檔案館管理電子檔案的設(shè)備配置
 
電子文件管理研究課題組

    管理電子檔案不同于管理紙質(zhì)檔案，管理電子檔案要依賴電子計算機(jī)的軟硬件環(huán)境。電子計算機(jī)的軟硬件產(chǎn)品明目繁多，我們不可能以羅列產(chǎn)品的方式討論管理電子檔案所需要購置的軟硬件設(shè)備。我們可以通過討論電子信息處理技術(shù)對電子計算機(jī)的軟硬件依賴情況，使檔案館得到啟發(fā)。
    1、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。
    數(shù)據(jù)庫是在電子計算機(jī)的外存儲器上，按一定組織方式存儲在一起的，相互有關(guān)且具有最小冗余度和可共享的、具有較高獨(dú)立性的、能確保安全和完整的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是用于組織和存取大宗數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)，它是有關(guān)電子計算機(jī)系統(tǒng)（硬件與基本軟件）、數(shù)據(jù)庫及其描述機(jī)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫管理、用戶及其應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫管理員等幾方面組成的總體。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是一組軟件，它具有數(shù)據(jù)庫定義功能、數(shù)據(jù)庫管理功能、通信功能，通常由數(shù)據(jù)描述語言及其編譯程序、數(shù)據(jù)操縱語言及其編譯程序、數(shù)據(jù)庫管理例行程序等三部分組成。關(guān)系性數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是當(dāng)前普遍采用的性能較好的數(shù)據(jù)庫，如SYS-TEMR、dbase、ORACLE SQL／DS和DB2等。分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是當(dāng)今信息處理領(lǐng)域中愈益被人們重視的一個分支，它是一組結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)的集合，在邏輯上屬于同一系統(tǒng)，而物理上分布在電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不同結(jié)點(diǎn)上。80年代后期，人們力圖把關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和面向?qū)ο蟮姆椒ńY(jié)合起來，探討新一代的數(shù)據(jù)庫，以適用新的應(yīng)用領(lǐng)域的要求，這種新一代的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)稱為面向?qū)ο笫綌?shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。多媒體數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是指對以數(shù)據(jù)庫方式在電子計算機(jī)存儲設(shè)備上合理存放的相互關(guān)聯(lián)的多媒體信息的管理，這些數(shù)據(jù)集合及管理的特點(diǎn)是語義豐富、信息量特別大、管理過程特別復(fù)雜，更需要有技術(shù)環(huán)境支持。一般的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)不適合工程數(shù)據(jù)的管理，如復(fù)雜實(shí)體的處理、動態(tài)模式的修改與擴(kuò)展等，人們又開發(fā)了工程數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫的種類今后還會不斷地擴(kuò)大和完善。
    2、存儲及輸出設(shè)備。
    信息數(shù)據(jù)的存儲需要相應(yīng)的電子計算機(jī)外部設(shè)備和存儲介質(zhì)。主要有：磁盤存儲器、磁盤、磁帶和磁帶機(jī)，光盤和光盤驅(qū)動器等。信息擻據(jù)的利用需要相應(yīng)的輸出設(shè)備。主要有：終端（通常有一個鍵盤和一個顯示裝置的組成），打印機(jī)等。
    3、軟件和程序。
    軟件，即電子計算機(jī)系統(tǒng)中使用的各種程序和文檔。軟件中最重要的是操作系統(tǒng)，它是對電子計算機(jī)軟硬件資源進(jìn)行管理和控制的程序，也是用戶和電子計算機(jī)系統(tǒng)的接口。各種系統(tǒng)程序和應(yīng)用程序都是在操作系統(tǒng)控制下運(yùn)行。根據(jù)操作系統(tǒng)所管的資源不同以及提供服務(wù)方式的差別，操作系統(tǒng)大致可分為多道批處理、分時、實(shí)時、網(wǎng)絡(luò)和分布式等五種類型。程序是為解決某一問題而設(shè)計的一系列指令。根據(jù)被解決問題的目的不同而又可分為系統(tǒng)程序和應(yīng)用程序。
    4、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)。
    為保存電子文件的可存取性、可理解性、可利用性，必須對電子文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及類型進(jìn)行了解。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，即數(shù)據(jù)的組織形式，它既描述數(shù)據(jù)對象，又描述這個集合中數(shù)據(jù)元之間的相互關(guān)系。數(shù)據(jù)又有格式數(shù)據(jù)、正文數(shù)據(jù)、時態(tài)數(shù)據(jù)、圖形數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、聲音數(shù)據(jù)等之分。
    各檔案館可根據(jù)自己現(xiàn)在保存和處理的或?qū)⒁４婧吞幚淼碾娮訖n案，參考上述四個方面的介紹，來決定自己選擇的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，電子計算機(jī)軟硬件平臺、存儲及輸出設(shè)備、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)、背景信息等，購置所必須的電子計算機(jī)軟硬件及外部設(shè)備，確保電子檔案的管理和開發(fā)利用。   
 

——1999年6月10日《中國檔案報》