文件的形成與處理

一、文件的擬寫

（一）文件擬寫的基礎(chǔ)

文件的擬寫過(guò)程有如下步驟：

1. 領(lǐng)會(huì)意圖，明確目的

2. 調(diào)查研究，獲取材料

3. 總體構(gòu)思，擬寫提綱

4. 起草初稿，認(rèn)真修改

（二）文件擬寫的相關(guān)規(guī)范

1. 行文規(guī)范

（1）嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍，避免不必要的行文。

（2）除非確有必要，一般不越級(jí)行文，以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。

（3）行文要注意隸屬關(guān)系。

（4）行文應(yīng)分清主送與抄送機(jī)關(guān)。

（5）兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)單位聯(lián)合行文，其行文的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)是同級(jí)機(jī)關(guān)。

2. 結(jié)構(gòu)規(guī)范

公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

二、文書處理程序

文書處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文件擬出后，只有經(jīng)過(guò)處理，才能完成它的使命。

（一）收文處理

收文處理是指各單位圍繞所收文件進(jìn)行的一系列工作。主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等。

（二）發(fā)文處理

發(fā)文處理是指各單位在發(fā)文過(guò)程中圍繞著所發(fā)文件進(jìn)行的一系列工作。主要的工作程序包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等。