檔案信息利用評價

檔案信息利用是檔案工作的重要產出, 也是檔案工作的最終目的, 它在整個檔案工作中占有極其重要的地位。正因為如此, 我們不僅要研究檔案信息利用活動的過程, 還要對檔案信息利用結果進行評價, 以便更好地做好檔案信息利用服務工作。

1 檔案信息利用評價的概念

檔案信息利用評價, 就是以檔案信息利用工作的目的為指導,系統地收集與檔案信息利用有關的數據, 利用科學評價理論與技術, 對檔案信息利用的種種狀況進行分析和判斷, 為檔案信息利用工作的決策提供依據。

檔案信息利用評價從范圍上看, 有廣義和狹義之分。廣義的檔案信息利用評價, 是以檔案信息利用活動全部領域為評價對象的,不僅包括對檔案信息利用工作的評價, 還包括對檔案信息利用者行為狀況的評價。狹義的檔案信息利用評價, 則以參與利用工作的檔案工作者行為狀況為評價對象。

檔案信息利用評價從方式上看, 又有評定、評估、鑒定之分。評定是指用客觀的測量方法, 對評價對象個體特征作出判斷, 如利用率、查準率、查全率、利用效益等。評估是指對評價對象的內在潛力、以往狀況和發展趨勢等無法直接測量的對象, 根據間接條件、數據而作出推理和判斷, 如檔案工作者的素質、潛在利用者的狀況、需求趨勢等。鑒定是指檔案信息利用工作系統以外的機構及社會組織對該系統狀況是否達到某一標準進行檢查、檢驗, 從而予以承認或認可的過程。

對檔案信息利用中的檔案工作者行為狀況進行評價, 要以方便、準確、迅速地輸出檔案信息為基本依據; 對檔案信息利用中的檔案利用者行為狀況進行評價, 要以實現檔案信息的使用價值的狀況為基本依據。檔案信息利用評價的基本依據, 將貫穿于擬訂評價標、評價標準及確定評價步驟和作出評價結論的全過程。

 2 檔案信息利用評價的意義

檔案信息利用評價, 主要是通過檔案信息利用活動中的種種數據, 對檔案信息利用狀況進行價值判斷, 以提高檔案信息利用工作的水平。具體來看, 檔案信息利用評價有如下幾方面的意義。

(1 ) 有利于掌握檔案信息利用活動的方向

檔案信息利用是對檔案信息進行加工、輸出與接收、運用的過程, 其目的在于實現檔案信息的使用價值。但是, 檔案信息的加工、輸出與接收、運用, 又是相分離的, 是由不同的主體來完成的, 并且, 檔案信息使用價值的實現又直接取決于檔案利用者行為。因此, 檔案信息利用應堅持以社會需求為方向。

檔案信息利用中片面追求檢索工具與編研成果的數量的情況,與檔案信息利用評價體系不科學、不全面有密切關系。因此, 必須根據檔案信息利用的目的, 制訂科學的、全面的評價標準, 建立系統的、嚴密的評價制度, 定期對檔案信息利用各階段的狀態、水平、工作質量作出科學的判斷, 做到檔案信息利用的努力目標與評價目標一致, 充分發揮檔案信息利用評價的作用。運用科學的評價標準和方法, 定期進行種種形式的評價, 及時了解自己工作目標的實現程度, 自覺進行調控, 改進自己的工作, 從而自始至終堅持以社會需要為方向, 為實現整體目標而共同努力。

(2 ) 有利于檔案信息利用工作管理科學化

無論是檔案信息利用工作的行政管理還是業務管理, 都必須運檔案信息利用評價來評定檔案信息開發水平的高低或檔案信息開發效益的高低。只有這樣, 才能把握檔案信息開發利用的方向。在檔案信息利用工作內部實行管理科學化, 同樣也要運用檔案信息利用評價, 以便組織好內部各環節和檔案信息開發工作者, 也就是根據檔案信息利用工作總目標, 分別制定各環節、各人員的工作目標即評價標準。定期根據評價標準進行評價, 使各環節和各工作人員都能及時了解自己工作的達標程度, 自覺改進自己的工作, 共同實現檔案信息利用工作的總目標。由此可見, 檔案信息利用評價是檔案信息利用工作管理科學化的尺度, 具有導向、激勵和規范作用。

