條碼技術在企業(yè)檔案數(shù)字化工作中的應用
湘潭大學管理學院 何振 師迅東
【摘 要】 運用條碼技術是目前企業(yè)檔案信息化建設的必然要求，在企業(yè)檔案數(shù)字化工作中具有許多獨特的優(yōu)勢。在應用條碼技術時，要正確選擇合適的條碼。同時，還要注意哪些類型的檔案需要條碼化與不需要條碼化等一系列問題。
【關鍵詞】 檔案數(shù)字化 信息化建設 企業(yè)檔案
隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，條碼技術（Bar code Technology），特別是自動識別技術(RFID, Radio Frequency Identity)開始應用于企業(yè)信息服務領域。截至到2002年12月31日，我國共有8萬多家企業(yè)成為中國商品條碼系統(tǒng)成員。①條碼技術是以計算機、光電技術和通信技術的發(fā)展為基礎的一項綜合性科學技術，是信息數(shù)據(jù)自動識別、輸入的重要手段和方法。迄今為止，條碼技術方面頒布的國家標準已經(jīng)有36種之多。筆者走訪了多家企業(yè)，大多數(shù)企業(yè)檔案管理部門都還沒有采用這項技術。不過，企業(yè)檔案信息化建設的實踐工作者和理論研究者已經(jīng)認識到：條碼技術的應用對于目前如火如荼的企業(yè)信息化建設來說已經(jīng)倍受歡迎，對于企業(yè)檔案信息化建設來說也只是個早晚的時間問題。
一、使用條碼技術是目前企業(yè)檔案信息化建設的必然要求
條碼起源于商業(yè)營銷和物流管理，也許這一點導致許多大型檔案管理機構對條碼采取拒絕的方式。其實，國家在這方面一直在糾偏，條碼技術的推廣應用工作作為我國信息化發(fā)展的重要基礎工作之一列入國家“十五”計劃綱要，國家“十一五”計劃綱要對于條碼技術更是加大了推廣應用的宣傳。為了加速推廣條碼技術的應用，國家教委再次重申在全國高校推出《條碼技術與應用》課程。可以看出條碼技術推廣應用工作在我國經(jīng)濟建設中具有舉足輕重的作用。“中國條碼推進工程”從2003年4月就已經(jīng)由中國物品編碼中心負責起動。目前，在零售、物流配送、連鎖經(jīng)營、電子商務、圖書管理等國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的各個領域得到廣泛應用，已經(jīng)形成以條碼技術為主題的自動識別技術產(chǎn)業(yè)。如果企業(yè)檔案信息管理領域不能很快的應用這種技術，事實上就是一種倒退。
近幾年來，在企業(yè)檔案信息化建設中，現(xiàn)代化管理手段越來越受到重視，有的企業(yè)在信息化設備投入方面大給予了相當充足的投入，一些單位購買了成熟的企業(yè)檔案管理軟件，甚至有些企業(yè)還自主研發(fā)了自身工作需要的檔案管理系統(tǒng)。雖然擁有了許多現(xiàn)代化的設備和軟件，如計算機、服務器、掃描儀、檔案管理軟件等，但這些設備在應用過程中也逐漸暴露出一個問題，就是許多企業(yè)檔案部門盡管在對檔案利用情況的數(shù)據(jù)分析處理上已經(jīng)做得很好了，但是在系統(tǒng)數(shù)據(jù)的采集和利用上卻依然是靠落后的手工錄入和檢索，這不但消耗了大量的人力物力，而且不能保證數(shù)據(jù)的完整準確，使整個管理系統(tǒng)的發(fā)展不平衡，系統(tǒng)的效能無法得到充分發(fā)揮。其實這個問題，條碼技術完全可以解決，但要求一定要在企業(yè)檔案系統(tǒng)建庫的前期工作中就得到重視。
