檔案利用實踐中涉及的基本關系

檔案利用實踐的目的是為了更好地實現檔案作用價值。但檔案作用價值的真正實現卻是一個較為復雜的問題, 它既由社會的總體文明程度、社會的檔案意識水平、社會對檔案總體意義上的利用需求狀況因素決定, 又由檔案管理工作的狀況和水平、檔案管理工作能夠滿足社會利用需求的條件程度所決定。這些因素相輔相成、相互制約, 構成檔案利用活動系統。這個系統功能的有效發揮, 必須正確處理好下述三種關系。

 1 檔案利用與檔案信息開發

檔案提供利用工作, 是檔案保管部門以所收藏的檔案文化財富為依據, 通過一定的方式和方法, 直接為用戶提供檔案信息服務的一項業務工作。其基本任務則在于及時、準確、全面、有效地為檔案用戶提供所需的檔案信息材料, 檔案的作用也就在檔案用戶利用檔案信息資源的過程中產生了。但由于社會用戶利用目的、動機和方法的不同, 檔案的具體作用的發揮往往呈現出一定的傾向性和局限性, 有好與壞、積極與消極之分。

檔案信息開發工作, 就是檔案管理部門根據社會需要, 采用專業方法和現代技術, 從所收藏的檔案中發掘有用的信息材料, 進行選擇編目或制成檔案加工品, 主動為社會各界及用戶個人提供信息服務。

提供利用與信息開發工作雖然工作任務與內容不同, 主動性不同, 但活動宗旨是一致的, 都是為了發揮檔案的作用, 實現檔案的使用價值, 為社會創造財富。兩者應是同一社會活動過程的兩個相互關聯的環節, 缺一不可, “開發” 為“提供利用” 創造了良好的條件, “提供利用” 的成效體現著“ 開發” 的結果。由于各方面原因, 長期以來我國檔案界呈現一種“ 重藏輕用” 的狀態, 為保護好檔案, 一般僅在較小的范圍內被動地提供利用。隨著社會的進步、發展, 這一狀況逐漸發生變化。改革開放以來, 檔案工作切入社會生活, 解決檔案工作與社會生活, 特別是經濟生活的結合問題, 一直是檔案工作者不斷探索的課題。從“以利用為綱”, 到向社會開放服務; 從“ 社會實踐發展到哪里, 檔案工作就延伸到哪里”, 到檔案工作與生產、管理、科研“ 三同步”, 總的方向是明確的。但是, 結合與服務的方式, 效益與貢獻率, 都與時代的發展進步不相適應。面對知識經濟時代, 又當如何解決這一差異呢?

開發利用檔案信息并使其在社會生活中真正發揮作用, 實現其價值, 不僅是檔案管理工作的根本目的, 而且應該成為推動檔案管理工作發展進步的內在動力。開發檔案信息資源, 需要具備一些必要的物質條件和社會條件, 就是說要有一個適宜的檔案信息環境,包括開發的物質條件———豐富的檔案信息資源, 開發的專業人員,開發的物質設備與技術和國家的檔案政策等, 而人是信息環境的中心, 人是否具有信息意識和信息開發能力, 仍是開發工作的關鍵問題。

隨著計算機的普及和網絡技術的發展, 大多數單位的大多數活動形成的大多數文件( 包括文字、圖表、音像) 已經或即將由計算機產生, 并在網上運行。計算機技術將賦予檔案工作更新的形式和內容, 技術的日新月異不僅便于形成和保管文件, 也改變了對檔案工作的傳統認識, 檔案工作將超越傳統的管理模式, 像現代社會各行各業一樣, 建立起更加依賴計算機技術的后保管模式。未來的虛擬檔案不再用收集、保管和提供現場檢索的辦法來管理, 而是控制有關文件信息及其利用的方法來確保它們的保存、處置和利用。同時, 科技造就了掌握信息技術的新一代利用者, 他們希望得到方便、快捷的“ 即時信息”, 知識經濟的發展同樣造就了這種信息利用新理念。1971 年, 在第十三次國際檔案圓桌會議上, 秘書長鮑梯埃強調, 現在是確定檔案部門應用計算機政策的時候了, 否則各行政機關的電腦室將自行保管現代文獻資料, 各研究中心和各大學也將設置新型檢索機構, 取代檔案部門。“如果檔案人員對技術的發展漠然置之, 將會導致檔案職業的衰敗”。我們現在已不缺乏信息技術, 缺乏的是勇氣、新觀念和行動。為此, 檔案部門的職能應從保管基地轉變到控制信息、開發信息基地上來, 工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發、挖掘, 及時在網上提供利用, 以其快速的信息傳遞速度和豐富的信息資源贏得社會的青睞,為用戶提供一種全新的服務方式和服務手段, 這是檔案工作進入信息時代發展的必然結果。

