利用者研究的意義

 1 利用者的含義

檔案信息利用者是檔案信息機構的服務對象, 是具有一定的檔案信息需求、具備一定的檔案信息利用能力并且需要或正在利用檔案信息機構的個人或團體。

檔案信息利用者這一定義概括了檔案信息利用者的三個主要特征:

(1 ) 檔案信息利用者必須具有一定的檔案信息需求。沒有檔案信息需求的個人或團體不可能成為檔案信息利用者, 僅僅具有對物質性的生產資料、生活資料需求的個人或團體不是檔案信息利用者, 僅僅具有對圖書、情報等其他文獻信息需求的個人或團體是讀者或用戶, 也不是檔案信息利用者。

(2 ) 檔案信息利用者必須具備一定的檔案信息利用能力。檔案信息利用能力包括獲取檔案信息的能力、閱讀檔案信息的能力、吸收檔案信息的能力。這是利用者必備的基本條件, 也是區別于大眾傳播的聽眾和觀眾的重要特征之一。

(3 ) 檔案信息利用者必須是需要或正在利用檔案信息機構的個人或團體。有利用需求和利用能力的個人或團體很多, 但他們的需求可以通過其他途徑得到滿足, 只有那些有可能或正在利用檔案信息機構來獲取信息的個人或團體才是檔案信息利用者。一般情況下, 我們將“ 檔案信息利用者” 簡稱為“ 利用者”。

 2 利用者研究的必要性

(1 ) 利用者研究是提高檔案信息服務手段針對性的需要。隨著檔案信息服務范圍的擴大, 利用者數量激增, 利用者的組成由單一變復雜, 熟悉和了解利用者, 掌握利用者類型特點和結構特征, 才有針對性地開展檔案信息服務。

(2 ) 利用者研究是滿足檔案信息服務內容適應性的需要。由于檔案信息服務內容不斷豐富和復雜, 使傳統的服務觀念和方法不能適應利用者的需要, 迫切要求研究利用者需求的特點和規律, 提供能適合利用者需求特點的服務內容。

(3 ) 利用者研究是提高檔案信息服務效益性的需要。利用者素質的不斷提高對檔案信息服務要求不斷提高, 檔案信息服務要取得良好的效益, 必須通過研究利用者的需求層次、需求心理和需求規律才能實現。

 3 利用者研究的意義

(1 ) 利用者需求是制訂檔案管理系統目標的依據

檔案管理系統的目標是為利用者利用檔案信息提供檔案信息服務, 而檔案信息服務的有效實現則依賴于對利用者及其需求的研究, 任何偏離利用者需求的服務都將是無效的。通過利用者需求的研究不斷修正檔案管理系統目標, 調整系統內部結構, 發揮系統的最大功能。

(2 ) 利用者研究是提高檔案信息服務質量的重要手段

只有通過利用者研究, 掌握利用者需求特點和規律, 才能實現檔案信息服務的主動性和能動性, 針對性和有效性, 預見性和超前性, 從而提高服務質量和服務水平。

(3 ) 利用者研究是國家檔案事業發展的需要

利用者研究為建立合理的檔案信息機構網絡, 確定其工作任務和重點提供依據; 利用者研究為檔案立法和制定檔案工作方針政策提供依據; 利用者研究為檔案工作使用現代化技術提供依據; 利用者研究為規劃檔案干部培養、教育及部署檔案宣傳工作提供依據。