加強檔案數字化外包過程管理之我見
作者：中國第二歷史檔案館羅娟 來源：中國檔案資訊網
檔案數字化外包過程中存在各種風險，如檔案實體和信息安全風險、外包人員流動風險、外包質量能否達標的風險等，這些風險對檔案安全和數字化質量構成威脅，需要通過加強檔案數字化外包過程管理加以防控。
一、加強檔案數字化外包過程管理的必要性
加強過程管理是確保檔案數字化安全的內在要求。檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案數字化外包的先決條件。中央領導同志在出席全國檔案工作座談會時強調，要從對黨和國家事業負責、對歷史負責的高度來認識和做好檔案安全工作。楊冬權館局長指出，嚴禁外包公司留存、外泄數字化檔案信息，一經發現，必須嚴肅查處。2012年，國家檔案局印發《關于切實加強檔案數字化和檔案信息化服務外包管理的通知》，力圖通過加強管理，杜絕外包過程中的失泄密隱患。
加強過程管理是確保檔案數字化質量的必由之路。實現數字轉型是檔案事業適應時代的發展要求，抓質保量是開展數字化外包的目標所在。楊冬權館局長提出，要下大力氣持續地開展傳統檔案數字化工作，提出“到2020年全國各級綜合檔案館紙質檔案數字化的數量比2010年翻兩番”的工作目標。對檔案館來說，檔案數字化時間緊、任務重，搶抓進度的同時對質量提出了挑戰。目前，許多檔案部門都在以外包方式開展檔案數字化工作，依靠外包公司提供的專業服務，加快檔案數字化和信息化的工作進程。但檔案數字化外包并非十全十美，實踐過程中總會出現這樣那樣的問題。外包質量事關檔案事業的科學、可持續發展，檔案館只有加強外包過程管理，少返工甚至不返工、不誤工，才能又好又快地完成檔案數字化任務。
二、檔案數字化外包過程管理的關鍵環節
實施檔案數字化外包是一個科學管理的過程。加強檔案數字化外包過程管理，應抓好檔案館自身管理和外包公司規范管理兩個關鍵環節。
（一）加強檔案館自身管理。檔案館實施數字化外包必須樹立全新的管理理念，要有戰略眼光，完善管理制度，健全評價和監督機制，切實筑牢檔案安全和外包質量防線。
一是制度防線——完善規章制度、規范工作細則。業務外包不僅僅是一種技術手段，也是一種管理手段與管理策略。檔案數字化外包涉及到人員、安全、財物等方方面面的工作，檔案館應建立健全相應的制度、規范工作細則和操作程序，無則制定、有則完善、有缺漏的盡快補充、需調整的盡快修訂、已過時的盡快清理，同時加強監督檢查，切實提高制度的執行力。
二是環境防線——使外包過程時時刻刻處在可控狀態下。充分考慮檔案數字化場所的環境安全，建設標準、規范、安全的工作場所，配備高效、實用的檔案安全監控設備，使處于數字化狀態各個階段中的檔案始終處于安全、可控、有利的環境中，確保“一件不丟、一件不壞、一件不亂”。
三是人員防線——安全和質量宣傳教育時刻不得松懈。要進行經常性的檔案“安全第一、質量至上”的宣傳教育，對檔案館自身工作人員要加強有針對性的安全技能培訓和演練，增強保護檔案安全的意識和本領。對數字化業務外包過程中出現的新情況、新問題，館內人員有責任及時上報、協調配合處理。
四是保密防線——嚴禁外包涉密檔案、加強自查。對檔案館來說，進行數字化外包的檔案都是經過嚴格篩選的，涉密檔案嚴禁外包。同時，檔案館要定期開展對外包檔案內容、安全措施、管理手段等方面的自查工作，發現問題及時采取措施加強整改。只有采取安全保密措施，具備安全保密條件后，方可繼續外包。
（二）加強對外包公司的規范管理。所謂對外包公司業務行為的規范管理，是指檔案館通過一系列措施和辦法，促使外包公司人員以積極、主動的態度支持與配合檔案數字化過程中的具體活動。
一是加強外包工作的控制和監督。開展數字化外包合作之前，應明確外包公司工作職責和任務，用合同和制度進行約束。簽訂保密協議，加強檔案安全教育。檔案館要求外包公司遵循的規章制度和規范準則，應在檔案數字化加工場所張貼上墻，或設置公告牌、LED顯示屏滾動顯示，要求外包人員認識到并時刻遵守。對于違犯的人員，檔案館應責令外包公司及時整改教育。
二是加強對外包人員的培訓和業務指導。在檔案數字化過程中，對外包人員的前期培訓和過程中的即時指導都是非常必要的。由于歷史變革等原因，檔案存在諸如檔號復雜、卷內文件混雜等問題，因此在檔案數字化過程中，隨時都會出現卷內文件排序困難等具體問題，還有可能會出現一些可能無法預料到的特殊情況，因此，在需要時，檔案館專業人員應隨時給予耐心的指導和幫助。
三是加強與外包公司的溝通與合作。檔案館與外包公司本質上是合同上的甲方與乙方的關系，雙方是各自獨立的實體，二者是合作伙伴關系而不是隸屬關系。檔案館工作人員與外包公司人員人格平等，不存在因職位或待遇等問題而導致的貴賤、高低之分。雙方應學會互相尊重、互相支持，保持友好溝通，共同推動檔案數字化與信息化事業繁榮發展。（編輯：李聰）
