1 適用范圍
本規程規定了紙質檔案(含文書檔案、科技檔案、會計檔案等)數字化加工的主要技術指標。
本規程適用于湖北省各級綜合檔案館。機關、團體、企業事業單位、社會組織參照執行。
2 引用文件
DA/T18-1999 檔案著錄規則；
DA/T22-2000 歸檔文件整理規則；
DA/T31-2005 紙質檔案數字化技術規范；
湖北省文書檔案目錄數據庫結構與著錄細則（鄂檔[2004]46號）；
湖北省國家綜合檔案館電子檔案數據容災管理試行辦法（鄂檔〔2010〕41號）；
關于進一步加強檔案信息安全保密工作的通知（鄂檔辦〔2014〕19號）。
3 實施主體
3.1紙質檔案數字化加工的責任主體為實施檔案數字化的各級國家綜合檔案館及機關、團體、企業事業單位、社會組織（以下簡稱“數字化實施單位”）。
3.2紙質檔案數字化加工可由數字化實施單位自行組織人員開展，也可以由數字化實施單位采取業務外包的方式委托給具有相關資質和能力的檔案數字化服務機構（以下簡稱“數字化服務機構”）完成。
4 基本原則
4.1 統籌規劃，分步實施
根據紙質檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進行統籌規劃，分步實施。國家重點檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業檔案應優先列入數字化加工對象。
數字化應保持原有檔案全宗或目錄的完整性。
4.2 加強管理，保障安全
遵守保密安全要求，對數字化對象進行劃控、鑒定。涉及國家秘密的檔案，不得以外包方式委托進行數字化加工。加強檔案數字化各個環節的管理工作，確保檔案原件和數字化成果的安全。
4.3 完善細節，規范流程
對因涉密不宜以外包方式委托進行數字化加工的對象，應用文字做出說明，并由數字化實施單位組織工作人員集中進行數字化加工。應加強數字化加工流程管理，界定各個環節的職責任務，堵塞漏洞和缺憾。
4.4 分工協作，夯實基礎
加強內設機構的分工協作，把夯實檔案基礎業務工作與檔案數字化相結合，開展傳統載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎處理工作，為加快推進檔案數字化創造有利條件。
5 基本環節
紙質檔案數字化的基本環節為數字化前期準備、數字化前處理、數字化掃描、數字化后處理、數字化成果驗收移交。內容主要包括：制定數字化工作方案、案卷整理與交接登記、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、數據備份、數字化成果移交及管理等。數字化操作流程及任務要點見附錄1。
檔案數字化從整理分件到案卷還原的各個環節，應以卷（盒）或批次為單位建立檔案數字化加工流程單（見附錄2），記錄每卷（盒）或每批檔案數字化過程，確保檔案掃描加工質量和效率。
6 制定方案
對檔案實體的基本情況進行摸底排查，根據排查結果，制定總體規劃和分年計劃，并按照本規范編制數字化工作方案。包括檔案數字化的內容和范圍、數量以及先后順序、數字化的形式、技術參數、時間安排以及經費預算等內容。
7 案卷整理
開展數字化掃描工作之前，應根據紙質檔案實際情況，按步驟對檔案實體進行整理鑒別，對需要說明、修裱、掃描等內容進行標識，以確保掃描加工質量和效率。
7.1 分件
按傳統方法整理的檔案，應將案卷拆分為件進行掃描。件的劃分應遵照DA/T22的規定進行，注意保持文件的齊全、完整，盡量避免以組合件的方式進行掃描。按新方法整理的檔案，件的劃分遵循檔案形成規律和DA/T22的要求。
分件過程中，應注意理順文件的排列順序。對文件形成過程中產生的，除正本以外的一般性修改稿、底稿、重復件及沒有保存意義的制表說明等不予掃描的頁面，應加以標注。
為便于數字檔案（正文）的利用，應將文件處理簽或領導（職能部門）簽署的意見、有本級黨政領導親自批示和審改內容的文件底稿等不便提供利用的文件，在檔案目錄數據庫中進行標識。
7.2 編頁
沒有編頁或編頁不規范的檔案，原則上應重新進行編頁。文書檔案正面頁號應編在右下角、背面頁號應編在左下角，科技檔案頁號應統一編在右下角，沒有信息的檔案頁面不編號。
頁號不應壓蓋檔案內容；重新編寫頁號時，應將原頁號用鉛筆劃去,以示區分。
裝訂物處理
對已裝訂成冊，不去除裝訂物會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時,應注意保護檔案不受損害。
對已裝訂成冊，不去除裝訂物不影響掃描工作進行的檔案，應維持原樣。
7.4 頁面修整
對破損嚴重無法掃描或折皺不平影響圖像質量的紙質檔案，應先進行技術修復或壓平等相應處理后再進行掃描。
7.5 裝訂還原
