高校檔案工作踐行“兩個體系”檔案思想的探索

攀枝花學院 楊杰

主要內容：本文主要以“兩個轉變”，“建立兩個體系”檔案思想的內涵為基礎，結合高校檔案工作實際，對其進行深入，全面的剖析，并對貫徹實施該檔案思想的具體措施進行了詳細的闡述。

關鍵詞：高校檔案 檔案思想 兩個轉變 兩個體系

２００７年９月，國家檔案局（館）長楊冬權同志在紀念檔案法頒布２０周年座談會上講話時提出了建設“兩個轉變，建立兩個體系”的檔案工作思想，即“轉變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；轉變檔案工作中重機關團體利用，輕個人利用，重為機關團體服務，輕為群眾服務的傳統觀念和認識，象重視為機關團體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系”這是針對全國檔案工作面臨的實際問題提出來的，是新形勢下檔案工作全面科學發展的體現，是與時俱進的體現，是檔案工作新時期的戰略思考，這個命題的提出，必將促使檔案工作思維方式上的再轉變，戰略思考上的再明確，科學發展上的再跨越。

一、結合高校實際對檔案工作的“兩個轉變，建立兩個體系”理解

高校檔案事業既是國家教育事業的組成部分，又是國家檔案事業的重要組成部分，高校檔案工作為了能夠在新的歷史時期獲得新的發展，只有堅持在國家教育行政部門的主管下，檔案行政部門的監督，檢查，指導下，以科學發展觀為指導，全面地貫徹和落實以人為本的“兩個轉變”，“建立兩個體系”的檔案工作戰略思想，立足實際，才能謀求新發展，實現新跨越。

（一）“轉變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”。高校檔案所涉及到的“人“主要指學校的全體教職員工和學生。教職工包括從事教學的教師，從事管理的行政人員，教學輔助人員及工人等。該體系明確要求我們高校檔案工作轉變以前重視有價值的設備、設施、各級領導、學者、大師在校形成的各類檔案，而忽略涉及廣大教職員工、學生在工作、學習，生活中形成的檔案資料，現在和今后必須重視涉及學校全體教職員工和學生個人在工作，學習和生活過程中形成的相關檔案資料，建立覆蓋學校的教職工及學生的學習、生活等密切相關的檔案資源體系（估且稱為高校民生檔案資源體系）。

（二）“轉變檔案工作中重機關團體利用，輕個人利用，重為機關團體服務，輕為群眾服務的傳統觀念和認識，象重視為機關團體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系”。高校的機關團體主要指從事行政，黨務，教學和科研管理的各類團體。高校檔案工作要轉變以前注重為從事行政、黨務、教學和科研管理的團體利用，輕視或者忽視學校的教職工，學生個人的利用，建立便于學校教職員工和學生利用檔案資源的利用體系。

（三） “兩個轉變，建立兩個體系”檔案思想與近幾年來高校檔案工作發展和服務的關系。

實現“兩個轉變”，建立“兩個體系”的檔案思想是對近年來高校檔案工作發展和服務思想的繼承、創新和發展。

1．它們的發展思路是一脈相承的，新的發展理念不是對過去檔案工作發展思路的簡單否定。一方面現有檔案資源中涵蓋了涉及高校教職員工及學生的檔案內容，在檔案服務教職員工及學生利用中發揮了一定的作用；另一方面由于長期以來在檔案資源建設中存在的重物質、設備、設施、各級領導、大師、名師和重大事件的傳統觀念，使得高校現有的檔案工作不能夠滿足各級、各類高校教職員工及學生對其日益增長的需要。

2．是對近年來高校檔案工作的創新和發展。這一戰略思想充分體現了我們高校檔案事業發展必須關注基層，服務基層，充分體現“以人為本”的檔案思想和服務和諧校園建設及和諧社會建設的時代要求，是近年來高校檔案工作發展思路與時俱進的具體體現。

