檔案館 (室) 藏資源的優勢性分析

 1 各級各類檔案館藏資源的優勢性

(1 ) 綜合性檔案館藏資源的優勢性

① 館藏內容的綜合性。綜合性檔案館館藏的綜合性表現為部分綜合性和在一定條件下的完全綜合性兩種并存的形式。凡記載和反映各個歷史時期政治、經濟、科學、技術、文化、教育、軍事、外交等各種活動內容的館藏檔案屬完全綜合性的形式; 但是, 如果將記載和反映科技、生產、基建等活動內容的科技檔案或記載與反映某些專業活動內容的專門檔案另立門戶, 另設科技檔案館或專業檔案館保管, 綜合檔案館的館藏就屬于部分綜合性的形式。

② 館藏結構的多面性。如湖南省檔案館截至1992 年底, 收藏檔案248 個全宗計39. 1 萬卷, 排架長度3 293. 5 米, 另有各種資料26 715 卷( 冊) 。這個綜合性檔案館的館藏, 既有清代檔案一個全宗計689 卷, 也有民國時期檔案11 萬卷, 包括國民黨政府、日偽政權機關檔案, 湖南省各黨派、民眾團體、省政府各行政機構檔案, 包括省銀行和國民黨政府中央各專業銀行分支結構的業務、人事檔案, 包括國民黨政府湖南省教育廳和大中小學校檔案、湖南省建設廳及其所轄單位檔案, 國民黨政府資源委員會在湖南所屬機構檔案; 既有1922 年至1949 年中國共產黨地下組織和黨領導下的群眾團體以及湘鄂贛、湘鄂西、湘鄂川黔等革命根據地形成的革命歷史檔案, 也有中華人民共和國成立后中共湖南省委、省人民政府和各群眾團體以及撤銷機關檔案, 其數量最多, 共計28 萬多卷。一般省( 市、自治區) 級和大部分地、縣級綜合檔案館的館藏結構都具有這種多面性的特點。

③ 館藏管理的層次性。綜合檔案館的館藏在分工管理上是有層次性的。根據20 世紀80 年代末的統計數據, 中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館構成了我國綜合檔案館在館藏管理上的第一層次, 即最高層次; 30 個省( 市、自治區) 檔案館構成了我國綜合檔案館在館藏管理上的第二層次; 370 個地(市、州、盟) 區檔案館構成了我國綜合檔案館在館藏管理上的第三層次; 2 488 個縣(市、區、旗) 檔案館構成了我國綜合檔案館在館藏管理上的第四層次。

④ 檔案內容的連貫性。不論哪個層次的綜合檔案館, 就接收與集中我國黨和政府在解放后形成的各種需要長遠保存的檔案而論, 不是一次性完成的, 也不是在同一層次和同一全宗內可以任意接收或不接收, 可以任意集中或不集中, 而是根據檔案的增殖規律, 必須從一個全宗的整體和不同層次之間的內容互相銜接出發,在接收和集中檔案時, 考慮館藏檔案內容的連貫性特點。這種連貫性特點也就是保持檔案的完整性和內在聯系的具體化。不同層次的綜合檔案館在接收和集中檔案的范圍和時間方面, 都必須按照本級黨和政府以及所屬單位和部門的職能分工, 按照已經規定的進館時間表, 堅持承前啟后, 首尾相接, 堅持一個全宗內的檔案內容不可分散, 不能間斷的原則。

⑤ 檔案利用的中心性。據統計, 到1992 年底, 我國有各級各類檔案館3 585 個, 收藏檔案已達9 000 多萬卷, 其中各級綜合檔案館2 890 個, 館藏檔案已達7 000 多萬卷。僅就30 個省級綜合檔案館的統計, 館藏檔案已超過1 184 萬卷和300 萬件。不論是從檔案館的數量來看, 還是從館藏檔案的數量來看, 綜合檔案館都占檔案館總數的80% 左右。這說明, 在開發利用檔案信息資源時, 綜合檔案館的館藏檔案處于中心地位, 起著主渠道的作用。

