數字檔案館主要有五大功能：

    （一）數字檔案館形成了社會綜合檔案信息資源庫，能有效滿足社會對檔案資源的多方面需求。

    數字檔案館的信息采集，不僅包括了傳統檔案館的檔案信息資源，還可進一步擴大到各種組織和個人形成的現行文件、具有檔案性質和價值的資料（包括各行各業專業數據庫、社會公眾服務信息、網上相關信息、數字圖書館信息中的相關部分），它形成了一個較傳統檔案館更為豐富的、以檔案信息為核心內容的多層面的社會綜合信息資源庫，更有效能滿足社會各方面對檔案資源的需求。

    （二）數字檔案館進行高效海量數據存儲，能有效擺脫傳統檔案館的空間限制，大量并長期存儲檔案信息。

    數字檔案館保存的各類信息主要是計算機生成的電子文件和用計算機進行數字化處理的各種檔案信息及其他社會信息。電子文件存儲介質的密度大大高于以往各種人工可讀信息介質。科技的發展使得數字信息存儲能力大為提高。2008年個人計算機的主流硬盤容量已達到320GB以上。過去，一張普通的CD刻錄盤可以存儲約700MB的數據，基本可以解決海量存儲的需要，現在，一張普通DVD盤片的容量就是CD光盤的7倍，優勢非常明顯。目前最新資料顯示，DVD 盤片的存儲量已達到8.5GB。隨著技術的進步，電子文件介質的存儲密度還將繼續加大，數字檔案館對檔案信息資源的存儲能力也將繼續提高。

    （三）數字檔案館對檔案信息進行數字化、智能化管理，能有效地提高檔案館工作的效率。

    通過專用管理軟件，數字檔案館可以對檔案文件進行一系列自動處理，大大提高工作效率，這些內容包括：對進入數字檔案館的各類信息按不同要求進行分類排序、價值鑒定、數據校驗、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等有序整合，確保其真實、完整、可讀，使之形成一個有序的信息空間；以文件形成者的職能和業務活動為依據，自動鑒定和存儲所捕獲的電子文件；運用身份認證、加密、訪問控制等技術，確保檔案信息的安全與合理利用，并有效地維護整個數字檔案館系統的安全。在提高運行效率的同時，數字檔案館較之傳統檔案館，也節省的大量人力物力資源。

    （四）數字檔案館提供檔案信息的智能檢索服務和信息咨詢服務，能有效與用戶互動溝通，滿足用戶的需求。

    數字檔案館可以通過網絡技術將不同地域的、分散的檔案信息數據庫連接起來，用戶可以不受地理位置和時間的限制，實現跨館際分布式查詢。數字檔案館通過提供了標準友好的用戶界面，可以使用戶通過多種途徑查詢，并且系統能對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求。同時，數字檔案館提供的信息咨詢服務能在用戶檢索數字檔案館信息資源時遇到問題得到系統咨詢人員的及時解答。數字檔案館的咨詢系統分為自我服務信息和請求幫助系統，前者能在各終端微機上顯示利用指南，可以利用菜單方式或窗口軟件，自動引導用戶使用數字檔案館；后者為請示幫助系統，是用戶與檔案館聯系的渠道，用戶可以通過電子咨詢信箱向數字檔案館提出咨詢，也可接受提供的信息服務。

    （五）數字檔案館通過檔案信息的發布與傳遞，能有效地實現檔案信息資源的共享。

    檔案信息資源共享是數字檔案館最為顯著的功能之一。網絡技術的應用使人們已經淡化了時空觀念。通過數字檔案館，人們查詢檔案信息將不再感覺國界、區域等物理空間的限制。數字檔案館提供多種語言的信息，對同一信息以多種形式向人們展示，完全打破了人類自身的極限。

    通常，數字檔案館的檔案信息發布和傳遞主要有三種形式：光盤發布、局域網發布和因特網發布。光盤發布就是將檔案信息復制到光盤，用戶只需先執行光盤閱讀程序，即可對檔案信息進行瀏覽和檢索；局域網發布一般是為立檔單位提供檔案信息查詢服務；因特網發布就是通過檔案網站向公眾傳播檔案信息。