數(shù)字檔案館的核心是一個分布式的數(shù)字化檔案信息資源系統(tǒng)，是由眾多網(wǎng)絡(luò)結(jié)點所組成的聯(lián)合體，能夠把不同地理位置的檔案信息資源通過現(xiàn)代信息技術(shù)進行組織、整理，并通過網(wǎng)絡(luò)為廣大用戶提供檔案信息服務(wù)。在數(shù)字檔案館的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)中，服務(wù)器是網(wǎng)絡(luò)的結(jié)點，貯存著數(shù)字化檔案信息資源并且對其進行管理；客戶機則是網(wǎng)絡(luò)的終端，能方便地存取數(shù)字化檔案信息資源。

    潘連根在《數(shù)字檔案館的組織形式系統(tǒng)模式和運作方式》一文中把數(shù)字檔案館的組織形式分為四個子系統(tǒng)：數(shù)字化檔案信息資源共建協(xié)調(diào)子系統(tǒng)、數(shù)字化檔案信息資源共享協(xié)調(diào)子系統(tǒng)、數(shù)字化檔案信息資源管理子系統(tǒng)和數(shù)字化檔案信息資源維護子系統(tǒng)。其中，“資源共建管理機構(gòu)主要是協(xié)調(diào)各個數(shù)字檔案館的各種數(shù)據(jù)庫建設(shè)，避免重復(fù)建設(shè)；資源共享管理機構(gòu)主要是制訂資源共享的標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議，并在實踐中及時發(fā)現(xiàn)一些標(biāo)準(zhǔn)的偏頗或不適宜的地方并及時做出補充和修訂；資源管理機構(gòu)主要是協(xié)調(diào)數(shù)字化檔案信息的整理、分類等標(biāo)準(zhǔn)的實施；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護管理機構(gòu)主要是協(xié)調(diào)各種軟件平臺的互連、升級、對計算機病毒采取統(tǒng)一的防范措施、指導(dǎo)各個狹義數(shù)字檔案館采用通用的通信協(xié)議”。此外，為了協(xié)調(diào)這些專業(yè)管理機構(gòu)，全國還必須成立一個“權(quán)威性的、統(tǒng)一的、綜合性的管理機構(gòu)”，這樣才能有效地管理全國性或區(qū)域性的數(shù)字檔案館的建設(shè)和運作。綜合性管理機構(gòu)應(yīng)該有政府相關(guān)職能部門的參與，各種專業(yè)管理機構(gòu)應(yīng)由相應(yīng)專家擔(dān)綱負(fù)責(zé)，以利提高工作的質(zhì)量和效率。

    一個具體的數(shù)字檔案館的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模式包括以下三層：

    （一）用戶層，該層主要負(fù)責(zé)提供用戶使用的接口和供工作人員使用的接口。通過數(shù)字檔案館信息管理系統(tǒng)的服務(wù)器與用戶的個人計算機相連，該服務(wù)器可以對數(shù)字對象間的關(guān)系、數(shù)字對象信息的組織和用戶使用情況等實施管理；工作人員使用的接口是一種管理工具，它能生成、編輯、存取和刪除數(shù)字檔案信息對象。

    （二）業(yè)務(wù)邏輯層，該層主要負(fù)責(zé)完成所有業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)庫存取功能，是數(shù)字檔案館各種管理和服務(wù)的具體實現(xiàn)。該層有一個系統(tǒng)的應(yīng)用服務(wù)器，負(fù)責(zé)提供數(shù)字檔案館系統(tǒng)的大部分管理和服務(wù)部件。它通過各種專項管理器實現(xiàn)各種專門的管理和控制，如系統(tǒng)管理器負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護和系統(tǒng)安全；數(shù)據(jù)管理器負(fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)功能；查詢管理器負(fù)責(zé)實現(xiàn)各種查詢檢索；操作管理器則主要負(fù)責(zé)實現(xiàn)分布式對象間的互操作。

    （三）數(shù)據(jù)庫層，該層主要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的物理存儲。一個數(shù)字檔案館可有多種不同類型的對象庫，一般包括元數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。它們可對數(shù)字化的文本、圖像、音頻、視頻等信息數(shù)據(jù)按數(shù)字對象元素的類型進行存儲。

    在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，一次完整、具體的查找過程可以描述為：

    A．由用戶輸入檢索詞，通過個人計算機向服務(wù)器查詢提問；

    B．?dāng)?shù)字檔案館系統(tǒng)服務(wù)器自動在系統(tǒng)中查找比對，完成檢索并將檢索結(jié)果（每個檢索結(jié)果都由它的調(diào)度碼來識別）的清單提供給用戶；

    C．用戶根據(jù)清單挑選所需內(nèi)容，服務(wù)器向調(diào)度系統(tǒng)發(fā)送用戶所選數(shù)字化資源的調(diào)度指令，并送回資源在對象庫中的地址；

    D．服務(wù)器把調(diào)度指令送至對象庫；

    E．對象庫識別調(diào)度指令，并將被選中的數(shù)字檔案信息發(fā)送到服務(wù)器上；

    F．服務(wù)器再把數(shù)字檔案信息送到用戶的瀏覽器上，并在用戶屏幕上顯示出來。