紙質檔案掃描加工完成后，對拆除過裝訂物的檔案實體進行裝訂還原。裝訂還原應符合國家檔案裝訂規范，要保持案卷整齊、卷內文件排列順序正確、不掉頁、不壓字等。
對裝訂還原的檔案實體進行質量檢查、登記，出現卷內文件不完整、前后順序排列不正確及裝訂不符合國家規范等情況，應退回重新整理。
7.6 交接登記
檔案數字化過程需要交接的環節,應當填寫檔案調還卷登記表，確保交接清楚，手續完備，有據可查。
8 建立目錄數據庫
按照國家檔案局《檔案著錄規則》（DA/T18-1999），湖北省檔案局《湖北省文書檔案目錄數據庫結構與著錄細則》（鄂檔[2004]46號）等要求，確定目錄數據庫中的著錄項，建立檔案目錄數據庫。
應采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據庫的質量進行檢查，包括目錄與內容的一致性、準確性等。
檔案數字化之前已經建立了案卷級、文件級目錄數據庫的，應充分尊重原有基礎，并對其進行核對，發現不合格的目錄數據,應進行修改或重錄。
9 元數據管理與捕獲
9.1 元數據管理
9.1.1檔案數字化過程及后期數字化成果管理工作中，應捕獲必要的元數據，用以記錄數字化項目信息、數字圖像生成背景及各類技術參數等，并整合到與檔案目錄數據庫對應的目錄條目中。
9.1.2元數據應采用數字化系統自動捕獲和人工錄入等方式獲取。建議以系統自動捕獲為主。捕獲過程中應進行元數據的校驗，包括對元數據完整性和賦值規范性的檢查等。
9.2 元數據捕獲
9.2.1描述數字化全過程各環節操作完成情況和操作人員等情況的元數據;
9.2.2描述數字化技術環境、過程及各項技術參數的元數據，如數字化時間、數字化設備、數字化軟件、色彩模式、分辨率、存儲格式等;
9.2.3描述數字化成果存儲位置、讀取利用所需技術環境等的元數據，如存儲路徑、閱讀所需軟硬件等;
9.2.4用以維護數字化成果法律認可性的元數據，如數字化項目的授權信息、數字化成果的更新維護管理活動相關信息等。
10 檔案掃描
10.1 基本原則
10.1.1應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、設備情況等選擇相應掃描方式、設置和調整相關掃描參數。掃描參數的設置和調整，應以保證數字圖像不失真、掃描效果最接近檔案原件，并能夠滿足數字化成果利用的要求為原則;
10.1.2紙質檔案數字化后需進行COM輸出、OCR識別、出版、仿真復制等的，掃描參數的選擇應考慮后期處理的要求。
10.2 掃描方式
按紙質檔案幅面的大小選擇相應規格的掃描儀進行掃描。大幅面紙質檔案，可采用專用數碼平臺進行掃描或者采用圖像拼接方式處理。
紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚不宜拆卷的檔案，應采用平板或零邊距掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式，以提高工作效率。
10.3 掃描參數
10.3.1典藏級
紙質檔案數字化主要用于精確反映檔案原件并長期保存，應采用不低于24位彩色模式進行掃描，掃描分辨率應不小于300dpi，掃描形成的數字圖像應采用無損壓縮TIFF格式存儲。
10.3.2出版級
紙質檔案數字化主要用于備份并提供利用（如出版、仿真復制、COM輸出、OCR識別等），應采用不低于24位彩色模式進行掃描，掃描分辨率應不小于200dpi。有放大需求、文字偏小或密集時，可提高分辨率。掃描形成的數字圖像可存為TIFT、JPEG或JPEG2000格式，壓縮比率的選擇應兼顧圖像質量與存儲空間的要求。
10.3.3網絡瀏覽級
紙質檔案數字化主要用于提供網絡瀏覽利用，應通過軟件工具將典藏級或出版級數字圖像的分辨率進行轉換。分辨率的選擇應綜合考慮檔案原件情況、計算機網絡條件等多種因素，建議不小于72dpi。
圖像文件命名
以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份圖像文件命名為檔案目錄數據庫中該份文件的檔號。通過檔號的唯一性和一致性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。
若掃描對象為一個或多個稿本，應根據具體情況確定圖像文件命名方式。
例1：掃描對象為一個稿本、檔號為“LS015-001-0016-0001”的文件有3頁，如掃描格式為JPG，經掃描生成的3個數字圖像應分別命名為：
LS015-001-0016-0001.001.JPG
LS015-001-0016-0001.002.JPG
LS015-001-0016-0001.003.JPG
