一、問題的提出
中辦發[2004]34號文件《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》（以下簡稱《意見》）是我國信息資源開發利用工作發展史上的一個里程碑式的文件，它站在國家參與國際競爭的角度，從國家政策層面上首次明確了信息資源及其開發利用工作的戰略地位，把理論的認識變成了國家的意志。正如《意見》所說：“信息資源作為生產要素、無形資產和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在社會資源結構中具有不可替代的地位。”加強信息資源開發利用工作“是落實科學發展觀，推動經濟社會全面發展的重要途徑，是增強我國綜合國力和國際競爭力的必然選擇”。為推動信息資源開發利用工作的健康發展，《意見》結合近年來我國信息資源開發利用工作中存在的問題，著重就今后加強信息資源開發利用工作的指導思想、主要原則、政務信息資源開發利用、完善信息資源開發利用工作的保障環境、促進信息資源市場繁榮與產業發展等作出了若干政策性規定。當前廣大信息資源管理者的重要任務就是全面落實《意見》的精神，把這一綱領性文件轉化為信息資源開發利用的行動，建立起長效開發利用信息資源的管理機制。
檔案信息資源屬國家信息資源的一部分，《意見》指出的信息資源開發利用工作中所存在的問題及今后開發利用信息資源的指導思想、主要原則和環境保障等，對檔案信息資源開發利用工作是完全適用的。例如在檔案信息資源開發利用工作中同樣存在“開發不足、利用不夠、效益不高，相對滯后于信息基礎設施建設”、“公益性信息服務機制尚未理順”、“信息安全保障體系不夠健全”、“相關法律法規及標準化體系需要完善”等問題。檔案工作者的當務之急是要結合檔案信息資源開發利用的實際，全面落實《意見》提出的指導思想、主要原則和保障環境。從整體上看，信息資源管理可分為宏觀管理、中觀管理和微觀管理。宏觀管理是一種戰略管理，是國家層面上由國家信息資源管理部門運用法律、行政、經濟和技術手段進行的管理。微觀管理是基層部門對信息資源的管理，它是國家信息資源管理的基石。中觀管理是介于上述兩者之間的一種管理，是針對本行業本地區信息資源的管理，具有承上啟下的作用。站在國家信息資源管理角度看，《意見》是針對宏觀管理而言的，檔案信息資源管理屬中觀與微觀層次的管理。回顧我國檔案信息資源開發利用工作的歷史與現狀，目前之所以存在上述問題，究其原因可能是多方面的，其中既有微觀管理層次的原因，也有中觀管理的原因，但筆者認為主要是中觀管理的問題，落實《意見》精神的重點是應重在建立長效開發利用檔案信息資源的中觀管理機制，即要從國家與省級檔案行政管理部門層面上著手。
二、加強檔案信息資源中觀管理的重要性
檔案信息資源系統是國家信息資源系統的一個子系統，加強對檔案系統信息資源的中觀管理，不僅有利于把檔案信息資源開發利用工作納入國家信息資源開發利用工作的總體戰略，使本系統的信息化工作與國家信息化建設同步發展，而且能自上而下有計劃、有組織地整合檔案信息資源，統籌協調本系統的信息活動，有效解決工作中存在的重大問題，從整體上不斷提高檔案信息資源開發利用水平。促進檔案信息資源開發利用工作，關鍵在中觀管理。筆者之所以有這一點認識，是對我國檔案工作地特點及發展趨勢認識的結果。