(3 ) 有利于檔案信息利用工作的改革

隨著社會的發展, 檔案信息利用工作需要不斷地進行改革。改革不僅要總結歷史的和現實的經驗, 還要借鑒國外檔案信息利用工作的成功經驗。但是, 對這些經驗, 都要經過評價, 以取其精華,過實踐而推陳出新。

在檔案信息利用工作的改革過程中, 應堅持積極改革, 定期評價, 講求實效, 使改革建立在科學的基礎上, 防止主觀隨意性。對檔案信息利用改革的每一項目或每一階段, 既要在改革過程中進行形成性評價, 積極創造條件達到改革目標, 又要在改革完成時進行總結性評價, 以檢驗改革的成敗得失。

(4 ) 有利于全面提高檔案信息利用活動的質量

檔案信息利用活動的質量和數量, 是辯證統一的。我們既要發展檔案信息利用規模, 又應注意提高檔案信息利用的質量。檔案信息利用的周期較長, 最佳檔案信息利用質量的取得, 是廣大檔案工作者日積月累的集體勞動的成果。

檔案信息利用評價, 能夠有組織、有計劃地評價和指導每一個檔案工作者, 能夠促使檔案工作中的每一個環節都力求達到質量標準要求。如此, 將有利于全面提高檔案信息利用質量。

3 檔案信息利用評價的要求

檔案信息利用評價, 實質上是結果狀態的評價。在評價過程中, 要以檔案信息利用的目的為出發點和歸宿點, 按照檔案信息利用的規律進行評價。具體來說, 檔案信息利用評價應遵循以下基本要求:

(1 ) 方向性

開展檔案信息利用評價, 應當將檔案信息利用工作目標與評價目標辯證地統一起來, 使評價目標真正全面地體現“ 以最大限度滿足社會需要”。只有這樣, 評價目標才能真正成為功能性目標, 指引評價者與被評價者始終沿著評價目標的方向, 及時進行自評或他評, 建立形成評價與終結評價相結合的反饋, 以便進行調控, 使之全面實現檔案信息利用工作的目標。

(2 ) 科學性

檔案信息利用評價, 必須實事求是, 這是確保評價科學性的關鍵。用做評價的數據要絕對可靠, 不能有絲毫的虛假或臆斷; 評價的內容要力求標準化和規范化; 在判斷過程中要認真聽取和分析群眾的意見。在實事求是的基礎上, 還要運用有關科學理論和技術,進行分析與綜合, 作出準確的判斷。這樣, 不僅可以提高檔案信息利用評價的科學水平, 而且能夠提高檔案信息利用工作的水平。

(3 ) 可行性

檔案信息利用評價的對象, 主要是各種結果狀態。目前, 尚無簡單的方法直接測量, 只能運用間接的條件作出判斷。而采用間接條件進行評價時, 就要從實際出發, 既要堅持全面統一的檔案信息利用工作目標, 又要做到切實可行, 將現實性和可能性結合起來。

一要做到評價適度, 使檔案信息利用評價有一個客觀的、能達到的標準, 起到鼓勵和鞭策的作用; 二要做到定性與定量評價相結合,區分不同情況, 采取不同方法, 因事制宜, 作出科學判斷; 三要做到不斷總結、改進, 各種評價對象都處于不斷運動變化的過程中,檔案信息利用評價標準也應該適應它們的發展規律, 在評價實踐中不斷完善, 在動態中保持相對的穩定。

(4 ) 可比性

檔案信息利用評價, 不管是單因素或多因素評價, 都必須以具有可比性的數據作為評價基礎。如評價一個因素是否發展了, 就既要掌握該因素過去的有關數據, 即縱向可比材料, 又要掌握該因素在同一系統中所處的狀況, 即橫向可比材料, 只有這樣, 才會使檔案信息利用評價工作具有客觀基礎, 才能作出正確的判斷。要進行比較, 就必須有統一的標準作衡量的尺度, 才能保證評價結果的可信度。

 4 檔案信息利用評價的指標體系

檔案信息利用評價制度的核心, 是建立科學的、全面的評價指標體系。目前, 檔案信息利用評價還沒有一個系統的、全面的、科學的指標體系, 通常人們用檔案利用人次、檔案利用卷次、檔案利用率、拒絕率等作為檔案信息利用的評價指標。由于檔案信息利用效果的復雜性和隱含性, 其評價指標也應是多方位的。鑒于此, 我們必須加強檔案信息利用評價指標體系的理論研究, 并結合檔案信息利用的實際情況, 擬訂更為科學、全面、合理的評價指標體系。