例2：掃描對象為多個稿本，數字圖像名稱由文件級檔號、稿本代碼、稿本內頁面流水號3個部分構成。稿本代碼為：A-正本，B-定稿，C-草稿。以一份檔號為“SZ101-2001-W01-Y-001”的文件正本為2頁、定稿為2頁、草稿為4頁的檔案為例，經掃描生成的8個數字圖像,應分別命名為：
SZ101-2001-W01-Y-001.A.001.JPG
SZ101-2001-W01-Y-001.A.002.JPG
SZ101-2001-W01-Y-001.B.001.JPG
SZ101-2001-W01-Y-001.B.002.JPG
SZ101-2001-W01-Y-001.C.001.JPG
SZ101-2001-W01-Y-001.C.002.JPG
SZ101-2001-W01-Y-001.C.003.JPG
SZ101-2001-W01-Y-001.C.004.JPG
11 圖像處理
對紙質檔案掃描形成的圖像應作質量檢查、糾偏、去污、去黑邊、拼接等處理。
11.1 質量檢查
11.1.1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合質量要求的圖像，應重新進行掃描;
11.1.2發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入;
11.1.3發現圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整;
11.1.4發現圖像重復時，應及時刪除重復部分。
11.2 糾偏
對掃描過程中出現的偏斜圖像應進行整體糾正，保證圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內半個文字）；對方向不正確的圖像應進行旋轉處理，以符合閱讀習慣。
11.3 去污
對掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量雜質的，應進行去污處理。處理過程應嚴格遵循展現檔案原貌的原則，不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等。
11.4 拼接
對大幅面檔案進行分區掃描而形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像。
數據掛接
應借助相關軟件對匯總后的目錄數據與圖像數據進行批量、快速掛接，以實現目錄數據與圖像數據的關聯和一一對應。
對掛接后的數據逐條進行檢查,包括目錄信息與圖像文件對應的準確性、已掛接圖像文件與實際掃描數量的一致性、圖像文件能否正常打開等，發現錯誤應及時糾正。
檢查驗收
數字化實施單位應指定專人或通過業務外包方式聘請具有相關資質的專業監理公司，對紙質檔案數字化形成的數據及檔案實體還原情況進行檢查驗收,并填寫檔案數據及檔案實體還原質量報告單（見附錄3）。
檢查驗收內容包括目錄數據、圖像數據、數據掛接（見附錄2、3），以及檔案實體。
檢查方式應按加工批次隨機抽檢，抽檢率不低于10%，合格率不低于98%。檔案實體還原情況抽檢率為100%，合格率要求100%。抽檢合格率不符合要求的，應退回返工。
13.1 目錄數據及元數據檢查
以完成紙質檔案掃描的某一全宗或多個目錄為單元，對條目數量、目錄數據庫及元數據著錄項目的完整性、一致性、規范性等進行隨機逐條的檢查。其中，紙質檔案檔號的合格率要求達到100%，其它項目合格率要求達到98%以上。檢查不合格的數據，應進行修改或重新著錄。
13.2 圖像數據檢查
對批量掃描形成的圖像數據，按比率進行隨機抽查。
13.2.1圖像數據應符合本規程中所規定的分辨率、文件格式及色彩模式;
13.2.2掃描圖像的完整性要達到100%，不能出現缺頁、錯頁、重復等現象;
13.2.3圖像的偏斜度、清晰度、整潔度等技術指標，抽檢合格率應達到98%以上。
13.3 數據掛接檢查
將掛接圖像文件的名稱、頁數和總數，對照檔案實體、檔案目錄數據庫中的檔號、頁數和文件總數，采用人工的方式進行抽檢。要求二者的一致性和正確性為100%。
13.4 檔案實體還原檢查
對已完成數字化的檔案實體，應對照檔案原目錄進行清點。檢查內容包括所有檔案是否都已還原，文件排列順序是否正確，文件數量有無缺漏，文件裝訂是否符合國家規范等。要求準確率為100%。
13.5 驗收結論
對檢查通過的數據進行驗收，并給出“合格”或“不合格”結論。
驗收合格結論由驗收責任人簽字，報數字化實施單位負責人審批后方為有效。
14 數據存儲
14.1 存儲范圍
對驗收合格的成果數據及時進行存儲。包括檔案目錄數據及元數據、數字圖像、數字化過程中產生的各種文檔等。