二、企業(yè)檔案數(shù)字化工作中應用條碼技術的優(yōu)勢
企業(yè)檔案數(shù)字化工作，是企業(yè)檔案信息化建設的重要內(nèi)容。條碼技術在企業(yè)信息化建設中主要應用于檔案數(shù)字化工作。從目前來看，條碼技術作為一種圖形識別技術在檔案數(shù)字化應用過程中明顯具有以下優(yōu)勢：
⑴簡單實用。條碼符號制作容易，條碼分布對于信息量宏觀把握強。對于檔案插卷難的問題，如果應用了條碼技術，那就成了小事一樁。
⑵信息采集速度快。普通計算機的鍵盤錄入速度是200bt/分鐘，而利用條碼掃描錄入信息的速度是鍵盤錄入的20倍。
⑶信息檢索速度快，誤碼率約為百萬分之一。由于案卷的條碼對應的是計算機的邏輯指針，識別起來速度比較快，而且對于標引的信息深度指向可以控制，因此在檢索時能夠提高檢索效率。另外通過CCD或者激光槍等錄入設備，可以加快耦合速度，簡化檢索手續(xù)，避免格式誤操作而帶來的空檢和失真。
⑷采集信息量大。利用條碼掃描，一次可以采集幾十位字符的信息，而且可以通過選擇不同編碼標準的條碼增加圖文密度，擴大采集的信息量。舉例來說，一個6位的二維39碼就可以記錄C110* C110* C110* C110* C110* C110＝106＝1000000件檔案。
⑸容易兼容先進的加密技術。信息加密技術在檔案管理中應用廣泛，計算機在圖文條碼的加密方面本身見長，使用條碼加密技術可以控制權限，對檔案泄密的源頭進行杜絕，確保用戶權限不被濫用，同時對后臺庫數(shù)據(jù)的訪問不造成流量和進程的影響。
⑹條碼標簽自由度大，完整性強。條碼的識別裝置，諸如CCD與條碼標簽相對位置的自由度要比光學字符識別（OCR）大的多。普通條碼通常只在一維方向上表示信息，二維條碼對于汽車等大型貴重商品比較使用，一維條碼在符號上所表示的信息是連續(xù)的，因此盡管在二維空間上有殘損，但仍可以從一維的正常部分獲取正確的信息。
⑺靈活性強，易于升級和推廣。條碼作為一種識別手段，可以單獨使用，也可以和有關設備組成識別系統(tǒng)實現(xiàn)自動化識別，和其它控制設備聯(lián)系起來可以實現(xiàn)整個系統(tǒng)的自動化管理。對于特殊情況下沒有自動識別的設備時，也可以通過手工計算機鍵盤進行條碼碼元的輸入。
從上述分析可以看出，在企業(yè)檔案數(shù)字化工作中，條碼可在檔案標簽、索引、擴容、自動輸入和安全保密等方面發(fā)揮重要作用。
三、企業(yè)檔案數(shù)字化工作中條碼的選用
企業(yè)檔案數(shù)字化工作應用條碼技術，首先要示正確選擇合適的條碼，這直接關系到檔案數(shù)字化后續(xù)工作的順利開展，絕不能忽視。筆者結(jié)合自己的經(jīng)驗，對各類條碼的選用進行比較分析。
（一）現(xiàn)行條碼的種類
條碼是一種信息記錄方式，根據(jù)不同的編碼規(guī)則所提出的條形碼編號方案，多達四十余種，目前應用最為廣泛的有：code39碼、code bar碼（庫德巴碼）、ITF25 碼（交叉 25碼）、EAN和UPC碼（國際商品條碼）、128 碼（物流條碼）等一維條碼。EAN和UPC碼、ITF25 碼以及 128 碼主要用于商品流通領域。39碼及code bar碼是可表示數(shù)字、字母等信息的條碼，主要用于醫(yī)療衛(wèi)生、圖書情報、票證等領域的自動識別。另外，目前在重工業(yè)商品物流領域逐漸開始使用二維條碼，二維條碼(2D bar code)根據(jù)構成的原理、結(jié)構形狀的差異，可分為兩大類：一類是行排式二維碼（2D stacked bar code），如PDF417、CODE49、CODE16k等；另一類是矩陣式二維條碼（2D matrix bar code），如。
