干部人事檔案的利用工作，是指干部人事檔案管理部門，根椐查閱、借閱檔案的規定和利用單位工作的需要，提供干部人事檔案查閱、借閱，或提供干部有關情況和出具證明材料的工作。它是直接為干部、人事和其他有關工作服務的一種方式。提供利用工作，必須遵循保密、安全和方便利用的原則。

干部人事檔案的利用范圍，主要有四個方面：一是干部工作利用。如干部工作中考察、考核干部，任免、調動、政治審查、調整干部工資，解決干部職級待遇，辦理出國出境手續，治理喪事等；二是黨、團組織建設，發展黨團員等利用；三是審理干部違犯黨紀國法等問題利用；四是研究歷史利用，如編纂黨史、軍史、地方志、組織史沿革，撰寫人物傳記等。

干部人事檔案的利用涉及到人的問題，有的干部個人情況不允許擴散。為此，國家保密局和中央組織部根椐干部職務的高低，規定了干部人事檔案的密級。因此，提供利用工作必須根椐不同情況，采取不同的方式。一般說來，有經下幾種基本方式：

（1）提供借閱。這種方式是，查閱干部人事檔案的單位，按規定辦好查閱檔案的手續后，到干部人事檔案管理部門去查閱干部人事檔案或有關材料。這種利用方式的好處是，安全、保密，疑難問題能得到及時解答。

（2）借出使用。這種方式是，借閱干部人事檔案的單位按規定辦理借閱手續后，從干部人事檔案管理部門借出檔案使用。一般來說，干部人事檔案是不宜借出使用的。采用這種方式，主要是因為某些部門使用人員到干部人事檔案部門查閱有困難或為了解決工作上的特殊需要，為了保證檔案的安全和其他部門的使用，干部人事檔案管理部門必須嚴格審查借閱的理由，把好關，并在借出的同時要求借閱單位對所借檔案要指定專人查閱和保管。對借出使用的檔案，一般采取限期歸還和定期催要的辦法加以控制。

（3）出具證明材料。干部人事檔案管理部門，在規定允許的范圍內，向索要材料的單位提供檔案中有關情況或材料。提供的手段，一般是采用復印、拍照原件或摘錄函復等方式。

（4）整理有關資料提供。干部人事檔案管理部門，根椐利用單位的要求，整理出綜合性的資料，提供利用。

（5）答復查詢。干部人事檔案管理部門根椐有關部門來函、來電話提供的情況，給予查告干部的工作單位或職務以及其他自然情況。