14.2 存儲方式、載體與備份
對驗收合格的成果數據，采用在線、近線、離線相結合的方式進行存儲。存儲載體的選擇應多樣化，并考慮載體的存儲容量、數字化成果存儲的目的、保管期限、經費情況、載體市場環境、載體生產廠商提供服務的能力等方面的因素，選擇最適宜的存儲載體。
相同內容的數據成果應使用不同的介質進行離線備份。套數應為三套，一套封存保管、一套提供利用、一套異地保存，分別標識為Ａ、Ｂ、Ｃ。
14.3 存儲校驗
對存儲數據應用計算機進行自動校驗，內容包括圖像文件能否打開、數字化成果數量、信息數據是否完整等。
14.4 載體標簽
數據存儲后，應在相應存儲載體的封套（盒）上編制成果數據標簽（見附錄4），以便管理。
15 成果數據移交
15.1 移交內容
包括檔案目錄數據及元數據、檔案數字化全文數據元數據、系統數據、載體和數量。
15.2 移交驗收
成果數據移交時，接收方應進行驗收。驗收內容為：移交的載體、數量及其是否完好、清潔，是否無劃痕、無損傷、無病毒；移交的數據內容及其是否完整、規范、準確等。
15.3 移交方式
成果數據移交方式根據實際情況確定。以業務外包形成成果數據的移交方式，由數字化實施單位與數字化服務機構通過合同約定。
15.4 移交手續
成果數據移交時，需填寫《檔案數字化成果移交接收登記表》（見附錄5），一式兩份，由交接雙方共同簽署，完善手續，分別保管。
16 成果數據管理
16.1應加強數字化成果數據的管理工作，記載數字化成果的管理和使用情況，并及時獲取和補充數據管理過程中的元數據。
應采取有效的技術手段，確保成果數據不被非法篡改，保證其安全、完整和長期可用。
16.2 建立有效、可操作性的存儲載體與存儲設備維護規范，對存儲載體、存儲設備的狀態檢測、預防性檢查、常規性作業等提出具體要求。
16.3 數字化成果數據在提供出版、印刷、發布和網上傳輸時，應履行審批手續，并采用數字水印、電子標識、產品標志、數字加密及轉換分辨率等措施，以起到保護版權、鑒別真偽和安全通信等作用。
17 安全保密
17.1 管理制度
檔案數字化過程中應建立可靠的安全保密責任制，制定與信息涉密等級相應的管理制度，定期對制度實施情況進行監督檢查。
17.2 外包管理
17.1.1凡采取業務外包方式實施數字化加工的，數字化實施單位應按照安全保密的相關規定，選擇具有一定規模、管理制度健全、社會信譽好、經驗豐富、具備相關資質要求的數字化服務機構承擔檔案數字化加工；
17.1.2數字化服務機構應接受檔案行政管理部門、保密工作部門的保密審查和指導監督，并與數字化實施單位簽訂保密協議。
17.3 人員管理
檔案數字化加工人員上崗前應接受保密安全培訓，簽訂保密承諾書，并保持相對穩定。數字化服務機構對參加數字化工作的人員，應進行身份登記和安全保密審查。
17.4 場所管理
17.4.1數字化加工場所一般設在數字化實施單位內部，并配備臨時存放檔案的柜架，按保密要害部門進行管理。加工場所應安裝監控攝像頭和錄像設備，全程攝錄加工現場情況備查；
17.4.2數字化加工場所應配備專門的儲物柜，用于工作人員存放私人物品。禁止數字化加工人員將個人手機、數碼拍攝設備、移動存儲介質，以及與工作無關的生活用品等帶入數字化加工場所；
17.4.3數字化加工場所禁止存放易燃、易爆物品。應制定消防預案，配備一定數量的手攜消防器材，定期、專人檢查。設置兼職消防安全員，實施消防安全員值日制度，發現安全隱患立即報告并采取適當措施。
17.5 設備管理
17.5.1數字化加工過程中所使用的掃描儀、照相機、計算機及存儲等設備，應符合有關保密技術標準和保密要求；
17.5.2應根據所加工檔案的最高密級，確定計算機及其存儲介質的密級，并采取相應的保密技術防護措施，加強設備監管；
17.5.3數字化加工使用的計算機應與相關設備組成專用網絡，并封閉外聯接口。禁止接入互聯網或其它公共網絡，禁止安裝具有無線互聯功能的硬件模塊和無線鼠標、鍵盤等外圍設備；
17.5.4檔案數字化任務完成后，加工使用過的計算機及設備應繼續按涉密設備使用和管理。采用外包方式加工的計算機，應拆除硬盤，與其它使用過的存儲介質一并向數字化實施單位移交。
17.6 檔案實體管理
檔案實體在數字化加工過程中未經批準，不得查閱和借出。檔案調卷、還卷及數字化加工過程作業中各道手續應詳細登記備查，確保安全。數字化作業完畢的檔案應及時歸還庫房，暫存數字化加工場所的檔案應專人管理，妥善保存。
17.7 介質管理
應建立檔案數字化存儲介質臺賬并實行專人管理。對數據存儲光盤、硬盤等介質進行防護，防止造成彎曲、劃傷、破損等。
數據備份和存儲介質保管及安全管理參照國家及湖北省有關規范進行。
18 附則
本規程由湖北省檔案局負責解釋。