（二）兩種類型條碼的分析和比較
1．信息容量
二維條碼中的行排式條碼的識讀設備與條碼印刷與一維條碼兼容，但由于行數(shù)的增加，需要對行進行判定，其編譯的算法與軟件也不完全相同于一維條碼。二維條碼信息容量大，應用范圍也在逐漸擴展。二維條碼的修正和糾錯能力強PDF417碼的糾錯能力就有9級②，多重防偽，保密性好。一維條碼的信息容量小，而且只能用于表示數(shù)字和字母等信息，它要詳細地描述只能依賴于數(shù)據(jù)庫的支持，離開了先前建立的數(shù)據(jù)庫，這種條碼對檔案信息的描述就僅止于檔號了。
2．實際工作需要
如果企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)建立了完整的數(shù)據(jù)庫，而且在應用條碼的系統(tǒng)中僅對檔號信息進行處理，則一維的條碼完全可以滿足要求。因為通過數(shù)據(jù)庫二維關系表中的映射功能，使用檔號這一屬性作為中介，按照條碼可以完成對檔案案卷其他屬性表的檢索和統(tǒng)計。筆者在一些企業(yè)檔案館看到了使用39碼作為檔案數(shù)字化過程中的通用標簽。這種編碼并不是沒有缺陷，缺陷就是不能離開數(shù)據(jù)庫的后臺支持，識別過程中條碼自身所包含的信息量有限，不能完全記錄標簽檔案的全部標引內(nèi)容。然而這種缺陷對于企業(yè)檔案工作來說卻是一個安全的耦合，檔案具有歷史憑證的作用，要力求保護原件完整性。我們可以在數(shù)字化過程中將這種數(shù)字化后的檔案原貌完整地存放在“后臺”并進行訪問控制，尤其是企業(yè)財務檔案、基建檔案和竣工圖，還有聲像檔案等，這樣也提高了安全系數(shù)。
但這一點要補充一些內(nèi)容，那就是企業(yè)檔案數(shù)字化工作者必須能夠宏觀把握本檔案館未來的發(fā)展趨勢，如果是綜合檔案館，檔案門類齊全，收藏案卷在10萬卷以上，則應考慮多種條碼的使用。因為企業(yè)檔案數(shù)字化工作之后必然帶來一些新的技術和管理的挑戰(zhàn)，對于條碼管理應當有更強的前瞻性，這樣才能增強企業(yè)檔案工作抵御風險的能力。
四、企業(yè)檔案數(shù)字化工作中運用條碼技術應注意的問題
1．哪些類型的檔案需要條碼化
回溯檔案建庫工作中，舊的沒有數(shù)字化的檔案，我們可以通過掃描設備對其進行數(shù)字化，操作過程中鑒別這些案卷的標簽可以采用條碼。當然，一些檔案保管數(shù)量少的企業(yè)檔案室也不一定要采用條碼管理，普通的圖像圖形化的數(shù)據(jù)庫管理軟件已經(jīng)能夠做到文件級，如Visual FoxPro。但如果數(shù)據(jù)量很大，則對于設備硬件的要求就相應升高，如果硬件設備不能通過壓力測試，則很有可能出現(xiàn)檢索延時、數(shù)據(jù)包丟失和無效操作的情況，這時候就只有兩條路：其一就是升級硬件，淘汰舊服務器；其二就是使用條碼管理。因此作為企業(yè)檔案管理工作者，對于企業(yè)檔案數(shù)量的累積情況必須非常清楚。這樣對于檔案擴容，條碼采用以及技術更新都能有一個正確的度的把握。
2．哪些類型的檔案不需要條碼化
