中山職業技術學院 胡曉慶

[內容摘要]  對高職院校各業務部門檔案工作的考核有助于推進高職院校檔案收集的規范化和全面化，本文以中山職業技術學院的實踐為基礎，試圖探索將360度績效評估法的理論應用于對高校各業務部門檔案工作的年度考核中，以促進高校檔案工作的規范化發展。

[關 鍵 詞]  360績效評估  檔案考核

高職院校中各業務部門的檔案是高職院校檔案的重要來源，各業務部門檔案收集、整理的質量直接關系到高職院校檔案的完整性和科學性，關系到高職院校檔案工作水平的高低。

目前，高職院校各業務部門在檔案收集和整理的過程中存在諸如收集不齊全、對檔案收集重視程度不夠，立卷質量參差不齊等諸多問題，及由此導致的館（庫）藏檔案種類單一、內容單調，結構不合理等現象。對部門檔案工作進行科學合理的考核在一定程度上利于解決這些問題。

筆者所在的中山職業技術學院檔案室嘗試將360度績效評估的有關理論應用于對學院各業務部門年度檔案工作的考核，有效促進了各業務部門檔案工作水平的提高，一定程度上提升了部門檔案收集整理的質量，取得了較為明顯的效果。本文以此實踐為例，以360度績效評估為理論依據，試圖提出對各業務部門檔案考核的探索。

一、360度績效評估理論概述

360度績效考核法又稱全方位績效考核法或多源績效考核法，最早由美國Intel公司提出并實施的。該理論主要關注考核主體的多元化問題，考核信息的來源包括與與被考核者發生工作關系的多方主體，以此對被考核者進行全方位、多維度的績效評估的過程。考核信息的來源包括：來自上級監督者的自上而下的反饋（上級）；來自下屬的自下而上的反饋（下屬）；來自平級同事的反饋（同事）；來自企業內部的支持部門和供應部門的反饋（支持者）；來自公司內部和外部的客戶的反饋（服務對象）；以及來自本人的反饋。

該考核理論較之于傳統的績效考核理論優勢在于變傳統的單一的考核主體為多元的考核主體，不再只把上級的評價作為被考核對象績效信息的唯一來源，而是將在組織內部和外部與員工有關的多方主體均作為提供反饋的信息來源。

    360度績效考核理論被大量應用于企業對員工的考評過程中，因其科學性和客觀性獲得青睞。

二、360度績效考核理論在高校部門檔案考核中的應用

基于360度績效評估法的理論基礎，與被考核對象工作相關的主體均參與對被考核對象的評價工作，依據與被考核對象工作相關度和重要性程度不同，占不同的權重。

在高職院校各部門檔案收集整理過程中，綜合檔案部門、各業務部門都是與被評價的部門相關的主體。據此，本文認為，高職院校部門檔案考核評價過程中，評價主體應包括綜合檔案部門和其他平行業務部門。其中，綜合檔案部門作為指導和評價各部門檔案工作的主要機構，在評價過程中占主導地位，屬于被評價對象的上級指導機構，因此在評價中占較大權重（大于50%）。其他平行業務部門屬于同事級的評價機構，占較小權重。各高職院校在具體應用過程中，應根據本單位的具體情況確定不同的權重比例。

被評價部門，經綜合檔案部門和各業務部門評分后，由綜合檔案部門將所得分值進行加權平均后，成為該部門最終的考核得分。

三、中山職業技術學院的實踐

中山職業技術學院自2012年起以360度績效考核理論為指導，開展對學院部門檔案工作的考核，取得了較好的效果。

學院對各部門檔案工作的考核采用各部門自評、小組互評、綜合檔案室評價相結合的方式進行全方位立體式評價。同時，根據高職院校教學和行政教輔部門形成檔案性質的不同，分為教學組和行政教輔組兩個系列分別進行。

（一）具體考核辦法及程序

學院成立檔案考核工作組，組長為學院檔案工作領導小組組長，副組長為學院辦公室主任，成員為學院辦公室分管檔案工作負責人、綜合檔案室負責人和基層檔案員。考核工作由綜合檔案室具體實施。

