上海交通大學檔案館館長陳華新

檔案資源建設是國家檔案事業賴以生存與發展的重要基礎，也是檔案工作“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的根本保證。正因為如此，我們這次研討會的主題是：“檔案資源建設是學校檔案部門的生命，檔案館的立館之本”。我們與會代表就是要從這樣的認識高度，在研討會期間認真分析高校檔案工作的現狀與問題，相互交流檔案資源建設的經驗，共同謀劃高校檔案資源建設的大計。下面，我就如何推進檔案資源建設提出一些看法和設想，與大家一起討論并請指正。

一、展望新世紀，高校檔案資源建設正處在一個新的發展階段

本世紀之交，面對全球經濟竟爭日益激烈的形勢，黨和國家及時提出了科學興國，人才強國戰略，為加快高等教育改革發展做出了一系列的重大決策和戰略部署，努力把一個充滿生機活力的我國高等教育推向21世紀。如果把上世紀九十年代初國家檔案局開展的“國家級檔案館考評晉級工作”作為高校檔案事業發展的重要轉折點，那么，十多年來，伴隨著高等教育改革發展，高校檔案工作經歷了不平凡的歷程，譜寫了高校檔案資源建設歷史上濃墨重彩的新篇章。

1.建立了具有我國高校特色檔案資源建設的管理體制。上個世紀八十年代中后期，為了適應學校改革發展的需要，一批部屬重點院校先后成立了檔案館，大多數學校也相繼建立了綜合檔案室。按照《檔案法》和國家教育部門有關高校檔案管理辦法的規定，檔案部門既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。并對學校檔案工作履行著統籌規劃、組織協調、統一制度、監督和指導的職能。上世紀九十年代中期，一批重點高校檔案部門在服務學校中心工作中尋求檔案工作的切入點、結合點上取得了跨越式的發展，形成了一個職能相似機構合署辦公、服務功能擴展、多館并存、多學科并舉、形式各具特色的學校檔案文博管理體系。此舉符合國家大部門體制改革方向，對國家檔案管理體制改革也具有示范和參考作用。

2.開創了具有現代大學制度特點的規范管檔的新局面。依法治檔，規范管檔，是對學校檔案管理的根本要求。學校檔案部門以黨和國家有關檔案工作的政策法規為依據，特別是在《檔案法》和國家教育部門的《普通高校檔案管理辦法》頒布實施以來，依據這兩個法律法規大力推進高校檔案管理的建章立制工作：一是將檔案管理制度納入學校基礎性制度之內。以學校名義頒發檔案工作條例，作為學校管理的基礎性文件具有相對的穩定性，需要長期貫徹執行，因而成為檔案工作的綱領性管理文件；二是學校相關執行性文件覆蓋了檔案工作的方方面面，實現了每個檔案大類都有相對應的管理制度，這是做好學校檔案工作的制度保障；三是學校檔案業務建設無論是各個檔案大類及其工作各個環節，還是不同的檔案載體，都有相應的業務管理規范，這些檔案業務規范具有管理的科學性，與時俱進的時代性、行業管理的專業性等特點。

3.逐步改善了學校檔案工作的條件，基本適應了現代大學管理的需要。檔案是學校建設發展的真實記錄，也是國家檔案資源和信息資源建設的重要組成部分。近十年來，國家加大了對高校的投入，改善了學校辦學條件，校園面貌煥然一新。高校檔案工作基礎設施建設得到了學校應有的重視：檔案庫房和辦公用房的配置基本滿足了檔案資源建設的現實需求；檔案安全管理采取了相應的措施；檔案的保護和搶救得到學校財政應有的支持，館藏特色逐步呈現多樣性；逐步配置檔案現代管理設施，檔案部門的固定資產增長較快，基本適應了檔案工作的需要；檔案信息化建設總體上與學校信息化建設基本同步，邁出了可喜的步伐。

