引 言傳統縣級國土資源檔案管理方式落后，檔案的接受、整理、鑒定、保管、利用和編研等工作繁雜，建立全引目錄本、索引卡等，工作效率較低［1］，使國土資源檔案得不到充分利用。一般的條目管理方式，僅適用于純粹的檔案管理，對國土資源部門，大量的檔案通過辦事流程產生，與以檔案館檔案管理模式開發為基礎的檔案管理系統在模式上存在顯著的不同［2］。現有的地籍系統、土地利用系統和土地交易系統的數據分散于三個獨立系統中，數據格式多樣，給土地歸檔工作帶來不便，需把各個部門各個系統的相關數據進行統一歸檔管理［3］。建立優質、高效和具有國土資源特點的檔案管理信息化系統，建設國土資源局數字檔案室，不僅從根本上解決傳統作業方式所帶來的諸多問題，而且能更好地促進國土資源局辦公自動化建設的快速發展，保障土地檔案信息的有效管理利用，為今后逐步建立國土電子政務系統打下了良好的基礎。
1 系統總體設計
寧津縣國土資源局數字檔案信息管理系統由檔案管理、檢索查詢、統計輸出、視圖、系統維護、審批、庫房管理和幫助信息等功能模塊組成，并通過檔案歸檔接口和檔案利用接口分別和局辦公自動化系統、土地交易管理系統、地籍管理信息系統和土地規劃利用數據庫系統交互，實現無縫連接［4］。
1． 1 功能模塊劃分
系統整體劃分為八大模塊，如圖 1 所示。
1． 2 系統功能架構
系統功能架構如圖 2 所示。
2 數據整理與建庫
2． 1 數據分類
國土資源局的檔案數據分類主要包括以下八類: 綜合類、計劃財務類、地籍管理類、土地利用規劃類、建設用地類、國土資源監察類、國土資源宣教科技信息類和地質礦產類。檔案數據分類如圖 3 所示。
2． 2 數據庫表清單
數據庫表清單見表 1。
3 系統功能模塊的研究與實現
3． 1 登錄驗證模塊
系統要求必須提供合法用戶名和密碼登錄后才能使用具體功能。該功能是系統安全一道最關鍵屏障。當用戶名和密碼驗證通過后，該模塊負責收集當前用戶的信息，給其他模塊提供當前用戶信息，為識別當前用戶身份、確認當前用戶可用功能提供判斷依據［5］。當用戶輸入信息不合法時，給予友好提示，同時限制用戶試探賬戶的次數以防非法入侵者使用窮舉法進行破解。
3． 2 檔案管理
檔案管理模塊提供對系統檔案數據的各類管理功能，諸如檔案著錄、檔案修改、案卷剔除、交易系統的自動歸檔。用于存儲檔案資料的數據表，手工錄入或直接導入其他系統的電子檔案到數據庫等。
3． 2． 1 檔案著錄
系統管理員可以利用該功能進行檔案手工錄入、檔案簡單查詢、檔案資料修改等，可以進行案卷目錄和卷內目標的錄入修改以及電子檔案入庫。
1) 著錄原則
①先選擇檔案分類。
②由簡略到詳細方案，案卷信息錄入→卷內目錄錄入→卷內文件信息上傳。
2) 數據字典使用說明
數據字典要方便著錄，盡可能減少用戶錄入工作量，當用戶把光標移到輸入框時，按下 F2 鍵后系統自動搜索和當前輸入項關聯的數據字典，彈出備選項。流程如圖 4所示。
3． 2． 2 自動歸檔
根據對現有國土局系統考察、研究，目前主要考慮實現土地交易系統的半自動歸檔。為了減少土地交易系統資料的歸檔工作量，定期使用該功能進行有選擇地自動歸檔，然后把原件的掃描件等電子檔案上傳補充，從而完成交易系統的資料歸檔工作。流程如圖 5 所示。
3． 2． 3 檔案剔除
管理員使用該功能對已經超出保存期限的檔案進行剔除，實際是做剔除標識，數據依然保留在系統中。具體實現流程如圖 6 所示。
3． 3 檢索查詢
該模塊提供給用戶對檔案庫中各類檔案信息進行不同方式的檢索和查詢功能，包括案卷目錄檢索查詢、卷內目錄查詢、各種專項查詢、條件檢索查詢、地籍系統屬性查詢、土地利用現狀查詢和土地交易系統數據查詢等，并包含檔案借閱管理的相關功能。
1) 案卷目錄查詢
用戶可以利用該功能結合檔案分類，進行案卷目錄查詢，并關聯到需要查看的檔案信息進行瀏覽和查詢。可以選擇案卷題名、保管期限、密級、類別、存放位置、起始時間和終止時間等字段進行查詢。流程如圖 7 所示。
2) 卷內目錄查詢
用戶可以利用該功能結合檔案分類，進行卷內目錄查詢，并關聯到需要查看的檔案信息進行瀏覽和查詢。查詢數據可以是文號、責任者、題名、日期、密級和主題詞等。流程如圖 8 所示。
3) 專項查詢
該處包括了多個專項，有按地籍四至查詢、按案卷題名查詢、按卷內題名查詢、按宗地所有權人查詢等。主要考慮方便用戶快捷查詢。
4) 地籍條件查詢
用戶可以通過該功能直接查詢地籍系統的屬性數據，可以方便地進行跨系統查詢，目前設計考慮不公開圖像瀏覽開發 API，因此只對地籍屬性數據查詢。流程如圖9 所示。
5) 土地利用現狀查詢
