工作。該館對文件匯集工作就非常視，每年年終將所有印發(fā)的正式文件匯集起來裝訂成冊排列上架。文件匯編工作自議會檔案館成立以來就從未間斷，50年代時每年約幾百頁，70年代時每年千余頁。現(xiàn)在每年已將近5000頁。
3、中外專業(yè)檔案館館藏豐富
中外專業(yè)檔案館非常注重充實檔案館藏。例如中國照片檔案館館藏底片140余萬張，照片400多萬張；美國紐約貝特曼檔案館和新聞?wù)掌Y料館共收藏了1600萬張照片，而且還通過其東京的代表機構(gòu)至少收集了900萬張照片。中國照片檔案館是我國最大的專門收藏照片檔案的專業(yè)檔案館，照片內(nèi)容涵蓋了政治、軍事、歷史、文化等各個方面。美國紐約貝特曼照片檔案館的收藏?zé)o所不包，從古代洞穴的圖畫到最新的新聞?wù)掌瑥恼缛宋飱蕵贰Ⅲw育界名人。從中既可以找到著名新聞事件的留影，又可以看到歷史的存照。其跨躍幅度之大，如同走過了15000年的人類歷史里程。中國氣象檔案館館藏檔案12萬卷，記錄磁帶8000盤，縮微膠片4000余米，平片7萬多張。美國猶他州基督教家譜協(xié)會圖書館則存貯了5億張各國家譜和方志的縮微品(190萬盒卷片，40萬張平片)。可以說，巨大的檔案館藏數(shù)量，保存了世界和民族文化財富。能夠吸引更多利用者以產(chǎn)生更多社會效益和經(jīng)濟效益，便是情理之中的事情。
4、中外專業(yè)檔案館管理追求現(xiàn)代化
中外專業(yè)檔案館均有設(shè)施完善的館庫條件，先進的計算機等現(xiàn)代化管理手段。例如民政部檔案館已經(jīng)逐步配置了計算機、掃描儀、打印機、刻錄機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，研制了文書檔案管理軟件。該館已將1978年以來形成的文書檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄錄入計算機，同時將1995年以來形成的永久、長期保管的文書檔案全文掃描，實現(xiàn)了這部分檔案的全文檢索。在該館的網(wǎng)站上，可以查到案卷級目錄1.52萬條，文件級目錄ll萬條。又如澳大利亞國家電影與聲像檔案館，其全部館藏都可以通過計算機查到。德國杜賽爾多夫十H議會檔案館收藏的1990年以后產(chǎn)生的檔案均可使用計算機進行檢索。美國猶他州基督教家譜協(xié)會圖書檔案館的縮微拍照、沖洗、翻拍、切片、檢測、去污等技術(shù)用計算機自動控制，每天可力加500至2000盒縮微品。美國文學(xué)藝術(shù)檔案館的各個管理環(huán)節(jié)都使用計算機等現(xiàn)代化管理手段。許多外國專業(yè)檔案館還在制作完備、詳盡的檔案目錄方面投入大量人力和物力。
以上是中外專業(yè)檔案館的相同之處。中外專業(yè)檔案館的差異之處更為突出。
1、中外專業(yè)檔案館設(shè)置原則和布局的不同
縱觀世界各國檔案管理體制，只有集中制和分散制兩種，前者指一個國家的中央檔案機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督地方機構(gòu)，后者是指一個國家的中央檔案機構(gòu)與地方檔案機構(gòu)之間無隸屬關(guān)系。一個國家的檔案管理實行哪種管理取決于該國的國家結(jié)構(gòu)(是單一制還是復(fù)合制?聯(lián)邦制)和政治制度。我國和前蘇聯(lián)、東歐社會主義國家檔案管理體制是集中制，所以能夠形成專業(yè)檔案館網(wǎng)絡(luò)。例如前蘇聯(lián)，包括國家氣象水文和控制自然環(huán)境委員會、國家電影委員會等中央專業(yè)主管機關(guān)建立了獨立的專業(yè)檔案館，形成了平行網(wǎng)絡(luò)。在我國，1992年發(fā)布的《布局方案》全面推動和引導(dǎo)了專業(yè)檔案館建設(shè)，已經(jīng)初步形成了全國性平行和垂直網(wǎng)絡(luò)。而在歐美資本主義國家檔案管理體制主要是分散制，中央級檔案館與地方的檔案館之間沒有業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)關(guān)系。因此，這些國家不會出現(xiàn)類似我國《布局方案》的文件，其專業(yè)檔案館只是自行設(shè)立，自由發(fā)展，無法形成網(wǎng)絡(luò)。例如德國杜賽爾多夫州議會檔案館就與德國聯(lián)邦議會檔案館毫無關(guān)系。