首先，從檔案工作管理體制看。我國實行的是統一領導、分級管理的管理體制，強調國家檔案行政管理部門對檔案工作的“統籌規劃，組織協調，統一制度，監督與指導”，集中統一管理的管理體制賦予了中觀管理者領導與組織的職責。國家檔案行政管理部門對檔案工作管理在現實生活中既有成功的經驗，也有決策不完善的教訓，無一不體現了其重要作用。以檔案信息資源建設為例，一是在檔案收集上，國家檔案局1983年頒布的《檔案館工作通則》與1986年頒布的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》對綜合檔案館進館范圍的判定，主體是現行機關檔案與歷史檔案。長期以來各館都忠實地執行了這些規定，目前綜合館館藏狀況與該規定大體相吻合，但從發展地觀點看這一規定尚不夠完善，在開發利用檔案信息資源中已明顯感到了結構單一、資源不足的弊端。另外，像口述歷史檔案的收集，因缺乏中觀指導，長期以來一直提不到收集的議事日程。在國外，早在1890年就開始口述歷史檔案的收集，到目前僅美國杜魯門總統圖書館已有500多個口述歷史訪談。國外檔案學家認為，檔案學家應成為口述歷史檔案收集工作的參與者、后續處理者及傳播者，兼具口述檔案的保管人和創造者這兩個角色。二是檔案鑒定工作上，《檔案法》第十五條規定：“鑒定檔案保存價值的原則，保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制訂。禁止擅自銷毀檔案。”這里所指的鑒定顯然是指檔案存毀鑒定，事實上涉及檔案信息資源建設的鑒定有進館鑒定、存毀鑒定、數字化鑒定、開放鑒定等。由于國家檔案行政管理部門在政策層面上對檔案鑒定關注面較窄，且現有規定缺乏可操作性，至今尚未形成有效的檔案鑒定機制，已不可避免對檔案信息資源建設造成了一定的影響。也正是由于缺少自上而下的推動，沒有形成一套相應的運行機制，致使出現鑒定工作停滯不前、檔案信息資源質量不高的現狀。三是在檔案開放上，國家檔案行政管理部門雖然制定了《各級國家檔案館開放檔案辦法》（1991年），但對開放檔案工作缺乏有力的監督指導，致使開放工作緩慢。據2001年統計，我國各級各類檔案館開放量為37866449卷，約占館藏量179846012卷的21.1%。檔案信息資源開發利用工作的基礎，《意見》提出要“推動我國信息資源總量增加、質量提高、結構優化”，實現這一目標需要擴大檔案工作者的努力，但根據我國對檔案工作管理體制的規定，更需要國家與省級檔案行政管理部門在進館范圍、檔案鑒定、檔案開放等方面在政策、法規層面上予以強有力地推動，否則難以形成長效運行機制。當前深化檔案信息資源開發利用工作，最需要的是政策層面上的調整與指導。
其次，從檔案信息化建設看。檔案信息化是檔案工作的發展趨勢，但檔案信息化是一項系統工程，為實現檔案信息資源共享要研究這一信息系統的整體性、關聯性、層次性、動態性。檔案信息資源管理系統與國家信息資源系統、電子政務信息系統間，以及不同層次檔案信息系統間有一個動態協調的問題。這些問題不是靠微觀管理所能解決的，需要中觀管理發揮應有的作用。我國的檔案信息化建設已進行多年，但總體效果并不理想，突出的問題是重復建設、應用滯后，究其原因主要是各檔案館、各單位檔案部門在信息化建設中基本上是各自為政，缺乏中觀的規劃與協調。2002年7月國家信息化領導小組第二次會議曾指出，推進國家信息化“必須堅持統籌規劃、資源共享、應用主導、面向市場、安全可靠、務求實效的方針”，在實施規劃中“要加強統籌協調、明確分工、準確定位、互相配合，不能各行其是”。這一精神對檔案部門是非常適用的，遺憾的是目前檔案信息化建設最缺乏的正是規劃。即使有所規劃，但顯得過于宏觀，尚不能在全國檔案系統內解決“統籌協調、明確分工、準確定位、互相配合”的問題。正如2002年3月國家檔案局原副局長劉國能在老檔案工作者座談會上所說：“信息化建設是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉。它涉及到包括計算機硬件、網絡、信息輸出、獲取、處理，信息安全以及微電子等多個技術問題，需要資金，需要人才，在運行模式上也需要探索一條符合我國國情和檔案工作實際情況的路子，還有許多協調工作要做”。
