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一、文件的概念與屬性

（一）文件的概念

文件定義有很多種，以下列舉兩個有代表性的定義：一是學術定義；如一般教材中，文件是指社會組織和個人在各項活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。

另一是檔案工作行業標準中的定義。如中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）的文件定義是：國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。

從日常使用來看，“文件”一詞通常與“文書”、“公文”混用。

這里使用的文件概念，也基于公務文件的理解，即狹義文件的理解。

（二）公務文件的特點

1. 公文由法定作者制發

2. 公文具有法定的權威性和現行效用

3. 公文具有規范的體式和特定的處理程序

二、文件的種類

按文件的規范性情況分為通用公文和事務文件兩類，現分述如下。

（一）通用公文

通用公文一般是指黨政機關的規范性文件。1996年5月中共中央辦公廳印發了《中國共產黨機關公文處理條例》，規定中國共產黨各級各類機關使用的文種有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。

2000年中華人民共和國國務院辦公廳發布（修訂）了《國家行政機關公文處理辦法》，規定我國各級各類國家行政機關使用的文種有13類14種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。

要了解各類通用公文的使用情況，并能分別加以區分。如公報、公告和通告；決定和決議；意見、條例和規定；議案和報告；請示和批復；通知和通報等。

（二）事務文件

事務文件是各級機關、社會團體、企事業單位處理日常事務，用來溝通信息，安排計劃，總結經驗，調查研究問題，指導工作的一類公文。

事務文件的主要文種有計劃、總結、簡報、工作要點、匯報提綱等。