為加強和規范聲像類電子文件的歸檔與管理，依據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件管理暫行辦法》、《電子文件歸檔管理規范》（GB/T 18894）等相關法規、標準，結合我省實際制定本規范。
1 范圍
本規范適用于各級機關、團體、企業事業單位和其它社會組織。
本規范所稱聲像類電子文件包括照片、錄音、錄像類電子文件，是指使用數字成像設備形成的，依賴計算機等數字設備閱讀、視聽、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件、數字音頻文件和數字音視頻文件。本規范所稱聲像類電子檔案是指具有查考和利用價值并歸檔保存的聲像類電子文件，聲像類電子檔案由內容、結構和背景組成。
本規范引用的技術標準、規范或規定，如有新的修訂版，或發布新的地方標準等，則按新的標準、規范或規定執行。
2 管理原則
2.1 各級機關、團體、企業事業單位在社會活動中形成的、具有長期保存價值的照片、錄音、錄像等聲像類電子文件，應及時歸檔管理。
2.2 聲像類電子文件的歸檔管理要遵循統一管理、全程管理、齊全完整、便于利用、安全保密的基本原則。應建立管理制度，明確職責分工，規范工作流程，配備管理系統。
2.3聲像類電子文件歸檔管理的職責與分工。檔案部門負責制定電子文件歸檔管理制度，指導電子文件形成部門開展鑒定、簡要著錄與歸檔工作，參與電子文件備份策略的制定與實施；負責電子文件的鑒定、歸檔、整理、編目與著錄、利用、備份、移交等各項管理工作。形成部門負責聲像類電子文件的初次鑒定、格式轉換、簡要著錄、歸檔等工作。信息化部門負責為電子文件的管理提供信息化支持。保密或安全部門負責監督涉密電子文件的管理。
2.4 涉密聲像類電子文件的歸檔、保存、利用、傳輸等管理工作按照有關保密規定執行。
3 歸檔
3.1 歸檔范圍
3.1.1 本單位主要職能活動與重要工作成果。
3.1.1.1 本單位的主要工作活動、重要會議、外事活動、重點工程、民生工程、所獲榮譽等。
3.1.1.2 本單位主辦或承辦的本地區政治、經濟、文化、體育與社會事業等重大活動；上級領導和著名人物前來本單位檢查、視察工作或參加與本單位、本地區有關的重大公務活動。
3.1.1.3 本單位組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災害、重大事故、突發事件。
3.1.2 本地區重要的非物質文化遺產、民間風俗、著名人物與地理概貌、城鄉建設成果、名勝古跡、自然風光。
3.2 歸檔質量要求
3.2.1 歸檔的聲像類電子文件應齊全、完整，記錄客觀、系統，主題明確、畫面完整、音像清晰。
3.2.2 記錄主要場景、重要人物、完整程序的聲像類電子文件均應收集歸檔，具有相同場景或內容的挑選一件有代表性的歸檔即可。
3.2.3 歸檔的照片類電子文件，應未經過后期裁剪、修飾、合成、調色等修改性操作，與原場景不符的電子文件不宜收集歸檔，調整顯示方向的操作除外。以活動中直接形成的錄像類電子文件為素材，遵循活動時序與客觀事實編輯制作的錄像類電子文件應收集歸檔。
3.2.4 聲像類電子文件應以通用或長期保存格式歸檔。照片類電子文件歸檔格式為TIFF、JPEG，錄音類電子文件歸檔格式為WAVE、MP3，錄像類電子文件歸檔格式為MPEG2。
3.2.5 歸檔的聲像類電子文件應具備必要的品質。照片類電子文件像素數不低于300萬像素，錄音類電子文件音頻采樣率不低于44.1kHz，錄像類電子文件比特率不低于8Mbps。轉換格式時，應確保照片類電子文件像素數不變，由《可交換圖像文件》（Exif）定義的元數據不丟失。
3.2.6在重大活動中形成的聲像類電子文件，與其記錄內容有關的文字材料應一并收集歸檔，包括公文、活動日程、工作方案、領導講話、宣傳報道、活動標志、座次表、證件、設計圖、匯編等材料。
3.2.7同一項活動中形成的聲像類電子文件應分別集中存放在同一個文件夾下，并以活動名稱和時間命名文件夾。
3.3 著錄。形成部門應對聲像類電子文件做簡要著錄，并填寫《江西省聲像類電子文件歸檔移交登記表》（附錄A的表A.1、表A.2），著錄文字應與電子文件內容相對應。
3.3.1 攝錄者信息，即攝影者、攝像者、錄音者的姓名與工作單位。
3.3.2 活動描述，包括工作活動的名稱、時間、地點、主要內容與成果等。
3.3.3 創建錄音、錄像類電子文件的設備信息，包括錄音、錄像、錄像帶、非線性編輯等設備的品牌、生產廠商、型號，以及格式、時間總長等。創建照片類電子文件的設備信息與技術參數無需說明。
3.3.4 聲像類電子文件題名及其記錄的人物、地點、重要背景物等。應為每件需歸檔的電子文件擬定簡明扼要的標題，說明畫面中主要人物的姓名、工作單位與職務以及在畫面中所處位置等；簡要描述畫面中出現的、需要說明的重要建筑物等背景。
