《規定》第二條指出：“本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”。

    “文件材料”一詞在檔案工作中被廣泛使用，例如，《機關檔案工作條例》第十二條，機關檔案部門接收的檔案，要符合“應歸檔的文件材料齊全、完整”，“歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯系”；《檔案法實施辦法》第十二條，“按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規定，應當立卷歸檔的材料由本單位的文書或業務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理。”
    這次《規定》第二條明確了“機關文件材料”是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄，對“機關文件材料”的內涵有了明確的界定。從門類上分，“機關文件材料”可分為文書、人事、基建、會計等文件材料；從載體上分，可分為紙質、磁性、電子等載體文件材料。《規定》界定“機關文件材料”的內涵，就是要使《規定》適用于機關各種門類或載體的文件材料的歸檔工作，而不是僅僅針對機關文書材料的歸檔工作。《規定》雖沒有其他門類文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，但根據《規定》第九條，“機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行”。