4.檔案主動服務學校內涵建設取得了顯著成效。歷史能給人以智慧。我國高校檔案資源豐富，是圍繞大局、服務學校，開發教育文化資源的寶庫，也是我們檔案工作者的“金飯碗”。近十多年來，各校檔案工作者以各種方式開發檔案資源，取得了顯著成效：一是立足盤活館藏，大多數學校建立了校史博物館或校史館以及相關學科的專業博物館，使之成為省市級愛國主義教育基地，充分發揮了飲水思源、愛國榮校的教育功能；宣傳學校，走向世界的傳媒功能；以史資政，咨詢服務的參考功能；聯絡校友，支持辦學的融資功能；傳播知識、專業見習的科普功能。二是常規性檔案利用頻繁，檔案服務的社會效益、經濟效益日益顯著，學校領導和教職工的檔案利用意識日益增強。2007年國家有關部門對61個部屬學校檔案利用情況統計達28萬多人次。三是檔案史料研究、校史研究以及檔案編研工作空前活躍，高校檔案部門每年公開或內部出版專著近百部；一些檔案史料、檔案學術研究論文被全國人文社科頂尖雜志錄用刊發，為學校人文社會科學的發展做出了積極貢獻。四是立足館藏，開發檔案信息資源，舉辦檔案文化、校史文化、名人檔案、特藏檔案等專題展覽，受到學校廣大師生的喜愛，不僅提高了廣大師生員工的檔案意識，又促進了和諧校園文化建設。

5.建立和培養了一支與學校內涵建設基本相適應的檔案工作隊伍。檔案工作，人才為本。十多年來，各校檔案部門在學校的支持下，采取了一系列措施，加強學校檔案工作隊伍建設。按照2004年全國高校檔案人才建設學術研討會形成的戰略共識，不少學校檔案部門大量引進碩博專門人才，其比例已達到40％以上。檔案隊伍專業面基本覆蓋了檔案管理與研究、史料研究、陳展設計、檔案裝裱、科技教育史研究、系統開發與維護、錄像與編輯等；一支充滿活力和具有自主創新能力的高校檔案工作團隊正在日益壯大；一批年富力強、富有改革創新精神的專門人才紛紛走向學校檔案部門領導崗位，正在開創學校檔案苑的“新世界”；積極鼓勵在職職工攻讀學位、短期業務培訓、外出學習交流，加大學術壓力和崗位壓力，努力營造檔案職工成才環境，使優秀人才脫穎而出；部分學校檔案部門成功申辦檔案學碩士點，開始培養檔案學科高層次人才，也成為高校檔案部門內涵建設的新亮點。

二、歷史如鏡，高校檔案資源建設的理性思考

要善于向歷史索求智慧。高校檔案部門十多年來改革實踐和探索，進一步深化了我們對一些重大問題的認識：學校檔案部門為什么要改革？要建設一個什么樣的學校檔案館？如何建設具有學校特色的檔案資源和檔案服務體系等。要建設好學校檔案館（室），必須堅持高舉中國特色社會主義偉大旗幟，確保高校檔案事業朝著正確的服務方向不斷向前發展；堅持貫徹落實科學發展觀，以人為本，加大學術和崗位壓力，保證高校檔案事業持續、健康、協調發展；堅持檔案服務體系建設，不斷深化和擴展服務功能，為學校上水平和經濟社會發展做貢獻；堅持解放思想，改革創新，求真務實，使高校檔案工作充滿生機活力；堅持學校檔案部門苦練內功，外鑄形象，不斷探索館務精密化管理的機制。

回顧總結歷史，要學會透過現象，抓住問題的本質，這就是在“事實”基礎上“求是”。教育部有關部門負責人希望部屬高校檔案部門認真分析檔案工作的現狀，學校檔案工作與高校整體發展有什么差距（包括人員素質、知識結構、年齡結構、館藏結構等），從什么地方著手推動學校檔案工作發展等問題。這就要求我們以黨的十七大精神為指導，密切聯系高校改革發展和檔案工作的實際，把科學發展觀這一戰略思想放在高等教育發展的新階段、面臨的新問題和新任務中來把握，放在高校檔案工作改革發展的歷史進程中來體會，放在新世紀高等教育事業改革發展的方向、目標和使命中來思考。

