檔案服務(wù)與檔案利用

目前我國(guó)檔案利用理論, 仍存在著基本概念不準(zhǔn)確的問(wèn)題, 如檔案利用與檔案提供利用工作, 檔案利用與利用檔案以及檔案利用與檔案服務(wù)等概念間相互交叉, 相互混淆。明確概念的準(zhǔn)確含義不僅是理論上必須解決的問(wèn)題, 而且是檔案利用工作實(shí)踐的需要。

 1 檔案利用與檔案服務(wù)的概念

所謂檔案利用, 我們既可以把它理解為對(duì)檔案的利用, 即檔案利用者有目的地利用檔案; 也可把它理解為對(duì)檔案利用所做的工作, 即檔案部門(mén)、檔案工作者圍繞利用檔案開(kāi)展的各種活動(dòng)。因此 , 檔案利用的完整概念應(yīng)該是: 檔案利用者為著一定的目的實(shí)際使用檔案, 以及檔案部門(mén)、檔案工作者為著利用者有效地使用檔案進(jìn)行的全部工作活動(dòng)。

所謂檔案服務(wù), 則是專(zhuān)指檔案部門(mén)、檔案工作者以加快檔案信息的傳播, 提高檔案的利用率, 便于利用者獲取檔案信息為出發(fā)點(diǎn)和根本目的所進(jìn)行的各項(xiàng)工作活動(dòng)。由此可見(jiàn), 檔案利用與檔案服務(wù)是互有聯(lián)系而又不盡相同的兩個(gè)概念。

 2 檔案利用與檔案服務(wù)的區(qū)別

檔案利用與檔案服務(wù)的區(qū)別, 首先在于它們所針對(duì)的主體對(duì)象不同。檔案利用從利用檔案的角度看, 主要是針對(duì)利用者而言的;而檔案服務(wù)則是專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案部門(mén)和檔案工作者而言的。其次, 它們所包含的內(nèi)容不同。檔案利用的內(nèi)容包括: 檔案因何能被利用(檔案的潛在價(jià)值) , 怎樣才能被利用(檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的條件) , 以及檔案利用的方式方法、利用者研究、利用效果的反饋評(píng)估、利用理論的形成和發(fā)展等; 檔案服務(wù)的內(nèi)容則包括: 服務(wù)思想的確立、服務(wù)的對(duì)象、服務(wù)的方式方法以及服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的研究等。再次,它們?cè)跈n案工作中的地位與作用不同。檔案利用既是整個(gè)檔案工作的目的, 又是實(shí)現(xiàn)檔案潛在價(jià)值的具體活動(dòng)和評(píng)價(jià)檔案工作優(yōu)勢(shì)的標(biāo)準(zhǔn), 同時(shí)也是增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí), 提高檔案工作社會(huì)地位的有效途徑; 檔案服務(wù)既是檔案工作中的一個(gè)具體環(huán)節(jié), 又是貫穿于整個(gè)檔案工作的指導(dǎo)思想, 它屬于一個(gè)更高、更深的層次。

 3 檔案利用與檔案服務(wù)的聯(lián)系

檔案利用與檔案服務(wù)既有區(qū)別, 又有不可分割的聯(lián)系。其一,檔案利用需要是檔案服務(wù)產(chǎn)生、發(fā)展的前提和動(dòng)力。有了檔案, 就有利用檔案的需要, 而有了利用檔案的需要, 就必然對(duì)檔案服務(wù)有所要求, 從而促進(jìn)檔案服務(wù)的產(chǎn)生與發(fā)展。其二, 檔案服務(wù)質(zhì)量是決定檔案利用效果的基礎(chǔ)和條件。毫無(wú)疑問(wèn), 積極主動(dòng)、靈活多樣的優(yōu)質(zhì)服務(wù), 必然促進(jìn)檔案的有效利用, 反之, 則將有礙于檔案的有效利用。其三, 檔案利用效果又是檢驗(yàn)檔案服務(wù)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)尺度。檔案服務(wù)質(zhì)量的高低, 雖然離不開(kāi)檔案部門(mén)所做的工作, 但又不能惟以其工作質(zhì)量作判斷。衡量或評(píng)價(jià)檔案服務(wù)質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是檔案利用效果, 因?yàn)闄n案利用效果是檔案工作質(zhì)量的綜合反映。其四, 檔案利用和檔案服務(wù)都是檔案工作與外界聯(lián)系的窗口,是整個(gè)檔案工作的反饋渠道。社會(huì)的利用需求信息, 是決定檔案服務(wù)方向和方式方法的主要依據(jù)。其五, 檔案利用者, 既是檔案利用的主體, 也是檔案服務(wù)的具體對(duì)象。檔案利用工作離不開(kāi)對(duì)利用者的研究, 檔案服務(wù)在著重強(qiáng)調(diào)服務(wù)者主觀能動(dòng)性的同時(shí), 也離不開(kāi)對(duì)利用者的研究。