 2 檔案利用與檔案保密

檔案的作用是在檔案用戶利用檔案信息資源的過程中產生的,它反映了檔案用戶需求與特定的檔案功能之間的相互關系, 檔案的利用率正是衡量檔案信息服務水平的重要標志。檔案作為信息的一種存在形式, 已被越來越多的人們所認識, 利用檔案不再是少數人的一種特權, 它已逐步確立為全體公民受法律保護的基本權利,《中華人民共和國檔案法》第四章“檔案的利用和公布”, 將公民對檔案的利用與檔案開放以法律的形式固定下來, 在我國歷史上公民利用檔案第一次成為受法律保護的基本權利。

保密只是相對地把檔案文件的使用限制在一定的范圍內, 控制檔案利用對象及范圍的一種限制性措施, 具有較強的政策性。處于封閉期中的檔案, 是不允許提供給社會公民利用的。實行檔案保密封閉的目的, 是維護國家的機密安全及公民、集體的合法權益, 防止和避免因使用有關檔案而給國家、集體或個人帶來消極影響, 保護珍貴的及易損檔案的物質安全。

從根本上講, 檔案的提供利用和保密是一致的, 都是為了更好地發揮檔案對人類社會的積極作用。隨著社會的發展和環境條件的變化, 檔案保密的等級、范圍、對象等也在不斷地發展變化, 哪些檔案應當保密, 哪些需要開放利用, 如果處理不當, 會人為地造成檔案提供利用與保密之間的矛盾。開放是主要的, 占主導地位; 保密則是對開放的一種必要限制。

讓每個公民都能接觸、利用檔案, 是法律賦予每個公民的信息權利。“信息權利”作為一種法律概念是在第二次世界大戰以后提出的。1984 年聯合國頒布的《世界人權宣言》中第一次提到“ 公民有不分國界收集和傳播信息的權利”。這個概念不僅把檔案利用看成是進行科學研究的需要, 而更重要的是把它看成是公民行使“民主權利” 的一種形式。歷史進入21 世紀, 面臨“ 信息權利” 的挑戰, 對檔案工作者提出了怎樣做才能滿足利用者獲得瞬間的檔案信息并且使利用者享有的“ 信息權利” 得到充分尊重的新課題。美國1966 年頒布的《信息自由權法令》( 1974～1975 年修正案) 中說“ 民主形成的最好標志是人民掌握國家安全允許的全部信息”。實現檔案利用法制化, 規定公眾有權查閱利用檔案, 對于哪些檔案可以公開, 以及檔案的解密期是多久, 國家檔案行政部門都應給予相應的立法規定, 而且要具體化, 便于操作。規范檔案利用制度,不僅要規定檔案不當利用的責任后果, 還應規定檔案未能被利用的責任后果, 像美國的《在陽光下的政府法》就嚴格規定了應該開放的檔案未被開放的法律責任。我國至今尚未形成一個系統、完整的政策法規體系, 對檔案信息的管理也缺少協調和溝通, 致使檔案信息傳播的各分系統職責不清, 各行其是, 隨意開放或限制利用或受客觀條件限制而延誤開放。不僅在中國, 世界其他國家也有此類問題。有些國家還因為行政當局試圖讓人們忘記一些事實或試圖掩蓋事實真相, 而限制某些檔案信息的利用, 嚴重侵犯公民的“ 信息權利”。

進入新的世紀, 有必要從政策上、法律上明確國家檔案信息傳播系統的模式, 明確有關檔案信息傳播中的經濟利益和知識產權規定, 明確我國檔案機構如何與國際檔案界交流檔案信息并保證國家檔案機密的安全等。特別重要的是, 要修正并完善我國現有的檔案利用工作法規體系, 為我國檔案信息傳播利用工作提供必要的法規保障, 形成開發利用檔案信息資源的良好社會環境。

 3 檔案利用與權益保護

(1 ) 檔案利用與知情權

知情權, 又稱為知的權利、知悉權、了解權。其基本含義是公民有權知道他應該知道的事情。國家應最大限度地確認和保障公民知悉、獲取信息的權利, 尤其是檔案信息的權利。可見, 知情權最初主要強調的是政治利益。

在我國, 由于歷史及體制諸方面的原因, 有關知情權的理論并不多見。普遍認為, 知情權有廣狹兩義。廣義的知情權泛指公民知悉、獲取信息的自由和權利; 狹義的知情權僅指公民知悉、獲取官方信息的自由和權利。知情權概念的主要貢獻在于, 它以簡約、明了的形式及時地表達了現代社會成員對信息資源的一種普遍的利益要求和權利意識, 從而為當代國家的公民權利建設展示了一個重要的、不容回避的認識主題。