1.檔案隊伍的現狀與問題：據61個部屬學校檔案館年報統計：現有職工712人，其中女性532人，占總人數的70％；碩博（包括研究生）學歷者148人，占總數的20％、本科學歷占51％；50歲以上人員占30％，35-49歲之間人員占51％，34歲以下人員占17％。這些數據表明：一是男女性別比例嚴重失衡，館平均人數11.6人，職工數量偏少；二是檔案群體學歷偏低，專業人才、復合型人才少。特別是占51％本科學歷者將主導今后檔案工作發展的基本格局；三是年齡結構不盡合理，年輕人偏少。占30％的50歲以上者將在今后幾年內先后告退，這正是改善學校檔案隊伍知識結構的關鍵時期。有些專家認為：檔案人具有忠于職守，淡泊名利的優良品質，但思想觀念保守，不能適應新形勢、新任務的需要。有的檔案人撰寫論文或是學術交流發言，總是強調客觀條件困難，就是不講檔案人的“思想困難”。也有專家認為，講問題、講困難是一些檔案人是對檔案工作現狀有所反思的結果，也是檔案人的一個進步。但最可怕的是少數檔案人安于現狀，不思進取，無所用心，面對檔案工作發展的新機遇、新挑戰、新思路、新舉措，只會做“減法”，不會做“加法”。實踐證明，高校檔案工作改革發展的最大障礙是檔案人的“思想瓶頸”。

2.學校檔案工作滯后于高教事業發展：改革開放以來，我國高等教育發展實現了歷史性跨越，我國開始由人口大國向人力資源強國轉變，一大批大學和重點學科實力進一步提升，縮小了與世界高等教育強國的差距。我國也是檔案工作大國，如何向檔案工作強國邁步？怎樣圍繞中心，服務學校社會，建設具有學校特色的檔案資源體系和檔案服務體系？如何縮小學校檔案工作與高等教育整體發展的差距？目前全國高校檔案部門面臨的主要問題是：一是經費嚴重不足，不能適應迅速增長的檔案工作量和檔案現代化管理的需要；二是管理手段和管理方式落后，不能適應新載體、新領域檔案管理的需要；三是檔案宣傳缺乏力度，形式也比較單一，不能適應檔案工作應有環境的需要。但實質性的問題是我們檔案工作者思想解放不夠，缺少創新發展思路。以服務求生存，貢獻求發展，這是高校檔案事業建設發展的必由之路。

3.保障條件簡陋，亟需改善檔案庫房、辦公用房及現代辦公設備和檔案保護設施：上世紀八十年代中后期，各校先后建立檔案館和綜合檔案室，大多是以舊房屋改擴建成館舍，僅滿足了建館的一般條件，新建館舍極為稀少。時至今日，大多數高校館舍和設施陳舊，既不能滿足檔案資料安全保管和館藏增長的需要，又不能適應現代檔案工作的需要。部屬高校61個檔案館年報統計表明：檔案館總建筑面積89632㎡，館平均建筑面積14693㎡，其中庫房總建筑面積43893㎡，館庫平均建筑面積719㎡。檔案館現代辦公和檔案保護設備統計：服務器90個、pc機器1102臺、復印機141臺、集中式空調機16套、去濕機319臺、消毒設備37臺。以上這組數據就是部屬高校61個檔案館的全部固定資產，這不僅與現代大學“廣闊”的校園、造型新穎的教室、寬敞明亮的辦公室以及一應俱全的辦公設施的差距是顯而易見的，而且與國家頒布的《檔案館建設標準》相去甚遠。在這里，我們呼請教育行政部門及學校，特別是教育部對高校檔案館舍建設和基礎設施配置給予必要的重視和支持。

