一、引言
企業(yè)檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,在新經(jīng)濟形勢下,企業(yè)的檔案管理工作已無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求,如:檔案管理意識淡薄、管理不到位等等,不僅影響了企業(yè)的內(nèi)部管理工作,同時也阻礙了企業(yè)的進一步發(fā)展。因此,企業(yè)在深化內(nèi)部改革的同時,需不斷加強企業(yè)檔案管理工作,在企業(yè)檔案管理工作中,引入信息化技術(shù),推動企業(yè)管理的信息化建設(shè),以此來提高企業(yè)的檔案管理水平,為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。
二、企業(yè)檔案管理工作面臨的問題
現(xiàn)如今,隨著我國經(jīng)濟全球化的發(fā)展,市場競爭的日益激烈,企業(yè)檔案管理還存在一些問題,降低了企業(yè)市場競爭實力,不利于企業(yè)的進一步發(fā)展。下面我們就來詳細介紹一下目前企業(yè)檔案管理存在的問題:
(一)企業(yè)檔案管理意識薄弱
目前,企業(yè)在發(fā)展過程中,其管理重心是企業(yè)的經(jīng)濟效益管理,對于企業(yè)內(nèi)部管理工作的重視力度還不夠,如:領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)檔案管理工作不重視,投入的資金、人力等不足,只是一味的降低檔案管理成本,無法充分發(fā)揮檔案管理的工作效果。此外,檔案管理人員對自身是檔案管理人員的管理意識薄弱,輕視了自身的管理工作,使得檔案管理水平有所降低,如:檔案管理人員只是對檔案資料信息進行簡單的存儲,并沒有對整體的檔案內(nèi)容進行分類統(tǒng)計,更新不及時,缺乏有效的管理方式,因此,檔案管理意識的薄弱是造成目前我國企業(yè)檔案管理困境的根本原因。
(二)企業(yè)管理設(shè)施落后
由于領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案管理意識淡薄,對檔案工作的重視度不夠,資金投入力度小,導(dǎo)致檔案管理的基本設(shè)施無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求,這也是降低企業(yè)檔案管理工作的重要因素。如:由于檔案管理設(shè)備落后,當媒體企業(yè)儲存一些高規(guī)格的檔案時,設(shè)備無法滿足檔案需求,可能會出現(xiàn)檔案信息錯誤或雜亂的現(xiàn)象,降低了檔案管理工作的可靠性和安全性;其次,企業(yè)檔案管理工作不僅是企業(yè)經(jīng)營活動的重要基礎(chǔ),由于檔案管理設(shè)備落后,導(dǎo)致檔案資料信息的分析過程不科學(xué),分析結(jié)果不可靠,大大降低了檔案保管和使用的效率。此外,在檔案管理工作中,企業(yè)對檔案管理系統(tǒng)更新不及時,使得軟件系統(tǒng)滯后于檔案管理建設(shè)水平,也為檔案的管理設(shè)置了極大的障礙。
(三)企業(yè)檔案管理人才隊伍不完善
企業(yè)檔案管理是一項專業(yè)化程度很高的工作,需要具有較高綜合素質(zhì)的人員才能勝任這項工作。但是目前很多企業(yè)的檔案管理隊伍建設(shè)不完善,一是員工數(shù)量不足,二是員工綜合素質(zhì)偏低,甚至出現(xiàn)雇用臨時人員或者企業(yè)其他部門員工兼職檔案管理的現(xiàn)象。
三、加強企業(yè)檔案管理的改進措施
(一)樹立檔案的營銷理念,提高檔案意識
在當前經(jīng)濟時代,對各項業(yè)務(wù)的評價都是以經(jīng)濟效益為指標。因此,企業(yè)的檔案管理也要轉(zhuǎn)變觀念,從市場經(jīng)濟的特點出發(fā),把檔案信息當成產(chǎn)品,把提供信息當成營銷,樹立起檔案的營銷理念。形成一個需求→利用→滿意→歸檔的良性循環(huán)。檔案工作是各部門人員共同參與的工作,只有所有涉及到檔案管理的人員都具備了清晰的檔案意識,才能真正的提高檔案管理工作的質(zhì)量,提高檔案管理工作在企業(yè)中的定位,質(zhì)量管理工作才能真正的順利進行。而對檔案管理的營銷要掌握一定的原理和技巧。對于職位不同的員工制定不同營銷策略,比如對于高層管理者主要宣傳檔案管理的重要意義以及利用的方法;對于中層管理者宣傳的主要是檔案管理的重要意義、館藏以及利用的事例。為了取得最佳的宣傳效果,還要注意營銷的時機,一般選擇在改革后、會議前后、驗收時、評職稱前、考核前等進行宣傳。
(二)加大資金投入,積極采購硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)