由于計算機辦公自動化的廣泛應用，無紙化辦公逐漸成為趨勢，計算機直接生成的電子檔案越來越多，因此并不是所有檔案的門類都有必要應用條碼數(shù)字化建檔，例如：企業(yè)檔案門類中的文書檔案，在計算機管理系統(tǒng)成熟的情況下，基本可以通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)公文的流轉(zhuǎn)，盡管在審批過程中還存在電子簽證以及一些涉及法律和標準的規(guī)范性問題，但已經(jīng)完全可以通過計算機技術對全文進行有選擇和有控制的加密，電子歸檔也比以前手工時期容易的多，這樣不但可以減少紙張耗材的浪費，而且也節(jié)省了密集柜等一些檔案保管、保護設備。
3．數(shù)字化的檔案并不都需要格式統(tǒng)一固化
高密級，保存期限為長期或者永久的企業(yè)檔案可以使用固化軟件實現(xiàn)格式的統(tǒng)一，比如國際通用格式pdf；密級低、容量大的企業(yè)檔案可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)充分的利用，如保存期限為短期的wps、excel、ppt、pdf、doc文檔，筆者認為沒有必要對其進行格式統(tǒng)一化處理，固化反而不利于利用和編輯，但在加密技術上可以采取相應的措施，而這對于企業(yè)信息化平臺的安全來說也是必不可少的，因此也避免了重復建設。
4．檔案數(shù)字化工作不是“回溯建庫”
企業(yè)檔案數(shù)字化工作，表面上看好像是一個階段性的工程，有些同志誤認為回溯建庫工作就是檔案數(shù)字化工作，這犯了一個偷換概念的錯誤，回溯建庫是圖書館工作當中對于舊的藏書和資料數(shù)字化工序的總稱③，用在檔案數(shù)字化工作上還是不妥當?shù)摹Ｕ掌瑱n案和實物檔案采用數(shù)字化格式記錄，這必將是一個長期的工作，這和圖書館有著較大區(qū)別。國家正規(guī)出版物都已經(jīng)嚴格地按照標準采用了條碼管理，圖書再版編目(CIP)數(shù)據(jù)也要采用國家標準加以規(guī)范④。隨著條碼技術的發(fā)展和相應標準的制定，圖書行業(yè)已經(jīng)比較規(guī)范，而相比之下企業(yè)檔案工作有序化程度則要低的多，主要原因是沒有辦法從國家的角度實行統(tǒng)一管理，這是企業(yè)檔案工作自身的特點決定的。
隨著計算機技術的發(fā)展，企業(yè)檔案保管和利用必然向著更加安全和方便的方向發(fā)展，條碼技術應用作為企業(yè)檔案數(shù)字化工作中一道工序在未來的發(fā)展還不可估量。根據(jù)一些發(fā)達國家條碼研究技術機構透漏，三維條碼技術的信息含量已經(jīng)可以容納整個案卷，從實物到數(shù)據(jù)，但成本比較昂貴，我們都期待著新技術革新的到來，但我們也不能停下自己的腳步。
注釋：
①中國物品編碼中心編著《條碼技術與應用》，清華大學出版社（北京），2003年7月版，第4頁。
②黃靜濤、徐亮、杜琳琳著《二維條碼技術在文件和檔案管理中的應用》，《中國檔案》2006年第2期。
③ 師迅東著《 高校圖書館綜合布線方案及硬件設備和軟件建設》，《e線圖情》，http://www.chinalibs.net ，2004年2月26日。
④ 師迅東著《 新形勢下圖書館學專業(yè)生存與發(fā)展對策研究》，《圖書館學研究》2006年第6期。
[作者簡介] 何振，男，1969年生，湘潭大學社科處處長，管理學院教授、博士生導師。師迅東，男，湘潭大學圖書館學碩士研究生, 西北大學行政管理碩士。