2、中外專業(yè)檔案館館藏檔案所有權(quán)不同
不同的社會制度對社會成員在社會活動中形成的財產(chǎn)關(guān)系采取不同的立法原則。對與之相應(yīng)的檔案所有權(quán)，也存在著不同的確認方式。在我國，專業(yè)檔案館館藏檔案無不是國家各專業(yè)主管部門在行使管理職能過程中產(chǎn)生的檔案，因此具有國家檔案館性質(zhì)。一般而言，歐美資本主義國家普遍將檔案所有權(quán)劃分為“公共檔案”和“私人檔案”兩種，前者屬于在公共事務(wù)管理中直接形成的并為國家所有的檔案，后者是非國家所有的那些源于非政府機構(gòu)、社會組織、團體和個人并為其所有的檔案。因此，外國的專業(yè)檔案館就具有部分屬于國家或公共檔案館性質(zhì)、其余屬于私人檔案館性質(zhì)的特點。例如歐洲各國的議會檔案館、意大利的國家錄音檔案館和外交部檔案館、法國的國防部檔案館，就明顯是國家檔案館或公共檔案館。美國猶他州基督教家譜協(xié)會圖書檔案館、美國文學(xué)藝術(shù)檔案館、英國工黨歷史國家博物館就明顯不是國家檔案館，分別隸屬于不同組織機構(gòu)。
3、中外專業(yè)檔案館資金來源不同
在專業(yè)主管機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)下，我國專業(yè)檔案館有著充足的經(jīng)費。例如中國氣象局共投入檔案建設(shè)經(jīng)費2000多萬元，用于各級氣象檔案部門的庫房改造和設(shè)備購置工作。僅去年初，中國氣象檔案館投入200萬元，進行檔案館樓改造維修、庫房改造工作。又如外交部檔案館和安全部檔案館，在其進行檔案管理現(xiàn)代化進程中，分別有數(shù)百萬元資金投入到了檔案館的設(shè)備采購和軟件開發(fā)方面。而國外的專業(yè)檔案館，由于不能從國家政府方面得到經(jīng)費支持，所以捐贈和自籌資金是其經(jīng)費的主要來源。例如美國猶他州基督教家譜協(xié)會圖書館，其經(jīng)費來源于分布于世界各地的900萬教徒的捐獻和教會創(chuàng)辦的實業(yè)公司贊助。英國工黨檔案館在遷至曼徹斯特之前，唯一的收入是出售縮微膠卷。在搬遷后，其所有開支就由檔案館所在地曼徹斯特的市議會負責(zé)提供。根據(jù)有關(guān)資料，僅1996年，美國公眾給非贏利機構(gòu)組織和機構(gòu)的捐款高達1220億美元，各個專業(yè)檔案館就是資金流向目的地之一。國外專業(yè)檔案館仍不滿足已有條件，希望繼續(xù)得到政府和社會各界的關(guān)心和支持。以爭取資金改善檔案保管條件和現(xiàn)代化管理手段。
我國專業(yè)檔案館和外國專業(yè)檔案館既有相同點，也存在差異性。這完全是由不同的國家結(jié)構(gòu)和政治制度決定的。隨著我國經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展和改革開放的深入，我國專業(yè)檔案館工作面臨著更多的挑戰(zhàn)。認真學(xué)習(xí)外國檔案工作者的理論觀點，大膽借鑒外國專業(yè)檔案館的成功經(jīng)驗，是加強專業(yè)檔案館業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)的必需。
(郭紅解、李軍摘自《檔案學(xué)研究》2004年第3期)
內(nèi)容摘要：本文對我國和國外專業(yè)檔案館發(fā)展情況做了總結(jié)、分析和比較。其中對目前我國專業(yè)檔案館工作情況總結(jié)了4項突出特點，對國外8種類型的專業(yè)檔案館進行了情況簡介，對中外專業(yè)檔案館進行了比較，指出了4個相同點和3個不同點。
如何加強對各級專業(yè)檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)是國家檔案行政管理部門需要面對的嶄新課題。因此我們有必要將我國專業(yè)檔案館和國外專業(yè)檔案館的發(fā)展狀況進行研究和對比，以期找出規(guī)律，并最終應(yīng)用于我國專業(yè)檔案館業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)之中。