(2 ) 專業性檔案館藏資源的優勢性

專業性檔案館, 是指為國家專門管理某一方面、某一特殊專業或某一種載體形式的檔案而設置的檔案館。我國的專業性檔案館,包括中央一級的和地方一級的部門性或專門性檔案館。由于專業性檔案館基本上是按檔案所屬不同專業或部門建立的, 因此, 不僅專業性檔案館所收藏的檔案內容、數量、載體形式及其效用與綜合性檔案館是不相同的, 而且不同專業性檔案館之間也是不完全相同的。為此, 我們必須認真研究專業性檔案館館藏的特點及其利用覆蓋面, 從而采取相應的開發措施, 以充分發揮專業性檔案館檔案信息資源在社會主義現代化建設中的作用。

① 專業性與科技性。按照國家機關職能任務的分工, 每一專業部門負責主管并行使某一專業職能任務。而任何一個專業性檔案館, 則只能是負責集中統一管理本部門或本系統形成的專業檔案。

因此, 各個專業性檔案館的館藏檔案, 分別來源于各自的專業活動領域。所以, 無論是專業性的還是部門性的專業檔案館, 從其館藏檔案信息內容上看, 就必須具備鮮明的專業性。每一個專業性檔案館的館藏檔案, 便是該專業信息的記錄與反映。例如, 中央外交部檔案館, 既是專門性檔案館, 又是部門性檔案館。館藏的外交檔案是屬于國防政治性的專業檔案。再如國家氣象局氣象檔案館, 據統計, 到1992 年底止, 館藏有各種氣象記錄報表、天氣圖等近12 萬冊( 卷) , 磁帶近8 000 多盤, 縮微平片5 萬多張, 膠卷2 500 多卷。其內容主要是新中國成立以來全國各省、地、市、縣氣象臺站逐年、逐月、逐日積累起來的氣象原始記錄報表。專業性檔案館館藏另一個重要特點是科技性質的檔案多。按照我國綜合性檔案館與專業性檔案館的館藏結構實際來分析, 一般是國家綜合檔案館的館藏, 往往是以文書檔案為主, 其他檔案為輔; 而專業性檔案館中,以黃河檔案館為例, 到1985 年底, 該館館藏檔案141 561 卷( 冊) , 圖紙184 291 張, 其中科技檔案103 274 卷(冊) , 占整個館藏檔案的73% , 文書檔案10 660 卷, 占8% , 會計檔案27 627 本,占19%。

② 歷史性與現實性。任何一項專門事業的發展, 都離不開原有的基礎, 總是在原有的基礎上不斷地向前發展。正因為如此, 專業性檔案館館藏的又一個重要特點是, 既收集有歷史性的檔案, 又收集和接收了新中國成立以來各個歷史時期的現實性檔案。專門性檔案館將本專業的歷史檔案和現行檔案集中保管在一起, 形成一個有機的整體。這樣, 使其館藏檔案就能夠比較全面、系統地反映本專業事業形成與發展的全部面貌, 也就為更好地開發利用某一專業檔案信息資源奠定了基礎。已經設置的中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館、國家測繪檔案資料館、中國電影資料館、國家氣象局氣象檔案館的館藏檔案, 都具有歷史性與現實性相結合的特點。

③ 全國性與地方性。由于專業性檔案館的館藏檔案, 絕大部分來自本部門或本專業系統, 加之有的專業性檔案館又是按中央與地方分級設置的, 因此專業性檔案館館藏檔案利用的覆蓋面, 既有全國性的特點, 又有濃厚的地方特色。或者說, 中央級的專業檔案館與部門檔案館的館藏中, 反映某一專業的宏觀信息多; 而地方級的專業檔案館館藏中, 反映某一專業的微觀信息多。這在城建檔案館的館藏中特別明顯。從一個專業角度來說, 從中央到地方的專業檔案館, 按照統一領導、分級管理的原則, 建立起一個從宏觀館藏到微觀館藏的專業信息系統, 這就有利于開發某一專業的檔案信息資源, 既為地方又為全國的專業發展與經濟建設服務。

