干部人事檔案是按照干部管理權(quán)限確定的范圍進(jìn)行管理的，因此，對查閱、借閱不同層次干部的檔案都規(guī)定了相應(yīng)的查閱、借閱審批制度。盡管各地區(qū)、各部門具體的審批辦法有所不同，但是，最基本的規(guī)定是，因工作需要才能查閱和借閱干部人事檔案，并且必須遵守下列規(guī)定：

 （1）查閱單位應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》，按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。不能僅憑調(diào)查證明材料、介紹信直接查閱干部人事檔案。

 （2）檔案管理單位有權(quán)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供哪些材料。

 （3）凡查閱干部人事檔案，利用單位應(yīng)根據(jù)有關(guān)部門的具體規(guī)定，派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

 （4）檔案一般不借出使用。如有特殊情況借出使用時，要說明理由，經(jīng)過主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，借閱單位不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

 （5）任何個人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案。

 （6）查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

    （7）借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自復(fù)制（拍攝）檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示干部檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。