一、我國專業(yè)檔案館工作概況
新中國成立后，黨和政府十分重視檔案館事業(yè)的建設(shè)。經(jīng)過多年努力，我國檔案館事業(yè)迅速發(fā)展，并初具規(guī)模。1992年國家檔案局經(jīng)國務(wù)院批準印發(fā)的《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》(以下簡稱《布局方案》)對全國各級各類檔案館作了比較明確的劃分。專業(yè)檔案館是“管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館”，是國家或地方為了某一行業(yè)檔案的集中管理和利用需求而設(shè)立的。《布局方案》中，專門檔案館、永久性部門檔案館和過渡性部門檔案館均屬于專業(yè)檔案館范疇，是全國檔案館事業(yè)的重要組成部分。隨著社會主義市場經(jīng)濟的確立，改革開放和經(jīng)濟建設(shè)的深入發(fā)展，專業(yè)檔案館的種類和數(shù)量逐漸增加。截止2002年，全國專業(yè)檔案館共有401個。其中：中央級9個，包括中國照片檔案館、外交部檔案館、公安部檔案館和中國氣象局檔案館等。省級專業(yè)檔案館有130個，地級262個。省級專業(yè)檔案館的種類有29種，涉及城市建設(shè)、文學(xué)藝術(shù)、地名等方面。地級專業(yè)檔案館則以城市建設(shè)為主。
近年來，各級檔案行政管理部門和有關(guān)專業(yè)主管部門為搞好專業(yè)檔案館工作做了不懈的努力，專業(yè)檔案館的發(fā)展呈現(xiàn)出良好態(tài)勢。
1、全國專業(yè)檔案館館藏具有鮮明的專業(yè)性
全國各級檔案行政管理部門根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和《布局方案》，使那些確有必要建立國家專業(yè)檔案館的專業(yè)系統(tǒng)不失時機地建立起專業(yè)檔案館，解決了因?qū)I(yè)檔案數(shù)量激增，社會利用頻繁而綜合檔案館又不勝容納的矛盾。專業(yè)檔案館正逐步成為國家某一專門行業(yè)的檔案管理和檔案信息控制中心，實現(xiàn)對國家專業(yè)檔案的有效控制，解決了具有永久保存價值的專業(yè)檔案的歸屬和流向問題。目前建立的地質(zhì)礦產(chǎn)檔案館、房地產(chǎn)檔案館、工商檔案館等，都能夠反映本行業(yè)系統(tǒng)的專業(yè)特點。例如中國電影資料館是于1958年成立的，收集、整理、保管全國各個時期的中外影片24558部，影片素材15692部；收藏、管理著大量珍貴的電影文圖、錄像資料。又如外交部檔案館， 目前館藏檔案29萬卷(件)，排列長度1500米，收集各種資料將近25萬冊。這些檔案資料充分反映了我國建國以來外交工作的真實面貌和發(fā)展過程。
2、全國專業(yè)檔案館提供的服務(wù)具有一定的廣泛性
全國各級專業(yè)檔案館普遍建立始于80年代。近20年來，全國專業(yè)檔案館工作取得了很大成績。各級檔案行政管理部門與專業(yè)主管部門在經(jīng)濟與政治體制的變革中充分意識到，隨經(jīng)濟建設(shè)和專業(yè)技術(shù)活動的飛速發(fā)展，必將形成種類繁多、數(shù)量巨大的專業(yè)檔案。專業(yè)檔案貼近社會，貼近市場，貼近百姓生活，涉及社會發(fā)展的方方面面，如房地產(chǎn)檔案、工商檔案、氣象檔案等都與人民群眾的切身利益息息相關(guān)。例如：外交部檔案館密切配合外交部中心工作，充分發(fā)揮檔案館的職能特點和館藏優(yōu)勢，積極開發(fā)檔案信息資源，為部機關(guān)各項工作服務(wù)，為面向社會宣傳新中國外交成就服務(wù)。該館出版的《周恩來外交風(fēng)采》、《鄧小平外交風(fēng)采》、《新中國外交五十年》等大型出版物受到了從中央領(lǐng)導(dǎo)到社會各界的好評。福州市房地產(chǎn)檔案館館藏40萬卷檔案中，有產(chǎn)權(quán)檔案36萬卷，拆遷檔案2.4萬卷。近3年來，日均查檔l00余卷次。這些產(chǎn)權(quán)、拆遷檔案不僅關(guān)系到千家萬戶和各行各業(yè)的切身利益，也是政府行政和司法辦案的依據(jù)。
3、全國專業(yè)檔案館逐步實現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化