第三，從檔案信息資源開發利用保障環境看。《意見》圍繞保障環境提出了八個方面的問題：組織協調與統籌規劃、資金投入、法律法規體系建設、標準化工作、關鍵技術研發、營造公眾利用信息資源環境、信息安全保障、宣傳與人才培養。就檔案系統而言，沒有這些相應的保障機制，也是難以形成長效開發利用檔案信息資源目的的，而這些問題的解決既需要微觀管理層次的努力，但從行業角度看更需要中觀管理層次的規劃與協調，其中尤其是在理順檔案信息資源管理體制、檔案信息法律法規體系建設、檔案信息管理標準化、檔案信息系統關鍵技術的研發。當前檔案信息資源開發利用工作已不局限于一館一室的范圍，而是在微觀與宏觀層面上同時展開的，社會化的服務急需創造環境保障，由單一行政管理轉向法律、經濟、行政與技術手段的綜合管理，建立健全信息化標準與檔案信息法律法規體系，檔案信息資源中觀管理者有責任，也只有它才能擔當這一重任。
《意見》指出，信息資源開發利用工作的總體任務之一是“增強公益性信息服務能力，拓寬服務范圍；完善法律法規體系，推動我國信息資源總量增加、質量提高、結構優化，提升全社會信息資源開發利用水平，提高信息化建設的綜合效益?！甭撓禉n案信息資源開發利用工作，不也正是檔案系統的整體任務？欲完成這一任務，不能靠自發去實現，需要有中觀管理者的強有力領導。
三、加強檔案信息資源開發利用工作中觀管理的主要原則
檔案信息資源中觀管理的對象是信息資源與信息活動；管理的目的是推動檔案信息資源積累、質量提高，實現信息的價值與效用；管理的手段是法律、行政、經濟與技術手段；管理的原則是“統籌規劃”、“需求向導”、“創新開放”、“確保安全”。下面試就《意見》中提出的加強信息資源開發利用工作四項主要原則，結合檔案信息資源中觀管理談談個人的認識。
（一）統籌協調。《意見》圍繞統籌管理提出了需要正確處理四個關系，即“正確處理加快發展與保障安全、公開信息與保守秘密、開發利用與規范管理、重點突破與全面推進的關系”。這四個關系對檔案信息資源中觀管理是完全適用的，是長效開發利用檔案信息資源的保障。中觀管理者應“綜合運用不同機制與措施，因地制宜、分類指導、分步前進，促進不同領域、不同區域信息資源開發利用工作協調發展?！痹跈n案信息資源開發利用中檔案行政部門的確有許多工作需要進行統籌協調，例如檔案開放與檔案保密、檔案信息化建設與信息資源安全、檔案信息資源開發利用與檔案信息資源整體開發或整體推進信息化建設等。以檔案信息資源開發利用與規范管理為例，目前存在的不協調現象有：①在沒有切實可行的信息化規劃的情況下，盲目建設現象較普遍。②一味強調開發利用或信息化建設，忽視信息化基礎工作，急于求成心理較重。③數字檔案館建設一哄而起，大有遍地開花之勢。④追求信息化建設中，忽視庫藏資源結構的調整，對經濟、社會方面的檔案信息資源建設重視不夠等。我國地域遼闊，各地區經濟發展不平衡，各地檔案工作水平差別很大，考慮到檔案信息化建設是個高投入、長期的過程，需要國家或省級檔案行政管理部門運用不同的機制要“因地制宜、分類指導、分步推進”地予以統籌協調，有計劃、有目的地加以推進，以盡量減少盲目和無效勞動。
（二）需求導向?！兑庖姟分赋鲂畔①Y源開發利用工作要“緊密結合國民經濟和社會發展需求，結合人民群眾日益增長的物質文化需求，重視解決實際問題，以利用促開發，實現社會效益與經濟效益的統一”。檔案部門對應堅持需求為導向的認識，應該說是明確的，也取得了一定成就，例如目前開展的現行文件查閱服務，就取得了良好的效果，據2004年2月6日《中國檔案報》載文：目前在全國3121個國家綜合檔案館中，有1809個開展了該項工作。但檔案利用中存在的老大難問題始終沒有得到有效的解決：檔案利用的社會效益與經濟效益不明顯，利用工作的社會影響較小的局面沒有得到根本的扭轉，在社會上形不成規模效應。