湘潭大學管理學院 何振 師迅東
【摘 要】 運用條碼技術是目前企業(yè)檔案信息化建設的必然要求，在企業(yè)檔案數(shù)字化工作中具有許多獨特的優(yōu)勢。在應用條碼技術時，要正確選擇合適的條碼。同時，還要注意哪些類型的檔案需要條碼化與不需要條碼化等一系列問題。
【關鍵詞】 檔案數(shù)字化 信息化建設 企業(yè)檔案
隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，條碼技術（Bar code Technology），特別是自動識別技術(RFID, Radio Frequency Identity)開始應用于企業(yè)信息服務領域。截至到2002年12月31日，我國共有8萬多家企業(yè)成為中國商品條碼系統(tǒng)成員。①條碼技術是以計算機、光電技術和通信技術的發(fā)展為基礎的一項綜合性科學技術，是信息數(shù)據(jù)自動識別、輸入的重要手段和方法。迄今為止，條碼技術方面頒布的國家標準已經(jīng)有36種之多。筆者走訪了多家企業(yè)，大多數(shù)企業(yè)檔案管理部門都還沒有采用這項技術。不過，企業(yè)檔案信息化建設的實踐工作者和理論研究者已經(jīng)認識到：條碼技術的應用對于目前如火如荼的企業(yè)信息化建設來說已經(jīng)倍受歡迎，對于企業(yè)檔案信息化建設來說也只是個早晚的時間問題。
一、使用條碼技術是目前企業(yè)檔案信息化建設的必然要求
條碼起源于商業(yè)營銷和物流管理，也許這一點導致許多大型檔案管理機構對條碼采取拒絕的方式。其實，國家在這方面一直在糾偏，條碼技術的推廣應用工作作為我國信息化發(fā)展的重要基礎工作之一列入國家“十五”計劃綱要，國家“十一五”計劃綱要對于條碼技術更是加大了推廣應用的宣傳。為了加速推廣條碼技術的應用，國家教委再次重申在全國高校推出《條碼技術與應用》課程。可以看出條碼技術推廣應用工作在我國經(jīng)濟建設中具有舉足輕重的作用。“中國條碼推進工程”從2003年4月就已經(jīng)由中國物品編碼中心負責起動。目前，在零售、物流配送、連鎖經(jīng)營、電子商務、圖書管理等國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的各個領域得到廣泛應用，已經(jīng)形成以條碼技術為主題的自動識別技術產(chǎn)業(yè)。如果企業(yè)檔案信息管理領域不能很快的應用這種技術，事實上就是一種倒退。
近幾年來，在企業(yè)檔案信息化建設中，現(xiàn)代化管理手段越來越受到重視，有的企業(yè)在信息化設備投入方面大給予了相當充足的投入，一些單位購買了成熟的企業(yè)檔案管理軟件，甚至有些企業(yè)還自主研發(fā)了自身工作需要的檔案管理系統(tǒng)。雖然擁有了許多現(xiàn)代化的設備和軟件，如計算機、服務器、掃描儀、檔案管理軟件等，但這些設備在應用過程中也逐漸暴露出一個問題，就是許多企業(yè)檔案部門盡管在對檔案利用情況的數(shù)據(jù)分析處理上已經(jīng)做得很好了，但是在系統(tǒng)數(shù)據(jù)的采集和利用上卻依然是靠落后的手工錄入和檢索，這不但消耗了大量的人力物力，而且不能保證數(shù)據(jù)的完整準確，使整個管理系統(tǒng)的發(fā)展不平衡，系統(tǒng)的效能無法得到充分發(fā)揮。其實這個問題，條碼技術完全可以解決，但要求一定要在企業(yè)檔案系統(tǒng)建庫的前期工作中就得到重視。