隨著社會主義市場經(jīng)濟的逐步確立，中央國家機關(guān)機構(gòu)改革不斷深入，政府職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，一些部門的管理體制已經(jīng)發(fā)生深刻變化。為適應(yīng)新形勢的要求，各專業(yè)主管機關(guān)非常重視本行業(yè)、本系統(tǒng)所產(chǎn)生專業(yè)檔案的管理。如中國氣象檔案館“八五”、“九五”期間接投入大量資金，建立了中國氣象局機關(guān)存貯局域網(wǎng)，聯(lián)結(jié)國家氣象中心、衛(wèi)星氣象中心、氣候中心等科研單位，實現(xiàn)國家級氣象資源整合，并將集中管理的巨大信息源提供服務(wù)于減災(zāi)防災(zāi)、科研情報、國防建設(shè)等領(lǐng)域。部分省的一些專業(yè)檔案館，如工商、房地產(chǎn)、測繪等，也開始了檔案信息資源的數(shù)字化加工、存貯、管理和傳輸。北京、上海、江蘇、四川等省市的公安檔案館已經(jīng)實現(xiàn)多門類檔案計算機管理，江蘇、安徽等省公安檔案館還建成了計算機信息局域網(wǎng)，實現(xiàn)了從省公安廳到派出所的多級檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。
4、全國專業(yè)檔案館各項管理工作逐步走向規(guī)范化
在《布局方案》原則的引導(dǎo)下，國家和地方各級檔案行政管理部門把專業(yè)檔案館工作的發(fā)展列入本地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，納入業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)范圍，引導(dǎo)各級專業(yè)檔案館的工作規(guī)范化發(fā)展。1994年至1995年，國家檔案局組織開展的中央國家機關(guān)檔案工作目標管理考評活動，中央級專業(yè)檔案館都積極參與。在各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下，在檔案人員的共同努力下，中央級專業(yè)檔案館的管理水平進一步實現(xiàn)規(guī)范化。在各地進行的檔案館目標管理達標升級活動，許多專業(yè)檔案館也取得了突出的成績。一些國家專業(yè)主管部門例如公安、檢察、稅務(wù)等還配合地方各級檔案行政管理部門，推動本系統(tǒng)各級檔案部門在各地檔案工作目標管理活動中提高工作水平。由此可見，全國各級檔案行政管理部門正推動專業(yè)檔案館工作不斷向前發(fā)展。
二、國外專業(yè)檔案館情況
根據(jù)有關(guān)資料和掌握的情況，國外絕大多數(shù)國家沒有布局和管理非常嚴密的專業(yè)檔案館網(wǎng)體系。這主要是因為社會制度與管理體制的不同所造成的。歐美資本主義國家實行資本主義所有制，即資產(chǎn)階級占有生產(chǎn)資料。在資本主義社會制度下，資本家的企業(yè)和其它私人機構(gòu)林立，形成了數(shù)量龐大的私人檔案。因而不可能產(chǎn)生類似我國這樣由國家和地方為了某一行業(yè)的檔案集中管理與利用需要而設(shè)立的、單獨于綜合性檔案館之外的專門集中管理某一方面專業(yè)檔案的、布局呈網(wǎng)絡(luò)化的專業(yè)檔案館。其專業(yè)檔案館數(shù)量大大少于綜合性檔案館。
從國家角度而言，前蘇聯(lián)是檔案事業(yè)最為發(fā)達的國家，也是專業(yè)檔案館數(shù)量最多的國家。在前蘇聯(lián)國家一級，按照檔案的歷史時期建立了11個平行的國家檔案館(不包括前蘇共中央檔案館)。除此之外，還分別“委托”前蘇聯(lián)外交部、前蘇聯(lián)科學(xué)院、文化部等中央專業(yè)主管機關(guān)建立了獨立的專業(yè)檔案館。
此外，意大利在國家一級除了設(shè)立國家錄音檔案館，還分別設(shè)立了參議院、眾議院、國防部、外交部檔案館。法國也設(shè)有外交部檔案館和國防部檔案館。前南斯拉夫設(shè)有南斯拉夫科學(xué)藝術(shù)檔案館、軍事歷史檔案館和南斯拉夫影片檔案館3個國家級的專業(yè)檔案館。
就筆者了解，國外專業(yè)檔案館主要有以下類型：