4.館藏檔案結構不夠合理：產品講名牌，館藏重特色。據部屬61所高校檔案館統計：館藏檔案460萬卷、排架長度近11萬米，錄音、錄相近2.9萬盤；照片9.7萬張，電子文件：磁帶737盤、磁盤5894張、光盤1.75萬張。其中明清檔案810卷、民國檔案5.8萬卷、文件4.2萬份、革命歷史檔案8600卷。這些館藏統計數據表明：檔案載體較為單一，特色不夠鮮明，不能適應日益多樣化的檔案利用需要。館藏結構呈現出“一多四少”即：“一多”紙質檔案多，特別是文書、教學、研究、基建、財會等檔案占據了整個館藏的“大半江山”，體現了傳統檔案工作的特點。“四少”：一是實物檔案少，尤其是榮譽性、紀念性實物館藏少。二是歷史檔案少。三是人物檔案少。四是館藏珍貴文獻備份少，今天的利用與保護矛盾較為突出。這是長期以來重單位文件歸檔、輕個人文獻實物收集歸檔，重年度歸檔、輕即時歸檔，重校內歸檔、輕校外收集等習慣做法所致。

5.抓住時機，強化戰略性謀劃：我國正在由高等教育大國向高等教育強國轉變，高校檔案工作正處在一個新的歷史起點上，也處在一個重要的發展階段。教育部及辦公廳領導對高校檔案工作十分重視，新修訂的《普通高等院校檔案管理辦法》（以下簡稱“管理辦法”）將在今年上半年以教育部令和國家檔案局令聯合頒發。學習貫徹 “管理辦法”，既是高校檔案部門的政治任務，又是高校檔案部門的中心工作。學習貫徹“管理辦法”，既要有戰略性思考，又要聯系實際從戰術層面來謀劃破解學校檔案資源建設的瓶頸。高校檔案館如何建設發展？怎樣搶抓機遇，加強學校檔案信息化建設、檔案資源體系建設、檔案服務體系建設、檔案館舍建設和檔案人才隊伍建設？怎樣引進竟爭和激勵機制？如何科學考核評估學校檔案工作？解決這些重大問題，需要高校檔案工作分會、部屬高校檔案協會及各省市自治區高校檔案學會組成生命共同體，形成合力，按照分工負責的原則，各自承擔相關課題，在調查研究的基礎上形成調研報告和檔案行政規章草案，供教育部有關部門參閱處理。這是高校檔案工作要破解發展瓶頸應持的正確態度。教育部有關部門負責人對此寄予厚望。

三、創新思路，科學把握檔案資源體系建設的基本規律和戰略重點

科學發展，以人為本。加強學校檔案資源體系建設和檔案服務體系建設是我國實施科教興國、人才強國的基本國策在檔案工作中的具體體現，是一項功在當今、惠及后世的艱巨性工作，也是我們這一代學校檔案工作者的政治任務。檔案資源建設既是學校檔案部門的生命，又是立館之本、強館之基、活館之源。學校檔案部門要充分認識檔案資源建設的重要性和緊迫感，不斷創新發展思路，努力探索學校檔案資源建設的基本規律，以信息化建設促進檔案工作現代化，樹立“大檔案”的觀念，開創具有學校特色的檔案資源建設體系。

1.堅持學以致用，解放思想的原則。悟道比求知更重要。惟有如此，檔案工作之路才能越走越寬廣。學習為了什么？當然是為了國家和社會，但也發展了自己；學什么？除了學時事政治、專業知識、崗位技能和人文歷史外，一要向社會學習，這樣我們會充滿希望和激情，可以登高望遠。二要培養對檔案事業的情感，滿懷情感從事檔案資源和檔案服務體系建設，將使工作更具主動性。三要學習構建和諧環境的本領，無論是檔案資源建設，還是檔案服務，構建和諧環境必不可少。怎樣學習？要養成在集體中學習，在生活中學習，在實踐中學習，在疑問中學習，這就是“工欲善其利，必先利其器”的道理。

今天，高校檔案工作處在新一輪發展的門檻上，我們又面臨著如何繼續解放思想的大問題。說到底，思路決定出路，解放思想的根本目的，就是破解發展難題。如何解放什么思想？就是聯系高校檔案工作實際，要樹立科學理念，不為現有條件所困；要樹立憂患意識，不為過去成績所累；要樹立全局觀念，不為傳統思想所限；要樹立自主創業信念，不為困難環境所懼。只要我們加強學習，打開思路，早想一步，多走一步，以更加解放的思想觀念，更加開放的全局意識，更加昂揚的精神狀態，更加扎實的工作作風，搶抓機遇和用好機遇，就一定能夠推動高校檔案資源建設在新起點上取得新的大發展。

