檔案提供利用工作

1.1 檔案閱覽服務

可供閱覽的檔案范圍

根據所在企業檔案館（室）藏資源進行檔案閱覽范圍的劃分，一般情況下涉密檔案、涉及機構重大利益、涉及人員利益的檔案不公開閱覽。

可供閱覽的檔案是企業非密檔案和資料。通常科技檔案、人事檔案、會計檔案等專門檔案有專門的閱覽規則和制度。

閱覽服務的要求

1. 建立健全規章制度

2. 控制閱覽利用范圍

3. 保護資料檔案安全

4. 加強電子閱覽管理

5. 收集利用信息反饋

1.2 檔案外借服務

對借出館（室）外使用的檔案，應嚴格控制借檔單位和檔案的形式與種類，主要通過明示可以外借的檔案的范圍來控制外借檔案的形式與種類。可供外借的檔案的范圍包括：上文中可供閱覽的資料；法律、法規、規章、政策性和規范性文件；公開出版或已開放的文件匯編及其他資料；與本人工作緊密相關的本機構檔案，但必須要經過主管領導批準

外借檔案的人員應填寫《檔案外借申請單》，并經分管文檔工作的負責人批準后，到檔案管理部門辦理借出手續。

外借檔案人員持獲批申請書可到檔案管理機構，填寫《檔案外借登記簿》后，檔案管理人員可根據其需求，提供檔案外借服務。

1.借出期限

2.外借檔案的使用要求

3.借閱范圍

4.催還與續借

5.歸檔檢查

6.效果反饋

1.3  制發檔案復制件

制發檔案復制件一般由檔案管理人員直接受理，或者經過檔案館（室）負責人同意后自行進行復制處理。

1.提供副本

2.提供摘錄

3.提供電子文檔拷貝

服務流程

1. 利用者提出申請

2. 進行復制

3. 最終審查

注意事項

1. 提高檔案復制的質量

（1）檔案要經過檢查后才能復制。

（2）檔案復制件的幅面要清晰、準確、完整，能夠突出顯現檔案利用者所需要的那部分信息。

（3）復印件一般只限一份，并加蓋檔案管理機構的查閱章。

2. 嚴格控制復制范圍

（1）能夠被利用者復制的檔案應當符合國家有關檔案、保密和保護知識產權的規定。

（2）檔案的復制要嚴格履行登記制度。。

（3）經檔案管理機構復制的檔案，使用單位和個人均不得以任何形式公布、陳列展出或再行復制。

1.4 檔案展覽

檔案展覽，是為了配合各項工作的開展，按照一定的專題，系統地揭示和介紹檔案館（室）內所保存檔案的內容、成分的一種檔案提供利用方式和檔案宣傳工作方式。

1. 選好主題              

2. 精心選材

3. 編制展品和編寫說明    

4. 陳列展出

1.5  專業咨詢

1.解答咨詢

2.指導咨詢

3.計算機遠程咨詢服務

（1）電子郵件；

（2）實時交流

（3）FAQ（常見問題回答）

（4）表單

（5）BBS（電子公告板）

1.6  網站服務

1. 提供檔案在線瀏覽服務

2. 提供檔案檢索服務

3. 檔案展覽

4. 在線咨詢與預約服務

5. 遠程檔案信息服務