其成因是多種因素造成的，但與中觀管理的組織不力也有一定的關系。目前各地檔案部門在開發利用上大都單兵作戰、各自為陣，缺乏有組織、有計劃進行的規模行動。鑒于檔案信息資源存放分散，客觀上缺乏強有力的中觀協調機制，致使開發利用一直停留在小打小鬧的水平。針對這一狀況，有的檔案部門試圖改變這一狀況，例如上海檔案局為克服館藏的局限，組織西藏、北京、遼寧等館的檔案珍品來上海展出，收到了較好的效果，但這畢竟只是個別事件，受經濟能力所限并不是每館都能力所及的。建議由國家檔案行政管理部門出面組織，或與博物館、圖書館聯手，集中資源優勢，每年能結合國內重大活動，重大事件組織幾次重大活動，例如大型檔案巡展、重要檔案編研，以期產生規模效應，使分散的、有限的資源能更好地滿足人民群眾日益增長的物質文化需求。
（三）創新開放。檔案信息資源開發利用工作的中觀管理應堅持《意見》提出的“觀念創新、制度創新、管理創新和技術創新”，以創新、開放的思維加強檔案信息資源的開發利用工作。這諸方面的創新不僅是針對微觀管理的，中觀管理的創新更為重要，因為中觀管理者是檔案法規、政策、標準、制度的制訂者，其影響往往是全局性的，而恰在這一點上目前的工作還比較薄弱。以制度創新為例，站在社會發展的角度看，由于受社會經濟發展的制約，我們現有的檔案管理制度大都是在計劃經濟體制下形成的，其不足之處，一是行政管理的色彩較濃，法律法規的作用較弱；二是在制度層面上重檔案管理，輕開發利用；三是在資源建設上重機關文件，輕經濟、社會信息的收集。隨社會發展檔案管理制度也應作相適應變革，但實際情況卻是修訂工作顯得過于緩慢。例如早在1992年就把《科學技術檔案工作條例》、《檔案館工作通則》等列入了國家檔案行政管理部門近期需修訂的檔案行政法規，但十多年的今天卻仍不出臺。再如檔案保管期限的問題，檔案保管期限劃分過粗、缺乏可操作性及保管期限表單一的問題檔案界早有反映，人們普遍認為機關不分級別、類型，統一用一張機關文件保管期限表難以真實反映檔案的價值，科技文件保管期限劃分不考慮實物壽命，不切合實際地襲用永、長、短期限的劃分，已在一定程度上阻礙了檔案工作的發展，迫切需要進行制度創新，但今天卻不見實質性的創新舉措。在觀念、制度、管理、技術創新上有許多問題值得中觀管理者去做，建議在廣泛調研的基礎上能加快觀念轉變，提高創新的廣度、深度與效率。
（四）確保安全。檔案實體與信息的安全管理包括法律、經濟、行政與技術管理，具體涉及內容較多，例如建立健全檔案開放審查制度，宣傳與執行國家有關檔案信息安全保障方針政策，提倡樹立信息道德規范，劃分檔案信息等級保護制度，引進信息技術的安全管理，利用中對檔案原件的保護，檔案存貯條件的改善等。在強調檔案信息化利用時要注意檔案信息安全，在突出檔案利用時應注意檔案實體的安全。檔案不僅是一種信息的載體，更是一種社會記憶，檔案安全除具有一般信息安全的共性外，還有其特殊的含義。
建國以來國家與省級檔案行政管理部門為我國檔案事業的建立與發展做了大量的工作，其最大歷史貢獻是在計劃經濟體制下建立了一套與之相適應的檔案事業體系，為發展我國的檔案事業奠定了良好的基礎。在我國社會步入市場經濟體制與信息化建設的進程中，在舉國加強信息資源開發利用工作的背景下，檔案信息資源開發利用工作面臨有一系列新問題；傳統檔案管理制度需要修訂，檔案信息資源管理手段需要由單一的行政管理轉向綜合法律、經濟、行政、技術手段管理，檔案信息資源開發利用工作需要相應的環境保障，地方檔案信息資源融入本地信息網絡的同時尚需在更廣泛范圍內實現共享等。面對這一新形勢、新任務，急需加強檔案信息資源的中觀管理，采取有效措施解決面臨的新問題，以不斷提高檔案信息資源開發利用工作的整體水平。
