一、大事記
大事記是按照時間順序，簡要地記載一個單位在一定歷史時期內(nèi)發(fā)生的大事和要事的一種二次加工的編研材料。
編寫大事記一般采用編年記事體，即一事一記，逐年、逐月、逐日以事件發(fā)生的時間先后為序記述，一日數(shù)事，則分條記述。
大事記的記述范圍主要有：各種重要的決定、辦法、通知等文件的頒布實施情況；各種重要的會議和活動情況；區(qū)域和隸屬關(guān)系變化；機構(gòu)建立和調(diào)整、名稱更改；領(lǐng)導(dǎo)成員的任免情況和重要活動情況；本單位內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置、調(diào)整和人員任免情況；獎勵、處罰等情況；重大項目建設(shè)、重大成果取得情況；獲得的各種重大榮譽；上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作；重要外事活動；重大災(zāi)害、事故、案件的發(fā)生；其他大事、要事、新事等等。
大事記的編寫要求：一是大事的記述范圍掌握要準確，做到：大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事；二是大事的發(fā)生時間要保持唯一性，不能模糊；三是大事的內(nèi)容包括事故、起因、發(fā)展過程、結(jié)果等要素，必須完整、概括和確切。
二、組織機構(gòu)沿革
組織機構(gòu)沿革是記載一個單位機構(gòu)設(shè)置（包括內(nèi)部機構(gòu)）、職能配置、人員編制和體制變更等方面情況的一種二次加工的編材料。
組織機構(gòu)沿革一般采用編年體的編寫體例，即以年代為序，逐年列出本單位體制、機構(gòu)設(shè)置和人員編制等方面的情況。
組織機構(gòu)沿革的構(gòu)成：
（1）序言，說明編寫目的、體例、時間斷限、材料來源和歷史沿革概況等。
（2）正文，是組織沿革的主體，主要說明地址遷移、機構(gòu)成立和調(diào)整、機構(gòu)的職權(quán)范圍、機構(gòu)性質(zhì)和任務(wù)，隸屬關(guān)系、編制核定、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、干部任免等情況。
（3）附錄，補充正文所涉及到的有關(guān)材料。如：有關(guān)機構(gòu)設(shè)置的上級批文的引印件。附錄附在正文后面，起到補充說明的作用。
組織機構(gòu)沿革的編寫要求：
（1）準確地反映整個單位的組織體系，將整個單位的組織機構(gòu)分別按層次、序列疏理清楚。
（2）統(tǒng)一組織機構(gòu)編寫涉及的機構(gòu)和人員層次，特別對于機構(gòu)設(shè)置多而且變化較頻繁的企業(yè)事業(yè)單位尤其要注意這一點。
（3）采用編年體編寫組織機構(gòu)時，為了避免過多的內(nèi)容重復(fù)，可以只寫有變動的部分。所謂變動主要指機構(gòu)設(shè)置的變化、機構(gòu)職能的調(diào)整和人員任職的更替。
（4）為了將隸屬關(guān)系反映得更清楚，組織體系部分的內(nèi)容可以用圖表表述，再加以文字敘述說明。
三、全宗介紹
全宗介紹是以文章的敘述形式介紹和揭示檔案館室所保存的某一個全宗檔案內(nèi)容和成分及其利用價值的一種材料，又稱全宗指南，是一種書本式檢索工具。其體例包括以下內(nèi)容：
1、立檔單位和全宗的歷史概況。此部分可簡要地敘述立檔單位成立的時間、人數(shù)、機構(gòu)設(shè)置情況，主要領(lǐng)導(dǎo)的配備，立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)及主要職能活動情況，隸屬關(guān)系以及全宗歷史的沿革等。
2、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。這是全宗介紹的主體部分。其敘述方式，首先介紹全宗內(nèi)檔案的構(gòu)成及數(shù)量；其次，以檔案內(nèi)容或以組織機構(gòu)為主線分別介紹檔案情況，突出有價值的內(nèi)容，第三，介紹全宗內(nèi)檔案的整理（分類、編目）及保管情況。
3、全宗介紹的輔助材料。此部分主要包括：關(guān)于利用全宗內(nèi)檔案材料的說明（利用方式、服務(wù)手段、利用效果），有關(guān)立檔單位歷史和全宗歷史的參考資料情況（自編參考資料的種類、數(shù)量）等。
四、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編