二、企業(yè)檔案數(shù)字化工作中應用條碼技術的優(yōu)勢
企業(yè)檔案數(shù)字化工作，是企業(yè)檔案信息化建設的重要內(nèi)容。條碼技術在企業(yè)信息化建設中主要應用于檔案數(shù)字化工作。從目前來看，條碼技術作為一種圖形識別技術在檔案數(shù)字化應用過程中明顯具有以下優(yōu)勢：
⑴簡單實用。條碼符號制作容易，條碼分布對于信息量宏觀把握強。對于檔案插卷難的問題，如果應用了條碼技術，那就成了小事一樁。
⑵信息采集速度快。普通計算機的鍵盤錄入速度是200bt/分鐘，而利用條碼掃描錄入信息的速度是鍵盤錄入的20倍。
⑶信息檢索速度快，誤碼率約為百萬分之一。由于案卷的條碼對應的是計算機的邏輯指針，識別起來速度比較快，而且對于標引的信息深度指向可以控制，因此在檢索時能夠提高檢索效率。另外通過CCD或者激光槍等錄入設備，可以加快耦合速度，簡化檢索手續(xù)，避免格式誤操作而帶來的空檢和失真。
⑷采集信息量大。利用條碼掃描，一次可以采集幾十位字符的信息，而且可以通過選擇不同編碼標準的條碼增加圖文密度，擴大采集的信息量。舉例來說，一個6位的二維39碼就可以記錄C110* C110* C110* C110* C110* C110＝106＝1000000件檔案。
⑸容易兼容先進的加密技術。信息加密技術在檔案管理中應用廣泛，計算機在圖文條碼的加密方面本身見長，使用條碼加密技術可以控制權限，對檔案泄密的源頭進行杜絕，確保用戶權限不被濫用，同時對后臺庫數(shù)據(jù)的訪問不造成流量和進程的影響。
⑹條碼標簽自由度大，完整性強。條碼的識別裝置，諸如CCD與條碼標簽相對位置的自由度要比光學字符識別（OCR）大的多。普通條碼通常只在一維方向上表示信息，二維條碼對于汽車等大型貴重商品比較使用，一維條碼在符號上所表示的信息是連續(xù)的，因此盡管在二維空間上有殘損，但仍可以從一維的正常部分獲取正確的信息。
⑺靈活性強，易于升級和推廣。條碼作為一種識別手段，可以單獨使用，也可以和有關設備組成識別系統(tǒng)實現(xiàn)自動化識別，和其它控制設備聯(lián)系起來可以實現(xiàn)整個系統(tǒng)的自動化管理。對于特殊情況下沒有自動識別的設備時，也可以通過手工計算機鍵盤進行條碼碼元的輸入。
從上述分析可以看出，在企業(yè)檔案數(shù)字化工作中，條碼可在檔案標簽、索引、擴容、自動輸入和安全保密等方面發(fā)揮重要作用。
三、企業(yè)檔案數(shù)字化工作中條碼的選用
企業(yè)檔案數(shù)字化工作應用條碼技術，首先要示正確選擇合適的條碼，這直接關系到檔案數(shù)字化后續(xù)工作的順利開展，絕不能忽視。筆者結(jié)合自己的經(jīng)驗，對各類條碼的選用進行比較分析。
（一）現(xiàn)行條碼的種類
條碼是一種信息記錄方式，根據(jù)不同的編碼規(guī)則所提出的條形碼編號方案，多達四十余種，目前應用最為廣泛的有：code39碼、code bar碼（庫德巴碼）、ITF25 碼（交叉 25碼）、EAN和UPC碼（國際商品條碼）、128 碼（物流條碼）等一維條碼。EAN和UPC碼、ITF25 碼以及 128 碼主要用于商品流通領域。39碼及code bar碼是可表示數(shù)字、字母等信息的條碼，主要用于醫(yī)療衛(wèi)生、圖書情報、票證等領域的自動識別。另外，目前在重工業(yè)商品物流領域逐漸開始使用二維條碼，二維條碼(2D bar code)根據(jù)構成的原理、結(jié)構形狀的差異，可分為兩大類：一類是行排式二維碼（2D stacked bar code），如PDF417、CODE49、CODE16k等；另一類是矩陣式二維條碼（2D matrix bar code），如。