(宗培嶺)
中辦發[2004]34號文件《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》（以下簡稱《意見》）是我國信息資源開發利用工作發展史上的一個里程碑式的文件，它站在國家參與國際競爭的角度，從國家政策層面上首次明確了信息資源及其開發利用工作的戰略地位，把理論的認識變成了國家的意志。正如《意見》所說：“信息資源作為生產要素、無形資產和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在社會資源結構中具有不可替代的地位。”加強信息資源開發利用工作“是落實科學發展觀，推動經濟社會全面發展的重要途徑，是增強我國綜合國力和國際競爭力的必然選擇”。為推動信息資源開發利用工作的健康發展，《意見》結合近年來我國信息資源開發利用工作中存在的問題，著重就今后加強信息資源開發利用工作的指導思想、主要原則、政務信息資源開發利用、完善信息資源開發利用工作的保障環境、促進信息資源市場繁榮與產業發展等作出了若干政策性規定。當前廣大信息資源管理者的重要任務就是全面落實《意見》的精神，把這一綱領性文件轉化為信息資源開發利用的行動，建立起長效開發利用信息資源的管理機制。
檔案信息資源屬國家信息資源的一部分，《意見》指出的信息資源開發利用工作中所存在的問題及今后開發利用信息資源的指導思想、主要原則和環境保障等，對檔案信息資源開發利用工作是完全適用的。例如在檔案信息資源開發利用工作中同樣存在“開發不足、利用不夠、效益不高，相對滯后于信息基礎設施建設”、“公益性信息服務機制尚未理順”、“信息安全保障體系不夠健全”、“相關法律法規及標準化體系需要完善”等問題。檔案工作者的當務之急是要結合檔案信息資源開發利用的實際，全面落實《意見》提出的指導思想、主要原則和保障環境。從整體上看，信息資源管理可分為宏觀管理、中觀管理和微觀管理。宏觀管理是一種戰略管理，是國家層面上由國家信息資源管理部門運用法律、行政、經濟和技術手段進行的管理。微觀管理是基層部門對信息資源的管理，它是國家信息資源管理的基石。中觀管理是介于上述兩者之間的一種管理，是針對本行業本地區信息資源的管理，具有承上啟下的作用。站在國家信息資源管理角度看，《意見》是針對宏觀管理而言的，檔案信息資源管理屬中觀與微觀層次的管理。回顧我國檔案信息資源開發利用工作的歷史與現狀，目前之所以存在上述問題，究其原因可能是多方面的，其中既有微觀管理層次的原因，也有中觀管理的原因，但筆者認為主要是中觀管理的問題，落實《意見》精神的重點是應重在建立長效開發利用檔案信息資源的中觀管理機制，即要從國家與省級檔案行政管理部門層面上著手。
二、加強檔案信息資源中觀管理的重要性
檔案信息資源系統是國家信息資源系統的一個子系統，加強對檔案系統信息資源的中觀管理，不僅有利于把檔案信息資源開發利用工作納入國家信息資源開發利用工作的總體戰略，使本系統的信息化工作與國家信息化建設同步發展，而且能自上而下有計劃、有組織地整合檔案信息資源，統籌協調本系統的信息活動，有效解決工作中存在的重大問題，從整體上不斷提高檔案信息資源開發利用水平。促進檔案信息資源開發利用工作，關鍵在中觀管理。筆者之所以有這一點認識，是對我國檔案工作地特點及發展趨勢認識的結果。