1、政黨
英國工黨檔案館1969年成立，于1990年遷至曼徹斯特的工黨歷史國家博物館。工黨在其早期就非常重視它的歷史記憶，工黨檔案中最久遠的內(nèi)容可以追溯到它的建黨初期，即1900－1906年代表委員會的會議記錄。工黨的檔案非常完整，具有連續(xù)性，大部分為工黨1900年以來產(chǎn)生的文件，館藏量為900英尺排架長度。其中的照片和海報等都交給了博物館，以便于這類資料的展出和復(fù)制。電影和磁帶檔案分別移交給了國家電影檔案館和國家聲像檔案館。工黨檔案館所接收的檔案在其產(chǎn)生后10年(最近改為15年)即對外開放。根據(jù)工黨與檔案館簽訂的協(xié)議，工黨雖擁有檔案的所有權(quán)，但檔案存放到檔案館后，有關(guān)檔案保管的日常工作由博物館負責(zé)。工黨檔案館全天開放，沒有對利用者的限制。相比于法國和意大利的政黨檔案館每天開放時間較短、檔案借閱數(shù)量有限制的做法，英國工黨檔案館的做法有獨到之處。
2、議會
歐洲國家議會下設(shè)的檔案館一般由文獻資料室、圖書資料室和歷史檔案室3部分組成。議會檔案館的歸檔范圍主要是：議會各內(nèi)設(shè)機構(gòu)的會議記錄，包括法律草案、辯論紀要和批準文本在內(nèi)的立法文件，議員的生平經(jīng)歷，議會各管理機構(gòu)的來往信件，出版物和聲像文件等。部分國家議會檔案館已經(jīng)具備了專業(yè)檔案館的性質(zhì)，因為其館藏中包含了珍貴的歷史檔案。例如法國議會檔案館擁有自1789年以來本議會的檔案。英國、挪威、意大利、芬蘭等國議會檔案館則分別保存有自1497年、1814年、1848年和1863年起始的歷史檔案。
3、工商
德國北萊茵州工商檔案館是科隆市工商會及其企業(yè)會員于1906年發(fā)起籌建的。該館在法律上是一個協(xié)會組織，其主要經(jīng)費來源于科隆工商會的支持，主要負責(zé)該市工商會在受理和處理企業(yè)的各種事務(wù)時形成的大量檔案和當(dāng)?shù)夭糠执笮推髽I(yè)寄存的檔案。當(dāng)?shù)睾芏嗥髽I(yè)建不起檔案館，可以把檔案寄存在工商檔案館。企業(yè)寄存檔案要與檔案館簽訂協(xié)議，明確檔案的所有權(quán)。企業(yè)可以保留檔案所有權(quán)，也可以向檔案館轉(zhuǎn)讓。企業(yè)決定其形成檔案的存留取舍。目前，該檔案館現(xiàn)存檔案的排架長度為9000米。其中最早的檔案形成了1690年，成為研究北萊茵州工商業(yè)發(fā)展的珍貴資料。因法律規(guī)定工商會是具有公共性質(zhì)的法人機構(gòu)，工商檔案館必須妥善保管其形成檔案并向公眾提供利用。所以該館以工商會和有關(guān)企業(yè)為服務(wù)重點，一般公眾也可以前去利用檔案。
4、軍事
法國國防部檔案館位于國防部所在地巴黎溫森城堡內(nèi)，由3個彼此獨立的部構(gòu)成：陸軍檔案部、海軍檔案部和空軍檔案部，分別由陸、海、空三軍的3位將級軍官擔(dān)任主任。國防部檔案館直屬于國防部，業(yè)務(wù)上接受國家檔案總局的監(jiān)督指導(dǎo)。空軍檔案部的口述史處形成的口述檔案非常有特色。成立于70年代的口述史處，邀參加過第一、二次世界大戰(zhàn)或者印支戰(zhàn)爭的空軍飛行員講述各次戰(zhàn)爭的真實歷史，以及他們在戰(zhàn)爭期間的戰(zhàn)斗與生活片斷。
俄羅斯國家海軍檔案館的前身是原蘇聯(lián)中央國家海軍檔案館。該館共保存檔案120萬卷，主要是1917年十月革命以前的海軍檔案和1941年以后海軍各管理機構(gòu)、部門、機關(guān)和海軍艦隊學(xué)校形成的完整規(guī)范的檔案。此外還兼管一部分沙俄議會的檔案。許多珍貴的檔案收藏其中，例如海軍各式艦艇和武器設(shè)計圖紙、航海圖、海港圖等。
5、文化藝術(shù)
座落在美國首都華盛頓市中心的美國文學(xué)藝術(shù)檔案館隸屬于史密森尼學(xué)會。該學(xué)會是一龐大的博物館系統(tǒng)和教育、文化、科學(xué)研究機構(gòu)，是全美最大的文化藝術(shù)群體。該學(xué)會在全美擁有16個博物館和30多個歷史、藝術(shù)和自然科學(xué)的研究單位，其中美國文學(xué)藝術(shù)檔案館是專門收藏、保存、研究和向社會提供各類文學(xué)藝術(shù)檔案資料的機構(gòu)。該館藏有18世紀至今的檔案資料1000余萬件，是世界上館藏最豐富的文學(xué)藝術(shù)檔案館。其中有50萬張照片，25000件紙質(zhì)藝術(shù)品的原件和5000件記載該館舉辦的展覽和一些接待重要來訪等活動的資料。