按內(nèi)容范圍來劃分，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編可以分為綜合性數(shù)據(jù)匯編和專題性數(shù)據(jù)匯編兩大類。綜合性數(shù)據(jù)匯編反映一個單位各方面的情況，內(nèi)容多，涉及面廣，篇幅較大。專題性數(shù)據(jù)匯編反映一個單位某一方面的情況，針對性強，涉及內(nèi)容更具體。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編的表達方式有圖表式、表格式和圖表或表格結(jié)合文字敘述式等，常見的主要是表格式。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編一般由：時間、統(tǒng)計項目、計算單位、具體數(shù)額、比率等內(nèi)容構(gòu)成。不同的單位和專業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)匯編的內(nèi)容也不同。一般數(shù)據(jù)匯編中選用的數(shù)據(jù)都是日常工作中進行測算分析時經(jīng)常需要利用的數(shù)據(jù)。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編的編寫要求：
（1）在編寫數(shù)據(jù)匯編時，選擇材料要充分利用統(tǒng)計報表和財務(wù)年報，保證所選用材料的準確性和可靠性。
（2）統(tǒng)計口徑要統(tǒng)一，對統(tǒng)計口徑不統(tǒng)一的有關(guān)數(shù)據(jù)要換算，這樣數(shù)據(jù)才有連續(xù)性和可比性，對統(tǒng)計口徑變化和數(shù)據(jù)換算等情況，要用文字記述加以說明。
（3）要根據(jù)實際工作的變化和統(tǒng)計內(nèi)容的變化，及時調(diào)整選用的有關(guān)統(tǒng)計項目和數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)匯編的實用性，能全面、準確地反映單位的狀況。
五、發(fā)文匯集
發(fā)文匯集是將本單位的全部發(fā)文按文號次序排列而匯集成冊的一種一次加工的編研材料。全部文件是指某一特定時限內(nèi)的全部文件，一般是以年度為時限，將本單位一個年度內(nèi)的全部發(fā)文編成一套匯集。
發(fā)文匯集的特點是材料集中，時間針對性強。它最主要的作用于是依據(jù)作用，直接查閱利用發(fā)文匯集可以代替查閱檔案原件。
對于發(fā)文比較少的單位，可以一年編一本發(fā)文匯集。對于發(fā)文比較多的單位，可以一年編幾本。
六、專題匯編
專題匯編是將集中反映同一問題的一組文件匯集而成的一種一次加工的編研材料。
專題匯編的編制方法、編制要求、格式和作用等同發(fā)文匯集。它與發(fā)文匯集的區(qū)別就在于它不是以年度為單位，而是以文件所反映的問題為單位，將涉及相同問題的有關(guān)文件匯集在一起，專題匯編的另一個特點是形式多樣，可以根據(jù)不同的專題、不同的表達形式，編制形式多樣的專題匯編，滿足各方面的需要。
（館室處，2009年11月30日）
大事記是按照時間順序，簡要地記載一個單位在一定歷史時期內(nèi)發(fā)生的大事和要事的一種二次加工的編研材料。
編寫大事記一般采用編年記事體，即一事一記，逐年、逐月、逐日以事件發(fā)生的時間先后為序記述，一日數(shù)事，則分條記述。
大事記的記述范圍主要有：各種重要的決定、辦法、通知等文件的頒布實施情況；各種重要的會議和活動情況；區(qū)域和隸屬關(guān)系變化；機構(gòu)建立和調(diào)整、名稱更改；領(lǐng)導(dǎo)成員的任免情況和重要活動情況；本單位內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置、調(diào)整和人員任免情況；獎勵、處罰等情況；重大項目建設(shè)、重大成果取得情況；獲得的各種重大榮譽；上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作；重要外事活動；重大災(zāi)害、事故、案件的發(fā)生；其他大事、要事、新事等等。
大事記的編寫要求：一是大事的記述范圍掌握要準確，做到：大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事；二是大事的發(fā)生時間要保持唯一性，不能模糊；三是大事的內(nèi)容包括事故、起因、發(fā)展過程、結(jié)果等要素，必須完整、概括和確切。
二、組織機構(gòu)沿革
組織機構(gòu)沿革是記載一個單位機構(gòu)設(shè)置（包括內(nèi)部機構(gòu)）、職能配置、人員編制和體制變更等方面情況的一種二次加工的編材料。
組織機構(gòu)沿革一般采用編年體的編寫體例，即以年代為序，逐年列出本單位體制、機構(gòu)設(shè)置和人員編制等方面的情況。
組織機構(gòu)沿革的構(gòu)成：
（1）序言，說明編寫目的、體例、時間斷限、材料來源和歷史沿革概況等。
（2）正文，是組織沿革的主體，主要說明地址遷移、機構(gòu)成立和調(diào)整、機構(gòu)的職權(quán)范圍、機構(gòu)性質(zhì)和任務(wù)，隸屬關(guān)系、編制核定、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、干部任免等情況。
（3）附錄，補充正文所涉及到的有關(guān)材料。如：有關(guān)機構(gòu)設(shè)置的上級批文的引印件。附錄附在正文后面，起到補充說明的作用。
組織機構(gòu)沿革的編寫要求：
（1）準確地反映整個單位的組織體系，將整個單位的組織機構(gòu)分別按層次、序列疏理清楚。