用戶可以利用該功能直接查詢 MapGIS 系統的土地利用現狀，對常用的任意字段查詢，可以瀏覽圖形和屬性信息。由于土地利用現狀是 MapGIS 單機系統，我們采用定期拷貝數據到客戶端方式進行動態更新，同時把屬性數據同步到當前數據庫系統中，在查詢時首先連接數據庫，查看圖形時再聯動調取本地 MapGIS。更新流程在數據管理中實現。流程如圖 10 所示。
6) 土地交易數據查詢
用戶可以利用該功能直接查詢土地交易系統業務數據。
7) 檔案利用記錄
該功能對檔案的檔案利用進行管理，包括借閱人、借閱目的、借閱時間、退還時間等信息的記錄。流程如圖 11所示。3． 4 統計輸出該模塊主要完成檔案數據統計和相關輸出打印功能，包括庫存統計、檔案利用統計、案卷目錄報表、卷內目錄報表、卷內備考表輸出、案卷封皮輸出、檔案內容輸出和全引目錄報表等。1) 庫存統計用戶可以按檔案分類、密級、保存時間等進行庫存統計。
2) 檔案利用統計
根據檔案利用記錄，按檔案分類等進行利用記錄統計。
3) 案卷目錄報表
用戶輸入一定條件( 如歸檔年代、檔案分類) ，按照一定格式進行案卷目錄的報表輸出。
4) 卷內目錄報表
用戶輸入條件，系統對滿足條件的卷內目錄進行報表輸出。
5) 卷內備考表輸出
輸出滿足條件的卷內備考表。
6) 案卷封皮輸出
用戶首先輸入一定條件，系統查詢出滿足條件的案卷，再由用戶選擇封皮模板和案卷目錄，系統自動生成封皮內容，可以進行打印輸出。
7) 檔案內容輸出
用戶首選輸入查詢條件，系統可以把電子檔案內容進行打印輸出。查詢檢索模塊可以引導該輸出模塊。
8) 全引目錄輸出
按照案卷和卷內目錄索引關系，進行報表輸出。
3． 5 系統維護
該模塊提供給用戶對系統進行設置和維護的功能，包括用戶管理、密碼修改、系統參數設定、檔案分類管理、數據字段設置、保存期限設置、密級設置和系統日志管理等。
1) 用戶管理
系統管理員可以利用該功能創建或刪除用戶，并對用戶的功能權限進行設定。同時也涵蓋了用戶組的管理。
2) 密碼修改
當前登錄用戶修改自己密碼。
3) 系統參數設置
系統管理員可以利用該功能對系統的各項參數進行設置。
4) 檔案分類管理
系統管理員通過該功能維護檔案具體分類。
5) 數據字典
系統管理員通過該功能管理系統的數據字典。
6) 保存期限設置
系統管理員通過該功能維護保存期限用語。
7) 檔案密級設置
系統管理員通過該功能維護檔案密級用語。
8) 系統日志管理
用戶的每次登錄或特定功能的使用都會以日志的形式進行記錄，系統管理員可以利用該功能對系統日志進行瀏覽和查詢。
3． 6 數據管理
該模塊完成數據管理的相關功能，包括數據庫備份、數據庫恢復和土地利用數據更新模塊。
1) 數據庫備份
系統提供對檔案數據庫的自動備份功能，也可由系統管理員進行人工備份數據庫。
2) 數據庫恢復
當檔案數據庫遭到破壞時，系統管理員可以利用該功能對數據庫進行恢復。
3) 土地利用數據更新
由于土地利用是 MapGIS 單機系統，我們采用定期拷貝數據到客戶端的方式進行動態更新，同時把屬性數據同步到當前數據庫系統中。流程如圖 12 所示。3． 7 幫助信息系統幫助信息包括使用該系統的各項操作說明，輔助用戶更好地使用和掌握本系統。
3． 8 舊系統數據導入模塊
3． 8． 1 舊系統環境
1) 操作系統: Windows 98;
2) 數據庫管理軟件: Paradox 5． x;
3) 開發工具: Delphi 4． 0;
4) 系統的文檔不是很全。
3． 8． 2 數據導入思路
考慮到 Paradox 數據庫管理軟件和常規簡單數據庫使用習慣不太一樣，我們需要把 Paradox * ． DB 格式數據表轉到常用數據庫中。經過研究發現 Microsoft Access 可以直接導入，通過“文件”→“獲取外部數據”→“導入”進行導入。
3． 8． 3 檔案掃描件存放規則
掃描的數據文件按一定的命名規則存放在數據目錄下，有以下具體的命名規則。
1) 系統的所有掃描文件存放在系統對應數據目錄的Scan 子目錄下;
2) 每個類別的檔案對應的掃描文件存放在和類別字母對應的子目錄下;3) 每個掃描文件名字為: 對應檔案分類號 +“_”+ 案卷號 +“_”+ 頁號;
4) 掃描的文件用 JPEG 格式存儲。
3． 8． 4 導入數據流程
4 結束語
系統完成了數字檔案建庫，實現了數字檔案的信息管理，為國土資源管理提供了新的電子化手段，為今后逐步建立國土電子政務系統打下良好的基礎。但系統在流程化辦公部分尚未給予很好地實現，希望在以后的實踐中不斷改進。