6音像
美國紐約貝特曼檔案館和新聞?wù)掌Y料館共收藏了1600萬張照片，而且還通過設(shè)在倫敦和東京的代理機構(gòu)至少收集了900萬張照片，成為世界上最大的、經(jīng)營性照片檔案館。該館還充當(dāng)了合眾國際社和路透社這兩家國際知名新聞通訊社的照片資料館，每天向這些新聞機構(gòu)以及它們的附屬單位及該館新老主題出借照片。該館研究部是全部業(yè)務(wù)的核心，有研究人員16人。該館提供每天24小時、全年365天的服務(wù)，甚至可以每天的任何時間都保證至少有1人隨時提供服務(wù)。
澳大利亞電影與聲像檔案設(shè)在堪培拉。該館保存了1896年以來的商業(yè)影片(新聞影片和官方電視臺、電臺的聲像資料歸澳大利亞檔案館保存)、招貼畫、唱片、照片、錄音錄像資料等。該館有先進的計算機除噪系統(tǒng)，可以把已經(jīng)開裂的老唱片、鋼絲錄音帶上的音樂復(fù)制為較為滿意的新版本。該館還辦有一個展覽，展出愛迪生發(fā)明留聲機以來100多年間人們使用過的各代錄音設(shè)備，對參觀者特別是青少年進行科普教育。
7、家譜
美國猶他州基督教家譜協(xié)會成立于1893年，與世界145個國家和地區(qū)有交換家譜縮微品的聯(lián)系。除猶他州的圖書檔案館外，該協(xié)會在世界各地設(shè)有2000多個圖書館，收藏各國家譜和方志。縮微品集中在總部的洞庫內(nèi)保存，已存貯5億張縮微品，其中華人家譜有5－6萬張。設(shè)在猶他州的圖書檔案館的檔案庫是1961年－1965年建造的，面積65000平方英尺，當(dāng)時投資200萬美元。該圖書館大部分人員為志愿人員，日均接待利用者200人。其經(jīng)費來源于分布于世界各地的900萬教徒的捐獻和教會創(chuàng)辦的實業(yè)公司贊助。
8、名人
位于美國新澤西州的愛迪生歷史古跡是集檔案館、博物館、圖書館于一身的機構(gòu)，隸屬于美國聯(lián)邦政府國家公園管理局。愛迪生逝世后，他的家于1940年將其實驗室及設(shè)備儀器、書籍、實驗用圖紙及說明書、筆記本、信件、剪報、財務(wù)賬簿及住宅，全部交給聯(lián)邦政府派人管理。該館館藏檔案的排架長度為3500英尺，還收藏了6萬多張照片，1093件科學(xué)發(fā)明實驗筆記本。
以上只是世界各國專業(yè)性檔案館中的一小部分。可以看出，這些專業(yè)檔案館的館藏都具有鮮明特色，成為該國檔案事業(yè)的重要組成部分。
三、中外專業(yè)檔案館比較
從世界范圍來看，專業(yè)檔案館的設(shè)置、發(fā)展與各國的社會制度、檔案管理體制息息相關(guān)。不同的社會制度造成了專業(yè)檔案的不同起源和不同流向，從而影響專業(yè)檔案館的設(shè)置；同樣，不同的檔案管理體制，使專業(yè)檔案館的發(fā)展受到不同因素的制約。比較中外專業(yè)檔案館的發(fā)展情況，就會發(fā)現(xiàn)如下共同特點：
1、中外專業(yè)檔案館專業(yè)特征突出
專業(yè)特點突出是中外專業(yè)檔案館的第一個共同點。我國現(xiàn)有14個中央級專業(yè)檔案館涉及不同的專業(yè)行業(yè)，館藏性質(zhì)單一，與綜合性檔案館館藏結(jié)構(gòu)迥然不同。例如，中國現(xiàn)代文學(xué)館是目前世界上最大的國家級文學(xué)檔案館和文學(xué)博物館，集中展示了中國現(xiàn)代文學(xué)100年來的輝煌成就。其現(xiàn)有藏品40萬件，其中有超過17萬種的各種版本的文學(xué)作品，2l00余種雜志，142種報紙，10970部手稿，8282張照片。而外國專業(yè)檔案館也明顯區(qū)別于本國的公共檔案館。例如德國北萊茵州工商檔案館所藏檔案涉及工商會提供的商業(yè)、技術(shù)、法律、貿(mào)易咨詢業(yè)務(wù)各個方面，從受理師徒資格審查考核，到為企業(yè)推薦人才，從幫助企業(yè)在國內(nèi)外尋找經(jīng)貿(mào)合作對象，到受理消費者投訴以及監(jiān)督政府使用工商稅收的情況，等等。我國的上海市工商檔案館館藏21.6萬多卷檔案中，就包括有外貿(mào)企業(yè)、個體私營企業(yè)、聯(lián)營企業(yè)登記檔案，也有經(jīng)濟合同、商標、廣告、經(jīng)濟案件檔案。
