檔案管理系統軟件要求

8.6.1  檔案管理系統軟件的配置應滿足本企業的實際工作需要，并適應本企業信息化建設發展需要。

檔案管理軟件的研制開發和安裝使用，應遵循“規范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作的需要，又要兼顧將來技術發展的趨勢。

8.6.2 檔案管理系統應具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統計匯總、權限設置、安全保密、系統維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。

整理編目模塊應具備數據采集、類目設置、分類排序、數據校驗、目錄生成、數據統計、打印輸出等基本功能，并能根據用戶需要增設主題詞（或關鍵詞）及分類號的自動標引功能。

數據管理模塊應具備對各類檔案目錄及原文信息進行管理的功能，主要包括：數據庫的建立、修改、刪除，檔案數據的輸入、存儲、修改、刪除等內容。

檢索查詢模塊應具備對檔案信息數據進行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。

借閱管理功能應包括對利用者以及利用的目的、時間、內容、效果等信息的記錄、分析、統計以及檔案催退、續借、退還等功能。

用戶權限管理應包括系統各部分的操作權限管理和數據操作的權限管理。系統應能對所有上機操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。

系統安全保密監控，必須能對系統中各種操作實現嚴格的監控并加以記錄。

系統維護模塊在提供數據備份與恢復處理功能的同時，還應能對檔案數據某些代碼表提供方便的維護。

8.6.3 檔案管理系統應與各信息系統之間銜接，并能接收和兼容各信息系統生成的電子文件。檔案管理系統設計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

    這兩個標準的相關內容主要有：

1、文件管理戰略的出發點是文件管理方針、程序和方法的制定以及系統的設計與實施都要以滿足機構的運作需求為前提，并使其與機構的規章制度相符。

2．機構所采納的用于記錄業務活動的文件管理戰略應該明確規定哪些文件必須形成，在何時、何地以何種方式進入文件系統。

3．文件系統應該確保文件具備真實性、可靠性、完整性、可用性，同時系統本身應該具備可靠性、完整性、一致性、全面性、系統性特點。其中：

（1） 文件的真實性。文件的真實性有以下三重含義：文件與其用意相符；文件的形成和發送與其既定的形成者和發送者相吻合；文件和形成和發送與其既定時間一致。

（2） 文件的可靠性。可靠的文件是指文件的內容可信，可以充分、準確地反映其所證明的事務活動過程、活動或事實，地后續的事務活動過程或活動中可以以其為依據。

（3） 文件的完整性。是指文件是齊全的，并且未加改動。

（4） 文件的可用性。可用的文件是指文件可以查找、檢索、呈現或理解。

（5） 系統的可靠性。文件管理系統應該：常規性捕獲業務活動范圍內的所有文件；對文件進行組織，并且組織方式應該反映文件形成者的業務流程；防止未經授權，對文件進行改動或處置；常規性地法規主要信息源的功能作用，提供關于文件中所記錄的行動的信息；實現對所有相關文件和相關元數據的即時利用。系統的可靠性應該通過形成并保留系統運行的文件來記錄。系統運行文件應該能顯示系統已滿足了上述所列準則的要求。

（6） 系統的完整性。為了防止在未經授權的情況下對文件進行利用、銷毀、改動和移動，應該使用諸如利用監控、用戶身份驗證、授權銷毀等安全控制手段。這些控制手段可以嵌入文件系統內，也可以是獨立于文件系統外的專門系統。對于電子文件來說，機構應該證明系統故障、系統升級以及定期維護不會影響到文件的完整性。

（7） 系統的一致性。文件系統的管理必須滿足現行業務的各種要求，遵從機構的規章制度，并符全社會對機構的期望。文件系統是否符合上述要求進行評估；評估過程形成的文件應該作為證據保存。

（8） 系統的全面性。文件系統的管理對象應該是機構或機構的部門在其全部業務活動范圍內開展工作所形成的文件。

（9） 系統的系統性。文件應該系統地形成、系統地保管和系統地管理。應該通過文件系統和業務系統的設計和運行來實現文件形成工作和保管工作的有序化或系統化。