多媒體電腦與互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展,推動了社會的進步。改變了人類的生活方式,更改變了人們的生產(chǎn)和工作方式。企業(yè)的檔案管理工作也要適應(yīng)這種變化。所以,我國企業(yè)要加大資金投入,扶持檔案管理自動化工作,積極采購電腦、U盤、錄音筆等先進的電子設(shè)備。在硬件更新的同時,還要大力建設(shè)檔案管理系統(tǒng)等軟件,開發(fā)和建設(shè)企業(yè)的檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),使先進的硬件得以高效的發(fā)揮,也更好地提高檔案管理員的工作效率和工作質(zhì)量。
(三)重視人才隊伍的建設(shè)
在整個檔案管理系統(tǒng)中人才是最具有積極性和能動性的因素,完善的檔案管理人才隊伍能夠為企業(yè)的發(fā)展提供大量的有效信息和決策依據(jù),并且對于企業(yè)核心競爭力的提升也具有重要的意義。完善人才隊伍建設(shè)要從三方面入手,第一是大力引進高素質(zhì)人才,特別是具有檔案理論基礎(chǔ)和專業(yè)技能的人才;第二是根據(jù)檔案管理制度設(shè)置合理的崗位;第三是不斷加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。在對檔案管理人員進行培訓(xùn)時要緊密聯(lián)系企業(yè)發(fā)展狀況以及市場環(huán)境,有針對性的進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)。
四、結(jié)束語
目前,由于企業(yè)對檔案管理工作的不重視,檔案管理硬件設(shè)施不先進,檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高等因素的影響,使得企業(yè)檔案管理工作滯后于企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。因此,企業(yè)管理人員就需要加大檔案管理工作的資金投入力度,提高檔案管理人員的專業(yè)知識和素養(yǎng),進而保證檔案管理工作的有效進行,為企業(yè)的經(jīng)營活動提供基礎(chǔ)保障。
企業(yè)檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,在新經(jīng)濟形勢下,企業(yè)的檔案管理工作已無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求,如:檔案管理意識淡薄、管理不到位等等,不僅影響了企業(yè)的內(nèi)部管理工作,同時也阻礙了企業(yè)的進一步發(fā)展。因此,企業(yè)在深化內(nèi)部改革的同時,需不斷加強企業(yè)檔案管理工作,在企業(yè)檔案管理工作中,引入信息化技術(shù),推動企業(yè)管理的信息化建設(shè),以此來提高企業(yè)的檔案管理水平,為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。
二、企業(yè)檔案管理工作面臨的問題
現(xiàn)如今,隨著我國經(jīng)濟全球化的發(fā)展,市場競爭的日益激烈,企業(yè)檔案管理還存在一些問題,降低了企業(yè)市場競爭實力,不利于企業(yè)的進一步發(fā)展。下面我們就來詳細介紹一下目前企業(yè)檔案管理存在的問題:
(一)企業(yè)檔案管理意識薄弱
目前,企業(yè)在發(fā)展過程中,其管理重心是企業(yè)的經(jīng)濟效益管理,對于企業(yè)內(nèi)部管理工作的重視力度還不夠,如:領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)檔案管理工作不重視,投入的資金、人力等不足,只是一味的降低檔案管理成本,無法充分發(fā)揮檔案管理的工作效果。此外,檔案管理人員對自身是檔案管理人員的管理意識薄弱,輕視了自身的管理工作,使得檔案管理水平有所降低,如:檔案管理人員只是對檔案資料信息進行簡單的存儲,并沒有對整體的檔案內(nèi)容進行分類統(tǒng)計,更新不及時,缺乏有效的管理方式,因此,檔案管理意識的薄弱是造成目前我國企業(yè)檔案管理困境的根本原因。
(二)企業(yè)管理設(shè)施落后
