關于高校檔案數字化建設的幾點思考

高等學校檔案工作是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志。以信息技術為載體的檔案工作帶來了我國政治、經濟和社會文化等許多方面的巨大變化,也帶來了知識經濟、信息社會等許多理念層面的創新。在這種氛圍下,高校檔案事業的地位和作用愈加突出,檔案工作涉及的范圍愈加廣泛,檔案工作在檔案數字化、檔案法制建設、檔案職業道德與素質等方面出現了許多新問題,檔案管理、檔案利用以及檔案管理體制和工作方式等都在經歷重大的變革,對檔案數字化建設提出了很大的挑戰,要求我們做到統籌兼顧,資源共享,開發利用更先進的技術。

１　檔案數字化的內涵

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影(錄影、錄像)技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。其以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結,利用計算機系統進行管理,從而形成一個有序的檔案信息庫,以便提供信息利用、資源共享,是檔案信息化建設的重要組成部分。

２　高校檔案數字化基本特點

傳輸和利用網絡化。運用數字化技術,通過校園網絡與因特網相連,實現高校檔案信息傳輸和利用的網絡化,擴大服務范圍和服務時限,克服了傳統檔案的傳遞速度較慢、周轉時間較長。

信息的非人工識別性,數字化的檔案由計算機系統進行快速準確的分類和識讀,依賴科學管理的數字化系統。

信息與載體的分離性,信息的易變性以及信息存儲的高密度性。

檔案管理智能化。高校檔案館運用一系列數字智能技術后,使檔案管理設備或系統能夠部分地代替人的勞動,減輕檔案工作的勞動強度,有效提高工作效率,改變傳統檔案全部依賴人工的狀況。

特色個性化。現代信息技術的應用,各個高校檔案管理可以根據自身工作的性質、任務等情況,建立具有自身特色的個性化網站。通過校園網絡,將高校檔案信息供使用者自由選擇瀏覽和查詢,達到服務和宣傳的雙重效果。避免了傳統檔案信息的面面傳遞,減少了許多工作量,從而提供更好的服務。

３　高校檔案數字化建設中存在的問題

３.１　數字化管理跟不上,輔助管理滯后

現有的高校檔案信息化管理模式多數是建立在傳統的人工管理模式基礎上,傳統的管理模式是以檔案信息載體為核心,工作是紙張、塑膠等載體材料,而不是檔案信息,計算機只起到了人工實體檔案的輔助作用。其后果是不僅沒有代替人工管理工作,而且大大增加了管理的成本。

３.２　缺乏網絡化的統一協調機構

由于各個高校隸屬行政主管部門不同,各高校管理體制和運行機制也存在著普遍差異,分散領導的管理體制無形中就促使成了各高校檔案館的條塊分割、自成系統、各自為政、自我發展、自給自足。雖然現今許多高校檔案館已經意識到了資源共享的重要性、必要性,但仍缺乏館際合作的具體行動。而我國目前還沒有一個統一的組織協調機構來科學規劃檔案館的網絡化建設和資源共享工作,大多數檔案館仍然采取封閉式的辦館方式,無論是購置軟硬件,還是完善數據庫,都造成了人力和物力的巨大浪費,這種各自為政的低水平重復直接影響了我國檔案館標準化、自動化和網絡化的建設進程。

３.３　數字化標準較低

由于我國檔案發展歷程的種種因素,各高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自我完善的發展道路,各檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備,數字化管理系統五花八門,管理水平也是參差不齊。而數字市場上不少新研發出得檔案館系統應用軟件基本上都沒有參照國際標準,軟件功能單一,造成了數據不完整,致使大多數檔案館無主題標引,共享性差,不能適應高校數字化管理的日新月異的需要。而國家至今沒有下發統一的發展規劃和標準,各個檔案館的管理與發展存在著很大差異。

３.４　數據庫建設滯后

現有數據庫大多為了自用,建成的數據庫規模小、標準低、類型單一,而且很多都屬于低水平重復建設,商業服務水平差。數據庫自用使大部分資源閑置,嚴重地影響了數據庫的利用率。目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫,缺乏全文數據庫和多媒體數據庫,無法滿足用戶的個性需求。許多高校檔案館雖然建有自己的網站,但只能訪問其主頁,根本無實質性共享資源。

３.５　經費后續率不足

檔案館數字化的實現需要投入大量的資金,先期建設好后各高校對檔案館的經費投入較少,用于檔案數字化建設的經費非常有限,設備、軟硬件的購置捉襟見肘。設備的及時更新無從實現,更談不上建立高起點的檔案館數字化模式。經費仍然是影響高校檔案館數字化發展的最大障礙。

４　對高校檔案數字化建設的思考

高校檔案部門在數字時代大背景下面臨著前所未有的挑戰。檔案部門不能選擇退縮,必須勇于迎接挑戰以適應檔案數字化管理的迫切需要,探索檔案數字化建設的可持續發展道路,實現歷史與未來的無縫對接。具體而言可從以下四個方面進行著手:

４.１　重點開發,分步驟實施高校檔案部門的數字化建設

主要是將館藏檔案進行數字化處理,通過著錄、掃描等形式將各種物理載體形式的檔案信息全部以數字記錄方式存儲到光盤、磁盤、便攜優盤等各類存儲器中,完成現有高校檔案館館藏檔案信息向數字化的轉變。分步驟、突重點,將較高價值的檔案數字化處理,其次考慮學校特色檔案、利用率高的檔案等等,進行科學化的數字化處理。

４.２　積極提供利用,發揮檔案價值

檔案只有通過共享利用,才能充分體現其價值,做好檔案的利用工作是對檔案最好的宣傳。高校檔案部門應主動走訪調查,了解用戶需求,宣傳介紹館藏檔案,改變過去的坐等上門的低效率服務,主動解決用戶在使用中存在的疑惑,預測未來開發利用的趨勢,逐步書寫檔案利用工作的新篇章。此外,要定期公布數字檔案目錄。由于檔案存放在學校檔案館,學校多數教職工和學生對于檔案的內容都不是很了解,檔案館人員應通過各種途徑定期公布最新的數字檔案目錄,最大限度地開發檔案利用價值,讓全校師生了解檔案內容:

一是舉辦專題檔案展覽。圍繞高校教學、科研工作的開展,舉辦各種形式的檔案展覽,進行愛國主義、愛校主義的教育。

二是編輯出版檔案畫冊。圍繞學校辦學宗旨和中心工作,編輯檔案畫冊,配以必要的文字圖畫說明,全面介紹學校的發展歷程和成果,使師生通過檔案從中受到熏陶和鼓舞,激發愛國愛校情感。

４.３　加強檔案人員培訓和隊伍建設,培養復合型人才

強化檔案數字化業務劃分,對人才的業務素質要求是具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力,以適應數字檔案館的建設和正常運轉的需要。

４.４　建立檔案原始原貌數據庫

把學校館藏珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實物檔案以及人事檔案等類別原件實物,通過掃描或數碼錄入等方式,把檔案原件以圖像方式存貯在計算機中,并為其編制題名、責任者、關鍵詞等索引,建立相應索引數據庫,實現檔案原始原貌管理。

總之,高校檔案數字化建設是一個不斷探索、不斷進取、不斷發展的過程,只有遵循合理的原則,設立科學的目標,采取正確的方法,才能逐步做好數字檔案工作,充分發揮學校的教學、科研和管理服務作用。