2.堅持統籌兼顧，齊抓共管的原則。高校檔案資源建設涉及學校工作的方方面面，也是一項系統工程。實踐經驗證明，在建設過程中：一是要用分工負責制去統籌，要把檔案資源建設納入學校領導和各個部門職責，由學校和部門主要領導干部去統籌兼顧，把部門檔案管理落實到具體崗位和人員，建立健全管理網絡，這是檔案資源建設齊抓共管的崗位保障。二是要用工作計劃去統籌，要把檔案資源建設放在學校中心工作各個條塊之中，本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的要求，擬訂中短期規劃和年度工作計劃，由學校分管領導簽發后成為學校一個時期或年度的工作任務，這是檔案資源建設齊抓共管的計劃保障。三是用規章制度去統籌。要把檔案資源建設置于學校管理行為之中。學校檔案資源建設是國家檔案資源建設的一個重要組成部分，要根據國家檔案資源建設的有關法規，建立健全相應的規章制度，報學校審批后成為學校的管理行為，這是檔案資源建設齊抓共管的制度保障。四是要用管理職能去統籌。高校檔案部門的設置就決定了其在學校檔案資源建設中具有統籌管理的職能。檔案部門要把管理職能提升到如同學校其他職能部門一樣，強化監督與指導的職能，大膽地在監督中指導，在指導中監督，確保檔案資源建設年度任務和規章制度的貫徹落實。特別是在現代技術條件下，將檔案“隱性”管理變革為“顯性”管理，實行部門年度歸檔工作定量考核，經校領導審批后，通過校園網等形式排名公布，這是檔案資源建設齊抓共管的職能保障。

3.堅持檔案資源與檔案信息化同步建設的原則。信息意味著權力、機遇和發展。學校信息化建設隨著國家信息化建設事業的發展應運而生。在今天，數字大學、數字校園、數字圖書館、數字檔案館和辦公現代化等建設方興未艾。檔案實體資源建設、檔案信息資源建設充滿著激烈競爭，檔案實體資源、檔案信息資源被分割或正在被分割現象較為普遍。我們如果看不到這一現象，就如同得了“慢性病”一樣。我們要樹立憂患意識和崗位緊迫感，創新思路建設和完善檔案信息管理大平臺，“上接學校、下聯部門、外掛社會”，全面參與學校信息化建設，搶占學校檔案信息資源建設的高地，牢牢掌握檔案信息資源建設的主動權。一要抓住校本檔案資源。檔案資源建設的核心和重點是校本資源。檔案工作要前移，監管要到位，檔案資源建設要搶抓源頭，重要檔案要即時收集，全面深化紙質文件和電子文件對應同步歸檔，注重年度歸檔的特色和亮點，不斷改善館藏結構，努力實現增量檔案數字化；二要抓住相關媒體信息資源。要通過現代技術和手段，定時跟蹤校園網、英特網、廣播、電視、報刊、圖書等對學校有關的新聞信息、歷史信息、人物信息的自動抓取篩選和有序歸檔；三要抓住校友人物信息資源。校友人物是學校的“品牌”，也是學校的寶貴財富。既要通過現代技術手段，又要具有世界眼光，對中外媒體有關學校校友人物信息自動抓取歸檔。要建立常年專項經費，利用一切可以利用的時機進行“零距離”的征集采訪；四要抓住館際相關信息資源。在業務交流、信息交流和學術活動日益活躍的今天，我們要特別養成對國內外各級各類檔案館、校史陳列館、博物館等單位搜集與學校相關檔案資源、校史資料和人物信息；五要抓住民間相關資源。我國歷來不乏愛好收藏的人士。特別是今天各種資源市場的興起和完善，到民間市場去淘學校之“寶”也應引起我們檔案工作者的關注和參與，收藏者的職業精神和職業敏感性，值得高校廣大檔案工作者參考借鑒；六要抓住館藏數字化資源。高校檔案信息開放程度、檔案社會化服務程度低是一個不爭的事實。究其原因，可能是見仁見智，不盡相同。但最主要的因素是經費投入嚴重不足，館藏數字化率太低，開放鑒定滯后。我們要抓住學校“211”、“985”工程建設和國家對學校財政投入逐年增多的有利時機，主動爭取學校的支持，按照現有的行業規范，加速推進館藏檔案數字化工程，把數字化檔案的開放鑒定納入檔案利用的日常工作之中，力爭通過五年時間的建設，使高校檔案信息開放程度和檔案社會化服務程度有一個新的飛躍。