首先，從檔案工作管理體制看。我國實行的是統一領導、分級管理的管理體制，強調國家檔案行政管理部門對檔案工作的“統籌規劃，組織協調，統一制度，監督與指導”，集中統一管理的管理體制賦予了中觀管理者領導與組織的職責。國家檔案行政管理部門對檔案工作管理在現實生活中既有成功的經驗，也有決策不完善的教訓，無一不體現了其重要作用。以檔案信息資源建設為例，一是在檔案收集上，國家檔案局1983年頒布的《檔案館工作通則》與1986年頒布的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》對綜合檔案館進館范圍的判定，主體是現行機關檔案與歷史檔案。長期以來各館都忠實地執行了這些規定，目前綜合館館藏狀況與該規定大體相吻合，但從發展地觀點看這一規定尚不夠完善，在開發利用檔案信息資源中已明顯感到了結構單一、資源不足的弊端。另外，像口述歷史檔案的收集，因缺乏中觀指導，長期以來一直提不到收集的議事日程。在國外，早在1890年就開始口述歷史檔案的收集，到目前僅美國杜魯門總統圖書館已有500多個口述歷史訪談。國外檔案學家認為，檔案學家應成為口述歷史檔案收集工作的參與者、后續處理者及傳播者，兼具口述檔案的保管人和創造者這兩個角色。二是檔案鑒定工作上，《檔案法》第十五條規定：“鑒定檔案保存價值的原則，保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制訂。禁止擅自銷毀檔案。”這里所指的鑒定顯然是指檔案存毀鑒定，事實上涉及檔案信息資源建設的鑒定有進館鑒定、存毀鑒定、數字化鑒定、開放鑒定等。由于國家檔案行政管理部門在政策層面上對檔案鑒定關注面較窄，且現有規定缺乏可操作性，至今尚未形成有效的檔案鑒定機制，已不可避免對檔案信息資源建設造成了一定的影響。也正是由于缺少自上而下的推動，沒有形成一套相應的運行機制，致使出現鑒定工作停滯不前、檔案信息資源質量不高的現狀。三是在檔案開放上，國家檔案行政管理部門雖然制定了《各級國家檔案館開放檔案辦法》（1991年），但對開放檔案工作缺乏有力的監督指導，致使開放工作緩慢。據2001年統計，我國各級各類檔案館開放量為37866449卷，約占館藏量179846012卷的21.1%。檔案信息資源開發利用工作的基礎，《意見》提出要“推動我國信息資源總量增加、質量提高、結構優化”，實現這一目標需要擴大檔案工作者的努力，但根據我國對檔案工作管理體制的規定，更需要國家與省級檔案行政管理部門在進館范圍、檔案鑒定、檔案開放等方面在政策、法規層面上予以強有力地推動，否則難以形成長效運行機制。當前深化檔案信息資源開發利用工作，最需要的是政策層面上的調整與指導。
其次，從檔案信息化建設看。檔案信息化是檔案工作的發展趨勢，但檔案信息化是一項系統工程，為實現檔案信息資源共享要研究這一信息系統的整體性、關聯性、層次性、動態性。檔案信息資源管理系統與國家信息資源系統、電子政務信息系統間，以及不同層次檔案信息系統間有一個動態協調的問題。這些問題不是靠微觀管理所能解決的，需要中觀管理發揮應有的作用。我國的檔案信息化建設已進行多年，但總體效果并不理想，突出的問題是重復建設、應用滯后，究其原因主要是各檔案館、各單位檔案部門在信息化建設中基本上是各自為政，缺乏中觀的規劃與協調。2002年7月國家信息化領導小組第二次會議曾指出，推進國家信息化“必須堅持統籌規劃、資源共享、應用主導、面向市場、安全可靠、務求實效的方針”，在實施規劃中“要加強統籌協調、明確分工、準確定位、互相配合，不能各行其是”。這一精神對檔案部門是非常適用的，遺憾的是目前檔案信息化建設最缺乏的正是規劃。即使有所規劃，但顯得過于宏觀，尚不能在全國檔案系統內解決“統籌協調、明確分工、準確定位、互相配合”的問題。正如2002年3月國家檔案局原副局長劉國能在老檔案工作者座談會上所說：“信息化建設是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉。它涉及到包括計算機硬件、網絡、信息輸出、獲取、處理，信息安全以及微電子等多個技術問題，需要資金，需要人才，在運行模式上也需要探索一條符合我國國情和檔案工作實際情況的路子，還有許多協調工作要做”。
