歸檔文件整理工作基本步驟：

對歸檔文件進行整理 → 分類 → 排列 → 編號 → 編目 → 裝盒

第一步：歸檔文件的整理

1、歸檔文件的整理單位

以“件”為整理單位，一般為一份文件為一件。

特例：

正本與定稿、正文與附件、請示與批復、原件與復制件、轉發文與被轉發文、來文與復文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，實體上裝訂在一起，編目時只體現為一條條目

2、文件修整

破損文件進行修裱（修補、托裱）

對字跡模糊或易退變的文件進行復制（字跡材料要選用耐久的墨、墨汁，或較耐久的藍黑墨水、印泥等，不能選用純藍墨水、紅墨水、圓珠筆油、鉛筆等材料）

去掉文件上易腐蝕的金屬物（材料以鐵、鋁等化學性質的活潑的金屬為主的訂書釘、曲別針、大頭針等）

超大紙張進行折疊（盡量減少折疊次數，折痕盡量位于文件、圖表字跡之外，文件頁數多時，宜單頁折疊）

3、文件裝訂
左上角裝訂，左、上側對齊；左側裝訂，左、下側對齊

裝訂要求：

材質符合檔案保護要求：裝訂用品對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。

裝訂方式能較好地維護文件的原貌

裝訂方法簡便易行，盡量降低成本。

裝訂方式：

線裝：最利于檔案保護的一種裝訂方式

變形材料：金屬制品（不銹鋼夾、燕尾夾）和塑料制品

粘接式：膠水或漿糊粘貼

無酸紙封套

裝訂前排序：

正本在前、定稿在后

正文在前、附件在后

原件在前、復制件在后

轉發文在前、被轉發文在后

復文在前、來文在后

漢文本在前、少數民族文本在后

中文本在前，外文本在后

文件處理單在前、正本在后

第二步：歸檔文件分類

歸檔文件的分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。分類包括：選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等內容。

1、選擇分類方法

年度分類法：根據形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。

一份文件有多個時間特征，包括成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、收發文日期等，一般以文件簽發日期（即落款日期）為準，對于跨年度的計劃、規劃、總結、統計報表、法規性文件等均以簽發日期為準，如：1995年形成的《1996-2000工作計劃》，歸入1995年，2000年形成的《1999年工作總結》，歸入2000年。

機構（問題）分類法：各機關在制定分類方案時，機構分類法和問題分類法，不能同時采用，只能選擇其一。

機構分類法：根據文書形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進行分類。機構名稱就是類名，如：辦公室、業務處、管理處等

問題分類法：按照文件內容所說明的問題對歸檔文件進行分類。應參照本機關單位的基本職能來設置類別，如：黨群類、業務類、行政類等

保管期限分類法：根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。分為永久、長期、短期三類

2、復式分類法與分類方案

復式分類法：在機關檔案室的實際工作中，單純采用一種分類方法的情況比較少見，較多的是將幾種分類方法結合使用，稱之為復式分類法。年度、保管期限、機構（或問題）3種分類方法，可以組合成多種復式分類法。在選擇分類法時年度、保管期限為必選項，機構（或問題）為選擇項。

分類方案：在確定分類方法的基礎上，標列各級類目名稱，固定全宗內分類體系的分類綱要。分類方案是機關檔案工作的基礎，中檔案室規范化管理的起點。

年度-機構-保管期限分類法：（推薦使用）

適用于內部機構有變化但不復雜的立檔單位

先按年度分類

在每一年的文件按機構分類

再區分劃入每一機構文件的保管期限

每年形成的文件按機構序列依次上架，不必預留空間

同一年度同一機構的文件排在一起，便于查找

保管期限-年度-機構分類法：（推薦使用）

適用于內部機構有變化但不復雜的立檔單位

先按保管期限分類

在將每一保管期限的文件按年度分類

再將每一年的文件按機構分

適用于機構不復雜的立檔單位

便于向檔案館移交

應預留空架

機構-年度-保管期限分類法：

適用于內部機構基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機關

先按機構分類

每個機構下再按年度分

再在每個年度下分劃入文件的保管期限

應預留空架，空架數量不好掌握

年度-問題-保管期限分類法：

適合于機構變化復雜、機構之間分工不明確

先按年度分類

在每一年的文件按問題分類

再區分劃入每一問題文件的保管期限

保管期限-年度-問題分類法：

先按保管期限分類

再按年度分類

最后在每一年內將文件按問題分類

多用于現行機關

問題-年度-保管期限分類法：

適用于撤消機關、整理歷史檔案

先按問題分類

在文件按的年度分類

再區分劃入每一年文件的保管期限

年度-保管期限分類法

適用于內部機構簡單的基層單位或小機關，形成文件數量少的機關

先按年度分類

再區分劃入每一機構文件的保管期限

保管期限-年度分類法：

適用于內部機構簡單的基層單位或小機關，形成文件數量少的機關

先按保管期限分類

再按年度分類

第三步：歸檔文件的排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。其它諸如不同類別歸檔文件之間的排列、檔案盒排架等則不在此范圍內。