2、中外專業(yè)檔案館的管理比較規(guī)范
中外專業(yè)檔案館都強調(diào)對館藏檔案的規(guī)范管理，從檔案的收集、保管、提供利用都予以重視。在我國，從1994年到1995年進行了中央國家檔案工作目標管理考評活動看，外交部、安全部、民政部等專業(yè)檔案館均獲得了優(yōu)秀稱號。部分省、地級專業(yè)檔案館，也達到了該地區(qū)檔案館先進等級。外國的專業(yè)檔案館也注重規(guī)范化管理。德國杜賽爾多夫州議會檔案館主要負責(zé)州議會檔案和圖書資料的一體化管理，同時還要負責(zé)議會形成法律文件、會議記錄等文件的印刷和分發(fā)工作。該館對文件匯集工作就非常視，每年年終將所有印發(fā)的正式文件匯集起來裝訂成冊排列上架。文件匯編工作自議會檔案館成立以來就從未間斷，50年代時每年約幾百頁，70年代時每年千余頁。現(xiàn)在每年已將近5000頁。
3、中外專業(yè)檔案館館藏豐富
中外專業(yè)檔案館非常注重充實檔案館藏。例如中國照片檔案館館藏底片140余萬張，照片400多萬張；美國紐約貝特曼檔案館和新聞?wù)掌Y料館共收藏了1600萬張照片，而且還通過其東京的代表機構(gòu)至少收集了900萬張照片。中國照片檔案館是我國最大的專門收藏照片檔案的專業(yè)檔案館，照片內(nèi)容涵蓋了政治、軍事、歷史、文化等各個方面。美國紐約貝特曼照片檔案館的收藏?zé)o所不包，從古代洞穴的圖畫到最新的新聞?wù)掌瑥恼缛宋飱蕵贰Ⅲw育界名人。從中既可以找到著名新聞事件的留影，又可以看到歷史的存照。其跨躍幅度之大，如同走過了15000年的人類歷史里程。中國氣象檔案館館藏檔案12萬卷，記錄磁帶8000盤，縮微膠片4000余米，平片7萬多張。美國猶他州基督教家譜協(xié)會圖書館則存貯了5億張各國家譜和方志的縮微品(190萬盒卷片，40萬張平片)。可以說，巨大的檔案館藏數(shù)量，保存了世界和民族文化財富。能夠吸引更多利用者以產(chǎn)生更多社會效益和經(jīng)濟效益，便是情理之中的事情。
4、中外專業(yè)檔案館管理追求現(xiàn)代化
中外專業(yè)檔案館均有設(shè)施完善的館庫條件，先進的計算機等現(xiàn)代化管理手段。例如民政部檔案館已經(jīng)逐步配置了計算機、掃描儀、打印機、刻錄機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，研制了文書檔案管理軟件。該館已將1978年以來形成的文書檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄錄入計算機，同時將1995年以來形成的永久、長期保管的文書檔案全文掃描，實現(xiàn)了這部分檔案的全文檢索。在該館的網(wǎng)站上，可以查到案卷級目錄1.52萬條，文件級目錄ll萬條。又如澳大利亞國家電影與聲像檔案館，其全部館藏都可以通過計算機查到。德國杜賽爾多夫十H議會檔案館收藏的1990年以后產(chǎn)生的檔案均可使用計算機進行檢索。美國猶他州基督教家譜協(xié)會圖書檔案館的縮微拍照、沖洗、翻拍、切片、檢測、去污等技術(shù)用計算機自動控制，每天可力加500至2000盒縮微品。美國文學(xué)藝術(shù)檔案館的各個管理環(huán)節(jié)都使用計算機等現(xiàn)代化管理手段。許多外國專業(yè)檔案館還在制作完備、詳盡的檔案目錄方面投入大量人力和物力。
以上是中外專業(yè)檔案館的相同之處。中外專業(yè)檔案館的差異之處更為突出。
1、中外專業(yè)檔案館設(shè)置原則和布局的不同