二、高校踐行“兩個轉變”建立“兩個體系”所采取的措施

（一）重新認識高校檔案及高校檔案工作。

1．高校檔案的含義。

根據《中華人民共和國檔案管理辦法》和教育部27號令《高校檔案管理辦法》對檔案的定義，結合高校的實際，以科學發展觀為指導，以“以人為本”、與時俱進和創新思想為基礎對其定義如下：

高校檔案指高校的教職工在工作、學習、生活及學生完成學業過程中形成的有查考利用價值的各種形式的文字、圖表、聲音、符號、數字代碼序列的原始記錄。

2．高校檔案工作

高校檔案工作即高校檔案事業，是高等教育事業的一部分。分狹義和廣義兩種，廣義的高校檔案工作指以科學發展觀為指導，以促進教育事業發展為核心，以“以人為本”為工作思路，圍繞檔案所進行的理念、技術、方式，方法、手段的總和，包括檔案教育，檔案科研、檔案出版和高校檔案館（室）圍繞檔案所進行的一系列工作。狹義高校檔案工作指高校檔案館（室）以科學發展觀為指導，以“以人為本”為工作思路，圍繞檔案所進行的一系列工作。包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統計等工作環節，本人所談的主要指狹義高校檔案工作。

（二）轉變觀念

1．在檔案價值上，我們要樹立“教職工和學生是根本，是創造高校歷史的主人”的新觀念，要重視所有涉及到學校教職工個人及學生個人形成檔案的價值。

2．在檔案服務觀念上，我們要樹立“教職工及學生至上”、“教職員工及學生最大“的新觀念。我們要改革，甚至創新現有的服務方式，方法，手段，創造一切條件，讓他們能夠快速，便捷，高效地利用到他們所需的檔案信息。

（三）修改、制定相關的規章制度。

我們高校檔案工作必須以“以人為本“的思想為指導，重新審視過去已經制定的有關檔案工作的規章制度，修改以前重物輕人，重事輕人，重典型，輕普通人物的相關規章與制度，修改那些輕視、忽略、排斥普通人檔案和不利于普通人利用檔案的不合理條款，特別是修改各歸檔案單位或者各相關類別的文件歸檔范圍和保管期限表，確保把涉及教職工及學生個人，關系他們切身利益的文件材料，列入歸檔范圍，并延長其保管期限。

（四）整合過去已經形成檔案中涉及個人的檔案資源的開發

在過去已經形成并且收藏著的檔案中，有不少檔案含有大量的關于教職工及學生個人的相關信息，與維護他們利益息息相關。如教職工的任課表，科研論文，教案，聽課記錄，職工的社保、醫保材料、各類登記表等；學生的考試記錄，成績記錄、違紀記錄，獲獎記錄，體檢記錄及各類鑒定表等。在以前，我們對這些信息并沒有太多的重視，現在，我們要貫徹落實科學發展觀，體現以人為本的的檔案戰略思想，我們就應該加強對這些現有資源進行整合，優先對其進行數字化、信息化，編研等，優先開發利用這些檔案。

（五）要時刻關注并重視新形成的涉及教職工及學生個人形成的檔案

我們在今后的工作中要密切關注高校各歸檔單位在落實科學發展觀，體現以人為本的思想指導下形成的新政策，新舉措，開辟的新領域，開展的新工作，為這些“新”領域及“新”工作形成的資料進行及時積累，收集，歸檔，納入檔案資源體系，確保所有涉及到高校教職工及學生個人信息的檔案資料得到歸檔收集，不再散失在檔案資源體系之外；同時督促相關單位（部門）保管好，利用好這些檔案資料，及時有效地為教職工及學生個人服務。

