(一)數字檔案館的含義

　　數字檔案館將原有的以紙張為載體的檔案進行數字化處理，并通過網絡設備進行管理和利用，是傳統檔案館功能的延伸。數字檔案館能夠存儲大量各種形態的信息，信息存儲和利用不受地域的限制。在數字檔案館中，可以開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用等各項業務，同時也能開展電子商務、信息咨詢、業務培訓、探索爭鳴等學術交流。數字檔案館同時也能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理、查詢和發布集成在一起，使這些信息得以在網上傳播。數字檔案館還可以利用多媒體數據庫信息技術，在圖象檢索、視頻點播和文獻資料等方面提供有效的檢索方案。

　　數字檔案館是信息存儲與檢索的重大延伸，數字化和網絡一起構成它的基本特征。數字檔案館的一個突出特點是所有館藏信息資料都可以實現數字化。各種介質承載的重要文獻資料將被大量數字化，而那些原始檔案可能成為“標本”被更好地加以保存。數字化館藏憑借網絡力量，將檔案信息快速傳播，滿足社會各方面的需要，這樣檔案館就成為無形觀念上的“基地”和“中心”。數字檔案館的主要特征是：檔案數字化、存儲海量化、結構合理化、形式多樣化、技術標準化、管理科學化、信息社會化、業務網絡化。

(二)數字檔案館主要功能

　　一、通過多層面的信息采集，形成社會綜合信息資源庫
　　與傳統檔案館比較，數字檔案館的信息資源庫將是豐富多彩的，不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，其信息采集將進一步擴大到現行文件、資料、各行業專業數據庫、社會公眾服務信息、網上相關信息、數字圖書館信息等，其載體形式包括語音、視頻、圖形、圖象等更為廣闊的領域，是一個以檔案信息為核心內容的社會綜合信息資源庫，能滿足社會各方面對檔案信息資源的需求，從而使其資源庫通過計算機通信網絡連接成為關乎國計民生的超大規模的戰略性知識庫群。
　　二、海量數據存儲
　　數字檔案館保存的各類信息主要是計算機生成的電子文件和用計算機進行數字化處理的各種檔案信息及其他社會信息。電子文件的存儲介質其密度大大高于以往各種人工可識讀信息介質。隨著技術的進步，電子文件介質的存儲密度還將繼續加大。因此，數字檔案館具有對數據“海量存儲”的功能。
　　三、檔案信息的有效訪問與查詢
　　數字檔案館建立以用戶為中心的服務模式，通過網絡技術將各個分散的檔案信息數據庫連接起來，用戶可以通過網絡與檔案館建立聯系，而不受地理位置和時間的限制，實現跨館際查詢。數字檔案館具有多種查詢途徑、強大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱管理和調用控制功能。能根據檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；能根據用戶需要設置目錄檢索、元數據檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索；能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印輸出等技術處理；能通過數據調度和數據集成等方式建立檢索機制，利用者可以通過網絡對電子文件資源（包括目錄、索引和全文）進行遠程查閱和調用。經數字化處理，進入數字檔案館數據庫的各地孤本、珍品檔案資料也能在網上查詢獲取。
　　數字檔案館的咨詢系統分為自我服務信息和請求幫助系統，前者能在各終端或微機上顯示利用指南，可用菜單方式或窗口軟件，自動指引利用者使用數字檔案館；后者為請示幫助系統，是用戶與檔案館聯系的渠道，用戶可以通過電子咨詢信箱向數字檔案館提出咨詢，也可接受提供的信息服務。
　　四、檔案信息的發布與傳遞
　　數字檔案館的檔案信息發布和傳遞主要有兩種形式，一種是光盤發布，一種是網絡發布。前者是指將檔案信息復制到光盤，用戶不需安裝應用系統，只需先執行光盤閱讀程序，即可對檔案信息進行瀏覽和檢索。后者分為INTRANET網上發布（即通過局域網為立檔單位提供檔案信息查詢）和INTERNET網上發布（即在公眾網上公布檔案信息）。網上發布是通過網頁制作軟件，將編輯出來的數字檔案信息放在網頁上，供用戶使用。與數字圖書館不同，數字檔案館對于數字檔案信息的真實性維護是至關重要的，較少出現版權問題；數字檔案館的信息提供利用受時效與密級的限制，一些內容不能公開，必須分內部網和外部網兩個部分，用戶可以根據授權度查閱網頁所提供的檔案信息。
　　五、數字檔案信息的安全保護
　　數字檔案館的安全包括網絡、系統、信息、物理等方面，要由可靠的技術措施和完善的管理制度來保證各方面的安全。
　　1．網絡、系統安全。數字檔案館的權限管理是保障網絡、系統安全的重要措施，包括認證和訪問控制。通常有三種認證：利用者身份認證、計算機認證（在處理機密檔案信息時，系統需確認與哪些計算機相連）、檔案信息的認證（用戶需要確信接收的信息是真實可靠的，而不是被修改過的信息）。訪問控制是指通過授權，控制用戶訪問資源的范圍，防止非授權訪問，保證網絡和系統的安全。
　　2．信息安全。這是一個包括管理和技術等多個層面的綜合體系，需要從邊界保衛、入侵檢測和安全反應等環節著手建立信息安全保障體系。
　　3．物理安全。采取內外網隔離，物理斷開的方法，通過防火墻連接內部網和因特網，確保信息安全。防火墻的作用是過濾每個通過的數據包，拒絕那些違反安全約束的數據包。管理良好的防火墻可以有效地阻止外部入侵者，保證涉密檔案信息的安全。
　　六、數字檔案信息資源的系統管理
一個現實的數字檔案館將保存三種資源：完全公開的檔案信息；有保密要求，需授權才可利用的檔案信息；從外界采集的其它數字化信息。數字檔案館能通過專用軟件系統，對進入數字檔案館的各類信息按不同的要求進行分類排序、價值鑒定、數據校驗、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等有序整合，確保其真實、完整、可讀，使之形成一個有序的信息空間。能以文件形成者的職能和業務活動為依據，自動鑒定和存儲所捕獲的電子文件。并能運用身份認證、保密、訪問控制等技術，確保檔案信息的安全與合理利用，并有效地維護整個數字檔案館系統的安全。