縱觀世界各國檔案管理體制，只有集中制和分散制兩種，前者指一個國家的中央檔案機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督地方機構(gòu)，后者是指一個國家的中央檔案機構(gòu)與地方檔案機構(gòu)之間無隸屬關(guān)系。一個國家的檔案管理實行哪種管理取決于該國的國家結(jié)構(gòu)(是單一制還是復(fù)合制?聯(lián)邦制)和政治制度。我國和前蘇聯(lián)、東歐社會主義國家檔案管理體制是集中制，所以能夠形成專業(yè)檔案館網(wǎng)絡(luò)。例如前蘇聯(lián)，包括國家氣象水文和控制自然環(huán)境委員會、國家電影委員會等中央專業(yè)主管機關(guān)建立了獨立的專業(yè)檔案館，形成了平行網(wǎng)絡(luò)。在我國，1992年發(fā)布的《布局方案》全面推動和引導(dǎo)了專業(yè)檔案館建設(shè)，已經(jīng)初步形成了全國性平行和垂直網(wǎng)絡(luò)。而在歐美資本主義國家檔案管理體制主要是分散制，中央級檔案館與地方的檔案館之間沒有業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)關(guān)系。因此，這些國家不會出現(xiàn)類似我國《布局方案》的文件，其專業(yè)檔案館只是自行設(shè)立，自由發(fā)展，無法形成網(wǎng)絡(luò)。例如德國杜賽爾多夫州議會檔案館就與德國聯(lián)邦議會檔案館毫無關(guān)系。
2、中外專業(yè)檔案館館藏檔案所有權(quán)不同
不同的社會制度對社會成員在社會活動中形成的財產(chǎn)關(guān)系采取不同的立法原則。對與之相應(yīng)的檔案所有權(quán)，也存在著不同的確認方式。在我國，專業(yè)檔案館館藏檔案無不是國家各專業(yè)主管部門在行使管理職能過程中產(chǎn)生的檔案，因此具有國家檔案館性質(zhì)。一般而言，歐美資本主義國家普遍將檔案所有權(quán)劃分為“公共檔案”和“私人檔案”兩種，前者屬于在公共事務(wù)管理中直接形成的并為國家所有的檔案，后者是非國家所有的那些源于非政府機構(gòu)、社會組織、團體和個人并為其所有的檔案。因此，外國的專業(yè)檔案館就具有部分屬于國家或公共檔案館性質(zhì)、其余屬于私人檔案館性質(zhì)的特點。例如歐洲各國的議會檔案館、意大利的國家錄音檔案館和外交部檔案館、法國的國防部檔案館，就明顯是國家檔案館或公共檔案館。美國猶他州基督教家譜協(xié)會圖書檔案館、美國文學(xué)藝術(shù)檔案館、英國工黨歷史國家博物館就明顯不是國家檔案館，分別隸屬于不同組織機構(gòu)。
3、中外專業(yè)檔案館資金來源不同
在專業(yè)主管機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)下，我國專業(yè)檔案館有著充足的經(jīng)費。例如中國氣象局共投入檔案建設(shè)經(jīng)費2000多萬元，用于各級氣象檔案部門的庫房改造和設(shè)備購置工作。僅去年初，中國氣象檔案館投入200萬元，進行檔案館樓改造維修、庫房改造工作。又如外交部檔案館和安全部檔案館，在其進行檔案管理現(xiàn)代化進程中，分別有數(shù)百萬元資金投入到了檔案館的設(shè)備采購和軟件開發(fā)方面。而國外的專業(yè)檔案館，由于不能從國家政府方面得到經(jīng)費支持，所以捐贈和自籌資金是其經(jīng)費的主要來源。例如美國猶他州基督教家譜協(xié)會圖書館，其經(jīng)費來源于分布于世界各地的900萬教徒的捐獻和教會創(chuàng)辦的實業(yè)公司贊助。英國工黨檔案館在遷至曼徹斯特之前，唯一的收入是出售縮微膠卷。在搬遷后，其所有開支就由檔案館所在地曼徹斯特的市議會負責(zé)提供。根據(jù)有關(guān)資料，僅1996年，美國公眾給非贏利機構(gòu)組織和機構(gòu)的捐款高達1220億美元，各個專業(yè)檔案館就是資金流向目的地之一。國外專業(yè)檔案館仍不滿足已有條件，希望繼續(xù)得到政府和社會各界的關(guān)心和支持。以爭取資金改善檔案保管條件和現(xiàn)代化管理手段。
我國專業(yè)檔案館和外國專業(yè)檔案館既有相同點，也存在差異性。這完全是由不同的國家結(jié)構(gòu)和政治制度決定的。隨著我國經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展和改革開放的深入，我國專業(yè)檔案館工作面臨著更多的挑戰(zhàn)。認真學(xué)習(xí)外國檔案工作者的理論觀點，大膽借鑒外國專業(yè)檔案館的成功經(jīng)驗，是加強專業(yè)檔案館業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)的必需。
(郭紅解、李軍摘自《檔案學(xué)研究》2004年第3期)