考核采取部門自評、小組互評、綜合檔案室評價相結合的方式進行。檔案管理考核實行百分制（另設加分項），小組互評（50%，小組互評分由小組成員評分加權平均）和綜合檔案室（50%）評分加權后得出考核最終得分。考核結果設優秀、合格、不合格三個等次，60分以下為不合格。根據考核得分，教學系部組和行政教輔部門組分別按30%確定優秀等次。

考核程序包括自評、考核、反饋、審批四個環節。1.自評。各部門對檔案工作情況逐項進行檢查打分，填寫考核表，由部門分管領導簽字、加蓋單位公章后，于規定時間報送綜合檔案室。2.考核。收到各部門自評表后，綜合檔案室組織基層檔案員進行小組互評、材料審查、實地檢查、綜合評分、初步確定各單位的考核等次。其中考核一級指標“整理立卷歸檔”由綜合檔案室在每年4月底檔案移交工作結束后，分別組織教學系部組、行政教輔組進行小組互評。3.反饋。綜合檔案室將初評考核結果向各部門反饋。各部門如有異議，可向綜合檔案室提出，綜合檔案室應認真核查，及時答復。4.審批。檔案考核工作組根據綜合檔案室擬定的初評考核結果和各部門反饋意見，審定各部門考核等次。

    （二）考核評定標準

    綜合檔案室對各業務部門的考核及各業務部門間的互評考核均包括組織領導（25分）、整理立卷歸檔（65分）、安全措施（19分）和加分項（10分）四個方面。組織領導主要考核業務部門領導對檔案的重視程度及部門檔案員的配置情況；整理立卷歸檔是考核的重中之重，主要考核各業務部門移交檔案的數量和整理質量，以加大檔案收集的力度，促進部門立卷質量的提升；安全措施主要考核各業務部門檔案的保管條件，促進平時立卷的規范化；加分項考核檔案創新和理論研究，以促進業務部門檔案員參與檔案編研和檔案研究工作，進一步提升檔案員素質。

（三）  2013年度中山職業技術學院檔案考核評分結果

2013年，中山職業技術學院按照此方法對各業務部門檔案工作進行了考核，考核結果因其客觀公正性得到了大部門部門的認可。

各部門經過自評、小組互評、綜合檔案室評分匯總，教學系部組評出了基礎教學部、機電工程系、計算機工程系三個優秀部門；行政教輔組評出了團委、招生辦公室、總務處、教務處、財務處五個優秀部門，其他部門均為合格部門。

    （四）特色之處

1．注重多元主體考核。變原來的僅由綜合檔案室單一評價主體考核為現在的基層檔案部門、類別小組、綜合檔案室共同參與的多元主體考核，充分調動了基層檔案部門關注、參與學院檔案管理的積極性。

2．注重量化考核。考核辦法共分4個一級指標10個二級指標，每個指標對應不同的考核分值，考核內容涵蓋了檔案管理工作的全過程，杜絕了考核的主觀性和隨意性，促進了檔案管理的規范化、科學化建設。

3．注重過程評價。堅持以評促建的工作理念，注重對基層檔案工作的實時跟蹤和評價。如一般考核的做法是年初移交檔案后等到年底才組織開展考核。而中山職業技術學院則是在每年4月底檔案移交工作結束后，分別組織教學系部組、行政教輔組進行小組互評，讓各基層部門能及時了解本部門檔案工作質量以及存在問題，以便整改提高。

4．實踐效果顯著。該考核制度在2012年學院基層檔案工作考核中進行了試行，2013年正式實施，都取得了良好效果。尤其是通過互評這一環節，通過對當年度其他部門移交檔案的實地觀察，使各部門檔案員能夠形象直觀地了解各部門檔案工作現狀，更好地促進檔案員改進本部門檔案工作。同時，由于全方位多角度的考核者對其工作成果進行考核，考核結果公平性和可信度更高。2013年，學院將考核結果作為年度獎勵基層檔案部門的主要依據，得到了各部門的一致好評。

參考文獻：

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〔3〕王燦榮、劉希球：《公共檔案館信息服務績效測評難點與對策》，《浙江檔案》2014.01

〔4〕楊杰：《高校歸檔單位檔案工作考核體系建設探索》，《攀枝花學院學報》2011.04