知情權為檔案公開利用提供了重要的理論支持。為了滿足公民知情權的需要, 要求信息供應方向權利人公開信息, 使權利人知情, 并且使得檔案信息公開在一定的原則下, 達到一定的透明狀態。為此, 滿足權利人知情權需要應著力創造如下條件: ①在憲法和相關法律中明確規定知情權, 這是解決知情權問題的首要和關鍵條件; ②作為檔案信息的供應方應當依法主動或依申請提供所有應當提供的檔案信息; ③相關權利人可以輕易地發現或鑒別相關信息; ④信息清楚、有條理, 并為權利人所知曉; ⑤ 信息不應被隱藏, 不被人操縱, 也不應提供虛假信息; ⑥信息內容應便于權利人理解。

(2 ) 檔案利用與隱私權

隱私權的概念和理論產生于美國。布蘭蒂斯和華倫兩位美國法學家將之解釋為: “保護個人的著作以及其他智慧或情感的產物之原則。” 日本學者前田雄二認為: “ 所謂隱私權可以說是保護個人私生活秘密的權利。” 在我國, 對隱私權的理論研究則是20 世紀80年代以后的事情。有學者認為: 構成隱私有兩個要件, 一為“ 私”,二為“ 隱”。前者指純粹是個人的, 與公共利益、群體利益無關的事情, 這是隱私的本質所在; 后者則指某個事情、某個信息不為人知的事實狀態。隱私有三種狀態: 一是個人信息, 為無形的隱私;二是個人私事, 為動態的隱私; 三是個人領域, 為有形的隱私。在我國的立法及司法實踐中, 作為基本法之一的《中華人民共和國民法通則》沒有對隱私權作出明確的規定, 而是與名譽權、肖像權、姓名權等混同在一起, 這是一個有待改進的問題。檔案信息公開利用過程中保護公民的隱私權, 其在理論層面上就是平衡知情權與隱私權的關系。檔案信息利用中保護公民個人隱私是一個基本要求, 但是應當確立以下兩項原則對公民的隱私權進行公平、合理和必要的限制, 以平衡保障必要的信息知情權的實現。其一是社會公共利益需要原則。比如, 一般公民的桃色事件可以作為隱私權的保護對象不被披露, 但媒體披露一位官員或政界要人過去或現在的桃色事件則不能認為其隱私權受到侵犯。其二是人格尊嚴限度原則。比如披露社會不良現象, 或者對某人進行批評教育, 必要時可能涉及某些個人隱私, 只要不超過限度, 不傷害其人格尊嚴, 應予認同。

對于檔案利用中是否侵犯公民隱私權的認定應同時具備以下幾個條件: 一是有隱私事實存在。即受侵犯的對象必須屬于隱私的內容, 且處于秘密狀態。如果所涉事實已被公開或令人一見就知悉的, 就失去了認定侵犯隱私權的前提。二是存在侵害行為。即在推行檔案信息公開過程中公開了依法不應公開的公民個人隱私。三是造成損害事實。即公民個人確因隱私被公開而受到損害, 包括造成的物質損害和精神損害。四是侵害行為與損害結果之間存在必然的因果關系。五是侵犯隱私權的主觀方面不是以滿足社會公共利益而涉及公民隱私。

(3 ) 檔案利用與著作權

檔案利用必然涉及著作權的問題。實施著作權法, 保護知識產權, 為公眾合理地獲取檔案信息創造了條件。檔案利用活動中涉及的著作權益主體主要有: 檔案信息形成者、檔案信息傳播者和檔案信息利用者。檔案在形成過程中不可避免地涉及到他人或社會作品信息的選擇和使用, 這其中, 對他人作品信息的利用, 應尊重他人的著作權, 避免侵犯他人權利; 檔案信息利用服務機構作為檔案信息資源的重要傳播者、加工者、提供者和創造者, 在開展各種檔案信息利用服務活動中, 要求開發出具有創造性的信息產品( 如各種檔案信息的檢索工具等) , 這種智力性勞動成果由于具有獨創性,理應受到知識產權法的保護; 對于檔案信息的利用者, 既要注重對其檔案信息資源自由閱覽、下載、復制、轉摘的合法權利的保護,同時也要強調對其非法利用行為的控制。

有效地解決檔案利用中著作權保護問題, 必須做到: 首先, 增強著作權保護意識。檔案信息利用服務機構及其工作人員作為信息資源的組織者和知識導航員, 在開發和提供文檔信息資源共享的過程中, 應樹立強烈的法律意識, 既注重對檔案利用者合法權利的保護, 又注重對檔案形成者和檔案信息提供者自身權利的保護。其次, 利用著作權法處理好檔案利用與知識產權的保護。再次, 通過技術手段防止未經授權非法使用受著作權保護的檔案形成者的檔案信息資源, 保護檔案信息形成者的權利, 如采用加密技術、數字簽名技術、訪問控制技術、信息智能識別技術等, 控制非法的信息利用行為。與此同時, 必須防止任何個人或組織為謀取私利, 借保護知識產權的名義, 行信息資源壟斷之實, 無限度地擴展知識產權保護的范圍, 阻礙檔案信息資源的公開共享。