(1 ) 利用規模評價指標

檔案信息利用規模評價, 是指對檔案信息機構開展利用活動的范圍及利用活動的影響面的大小進行評價。其評價指標主要有:

① 接待人次與利用卷次。這是反映檔案信息利用活動總量及利用活動頻度的評價指標。

② 輸出率。它是指對外輸出檔案信息總量與館( 室) 藏檔案信息總量的比率。一方面, 它反映社會檔案信息需求狀況, 另一方面, 也反映檔案信息機構開展利用活動能力的大小。

③ 利用率。利用率是指在一定時期內, 檔案的利用數量( 卷次) 與館( 室) 藏檔案總量之比。既反映社會對檔案信息利用的需求狀況, 也反映檔案信息利用的效率。

④ 館藏檔案動用率。所謂“動用”, 是對具體卷、冊而言, 如果在一定時間內不用, 為無動用, 在一定時間內利用一次以上者,即為動用。動用率即為在一定時間內, 動用檔案的數量與館( 室)藏檔案總量的比率。檔案動用率表示的實際上是館藏檔案的使用面, 而不是使用次數( 卷次) 相對于館藏的比例。

(2 ) 服務水平與服務效果評價指標

服務水平與服務效果評價, 是指對檔案信息利用工作的服務質量及服務結果進行評價。其評價指標主要有:

① 誤檢率。誤檢率是指誤檢出的目標占應檢索出的全部目標的百分比。

誤檢率=誤檢的目標/應檢出的全部目標×100%

② 漏檢率。漏檢率是指漏檢的目標占應檢索出的全部目標的百分比。

漏檢率= 漏檢的目標/應檢出的全部目標×100%

③ 拒絕率。拒絕率是指一定時間未能滿足合理需求的檔案卷次與一定時間利用者所提合理需求的總卷次之比。

拒絕率= 一定時間未能滿足合理需求的檔案卷次/一定時間利用者所提合理需求的總卷次×100%

(3 ) 利用效果評價指標

利用效果評價, 是指對檔案利用效益進行評價。它能反映檔案信息利用活動的效果。其主要指標有:

① 吸收量。吸收量是指檔案利用者通過接收檔案信息而產生的知識增加量。它能反映檔案信息利用的有效程度。

② 產出與投入比。檔案信息利用產出與投入比, 反映了檔案信息利用的效益。檔案信息利用產出有經濟效益, 也有社會效益。

社會效益無法用具體數字表示, 經濟效益則可以用數據表示, 但是有關的數據來源和計算都比較復雜。為簡便起見, 檔案信息利用的產出, 可用檔案利用卷次表示。這樣, 產出與投入比, 可歸結為利用卷次與投入金額的比例關系。

檔案信息利用產出與投入比= 檔案利用卷次/檔案利用投入金額

檔案利用的投入低, 利用卷次多, 效益就高; 反之, 投入高,利用卷次少, 效益就低。據統計計算, 我國檔案館每卷次的檔案利用約投入21. 6 元。

檔案信息利用評價, 每一個具體指標都只能反映某一局部或某一方面的狀況, 這是因為檔案信息利用受許多因素影響。在對檔案信息利用進行評價時, 為了能作出全面、科學的判斷, 就應系統地擬定評價指標。

 5 檔案信息利用評價的方法

檔案信息利用評價的方法, 可分為定性評價和定量評價兩種。對可測量的定量指標進行定量分析, 對不能直接測量而只能定性的指標進行定性評價。

對于定量評價, 只需根據具體公式, 代入相應數據計算即可。

對于定性評價, 則要復雜得多。要進行比較精確的評價, 一般采取二次量化法, 即先定性再定量, 使評價定性指標有量的概念,再以量為基礎, 在量化的基礎上作定性描述。模糊數字綜合評價法就是用得最多的一種二次量化法, 這種方法比較全面、客觀, 但工作量較大。不過, 只要事前用專家調查法作出評價細則, 并運用計算機處理, 它還是一種比較可靠的評價方法。