（二）兩種類型條碼的分析和比較
1．信息容量
二維條碼中的行排式條碼的識讀設備與條碼印刷與一維條碼兼容，但由于行數(shù)的增加，需要對行進行判定，其編譯的算法與軟件也不完全相同于一維條碼。二維條碼信息容量大，應用范圍也在逐漸擴展。二維條碼的修正和糾錯能力強PDF417碼的糾錯能力就有9級②，多重防偽，保密性好。一維條碼的信息容量小，而且只能用于表示數(shù)字和字母等信息，它要詳細地描述只能依賴于數(shù)據(jù)庫的支持，離開了先前建立的數(shù)據(jù)庫，這種條碼對檔案信息的描述就僅止于檔號了。
2．實際工作需要
如果企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)建立了完整的數(shù)據(jù)庫，而且在應用條碼的系統(tǒng)中僅對檔號信息進行處理，則一維的條碼完全可以滿足要求。因為通過數(shù)據(jù)庫二維關系表中的映射功能，使用檔號這一屬性作為中介，按照條碼可以完成對檔案案卷其他屬性表的檢索和統(tǒng)計。筆者在一些企業(yè)檔案館看到了使用39碼作為檔案數(shù)字化過程中的通用標簽。這種編碼并不是沒有缺陷，缺陷就是不能離開數(shù)據(jù)庫的后臺支持，識別過程中條碼自身所包含的信息量有限，不能完全記錄標簽檔案的全部標引內(nèi)容。然而這種缺陷對于企業(yè)檔案工作來說卻是一個安全的耦合，檔案具有歷史憑證的作用，要力求保護原件完整性。我們可以在數(shù)字化過程中將這種數(shù)字化后的檔案原貌完整地存放在“后臺”并進行訪問控制，尤其是企業(yè)財務檔案、基建檔案和竣工圖，還有聲像檔案等，這樣也提高了安全系數(shù)。
但這一點要補充一些內(nèi)容，那就是企業(yè)檔案數(shù)字化工作者必須能夠宏觀把握本檔案館未來的發(fā)展趨勢，如果是綜合檔案館，檔案門類齊全，收藏案卷在10萬卷以上，則應考慮多種條碼的使用。因為企業(yè)檔案數(shù)字化工作之后必然帶來一些新的技術和管理的挑戰(zhàn)，對于條碼管理應當有更強的前瞻性，這樣才能增強企業(yè)檔案工作抵御風險的能力。
四、企業(yè)檔案數(shù)字化工作中運用條碼技術應注意的問題
1．哪些類型的檔案需要條碼化
回溯檔案建庫工作中，舊的沒有數(shù)字化的檔案，我們可以通過掃描設備對其進行數(shù)字化，操作過程中鑒別這些案卷的標簽可以采用條碼。當然，一些檔案保管數(shù)量少的企業(yè)檔案室也不一定要采用條碼管理，普通的圖像圖形化的數(shù)據(jù)庫管理軟件已經(jīng)能夠做到文件級，如Visual FoxPro。但如果數(shù)據(jù)量很大，則對于設備硬件的要求就相應升高，如果硬件設備不能通過壓力測試，則很有可能出現(xiàn)檢索延時、數(shù)據(jù)包丟失和無效操作的情況，這時候就只有兩條路：其一就是升級硬件，淘汰舊服務器；其二就是使用條碼管理。因此作為企業(yè)檔案管理工作者，對于企業(yè)檔案數(shù)量的累積情況必須非常清楚。這樣對于檔案擴容，條碼采用以及技術更新都能有一個正確的度的把握。
2．哪些類型的檔案不需要條碼化