第三，從檔案信息資源開發利用保障環境看。《意見》圍繞保障環境提出了八個方面的問題：組織協調與統籌規劃、資金投入、法律法規體系建設、標準化工作、關鍵技術研發、營造公眾利用信息資源環境、信息安全保障、宣傳與人才培養。就檔案系統而言，沒有這些相應的保障機制，也是難以形成長效開發利用檔案信息資源目的的，而這些問題的解決既需要微觀管理層次的努力，但從行業角度看更需要中觀管理層次的規劃與協調，其中尤其是在理順檔案信息資源管理體制、檔案信息法律法規體系建設、檔案信息管理標準化、檔案信息系統關鍵技術的研發。當前檔案信息資源開發利用工作已不局限于一館一室的范圍，而是在微觀與宏觀層面上同時展開的，社會化的服務急需創造環境保障，由單一行政管理轉向法律、經濟、行政與技術手段的綜合管理，建立健全信息化標準與檔案信息法律法規體系，檔案信息資源中觀管理者有責任，也只有它才能擔當這一重任。
《意見》指出，信息資源開發利用工作的總體任務之一是“增強公益性信息服務能力，拓寬服務范圍；完善法律法規體系，推動我國信息資源總量增加、質量提高、結構優化，提升全社會信息資源開發利用水平，提高信息化建設的綜合效益?！甭撓禉n案信息資源開發利用工作，不也正是檔案系統的整體任務？欲完成這一任務，不能靠自發去實現，需要有中觀管理者的強有力領導。
三、加強檔案信息資源開發利用工作中觀管理的主要原則
檔案信息資源中觀管理的對象是信息資源與信息活動；管理的目的是推動檔案信息資源積累、質量提高，實現信息的價值與效用；管理的手段是法律、行政、經濟與技術手段；管理的原則是“統籌規劃”、“需求向導”、“創新開放”、“確保安全”。下面試就《意見》中提出的加強信息資源開發利用工作四項主要原則，結合檔案信息資源中觀管理談談個人的認識。
（一）統籌協調。《意見》圍繞統籌管理提出了需要正確處理四個關系，即“正確處理加快發展與保障安全、公開信息與保守秘密、開發利用與規范管理、重點突破與全面推進的關系”。這四個關系對檔案信息資源中觀管理是完全適用的，是長效開發利用檔案信息資源的保障。中觀管理者應“綜合運用不同機制與措施，因地制宜、分類指導、分步前進，促進不同領域、不同區域信息資源開發利用工作協調發展?！痹跈n案信息資源開發利用中檔案行政部門的確有許多工作需要進行統籌協調，例如檔案開放與檔案保密、檔案信息化建設與信息資源安全、檔案信息資源開發利用與檔案信息資源整體開發或整體推進信息化建設等。以檔案信息資源開發利用與規范管理為例，目前存在的不協調現象有：①在沒有切實可行的信息化規劃的情況下，盲目建設現象較普遍。②一味強調開發利用或信息化建設，忽視信息化基礎工作，急于求成心理較重。③數字檔案館建設一哄而起，大有遍地開花之勢。④追求信息化建設中，忽視庫藏資源結構的調整，對經濟、社會方面的檔案信息資源建設重視不夠等。我國地域遼闊，各地區經濟發展不平衡，各地檔案工作水平差別很大，考慮到檔案信息化建設是個高投入、長期的過程，需要國家或省級檔案行政管理部門運用不同的機制要“因地制宜、分類指導、分步推進”地予以統籌協調，有計劃、有目的地加以推進，以盡量減少盲目和無效勞動。
（二）需求導向?！兑庖姟分赋鲂畔①Y源開發利用工作要“緊密結合國民經濟和社會發展需求，結合人民群眾日益增長的物質文化需求，重視解決實際問題，以利用促開發，實現社會效益與經濟效益的統一”。檔案部門對應堅持需求為導向的認識，應該說是明確的，也取得了一定成就，例如目前開展的現行文件查閱服務，就取得了良好的效果，據2004年2月6日《中國檔案報》載文：目前在全國3121個國家綜合檔案館中，有1809個開展了該項工作。但檔案利用中存在的老大難問題始終沒有得到有效的解決：檔案利用的社會效益與經濟效益不明顯，利用工作的社會影響較小的局面沒有得到根本的扭轉，在社會上形不成規模效應。