由于領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案管理意識淡薄,對檔案工作的重視度不夠,資金投入力度小,導(dǎo)致檔案管理的基本設(shè)施無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求,這也是降低企業(yè)檔案管理工作的重要因素。如:由于檔案管理設(shè)備落后,當媒體企業(yè)儲存一些高規(guī)格的檔案時,設(shè)備無法滿足檔案需求,可能會出現(xiàn)檔案信息錯誤或雜亂的現(xiàn)象,降低了檔案管理工作的可靠性和安全性;其次,企業(yè)檔案管理工作不僅是企業(yè)經(jīng)營活動的重要基礎(chǔ),由于檔案管理設(shè)備落后,導(dǎo)致檔案資料信息的分析過程不科學(xué),分析結(jié)果不可靠,大大降低了檔案保管和使用的效率。此外,在檔案管理工作中,企業(yè)對檔案管理系統(tǒng)更新不及時,使得軟件系統(tǒng)滯后于檔案管理建設(shè)水平,也為檔案的管理設(shè)置了極大的障礙。
(三)企業(yè)檔案管理人才隊伍不完善
企業(yè)檔案管理是一項專業(yè)化程度很高的工作,需要具有較高綜合素質(zhì)的人員才能勝任這項工作。但是目前很多企業(yè)的檔案管理隊伍建設(shè)不完善,一是員工數(shù)量不足,二是員工綜合素質(zhì)偏低,甚至出現(xiàn)雇用臨時人員或者企業(yè)其他部門員工兼職檔案管理的現(xiàn)象。
三、加強企業(yè)檔案管理的改進措施
(一)樹立檔案的營銷理念,提高檔案意識
在當前經(jīng)濟時代,對各項業(yè)務(wù)的評價都是以經(jīng)濟效益為指標。因此,企業(yè)的檔案管理也要轉(zhuǎn)變觀念,從市場經(jīng)濟的特點出發(fā),把檔案信息當成產(chǎn)品,把提供信息當成營銷,樹立起檔案的營銷理念。形成一個需求→利用→滿意→歸檔的良性循環(huán)。檔案工作是各部門人員共同參與的工作,只有所有涉及到檔案管理的人員都具備了清晰的檔案意識,才能真正的提高檔案管理工作的質(zhì)量,提高檔案管理工作在企業(yè)中的定位,質(zhì)量管理工作才能真正的順利進行。而對檔案管理的營銷要掌握一定的原理和技巧。對于職位不同的員工制定不同營銷策略,比如對于高層管理者主要宣傳檔案管理的重要意義以及利用的方法;對于中層管理者宣傳的主要是檔案管理的重要意義、館藏以及利用的事例。為了取得最佳的宣傳效果,還要注意營銷的時機,一般選擇在改革后、會議前后、驗收時、評職稱前、考核前等進行宣傳。
(二)加大資金投入,積極采購硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)
多媒體電腦與互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展,推動了社會的進步。改變了人類的生活方式,更改變了人們的生產(chǎn)和工作方式。企業(yè)的檔案管理工作也要適應(yīng)這種變化。所以,我國企業(yè)要加大資金投入,扶持檔案管理自動化工作,積極采購電腦、U盤、錄音筆等先進的電子設(shè)備。在硬件更新的同時,還要大力建設(shè)檔案管理系統(tǒng)等軟件,開發(fā)和建設(shè)企業(yè)的檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),使先進的硬件得以高效的發(fā)揮,也更好地提高檔案管理員的工作效率和工作質(zhì)量。
(三)重視人才隊伍的建設(shè)
在整個檔案管理系統(tǒng)中人才是最具有積極性和能動性的因素,完善的檔案管理人才隊伍能夠為企業(yè)的發(fā)展提供大量的有效信息和決策依據(jù),并且對于企業(yè)核心競爭力的提升也具有重要的意義。完善人才隊伍建設(shè)要從三方面入手,第一是大力引進高素質(zhì)人才,特別是具有檔案理論基礎(chǔ)和專業(yè)技能的人才;第二是根據(jù)檔案管理制度設(shè)置合理的崗位;第三是不斷加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。在對檔案管理人員進行培訓(xùn)時要緊密聯(lián)系企業(yè)發(fā)展狀況以及市場環(huán)境,有針對性的進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)。
四、結(jié)束語
目前,由于企業(yè)對檔案管理工作的不重視,檔案管理硬件設(shè)施不先進,檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高等因素的影響,使得企業(yè)檔案管理工作滯后于企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。因此,企業(yè)管理人員就需要加大檔案管理工作的資金投入力度,提高檔案管理人員的專業(yè)知識和素養(yǎng),進而保證檔案管理工作的有效進行,為企業(yè)的經(jīng)營活動提供基礎(chǔ)保障。