（2）統(tǒng)一組織機構(gòu)編寫涉及的機構(gòu)和人員層次，特別對于機構(gòu)設(shè)置多而且變化較頻繁的企業(yè)事業(yè)單位尤其要注意這一點。
（3）采用編年體編寫組織機構(gòu)時，為了避免過多的內(nèi)容重復(fù)，可以只寫有變動的部分。所謂變動主要指機構(gòu)設(shè)置的變化、機構(gòu)職能的調(diào)整和人員任職的更替。
（4）為了將隸屬關(guān)系反映得更清楚，組織體系部分的內(nèi)容可以用圖表表述，再加以文字敘述說明。
三、全宗介紹
全宗介紹是以文章的敘述形式介紹和揭示檔案館室所保存的某一個全宗檔案內(nèi)容和成分及其利用價值的一種材料，又稱全宗指南，是一種書本式檢索工具。其體例包括以下內(nèi)容：
1、立檔單位和全宗的歷史概況。此部分可簡要地敘述立檔單位成立的時間、人數(shù)、機構(gòu)設(shè)置情況，主要領(lǐng)導(dǎo)的配備，立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)及主要職能活動情況，隸屬關(guān)系以及全宗歷史的沿革等。
2、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。這是全宗介紹的主體部分。其敘述方式，首先介紹全宗內(nèi)檔案的構(gòu)成及數(shù)量；其次，以檔案內(nèi)容或以組織機構(gòu)為主線分別介紹檔案情況，突出有價值的內(nèi)容，第三，介紹全宗內(nèi)檔案的整理（分類、編目）及保管情況。
3、全宗介紹的輔助材料。此部分主要包括：關(guān)于利用全宗內(nèi)檔案材料的說明（利用方式、服務(wù)手段、利用效果），有關(guān)立檔單位歷史和全宗歷史的參考資料情況（自編參考資料的種類、數(shù)量）等。
四、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編
按內(nèi)容范圍來劃分，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編可以分為綜合性數(shù)據(jù)匯編和專題性數(shù)據(jù)匯編兩大類。綜合性數(shù)據(jù)匯編反映一個單位各方面的情況，內(nèi)容多，涉及面廣，篇幅較大。專題性數(shù)據(jù)匯編反映一個單位某一方面的情況，針對性強，涉及內(nèi)容更具體。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編的表達方式有圖表式、表格式和圖表或表格結(jié)合文字敘述式等，常見的主要是表格式。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編一般由：時間、統(tǒng)計項目、計算單位、具體數(shù)額、比率等內(nèi)容構(gòu)成。不同的單位和專業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)匯編的內(nèi)容也不同。一般數(shù)據(jù)匯編中選用的數(shù)據(jù)都是日常工作中進行測算分析時經(jīng)常需要利用的數(shù)據(jù)。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編的編寫要求：
（1）在編寫數(shù)據(jù)匯編時，選擇材料要充分利用統(tǒng)計報表和財務(wù)年報，保證所選用材料的準確性和可靠性。
（2）統(tǒng)計口徑要統(tǒng)一，對統(tǒng)計口徑不統(tǒng)一的有關(guān)數(shù)據(jù)要換算，這樣數(shù)據(jù)才有連續(xù)性和可比性，對統(tǒng)計口徑變化和數(shù)據(jù)換算等情況，要用文字記述加以說明。
（3）要根據(jù)實際工作的變化和統(tǒng)計內(nèi)容的變化，及時調(diào)整選用的有關(guān)統(tǒng)計項目和數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)匯編的實用性，能全面、準確地反映單位的狀況。
五、發(fā)文匯集
發(fā)文匯集是將本單位的全部發(fā)文按文號次序排列而匯集成冊的一種一次加工的編研材料。全部文件是指某一特定時限內(nèi)的全部文件，一般是以年度為時限，將本單位一個年度內(nèi)的全部發(fā)文編成一套匯集。
發(fā)文匯集的特點是材料集中，時間針對性強。它最主要的作用于是依據(jù)作用，直接查閱利用發(fā)文匯集可以代替查閱檔案原件。
對于發(fā)文比較少的單位，可以一年編一本發(fā)文匯集。對于發(fā)文比較多的單位，可以一年編幾本。
六、專題匯編
專題匯編是將集中反映同一問題的一組文件匯集而成的一種一次加工的編研材料。
專題匯編的編制方法、編制要求、格式和作用等同發(fā)文匯集。它與發(fā)文匯集的區(qū)別就在于它不是以年度為單位，而是以文件所反映的問題為單位，將涉及相同問題的有關(guān)文件匯集在一起，專題匯編的另一個特點是形式多樣，可以根據(jù)不同的專題、不同的表達形式，編制形式多樣的專題匯編，滿足各方面的需要。
（館室處，2009年11月30日）