其成因是多種因素造成的，但與中觀管理的組織不力也有一定的關系。目前各地檔案部門在開發利用上大都單兵作戰、各自為陣，缺乏有組織、有計劃進行的規模行動。鑒于檔案信息資源存放分散，客觀上缺乏強有力的中觀協調機制，致使開發利用一直停留在小打小鬧的水平。針對這一狀況，有的檔案部門試圖改變這一狀況，例如上海檔案局為克服館藏的局限，組織西藏、北京、遼寧等館的檔案珍品來上海展出，收到了較好的效果，但這畢竟只是個別事件，受經濟能力所限并不是每館都能力所及的。建議由國家檔案行政管理部門出面組織，或與博物館、圖書館聯手，集中資源優勢，每年能結合國內重大活動，重大事件組織幾次重大活動，例如大型檔案巡展、重要檔案編研，以期產生規模效應，使分散的、有限的資源能更好地滿足人民群眾日益增長的物質文化需求。
（三）創新開放。檔案信息資源開發利用工作的中觀管理應堅持《意見》提出的“觀念創新、制度創新、管理創新和技術創新”，以創新、開放的思維加強檔案信息資源的開發利用工作。這諸方面的創新不僅是針對微觀管理的，中觀管理的創新更為重要，因為中觀管理者是檔案法規、政策、標準、制度的制訂者，其影響往往是全局性的，而恰在這一點上目前的工作還比較薄弱。以制度創新為例，站在社會發展的角度看，由于受社會經濟發展的制約，我們現有的檔案管理制度大都是在計劃經濟體制下形成的，其不足之處，一是行政管理的色彩較濃，法律法規的作用較弱；二是在制度層面上重檔案管理，輕開發利用；三是在資源建設上重機關文件，輕經濟、社會信息的收集。隨社會發展檔案管理制度也應作相適應變革，但實際情況卻是修訂工作顯得過于緩慢。例如早在1992年就把《科學技術檔案工作條例》、《檔案館工作通則》等列入了國家檔案行政管理部門近期需修訂的檔案行政法規，但十多年的今天卻仍不出臺。再如檔案保管期限的問題，檔案保管期限劃分過粗、缺乏可操作性及保管期限表單一的問題檔案界早有反映，人們普遍認為機關不分級別、類型，統一用一張機關文件保管期限表難以真實反映檔案的價值，科技文件保管期限劃分不考慮實物壽命，不切合實際地襲用永、長、短期限的劃分，已在一定程度上阻礙了檔案工作的發展，迫切需要進行制度創新，但今天卻不見實質性的創新舉措。在觀念、制度、管理、技術創新上有許多問題值得中觀管理者去做，建議在廣泛調研的基礎上能加快觀念轉變，提高創新的廣度、深度與效率。
（四）確保安全。檔案實體與信息的安全管理包括法律、經濟、行政與技術管理，具體涉及內容較多，例如建立健全檔案開放審查制度，宣傳與執行國家有關檔案信息安全保障方針政策，提倡樹立信息道德規范，劃分檔案信息等級保護制度，引進信息技術的安全管理，利用中對檔案原件的保護，檔案存貯條件的改善等。在強調檔案信息化利用時要注意檔案信息安全，在突出檔案利用時應注意檔案實體的安全。檔案不僅是一種信息的載體，更是一種社會記憶，檔案安全除具有一般信息安全的共性外，還有其特殊的含義。
建國以來國家與省級檔案行政管理部門為我國檔案事業的建立與發展做了大量的工作，其最大歷史貢獻是在計劃經濟體制下建立了一套與之相適應的檔案事業體系，為發展我國的檔案事業奠定了良好的基礎。在我國社會步入市場經濟體制與信息化建設的進程中，在舉國加強信息資源開發利用工作的背景下，檔案信息資源開發利用工作面臨有一系列新問題；傳統檔案管理制度需要修訂，檔案信息資源管理手段需要由單一的行政管理轉向綜合法律、經濟、行政、技術手段管理，檔案信息資源開發利用工作需要相應的環境保障，地方檔案信息資源融入本地信息網絡的同時尚需在更廣泛范圍內實現共享等。面對這一新形勢、新任務，急需加強檔案信息資源的中觀管理，采取有效措施解決面臨的新問題，以不斷提高檔案信息資源開發利用工作的整體水平。
(宗培嶺)