4.堅持檔案保護與科學保管并舉的原則。檔案是學校的靈魂。溫家寶總理在今年《政府工作報告》中強調要搞好檔案保護，這充分體現了黨和國家對檔案保護工作的高度重視，檔案的唯一性及其作為一種不可再生的資源，一旦損毀，將給國家和學校造成不可估量的損失。學校檔案部門要積極創造機遇，要以學習貫徹新修訂的《普通高等院校檔案管理辦法》為契機：一是爭取學校的投入，努力改善檔案保管條件，力爭解決檔案基礎設施薄弱、庫房緊缺、保管條件簡陋、館舍混用等問題。二是要切實按照國家新頒布的《檔案館建設標準》，力爭新建一批檔案館舍；三是要以《國家重點檔案搶救和保護補助費管理辦法》為參照依據，建立常年專項經費，加強瀕危重點檔案的搶救和保護工作；四要建立館藏珍貴檔案和特殊載體檔案的特藏房，加強對珍貴檔案、特殊載體檔案的保管和保護；五是要進一步加強高校檔案館（室）和館庫設備、館藏檔案的安全工作，積極推進保安人員一天24小時值班制度。特別是要加強國防科研項目檔案和需要保密的檔案的安全工作，切實保證檔案實體和檔案信息資源的安全。

5.堅持開發資源服務學校的原則。檔案貴在于活，重在于用。檔案信息資源的開發與利用，是檔案工作的最終目的，是落實科學發展觀的具體體現，也是檔案服務求生存，貢獻求發展的市場經濟原則的體現。學校檔案部門要緊緊圍繞學校中心任務和經濟社會發展的大局，找準工作的切入點、結合點和生長點，創新服務機制，拓展服務功能，提高服務水平，深化檔案服務體系建設。一是優化零距離服務。要努力提高館藏檔案數字化率，及時開展數字化檔案的開放鑒定，增強檔案全文信息校園網上的開放程度和檔案信息服務社會的能力，減少檔案利用者直接來館利用的人數，使高校檔案工作者率先進入檔案“后保管”的新時代；二是大力擴展現代技術手段服務。在現代通訊和網絡傳輸技術條件下，面對國內外對檔案利用的需求，要努力轉變服務思想，端正服務態度，提高服務水平，通過電話、傳真、電子郵件和校園網定點定時的網絡服務等多種形式及時滿足利用者的需求；三是創新在線編研服務。結合學校中心任務和重大紀念活動，利用數字化的館藏，通過在線編研陳展平臺，開展圖文并茂，具有多媒體特色和歷史背景的主題、專題陳展，擴大檔案服務和以史育人的教育宣傳面。四是文獻研究服務。近幾年來，一批具有碩士、博士學歷者充實檔案工作隊伍，應充分發揮其特長，大力開展史料研究工作，多出學術論著。我們高校檔案工作分會、部屬高校檔案協會及各省市自治區高校檔案學會要創新編撰思路，可舉全國或區域高校檔案史料研究人員之力，選好主題，合力編撰相關史料叢書，必將獲得較好的社會和經濟效益。五是深化教育基地服務。加強檔案館愛國主義教育基地建設，要在完善設施，更新內容，有效開放，優質服務，提高水平上下功夫，使之成為青年學生的第二課堂，廣大校友的精神家園，展示學校軟實力的重要窗口，對外交流合作的大平臺；六是探索集成服務。在法人組織和教育、檔案行政部門協調下，實現區域性和全國行業性高校檔案信息的集成共享，即廣義數字檔案館建設，使高校檔案信息全面服務學校、服務社會更具生機和活力。