3.4 歸檔時間和手續。形成部門應在聲像類電子文件形成起3個月內將電子文件、《江西省聲像類電子文件歸檔移交登記表》（附錄A的表A.1、表A.2）及相關文字材料向檔案部門歸檔。形成部門和檔案部門應共同進行電子文件真實性、完整性、可用性以及病毒感染的鑒定和檢測，合格后辦理交接手續?？刹捎霉獗P、移動硬盤或閃存等脫機存儲介質進行離線歸檔，也可以通過內部網絡在線歸檔。歸檔的脫機存儲介質不宜作為檔案部門長期保存電子檔案的載體。
4 整理、命名與存儲
4.1整理。聲像類電子檔案以一件為對象進行整理，整理結果應能保持電子檔案之間的有機聯系，便于利用和長期保存。應將歸檔移交脫機存儲介質中的聲像類電子檔案導入計算機存儲器，在計算機中完成整理活動。
4.1.1 分類方案。按照聲像類檔案門類--年度--保管期限--工作活動分類法對聲像類電子檔案進行分類。
4.1.1.1 檔案門類。聲像類電子檔案分為照片、錄音、錄像等三類，其分類代碼分別為ZP、LY、LX。
4.1.1.2 年度。聲像類電子檔案的形成年度。
4.1.1.3 保管期限。根據電子檔案記錄的工作活動的重要性，將保管期限劃分為永久、30年兩種，分別以Y、D30為保管期限代碼。
4.1.1.4 工作活動。在保管期限下以工作活動為管理單元組卷。一次工作活動中形成的照片、錄音、錄像類電子檔案分別組成一個卷。一次工作活動形成的聲像類電子檔案較少時，也可合并多次工作活動中形成的電子檔案組成一個卷。
4.1.2 編制檔號。根據分類結果為每卷電子檔案分別編制案卷級檔號，在卷內按形成時間順序排列電子檔案并編制文件級檔號。檔號構成規則按照《江西省聲像類電子檔案著錄與數據格式規范（試行）》執行。
4.2 命名。采用文件級檔號為每件聲像類電子檔案命名。
示例：省檔案局形成于2010年的某張照片類電子檔案檔號為X043-ZP·2010-004-00009，則該電子檔案的計算機名稱為X043-ZP·2010-004-00009.JPEG。
4.3 存儲。檔號構成規則中不含保管期限項的按全宗號、檔案門類代碼、年度、案卷號，檔號構成規則中含有保管期限項的按全宗號、檔案門類代碼、年度、保管期限、案卷號在存儲器中逐級建立并命名文件夾，將同一案卷內的聲像類電子檔案存儲于以案卷號命名的文件夾中。
示例1：上述照片類電子檔案存儲于計算機E盤，其存儲路徑為：E：\x043\ZP\2010\004\ X043-ZP·2010-004-00009.JPEG（檔號構成規則中不含保管期限）；
示例2：E：\x043\ZP\2011\D30\005\ X043-ZP·2011-005-00010.JPEG（檔號構成規則中含有保管期限）
5 著錄、利用與統計
5.1 著錄。著錄是確保聲像類電子檔案真實、完整、可理解與可檢索的重要業務工作，是不可缺少的管理環節。著錄工作應在電子檔案管理系統或數字檔案管理系統內展開。
5.1.1 自動捕獲元數據。將完成命名與存儲的電子檔案導入電子檔案或數字檔案管理系統，建立文件級目錄數據與電子檔案的一一對應關系，自動生成電子檔案內容真實性校驗碼，自動捕獲電子檔案技術參數與管理過程元數據，確保電子檔案的真實、完整與可靠。
5.1.2 手工著錄。以《江西省聲像類電子文件歸檔移交登記表》（附錄A的表A.1、表A.2）記錄的信息為基礎，對每件電子檔案進行全面著錄，著錄結果應能準確反映電子檔案記錄的工作活動、人物、地點等背景與主題信息。聲像類電子檔案的著錄規則按照《江西省聲像類電子檔案著錄與數據格式規范（試行）》執行。
5.2 利用。要規范管理電子檔案的利用與發布，利用者的查閱應在權限規定范圍之內，不得擅自復制、下載電子檔案及其元數據。
5.3 統計。應按檔案門類、年度、保管期限、卷數、件數、字節數、時間長度等計量單位對電子文件的歸檔與電子檔案的備份、利用、移交等情況進行統計，并形成統計報告。
6 備份與移交
6.1 備份。應根據電子檔案真實性、完整性、可靠性與可用性管理要求，制定、實施聲像類電子檔案及其元數據備份策略，建立可操作的管理制度并嚴格執行。電子檔案離線備份介質的制作、著錄、檢測、轉換、銷毀等管理工作按照《江西省數字檔案與數據離線備份介質管理規范（試行）》執行。自聲像類電子檔案歸檔起1年內，應報送至同級國家綜合檔案館電子檔案中心作異地備份與長期保存。
6.2 移交
6.2.1 聲像類電子檔案及其元數據自形成之日起滿20年應向同級國家綜合檔案館移交，電子檔案及其元數據的格式、質量等應符合當時計算機技術環境和國家綜合檔案館的管理要求。交接雙方應對電子檔案的真實性、完整性、可靠性與可用性進行檢驗，清點、核實移交電子檔案的門類、數量、格式等信息，并履行規定的交接手續。
6.2.2 重大活動中形成的聲像類電子檔案及其文字材料（3.2.6）的移交按照《江西省重大活動檔案管理辦法》的有關規定執行。
6.2.3 已經報送至同級國家綜合檔案館備份的聲像類電子檔案，按照《江西省檔案館收集檔案范圍及檔案移交接收工作規定》執行。