歸檔文件的排列強調事由原則。

1、事由原則：同一事由的相關文件應當排列在一起

按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”這一整理原則的體現。按公文辦理過程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀地反映出某一事由的發生、發展、結束的全過程，反映出這些文件之間的客觀聯系。

2、排列方法

在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

同一事由內的歸檔文件排列：

同一事由內歸檔文件的排列，最簡單的方法是按文件形成時間先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。

不同事由內的歸檔文件排列：

按形成時間的先后順續進行排列

按事由的重要程度進行排列

按事由具有的共同屬性分別集中排列

《規則》強調指出，“會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列”。這里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此間聯系比較松散，但這些事由間則有著較密切的聯系。例如一次會議往往包括許多事由，它們形成的文件在時間上可能跨度很大，但表現出較強的系統性，利用時需要相互參照、查證，集中排列更方便檢索。統計報表、內部刊物等在形式上較為特殊，成套利用的情況也較普遍，因此也宜于集中排列。

第四步：歸檔文件編號

1、件號

室編件號：

歸檔文件在分類方案的最低一級類目內的排列順序號

在分類方案的最低一級類目內，按文件的排列順序從“1”開始標注

館編件號（進檔案館后由檔案館統一編制）

2、編號項目

必備項目：

全宗號：檔案館對其接收范圍內各立檔單位所編制的代號

年度：歸檔文件形成年度。采用公元紀年，以4位阿拉伯數字表示，如2001

保管期限：分為永久、長期、短期3種，填寫時采用簡稱（永、長、短）或代碼（Y、C、D）

件號：室編件號

選擇項目：

機構（問題）

各單位檔案部門可設置其他一些選擇項目

3、蓋章

歸檔章的項目：

全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、室編件號、館編件號

歸檔章格式

長45mm,寬16mm，等分成6小塊          

（全宗號）

（年度）

（室編件號）

*（機構或問題）

（保管期限）

（館編件號）

帶*號為可選項

實際填寫為：

22

2001

16

辦公室

永久

蓋章位置：

首頁上端空白處，不要蓋在文字上

第五步：歸檔文件的編目

依據分類方案和室編件號編制歸檔文件目錄

1、歸檔文件目錄的項目

件號：檔案室填寫室編件號

責任者：填寫全稱或通用簡稱，如：大連市檔案局

如文件未注明責任者，應根據文件內容、形式等特征加以考證并填寫

文號：即發文的字號，一般由機關代字、年度、順序號組成，如：大檔發[2005]24號

題名：即文件標題。是重要的檢索途徑。完整的題名由責任者、問題、文種3部分組成，如：國家檔案局關于加強檔案安全保管的通知

正題名能夠反映文件內容時，副題名一般不錄。并列題名，需要時可一并抄錄。文件的附件，如需要可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（   ）”，如：關于進一步加強我市精神文明建設的決定（附：市民公約）

    題名應全面揭示文件內容，如不能，應根據文件內容重新擬寫或補充，并在新加內容外加“[   ]”，如：大連市檔案局通報，重新擬寫為：大連市檔案局[關于市直機關達標升級情況]的通報

日期：即文件的形成時間（文件的落款時間）。標注為8位阿拉伯數字，如2005年7月10日，標注為20050710，填寫目錄時，一般填寫成二行，即：2005

                                                              0710

頁數：一件文件的總頁數，文件中有圖文的即為一頁，空白頁不計

備注：填寫歸檔文件需要補充和說明情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀情況。如情況較多時，可在備注中加“*”，在備考表中填寫具體內容。

2、歸檔文件目錄的格式

歸檔文件目錄

                                          機構：辦公室

件號

責任者

文號

題   名

日期

頁數

備注

1

大連市檔案局

大連市人事局

大檔發[2005]24號

關于評選全市檔案系統

先進集體和先進工作者的通知

2005

0907

20

2

大連市檔案局

大連市人事局

大檔發[2005]25號

關于表彰全市檔案工作

先進集體和先進個人的決定

2005

1108

23

歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面，封面如圖：

歸檔文件目錄

全宗名稱 大連市檔案局

年    度     2005

保管期限    長  期

機    構   辦 公 室

第六步：裝盒

1、裝盒要求

按件號先后順序裝盒

與歸檔文件目錄相應的條目順序一致

不同年度的不能放入同一檔案盒

不同保管期限的不能放入同一檔案盒

不同機構（問題）的不能放入同一檔案盒

嚴格按件號的先后順序裝入檔案盒

2、檔案盒格式

長310mm、寬220mm、厚度20mm、30mm、40mm

檔案盒封面

全宗名稱

大連市檔案局

盒脊                 

全宗號

88

年度

2005

保管期限

永久

*機構（問題）

辦公室

起

止

件

號

室

館

盒號

全宗號

88

年度

2005

保管期限

永久

*機構（問題）

辦公室

起

止

件

號

室

14-36

館

盒號

3、備考表

放在所有文件的最后，對盒內文件情況進行說明，包括下列內容

盒內文件情況說明：文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況；整理工作完畢后文件的修改、補充、移出、銷毀等情況；目錄備注項中填寫不下的內容。

整理人：填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名。

檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。

備考表：

備  考  表

  盒內文件情況說明

整理人：        

檢查人：        

   年  月  日