由于計算機辦公自動化的廣泛應用，無紙化辦公逐漸成為趨勢，計算機直接生成的電子檔案越來越多，因此并不是所有檔案的門類都有必要應用條碼數(shù)字化建檔，例如：企業(yè)檔案門類中的文書檔案，在計算機管理系統(tǒng)成熟的情況下，基本可以通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)公文的流轉(zhuǎn)，盡管在審批過程中還存在電子簽證以及一些涉及法律和標準的規(guī)范性問題，但已經(jīng)完全可以通過計算機技術對全文進行有選擇和有控制的加密，電子歸檔也比以前手工時期容易的多，這樣不但可以減少紙張耗材的浪費，而且也節(jié)省了密集柜等一些檔案保管、保護設備。
3．數(shù)字化的檔案并不都需要格式統(tǒng)一固化
高密級，保存期限為長期或者永久的企業(yè)檔案可以使用固化軟件實現(xiàn)格式的統(tǒng)一，比如國際通用格式pdf；密級低、容量大的企業(yè)檔案可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)充分的利用，如保存期限為短期的wps、excel、ppt、pdf、doc文檔，筆者認為沒有必要對其進行格式統(tǒng)一化處理，固化反而不利于利用和編輯，但在加密技術上可以采取相應的措施，而這對于企業(yè)信息化平臺的安全來說也是必不可少的，因此也避免了重復建設。
4．檔案數(shù)字化工作不是“回溯建庫”
企業(yè)檔案數(shù)字化工作，表面上看好像是一個階段性的工程，有些同志誤認為回溯建庫工作就是檔案數(shù)字化工作，這犯了一個偷換概念的錯誤，回溯建庫是圖書館工作當中對于舊的藏書和資料數(shù)字化工序的總稱③，用在檔案數(shù)字化工作上還是不妥當?shù)摹Ｕ掌瑱n案和實物檔案采用數(shù)字化格式記錄，這必將是一個長期的工作，這和圖書館有著較大區(qū)別。國家正規(guī)出版物都已經(jīng)嚴格地按照標準采用了條碼管理，圖書再版編目(CIP)數(shù)據(jù)也要采用國家標準加以規(guī)范④。隨著條碼技術的發(fā)展和相應標準的制定，圖書行業(yè)已經(jīng)比較規(guī)范，而相比之下企業(yè)檔案工作有序化程度則要低的多，主要原因是沒有辦法從國家的角度實行統(tǒng)一管理，這是企業(yè)檔案工作自身的特點決定的。
隨著計算機技術的發(fā)展，企業(yè)檔案保管和利用必然向著更加安全和方便的方向發(fā)展，條碼技術應用作為企業(yè)檔案數(shù)字化工作中一道工序在未來的發(fā)展還不可估量。根據(jù)一些發(fā)達國家條碼研究技術機構透漏，三維條碼技術的信息含量已經(jīng)可以容納整個案卷，從實物到數(shù)據(jù)，但成本比較昂貴，我們都期待著新技術革新的到來，但我們也不能停下自己的腳步。
注釋：
①中國物品編碼中心編著《條碼技術與應用》，清華大學出版社（北京），2003年7月版，第4頁。
②黃靜濤、徐亮、杜琳琳著《二維條碼技術在文件和檔案管理中的應用》，《中國檔案》2006年第2期。
③ 師迅東著《 高校圖書館綜合布線方案及硬件設備和軟件建設》，《e線圖情》，http://www.chinalibs.net ，2004年2月26日。
④ 師迅東著《 新形勢下圖書館學專業(yè)生存與發(fā)展對策研究》，《圖書館學研究》2006年第6期。
[作者簡介] 何振，男，1969年生，湘潭大學社科處處長，管理學院教授、博士生導師。師迅東，男，湘潭大學圖書館學碩士研究生, 西北大學行政管理碩士。