④ 檔案與資料的并重性。專業性檔案館, 特別注重收集和保管與本館館藏專業檔案有關的各種資料, 因此資料也成為專業性檔案館館藏的重要組成部分。有的專業性檔案館館藏資料極為豐富,甚至與館藏檔案并駕齊驅。檔案與資料并重的原因在于: 首先, 專業性檔案館館藏檔案需要縱向的和橫向的、國內的和國外的相關資料作補充。某些專業性檔案館所藏的檔案, 通常就是集中反映某一專業的珍貴史料, 由于歷史或人為的原因, 往往出現某一時期的專業檔案十分短缺, 甚至是一個空白。其次, 專業性檔案館的檔案,專業性和科技性都比較強, 無論是進行一項工程的設計與施工, 還是研究一個科研課題, 或者是開發一項新產品以及進行地質勘探,除了必須利用有關的專業檔案外, 還必須要利用相關的專業資料作參考。所以, 對于專業檔案館來說, 注意收集與館藏檔案有關的專業資料, 就顯得格外重要。

 2 各類檔案室藏資源的優勢性

各類檔案室的室藏, 除了具有完整性、系統性、服務性的共同特點之外, 還分別具有各自的特點。

(1 ) 機關檔案室

① 單一性。所謂單一性, 是指室藏結構單一, 主要是文書檔案多, 其他門類檔案少。

② 機要性。所謂機要性, 是指室藏檔案的內容, 許多涉及黨和國家的機密, 即使是由機密文件歸檔轉化為檔案后, 有的仍然不能解密, 泄露出去將會使國家的安全和利益遭受嚴重損害。

③ 定期性。所謂定期性, 是指室藏的重要檔案僅僅是在機關檔案室保存一定時期。按《機關檔案工作條例》規定, 省、地、縣級機關永久保存的檔案, 在本機關保存20 年或10 年以后, 應分別移交國家檔案館。

(2 ) 綜合檔案室

① 綜合性。綜合檔案室內, 不僅集中統一管理了本單位黨、政、工、團各組織機構和部門形成的文書檔案, 而且還集中管理了生產、基建、科研、技術等部門形成的科技檔案, 有的甚至連人事、會計、經營等專門檔案, 也在綜合檔案室集中管理。

② 多功能性。由于綜合檔案室室藏檔案門類多, 綜合開發檔案信息資源, 可以為本單位的生產、建設、科研及管理等各個方面的工作服務, 取得較大的經濟效益和社會效益。

③ 長期性。各企業、事業單位的各類檔案, 一般都長期保存在本單位綜合檔案室, 而不向當地國家綜合檔案館移交。所以綜合檔案室的室藏檔案保存時間具有長期性。

(3 ) 科技檔案室

②   科技性。所謂科技性是指室藏檔案都是科技性質內容的文件材料。

② 實用性。指室藏科技檔案信息對于現行科研課題的研究,科研項目規劃、設計或工程項目的施工、管理、維護、擴建, 改建及生產技術工作的管理等科技生產活動, 都具有直接的指導價值和參與使用價值。

(4 ) 專業檔案室

① 專業性。指室藏檔案總是反映了一定的專業內容, 具有鮮明的專業性質。專門檔案是在各種不同專業范圍內生產的, 都有比較穩定的文件名稱、格式和形成規律, 有各自的整理和管理方法。

② 形成特殊性。指室藏中承載檔案信息的載體比較特殊, 一般除紙質載體的文字、圖表、簿冊材料之外, 大量的是磁帶、膠片、光盤等聲像載體材料。

③ 部分專門檔案機密性。如人事檔案、訴訟檔案、紀檢檔案、會計檔案、統計檔案、審計檔案等, 尤其是人事檔案室的室藏, 其機密性最為突出。

綜上所述, 各級各類檔案館( 室) 藏有著各自不同或相同的特點, 有著各自的形成規律。分析這些不同或相同的特點, 其出發點就在于進一步明確檔案館( 室) 的服務范圍, 發揮優勢, 確定開發利用檔案信息的措施。