（六）創新工作手段，改進服務形式。

1. 類別增設：我們以往的檔案類別中，不能完全地包容所有涉及高校教職工和學生個人檔案信息的類別，既使有相關類別，也不便于利用，因此，為了突出這些相關信息和便于以后的利用，我們可以在高校檔案類別中設置一個大類，民生類，民生類下設置一些與教職工和學生個人形成信息相關的二級類別或者三級類別，二級或者三級類別的數量由相關信息的多少確定，盡可能地把高校教職工和學生在工作、學習、生活過程中形成的相關信息包容完全與完整。

2. 靈活歸檔：針對民生類檔案形成的特點，我們高校可以根據各自的實際采取定人進行定期和不定期的形式到各相關單位進行檔案資料收集，也可以采取征集的方式收集，甚至在某些時候可以采取檔案館藏雙方交流、寄存、復印的方式收集相關內容信息的檔案，目的就是盡可能地豐富和完善民生檔案，充實民生檔案資源，為提供高質量的民生檔案信息服務奠定基礎。

3.改進服務形式，創新服務方式。

改變以前單一的檔案部門閱文室利用服務的形式，我們可以把涉及教職員工及學生個人信息檔案（在充分保證合法的條件下）進行轉化，充分地利用電話、計算機網絡、電視、舉辦展覽、報刊等形式的服務平臺，把這些信息及時地，全面地傳達給需要這些相關信息的用戶，做到信息暢通到戶，自由選擇，建立真正意義上的民生信息家庭自選超市。

三、高校貫徹、落實“兩個轉變，建立兩個體系”應該注意的問題

（一）及時性。

“以人為本”是我們國家目前建設和諧社會的主旋律，我們高校檔案工作應該積極主動地投入到當前建設與發展的大潮中，為和諧社會的建設貢獻自己的力量，這樣也才能在以后的建設與發展中獲得一席之地，真正地體現“有為才有位”工作思想。如果我們高校檔案工作猶豫再三、躊躇不前，患得患失，我們遲早會被時代淘汰，會遭到歷史的主人唾罵，成為歷史的罪人。當前時代要求我們，檔案工作也要求我們行動起來，貫徹落實“兩個轉變，建立兩個體系”刻不容緩。

（二） 處理好“建立兩個體系”與保密之間的關系

1.對立關系。

由于該利用體系的核心是涉及到高校教職工及學生個人在工作、學習、生活過程中形成的相關材料，這些材料有很多涉及到個人的一些隱私，按照《民法》的相關規定，個人隱私是受到國家保護的，在一定范圍內屬于保密范疇，然而我們建立這兩個體系的目的是盡可能多地包容和盡最大限度地開放這些信息，讓更多的人能夠利用這些信息，故它們在表面上存在一定的對立性。

2.統一性。

保密是“兩個體系”建立的保障，只有在充分確保這些涉及教職員工及學生個人檔案信息安全的情況下，才能夠建立起完整，系統的“兩個體系”，否則無法收集到他們的相關信息，“兩個體系的建立”也就失去了源泉。 “建立兩個體系”是保密的內容，只有真正地建立了“兩個體系”，我們高校檔案工作的保密才有充實而又完整的內容。否則保密就是一句空話。因此這兩者之間具有相互依賴，密不可分的統一性。

“兩個轉變”，“建立兩個體系”是社會和國家對我們高校檔案工作時代使命召喚，我們高校檔案工作要具有時代緊迫感，要義不容辭地接受它，珍惜它，把它當作既是使命，又是機遇，使自己能夠在新的歷史時期獲得新的發展，再創佳績與高峰。

參考資料：

1.《“實現兩個轉變”、“建立兩個體系”的理論價值和實踐意義》載于《中國檔案報》2008年9月11日 第三版

2.《“建立兩個體系”、“實現兩個轉變”》載于《中國檔案報》2008年5月1日 第三版

3.《檔案部門怎樣進步貫徹以人為本建立“兩個體系“》載于《中國檔案報》2008年7月17日 第三版

4.梁永芳，高惠琴《以建立“兩個體系“為目標 加強民生檔案資源建設》載于《中國檔案報》2008年11月24日第三版，